第二節(jié) 溝通的方式
一、溝通方式與信息技術(shù)
1．信息技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)：改變了許多信息加工、處理和發(fā)送的方法，能很快和有效地傳遞，可以在家辦公，使國(guó)際之間的溝通變得更容易。
2．信息技術(shù)的缺點(diǎn)：需要員工參加培訓(xùn)，增加公司資本投資。影響人們理解信息的方式。還需要熟悉許多軟件和各種機(jī)器的使用。
3．任務(wù)及任務(wù)的實(shí)現(xiàn)：
文字處理、桌面出版系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)、電子數(shù)據(jù)表。
4．組織內(nèi)人與人之間的交流的不同溝通系統(tǒng)：內(nèi)部電話(huà)系統(tǒng)；組織內(nèi)使用的文件；電子郵件；存檔系統(tǒng)。
二、書(shū)面溝通方式及其優(yōu)缺點(diǎn)
溝通方式 優(yōu)點(diǎn) 缺點(diǎn)
書(shū)面溝通總體概述 提供永久記錄；更加正式；比較方便；能傳遞復(fù)雜的或大量的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)；可以更詳細(xì)地具體表達(dá)法律、政策或程序；將作者不必要的情緒小化。 需要特別準(zhǔn)備，先想到在讀者中的溝通效果如何；有案可查，有時(shí)會(huì)令人尷尬；要求好的寫(xiě)作技能。
商務(wù)信函 可作為永久記錄以備日后查看；更適合傳遞長(zhǎng)而復(fù)雜的信息；費(fèi)用較低，可以發(fā)送到很遠(yuǎn)的地方；節(jié)約商務(wù)出差開(kāi)會(huì)的經(jīng)費(fèi)和時(shí)間；可以有效處理一般商務(wù)。 不能挽回；需要仔細(xì)斟酌；有時(shí)間間隔，不能得知雙方是否及時(shí)看了。
便函 形式簡(jiǎn)單、用途廣泛；節(jié)省時(shí)間、提高效率；避免文字冗長(zhǎng)或含糊不清；有助于機(jī)構(gòu)內(nèi)信息快速傳遞；清楚表達(dá)要點(diǎn)，免去耗時(shí)長(zhǎng)談；便于匯集存檔，需要時(shí)有據(jù)可查；責(zé)任人明確，能增加事業(yè)心。 不正式，有時(shí)員工不認(rèn)真對(duì)待。
報(bào)告 較正式的溝通（也有非正式之分）；能夠傳遞復(fù)雜的信息；對(duì)文件作永久的記錄；有助于商務(wù)決策的選擇；可以使用圖表等視覺(jué)幫助，使信息更清楚生動(dòng)有趣。 需要事前周密準(zhǔn)備，花費(fèi)時(shí)間精力。
電子郵件 有準(zhǔn)備和存儲(chǔ)信息的終端；在網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部與其他工作站溝通聯(lián)系；有中心控制計(jì)算機(jī)；有收件人目錄；有中央郵箱；系統(tǒng)可以給信息標(biāo)上日期；具備可以看到是否發(fā)送成功的功能；可以同時(shí)給特定工作組所有人發(fā)送信息的功能；可以存儲(chǔ)沒(méi)發(fā)送出去的信息；節(jié)省紙張浪費(fèi)；節(jié)約電話(huà)費(fèi)；傳遞信息迅速；與其他系統(tǒng)融合；有記錄，以便準(zhǔn)備記錄費(fèi)用；獲得公司的信息；收件人可以隨時(shí)查看；可以打印保存。 保密性差；永久性；非正式性；缺乏嚴(yán)謹(jǐn)?shù)母袷健?BR> 傳真 節(jié)省時(shí)間；節(jié)省費(fèi)用；可以采用比信函更隨便的方式；能儲(chǔ)存信息，24小時(shí)接收；對(duì)使對(duì)方更快地作出反應(yīng)；作為打電話(huà)的備份。 需要紙張；傳真不能代替商務(wù)信函；發(fā)送的圖像有可能不清楚；公司每人都隨時(shí)隨地發(fā)送，造成不必要的浪費(fèi)；保密性差。
三、口頭溝通方式及其優(yōu)缺點(diǎn)
1．
溝通方式 優(yōu)點(diǎn) 缺點(diǎn)
口頭溝通總體概述 溝通者能澄清不清楚情況，減少誤解，容易達(dá)成一致；可以用情緒感染力說(shuō)服聽(tīng)眾；可以使聽(tīng)眾注意力集中在具體的重點(diǎn)上；能使溝通者看見(jiàn)彼此的面部表情或聽(tīng)見(jiàn)彼此的聲音，增強(qiáng)了溝通效果；可以迅速得到反饋；解決沖突和達(dá)成一致的方式；能促進(jìn)友誼。 沒(méi)有書(shū)面記錄；有時(shí)浪費(fèi)時(shí)間；可能對(duì)別人帶來(lái)不便；內(nèi)容松散，變成閑聊；
2．口頭溝通與書(shū)面溝通方式的共同點(diǎn)：使信息適合讀者和聽(tīng)眾；告訴讀者或聽(tīng)眾如何從產(chǎn)品、見(jiàn)解、政策或服務(wù)中受益；克服讀者或聽(tīng)眾的反對(duì)意見(jiàn)；肯定語(yǔ)氣；使用可以幫助澄清或強(qiáng)調(diào)的信息；具體說(shuō)明讀者或聽(tīng)眾應(yīng)該做什么；
3．口頭溝通的種類(lèi)：召開(kāi)會(huì)議、面談、討論、電話(huà)交流。
4．口頭與書(shū)面溝通特點(diǎn)的對(duì)比
口頭溝通 書(shū)面溝通
反饋迅速 反饋慢
句子短 不及時(shí)
更口語(yǔ)化 更正式
強(qiáng)調(diào)人際關(guān)系 強(qiáng)調(diào)內(nèi)容
上下文聯(lián)系緊密 將來(lái)可以查看
行動(dòng)迅速 滯后的行動(dòng)
不包括詳細(xì)的技術(shù)信息 更詳細(xì)的技術(shù)信息
更多使用人稱(chēng)代詞 更復(fù)雜的句子結(jié)構(gòu)
更多俚語(yǔ)和簡(jiǎn)稱(chēng) 利于永久存檔
更多的祈使句、感嘆句、疑問(wèn)句 要有詳細(xì)的參與書(shū)目
一、溝通方式與信息技術(shù)
1．信息技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)：改變了許多信息加工、處理和發(fā)送的方法，能很快和有效地傳遞，可以在家辦公，使國(guó)際之間的溝通變得更容易。
2．信息技術(shù)的缺點(diǎn)：需要員工參加培訓(xùn)，增加公司資本投資。影響人們理解信息的方式。還需要熟悉許多軟件和各種機(jī)器的使用。
3．任務(wù)及任務(wù)的實(shí)現(xiàn)：
文字處理、桌面出版系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)、電子數(shù)據(jù)表。
4．組織內(nèi)人與人之間的交流的不同溝通系統(tǒng)：內(nèi)部電話(huà)系統(tǒng)；組織內(nèi)使用的文件；電子郵件；存檔系統(tǒng)。
二、書(shū)面溝通方式及其優(yōu)缺點(diǎn)
溝通方式 優(yōu)點(diǎn) 缺點(diǎn)
書(shū)面溝通總體概述 提供永久記錄；更加正式；比較方便；能傳遞復(fù)雜的或大量的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)；可以更詳細(xì)地具體表達(dá)法律、政策或程序；將作者不必要的情緒小化。 需要特別準(zhǔn)備，先想到在讀者中的溝通效果如何；有案可查，有時(shí)會(huì)令人尷尬；要求好的寫(xiě)作技能。
商務(wù)信函 可作為永久記錄以備日后查看；更適合傳遞長(zhǎng)而復(fù)雜的信息；費(fèi)用較低，可以發(fā)送到很遠(yuǎn)的地方；節(jié)約商務(wù)出差開(kāi)會(huì)的經(jīng)費(fèi)和時(shí)間；可以有效處理一般商務(wù)。 不能挽回；需要仔細(xì)斟酌；有時(shí)間間隔，不能得知雙方是否及時(shí)看了。
便函 形式簡(jiǎn)單、用途廣泛；節(jié)省時(shí)間、提高效率；避免文字冗長(zhǎng)或含糊不清；有助于機(jī)構(gòu)內(nèi)信息快速傳遞；清楚表達(dá)要點(diǎn)，免去耗時(shí)長(zhǎng)談；便于匯集存檔，需要時(shí)有據(jù)可查；責(zé)任人明確，能增加事業(yè)心。 不正式，有時(shí)員工不認(rèn)真對(duì)待。
報(bào)告 較正式的溝通（也有非正式之分）；能夠傳遞復(fù)雜的信息；對(duì)文件作永久的記錄；有助于商務(wù)決策的選擇；可以使用圖表等視覺(jué)幫助，使信息更清楚生動(dòng)有趣。 需要事前周密準(zhǔn)備，花費(fèi)時(shí)間精力。
電子郵件 有準(zhǔn)備和存儲(chǔ)信息的終端；在網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部與其他工作站溝通聯(lián)系；有中心控制計(jì)算機(jī)；有收件人目錄；有中央郵箱；系統(tǒng)可以給信息標(biāo)上日期；具備可以看到是否發(fā)送成功的功能；可以同時(shí)給特定工作組所有人發(fā)送信息的功能；可以存儲(chǔ)沒(méi)發(fā)送出去的信息；節(jié)省紙張浪費(fèi)；節(jié)約電話(huà)費(fèi)；傳遞信息迅速；與其他系統(tǒng)融合；有記錄，以便準(zhǔn)備記錄費(fèi)用；獲得公司的信息；收件人可以隨時(shí)查看；可以打印保存。 保密性差；永久性；非正式性；缺乏嚴(yán)謹(jǐn)?shù)母袷健?BR> 傳真 節(jié)省時(shí)間；節(jié)省費(fèi)用；可以采用比信函更隨便的方式；能儲(chǔ)存信息，24小時(shí)接收；對(duì)使對(duì)方更快地作出反應(yīng)；作為打電話(huà)的備份。 需要紙張；傳真不能代替商務(wù)信函；發(fā)送的圖像有可能不清楚；公司每人都隨時(shí)隨地發(fā)送，造成不必要的浪費(fèi)；保密性差。
三、口頭溝通方式及其優(yōu)缺點(diǎn)
1．
溝通方式 優(yōu)點(diǎn) 缺點(diǎn)
口頭溝通總體概述 溝通者能澄清不清楚情況，減少誤解，容易達(dá)成一致；可以用情緒感染力說(shuō)服聽(tīng)眾；可以使聽(tīng)眾注意力集中在具體的重點(diǎn)上；能使溝通者看見(jiàn)彼此的面部表情或聽(tīng)見(jiàn)彼此的聲音，增強(qiáng)了溝通效果；可以迅速得到反饋；解決沖突和達(dá)成一致的方式；能促進(jìn)友誼。 沒(méi)有書(shū)面記錄；有時(shí)浪費(fèi)時(shí)間；可能對(duì)別人帶來(lái)不便；內(nèi)容松散，變成閑聊；
2．口頭溝通與書(shū)面溝通方式的共同點(diǎn)：使信息適合讀者和聽(tīng)眾；告訴讀者或聽(tīng)眾如何從產(chǎn)品、見(jiàn)解、政策或服務(wù)中受益；克服讀者或聽(tīng)眾的反對(duì)意見(jiàn)；肯定語(yǔ)氣；使用可以幫助澄清或強(qiáng)調(diào)的信息；具體說(shuō)明讀者或聽(tīng)眾應(yīng)該做什么；
3．口頭溝通的種類(lèi)：召開(kāi)會(huì)議、面談、討論、電話(huà)交流。
4．口頭與書(shū)面溝通特點(diǎn)的對(duì)比
口頭溝通 書(shū)面溝通
反饋迅速 反饋慢
句子短 不及時(shí)
更口語(yǔ)化 更正式
強(qiáng)調(diào)人際關(guān)系 強(qiáng)調(diào)內(nèi)容
上下文聯(lián)系緊密 將來(lái)可以查看
行動(dòng)迅速 滯后的行動(dòng)
不包括詳細(xì)的技術(shù)信息 更詳細(xì)的技術(shù)信息
更多使用人稱(chēng)代詞 更復(fù)雜的句子結(jié)構(gòu)
更多俚語(yǔ)和簡(jiǎn)稱(chēng) 利于永久存檔
更多的祈使句、感嘆句、疑問(wèn)句 要有詳細(xì)的參與書(shū)目