第二節(jié) 溝通的方式
一、溝通方式與信息技術
1．信息技術的優(yōu)點：改變了許多信息加工、處理和發(fā)送的方法，能很快和有效地傳遞，可以在家辦公，使國際之間的溝通變得更容易。
2．信息技術的缺點：需要員工參加培訓，增加公司資本投資。影響人們理解信息的方式。還需要熟悉許多軟件和各種機器的使用。
3．任務及任務的實現(xiàn)：
文字處理、桌面出版系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、電子數(shù)據(jù)表。
4．組織內人與人之間的交流的不同溝通系統(tǒng)：內部電話系統(tǒng)；組織內使用的文件；電子郵件；存檔系統(tǒng)。
二、書面溝通方式及其優(yōu)缺點
溝通方式 優(yōu)點 缺點
書面溝通總體概述 提供永久記錄；更加正式；比較方便；能傳遞復雜的或大量的財務數(shù)據(jù)；可以更詳細地具體表達法律、政策或程序；將作者不必要的情緒小化。 需要特別準備，先想到在讀者中的溝通效果如何；有案可查，有時會令人尷尬；要求好的寫作技能。
商務信函 可作為永久記錄以備日后查看；更適合傳遞長而復雜的信息；費用較低，可以發(fā)送到很遠的地方；節(jié)約商務出差開會的經(jīng)費和時間；可以有效處理一般商務。 不能挽回；需要仔細斟酌；有時間間隔，不能得知雙方是否及時看了。
便函 形式簡單、用途廣泛；節(jié)省時間、提高效率；避免文字冗長或含糊不清；有助于機構內信息快速傳遞；清楚表達要點，免去耗時長談；便于匯集存檔，需要時有據(jù)可查；責任人明確，能增加事業(yè)心。 不正式，有時員工不認真對待。
報告 較正式的溝通（也有非正式之分）；能夠傳遞復雜的信息；對文件作永久的記錄；有助于商務決策的選擇；可以使用圖表等視覺幫助，使信息更清楚生動有趣。 需要事前周密準備，花費時間精力。
電子郵件 有準備和存儲信息的終端；在網(wǎng)絡內部與其他工作站溝通聯(lián)系；有中心控制計算機；有收件人目錄；有中央郵箱；系統(tǒng)可以給信息標上日期；具備可以看到是否發(fā)送成功的功能；可以同時給特定工作組所有人發(fā)送信息的功能；可以存儲沒發(fā)送出去的信息；節(jié)省紙張浪費；節(jié)約電話費；傳遞信息迅速；與其他系統(tǒng)融合；有記錄，以便準備記錄費用；獲得公司的信息；收件人可以隨時查看；可以打印保存。 保密性差；永久性；非正式性；缺乏嚴謹?shù)母袷健?BR> 傳真 節(jié)省時間；節(jié)省費用；可以采用比信函更隨便的方式；能儲存信息，24小時接收；對使對方更快地作出反應；作為打電話的備份。 需要紙張；傳真不能代替商務信函；發(fā)送的圖像有可能不清楚；公司每人都隨時隨地發(fā)送，造成不必要的浪費；保密性差。
三、口頭溝通方式及其優(yōu)缺點
1．
溝通方式 優(yōu)點 缺點
口頭溝通總體概述 溝通者能澄清不清楚情況，減少誤解，容易達成一致；可以用情緒感染力說服聽眾；可以使聽眾注意力集中在具體的重點上；能使溝通者看見彼此的面部表情或聽見彼此的聲音，增強了溝通效果；可以迅速得到反饋；解決沖突和達成一致的方式；能促進友誼。 沒有書面記錄；有時浪費時間；可能對別人帶來不便；內容松散，變成閑聊；
2．口頭溝通與書面溝通方式的共同點：使信息適合讀者和聽眾；告訴讀者或聽眾如何從產(chǎn)品、見解、政策或服務中受益；克服讀者或聽眾的反對意見；肯定語氣；使用可以幫助澄清或強調的信息；具體說明讀者或聽眾應該做什么；
3．口頭溝通的種類：召開會議、面談、討論、電話交流。
4．口頭與書面溝通特點的對比
口頭溝通 書面溝通
反饋迅速 反饋慢
句子短 不及時
更口語化 更正式
強調人際關系 強調內容
上下文聯(lián)系緊密 將來可以查看
行動迅速 滯后的行動
不包括詳細的技術信息 更詳細的技術信息
更多使用人稱代詞 更復雜的句子結構
更多俚語和簡稱 利于永久存檔
更多的祈使句、感嘆句、疑問句 要有詳細的參與書目
一、溝通方式與信息技術
1．信息技術的優(yōu)點：改變了許多信息加工、處理和發(fā)送的方法，能很快和有效地傳遞，可以在家辦公，使國際之間的溝通變得更容易。
2．信息技術的缺點：需要員工參加培訓，增加公司資本投資。影響人們理解信息的方式。還需要熟悉許多軟件和各種機器的使用。
3．任務及任務的實現(xiàn)：
文字處理、桌面出版系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、電子數(shù)據(jù)表。
4．組織內人與人之間的交流的不同溝通系統(tǒng)：內部電話系統(tǒng)；組織內使用的文件；電子郵件；存檔系統(tǒng)。
二、書面溝通方式及其優(yōu)缺點
溝通方式 優(yōu)點 缺點
書面溝通總體概述 提供永久記錄；更加正式；比較方便；能傳遞復雜的或大量的財務數(shù)據(jù)；可以更詳細地具體表達法律、政策或程序；將作者不必要的情緒小化。 需要特別準備，先想到在讀者中的溝通效果如何；有案可查，有時會令人尷尬；要求好的寫作技能。
商務信函 可作為永久記錄以備日后查看；更適合傳遞長而復雜的信息；費用較低，可以發(fā)送到很遠的地方；節(jié)約商務出差開會的經(jīng)費和時間；可以有效處理一般商務。 不能挽回；需要仔細斟酌；有時間間隔，不能得知雙方是否及時看了。
便函 形式簡單、用途廣泛；節(jié)省時間、提高效率；避免文字冗長或含糊不清；有助于機構內信息快速傳遞；清楚表達要點，免去耗時長談；便于匯集存檔，需要時有據(jù)可查；責任人明確，能增加事業(yè)心。 不正式，有時員工不認真對待。
報告 較正式的溝通（也有非正式之分）；能夠傳遞復雜的信息；對文件作永久的記錄；有助于商務決策的選擇；可以使用圖表等視覺幫助，使信息更清楚生動有趣。 需要事前周密準備，花費時間精力。
電子郵件 有準備和存儲信息的終端；在網(wǎng)絡內部與其他工作站溝通聯(lián)系；有中心控制計算機；有收件人目錄；有中央郵箱；系統(tǒng)可以給信息標上日期；具備可以看到是否發(fā)送成功的功能；可以同時給特定工作組所有人發(fā)送信息的功能；可以存儲沒發(fā)送出去的信息；節(jié)省紙張浪費；節(jié)約電話費；傳遞信息迅速；與其他系統(tǒng)融合；有記錄，以便準備記錄費用；獲得公司的信息；收件人可以隨時查看；可以打印保存。 保密性差；永久性；非正式性；缺乏嚴謹?shù)母袷健?BR> 傳真 節(jié)省時間；節(jié)省費用；可以采用比信函更隨便的方式；能儲存信息，24小時接收；對使對方更快地作出反應；作為打電話的備份。 需要紙張；傳真不能代替商務信函；發(fā)送的圖像有可能不清楚；公司每人都隨時隨地發(fā)送，造成不必要的浪費；保密性差。
三、口頭溝通方式及其優(yōu)缺點
1．
溝通方式 優(yōu)點 缺點
口頭溝通總體概述 溝通者能澄清不清楚情況，減少誤解，容易達成一致；可以用情緒感染力說服聽眾；可以使聽眾注意力集中在具體的重點上；能使溝通者看見彼此的面部表情或聽見彼此的聲音，增強了溝通效果；可以迅速得到反饋；解決沖突和達成一致的方式；能促進友誼。 沒有書面記錄；有時浪費時間；可能對別人帶來不便；內容松散，變成閑聊；
2．口頭溝通與書面溝通方式的共同點：使信息適合讀者和聽眾；告訴讀者或聽眾如何從產(chǎn)品、見解、政策或服務中受益；克服讀者或聽眾的反對意見；肯定語氣；使用可以幫助澄清或強調的信息；具體說明讀者或聽眾應該做什么；
3．口頭溝通的種類：召開會議、面談、討論、電話交流。
4．口頭與書面溝通特點的對比
口頭溝通 書面溝通
反饋迅速 反饋慢
句子短 不及時
更口語化 更正式
強調人際關系 強調內容
上下文聯(lián)系緊密 將來可以查看
行動迅速 滯后的行動
不包括詳細的技術信息 更詳細的技術信息
更多使用人稱代詞 更復雜的句子結構
更多俚語和簡稱 利于永久存檔
更多的祈使句、感嘆句、疑問句 要有詳細的參與書目