五、管理文檔
1、打開(kāi)文檔：
◆定位打開(kāi)：在Word中單擊[文件]/[打開(kāi)]，在[打開(kāi)]對(duì)話框中選擇文檔位置和文檔名，單擊[打開(kāi)]按鈕的箭頭，選擇一種方式將文檔打開(kāi)。
◆快速打開(kāi)：Word一般將最近使用的四個(gè)文檔顯示在[文件]菜單列表中，單擊打開(kāi)。
◆設(shè)置快速打開(kāi)文檔列表：?jiǎn)螕鬧工具]/[選項(xiàng)]，在[常規(guī)]選項(xiàng)卡中選中或取消[列出最近所用文件]復(fù)選框并調(diào)整顯示文件個(gè)數(shù)。
2、文檔搜索：?jiǎn)螕鬧文件]菜單的[文件搜索]命令，打開(kāi)[基本文件搜索]任務(wù)窗格：
◆基本文件搜索：在[搜索文本]框中輸入一個(gè)或幾個(gè)關(guān)鍵詞，在[搜索范圍]列表中指定一個(gè)搜索位置，在[搜索文件類(lèi)型]列表中指定要查找的文件類(lèi)型，單擊[搜索]按鈕。
◆高級(jí)文件搜索：打開(kāi)[高級(jí)文件搜索]任務(wù)窗格，選擇或輸入搜索[屬性]，設(shè)置搜索條件，確定條件的運(yùn)算關(guān)系，單擊[添加]按鈕，將設(shè)置的搜索條件添加到框中，單擊[刪除]按鈕將刪除選中的條件。
◆搜索文件打開(kāi)：在返回的文件列表中雙擊文件名則以原格式打開(kāi)，也可單擊右鍵選擇其它方式打開(kāi)。
3、設(shè)置文檔默認(rèn)保存位置：?jiǎn)螕鬧工具]菜單的[選項(xiàng)]命令，在[文件位置]選項(xiàng)卡中在[文件類(lèi)型]列表框中單擊[文檔]選項(xiàng)，單擊[修改]按鈕，修改文檔默認(rèn)保存位置。
4、文件屬性: 文件屬性包含文檔的簡(jiǎn)明信息，并隨文檔保存和傳遞。
◆添加文檔摘要: 單擊[文件]/[屬性],在[屬性]對(duì)話框中單擊[摘要]選項(xiàng)卡, 輸入文檔信息, 單擊[確定]。
◆添加文檔自定義屬性: 單擊[文件]/[屬性],在[屬性]對(duì)話框中單擊[自定義]選項(xiàng)卡, 在[名稱(chēng)]文本框輸入或選擇分類(lèi)名稱(chēng)；在[類(lèi)型]列表中選擇名稱(chēng)的取值類(lèi)型；在[取值]文本框輸入名稱(chēng)的值；單擊[添加]按鈕，將定義的屬性添加到[屬性]列表中。
◆查看文檔屬性: 單擊[文件]/[屬性],在[屬性]對(duì)話框中單擊[常規(guī)]選項(xiàng)卡或[統(tǒng)計(jì)] 選項(xiàng)卡可查看文檔的常規(guī)屬性和統(tǒng)計(jì)屬性。
5、文檔安全：
◆設(shè)置文檔安全：打開(kāi)需要加密的文件，單擊[工具]菜單的[選項(xiàng)]命令，選擇[安全性]選項(xiàng)卡：
●加密文檔：在[打開(kāi)文件時(shí)的密碼]或[修改文件時(shí)的密碼]文本框中輸入密碼，單擊[確定]按鈕，再次輸入密碼，單擊[確定]按鈕。
●以只讀方式打開(kāi)：讀者修改了以只讀方式打開(kāi)的文檔，就必須用新文件名保存文檔。
●保護(hù)隱私：設(shè)置隱私選項(xiàng)，以避免其他人看到文檔中的個(gè)人信息。
●防止宏病毒：?jiǎn)螕鬧安全性]選項(xiàng)卡的[宏安全性l將安全級(jí)別設(shè)置為[高]。
◆保護(hù)文檔：用戶(hù)可以有選擇地保護(hù)文檔元素，以防他人修改。
●打開(kāi)[保護(hù)文檔]：?jiǎn)螕鬧工具]/[保護(hù)文檔]或在[工具]菜單的[選項(xiàng)]對(duì)話框中，單擊[安全性]選項(xiàng)卡的[保護(hù)文檔]按鈕。
●格式設(shè)置限制：選中[限制對(duì)選定的樣式設(shè)置格式]復(fù)選框，單擊[設(shè)置]選擇限制列表。
●編輯限制：在列表中選擇允許編輯的選項(xiàng)，例如修訂和批注等。
●保護(hù)密碼：?jiǎn)螕鬧是，啟動(dòng)強(qiáng)制保護(hù)]按鈕，輸入密碼，確認(rèn)密碼后單擊[確定]按鈕。
●解除文檔的保護(hù)：?jiǎn)螕鬧保護(hù)文檔]任務(wù)窗格中的[停止保護(hù)]按鈕，若忘記密碼則無(wú)法解除文檔保護(hù)。
六、打印文檔
1、打印預(yù)覽：?jiǎn)螕鬧文件]菜單的[打印預(yù)覽]命令或單擊[文件]菜單的[打印預(yù)覽]命令，彈出[打印預(yù)覽]工具欄進(jìn)行設(shè)置。
◆[放大鏡]按鈕：可將頁(yè)面放大顯示。
◆[顯示比例] 按鈕：調(diào)整頁(yè)面的顯示比例。
◆[單頁(yè)]或[多頁(yè)]按鈕：每次顯示的頁(yè)面數(shù)量和頁(yè)面的排列方式。
◆[全屏顯示]按鈕：用整個(gè)屏幕瀏覽文檔，但不能對(duì)文檔進(jìn)行編輯。
◆[打印]按鈕：直接打印文檔。
◆放大鏡]按鈕：將要編輯的頁(yè)面放大，再次單擊[放大鏡]按鈕，可對(duì)文檔進(jìn)行編輯。
◆縮小字體填充]按鈕：將最后頁(yè)中的少量文字壓縮到前一頁(yè)。
2、打印設(shè)置：?jiǎn)螕鬧文件]菜單的[打印]命令，打開(kāi)[打印]對(duì)話框：
◆打印份數(shù)：在[副本]下，選擇或輸入打印[份數(shù)]。
◆雙面打印：在[打印機(jī)]區(qū)域中選中[手動(dòng)雙面打印]選項(xiàng)，單擊[確定]，則先打印奇數(shù)頁(yè)，出現(xiàn)提示框后將已打印紙翻面后按順序送入打印機(jī)，單擊提示框的[確定]。
◆打印內(nèi)容：在[頁(yè)面范圍]中選擇：當(dāng)前頁(yè)、所選文本、頁(yè)碼范圍。
◆打印奇數(shù)頁(yè)：在[打印]對(duì)話框的打印列表中選擇奇數(shù)頁(yè)或偶數(shù)頁(yè)。
◆打印文檔屬性：在[打印內(nèi)容]列表中選擇“文檔”或“文檔屬性”。
◆打印多頁(yè)：在[縮放]區(qū)域下設(shè)置[每頁(yè)的版數(shù)]，即一張紙上的頁(yè)數(shù)。
◆制成圖片：在[打印機(jī)]區(qū)域下的[名稱(chēng)]列表框中選擇[Microsoft Office Document Image Writer], 單擊[屬性]按鈕，單擊[高級(jí)]，選中[TIFF-黑白傳真]，關(guān)閉[[屬性]對(duì)話框，單擊[確定]。
3、其他打印選項(xiàng)：?jiǎn)螕鬧工具]菜單的[選項(xiàng)]命令選擇[打印]選項(xiàng)卡或單擊[打印]對(duì)話框中的[選項(xiàng)]按鈕。
◆[草稿輸出]：以最少的格式打印文檔，可以加快打印進(jìn)程。
◆[更新域]：打印前更新文檔中所有的域，例如可更新日期、頁(yè)碼、題注等元素。
◆[更新鏈接]：打印前更新文檔中所有的鏈接信息。
◆[后臺(tái)打印]：默認(rèn)選項(xiàng)，在打印時(shí)能夠繼續(xù)進(jìn)行其他工作，但占用較大內(nèi)存。
◆[逆頁(yè)序打印]：先打印文檔的最后一頁(yè)，打印信封時(shí)建議清除此選項(xiàng)。
◆[文檔屬性]：將文檔的摘要信息打印在單獨(dú)的頁(yè)上。
◆[圖形對(duì)象]：默認(rèn)選項(xiàng)，打印所有圖形對(duì)象。
◆[背景色和圖像]：打印背景色和圖像。
◆[僅打印窗體域內(nèi)容]：只打印窗體中輸入的數(shù)據(jù)，僅用于當(dāng)前文檔。
◆[雙面打印選項(xiàng)]；設(shè)置雙面打印時(shí)正／反面的頁(yè)碼順序，僅用于當(dāng)前文檔。
4、中斷打?。阂Ｖ惯M(jìn)行中的打印作業(yè)，可以選擇：
◆雙擊狀態(tài)欄上的打印機(jī)圖標(biāo)，在打印隊(duì)列窗口中選擇要?jiǎng)h除的打印作業(yè)，再單擊[文檔]菜單的[取消]按鈕。
◆選擇[打印機(jī)]菜單的[取消所有文檔]命令，清除打印隊(duì)列中的所有打印作業(yè)。
1、打開(kāi)文檔：
◆定位打開(kāi)：在Word中單擊[文件]/[打開(kāi)]，在[打開(kāi)]對(duì)話框中選擇文檔位置和文檔名，單擊[打開(kāi)]按鈕的箭頭，選擇一種方式將文檔打開(kāi)。
◆快速打開(kāi)：Word一般將最近使用的四個(gè)文檔顯示在[文件]菜單列表中，單擊打開(kāi)。
◆設(shè)置快速打開(kāi)文檔列表：?jiǎn)螕鬧工具]/[選項(xiàng)]，在[常規(guī)]選項(xiàng)卡中選中或取消[列出最近所用文件]復(fù)選框并調(diào)整顯示文件個(gè)數(shù)。
2、文檔搜索：?jiǎn)螕鬧文件]菜單的[文件搜索]命令，打開(kāi)[基本文件搜索]任務(wù)窗格：
◆基本文件搜索：在[搜索文本]框中輸入一個(gè)或幾個(gè)關(guān)鍵詞，在[搜索范圍]列表中指定一個(gè)搜索位置，在[搜索文件類(lèi)型]列表中指定要查找的文件類(lèi)型，單擊[搜索]按鈕。
◆高級(jí)文件搜索：打開(kāi)[高級(jí)文件搜索]任務(wù)窗格，選擇或輸入搜索[屬性]，設(shè)置搜索條件，確定條件的運(yùn)算關(guān)系，單擊[添加]按鈕，將設(shè)置的搜索條件添加到框中，單擊[刪除]按鈕將刪除選中的條件。
◆搜索文件打開(kāi)：在返回的文件列表中雙擊文件名則以原格式打開(kāi)，也可單擊右鍵選擇其它方式打開(kāi)。
3、設(shè)置文檔默認(rèn)保存位置：?jiǎn)螕鬧工具]菜單的[選項(xiàng)]命令，在[文件位置]選項(xiàng)卡中在[文件類(lèi)型]列表框中單擊[文檔]選項(xiàng)，單擊[修改]按鈕，修改文檔默認(rèn)保存位置。
4、文件屬性: 文件屬性包含文檔的簡(jiǎn)明信息，并隨文檔保存和傳遞。
◆添加文檔摘要: 單擊[文件]/[屬性],在[屬性]對(duì)話框中單擊[摘要]選項(xiàng)卡, 輸入文檔信息, 單擊[確定]。
◆添加文檔自定義屬性: 單擊[文件]/[屬性],在[屬性]對(duì)話框中單擊[自定義]選項(xiàng)卡, 在[名稱(chēng)]文本框輸入或選擇分類(lèi)名稱(chēng)；在[類(lèi)型]列表中選擇名稱(chēng)的取值類(lèi)型；在[取值]文本框輸入名稱(chēng)的值；單擊[添加]按鈕，將定義的屬性添加到[屬性]列表中。
◆查看文檔屬性: 單擊[文件]/[屬性],在[屬性]對(duì)話框中單擊[常規(guī)]選項(xiàng)卡或[統(tǒng)計(jì)] 選項(xiàng)卡可查看文檔的常規(guī)屬性和統(tǒng)計(jì)屬性。
5、文檔安全：
◆設(shè)置文檔安全：打開(kāi)需要加密的文件，單擊[工具]菜單的[選項(xiàng)]命令，選擇[安全性]選項(xiàng)卡：
●加密文檔：在[打開(kāi)文件時(shí)的密碼]或[修改文件時(shí)的密碼]文本框中輸入密碼，單擊[確定]按鈕，再次輸入密碼，單擊[確定]按鈕。
●以只讀方式打開(kāi)：讀者修改了以只讀方式打開(kāi)的文檔，就必須用新文件名保存文檔。
●保護(hù)隱私：設(shè)置隱私選項(xiàng)，以避免其他人看到文檔中的個(gè)人信息。
●防止宏病毒：?jiǎn)螕鬧安全性]選項(xiàng)卡的[宏安全性l將安全級(jí)別設(shè)置為[高]。
◆保護(hù)文檔：用戶(hù)可以有選擇地保護(hù)文檔元素，以防他人修改。
●打開(kāi)[保護(hù)文檔]：?jiǎn)螕鬧工具]/[保護(hù)文檔]或在[工具]菜單的[選項(xiàng)]對(duì)話框中，單擊[安全性]選項(xiàng)卡的[保護(hù)文檔]按鈕。
●格式設(shè)置限制：選中[限制對(duì)選定的樣式設(shè)置格式]復(fù)選框，單擊[設(shè)置]選擇限制列表。
●編輯限制：在列表中選擇允許編輯的選項(xiàng)，例如修訂和批注等。
●保護(hù)密碼：?jiǎn)螕鬧是，啟動(dòng)強(qiáng)制保護(hù)]按鈕，輸入密碼，確認(rèn)密碼后單擊[確定]按鈕。
●解除文檔的保護(hù)：?jiǎn)螕鬧保護(hù)文檔]任務(wù)窗格中的[停止保護(hù)]按鈕，若忘記密碼則無(wú)法解除文檔保護(hù)。
六、打印文檔
1、打印預(yù)覽：?jiǎn)螕鬧文件]菜單的[打印預(yù)覽]命令或單擊[文件]菜單的[打印預(yù)覽]命令，彈出[打印預(yù)覽]工具欄進(jìn)行設(shè)置。
◆[放大鏡]按鈕：可將頁(yè)面放大顯示。
◆[顯示比例] 按鈕：調(diào)整頁(yè)面的顯示比例。
◆[單頁(yè)]或[多頁(yè)]按鈕：每次顯示的頁(yè)面數(shù)量和頁(yè)面的排列方式。
◆[全屏顯示]按鈕：用整個(gè)屏幕瀏覽文檔，但不能對(duì)文檔進(jìn)行編輯。
◆[打印]按鈕：直接打印文檔。
◆放大鏡]按鈕：將要編輯的頁(yè)面放大，再次單擊[放大鏡]按鈕，可對(duì)文檔進(jìn)行編輯。
◆縮小字體填充]按鈕：將最后頁(yè)中的少量文字壓縮到前一頁(yè)。
2、打印設(shè)置：?jiǎn)螕鬧文件]菜單的[打印]命令，打開(kāi)[打印]對(duì)話框：
◆打印份數(shù)：在[副本]下，選擇或輸入打印[份數(shù)]。
◆雙面打印：在[打印機(jī)]區(qū)域中選中[手動(dòng)雙面打印]選項(xiàng)，單擊[確定]，則先打印奇數(shù)頁(yè)，出現(xiàn)提示框后將已打印紙翻面后按順序送入打印機(jī)，單擊提示框的[確定]。
◆打印內(nèi)容：在[頁(yè)面范圍]中選擇：當(dāng)前頁(yè)、所選文本、頁(yè)碼范圍。
◆打印奇數(shù)頁(yè)：在[打印]對(duì)話框的打印列表中選擇奇數(shù)頁(yè)或偶數(shù)頁(yè)。
◆打印文檔屬性：在[打印內(nèi)容]列表中選擇“文檔”或“文檔屬性”。
◆打印多頁(yè)：在[縮放]區(qū)域下設(shè)置[每頁(yè)的版數(shù)]，即一張紙上的頁(yè)數(shù)。
◆制成圖片：在[打印機(jī)]區(qū)域下的[名稱(chēng)]列表框中選擇[Microsoft Office Document Image Writer], 單擊[屬性]按鈕，單擊[高級(jí)]，選中[TIFF-黑白傳真]，關(guān)閉[[屬性]對(duì)話框，單擊[確定]。
3、其他打印選項(xiàng)：?jiǎn)螕鬧工具]菜單的[選項(xiàng)]命令選擇[打印]選項(xiàng)卡或單擊[打印]對(duì)話框中的[選項(xiàng)]按鈕。
◆[草稿輸出]：以最少的格式打印文檔，可以加快打印進(jìn)程。
◆[更新域]：打印前更新文檔中所有的域，例如可更新日期、頁(yè)碼、題注等元素。
◆[更新鏈接]：打印前更新文檔中所有的鏈接信息。
◆[后臺(tái)打印]：默認(rèn)選項(xiàng)，在打印時(shí)能夠繼續(xù)進(jìn)行其他工作，但占用較大內(nèi)存。
◆[逆頁(yè)序打印]：先打印文檔的最后一頁(yè)，打印信封時(shí)建議清除此選項(xiàng)。
◆[文檔屬性]：將文檔的摘要信息打印在單獨(dú)的頁(yè)上。
◆[圖形對(duì)象]：默認(rèn)選項(xiàng)，打印所有圖形對(duì)象。
◆[背景色和圖像]：打印背景色和圖像。
◆[僅打印窗體域內(nèi)容]：只打印窗體中輸入的數(shù)據(jù)，僅用于當(dāng)前文檔。
◆[雙面打印選項(xiàng)]；設(shè)置雙面打印時(shí)正／反面的頁(yè)碼順序，僅用于當(dāng)前文檔。
4、中斷打?。阂Ｖ惯M(jìn)行中的打印作業(yè)，可以選擇：
◆雙擊狀態(tài)欄上的打印機(jī)圖標(biāo)，在打印隊(duì)列窗口中選擇要?jiǎng)h除的打印作業(yè)，再單擊[文檔]菜單的[取消]按鈕。
◆選擇[打印機(jī)]菜單的[取消所有文檔]命令，清除打印隊(duì)列中的所有打印作業(yè)。