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構(gòu)成は「結(jié)・承・転・提」即効上達(dá)法 ～書く前
2007年5月11日 金曜日 日経ビジネス アソシエ
教養(yǎng) ビジネス文書 結(jié)論 箇條書き
ビジネス文書の良し悪しは、書き始める前に決まる。
忙しい相手にきちんと読み取ってもらうには「構(gòu)成」が勝負(fù)だ。
どういう順序で書くか悩んだ時(shí)に、必ず役に立つ形式を教えよう。
何からどういう順番で書けば、うまく相手に伝えることができるのか――。
報(bào)告書でもメールでも、いざ文章を書こうとすると、必ず「構(gòu)成」の問題に突き當(dāng)たる。悩んでいるうちに、どんどん時(shí)間が過ぎ、文書1枚に1日がかり…などということはないだろうか。
何も難しく考える必要はない。文書コンサルタントの小川悟さんによれば、ビジネス文書の構(gòu)成の基本形は「結(jié)・承・転・提」。結(jié)論を最初に書き、提案で締めることを意識(shí)して書けばいい。悩んだ時(shí)には、迷わずこの構(gòu)成を採(cǎi)用しよう。大概の文書はすっきりまとめられるはずだ。
「文章は“起承転結(jié)”と言われますが、ビジネス文書は違います。ビジネスのコミュニケーションは、まず結(jié)論ありき。続いて、提案や対案が求められることが多いでしょう？文章もその形式が好ましいのです」
メールなどの短めの文章なら、結(jié)承転提の各パートをそれぞれ1段落でまとめ、全體を4段落で書き上げるのがベストだ。1つの段落が長(zhǎng)くなるのは、當(dāng)然ながらご法度だ。文章が長(zhǎng)いと読み手に負(fù)擔(dān)感を與える。次の段落に移る時(shí)は、改行するだけでなく、1行分間隔を空けると、なお良い?！敢姢磕郡税驻げ糠证啶い趣工盲辘趣筏?、それだけで相手に読みやすい文章だと思わせることができます」（小川さん）
結(jié)承転提をそれぞれ1段落に
■結(jié)ぶ
最初に結(jié)論を述べる。書き出しの１文で趣旨を伝えるのがベスト。
（例） 「A社との契約の件は、不成立になりました」
■承ける
2番目に、結(jié)論に至った背景や経緯を書く。
（例） 「不成立の理由は、B社と既に契約を結(jié)んでおり、両立は難しいからという、先方の都合です」
■転じる
「承」で述べた背景や経緯についてさらに詳しく掘り下げる。
（例） 「B社となぜ契約を結(jié)んだかというと、特に○○が充実しており、納得のいくものであったから、とのことです」
■提案する
最後に、當(dāng)面の対策について書く。
（例） 「○○の點(diǎn)について、當(dāng)社の顧客にとって過不足がないかを再検討し、さらに営業(yè)活動(dòng)を強(qiáng)化したいと考えます」
困った時(shí)には個(gè)條書き
何とか構(gòu)成を固めたものの、うまく書こうとするあまり、キーボードを打つ手が止まってしまうこともある。そうなりやすい人は、書き始める前から「?jìng)€(gè)條書きにすればいい」と意識(shí)しよう。
個(gè)條書きは、書いているうちに自分の言いたいことが整理されて、次の説明も浮かびやすくなる。見た目の印象も、すっきりとする。だから外資系企業(yè)などでは、個(gè)條書きが好まれる。
一言では説明しにくい重要事項(xiàng)を書こうとして、文章がだらだらと長(zhǎng)く続きそうになったら、思い切って個(gè)條書きにする。そう割り切ってしまえば、文章を書くスピードは格段に上がるだろう。
個(gè)條書きを効果的に使う
構(gòu)成は「結(jié)・承・転・提」即効上達(dá)法 ～書く前
2007年5月11日 金曜日 日経ビジネス アソシエ
教養(yǎng) ビジネス文書 結(jié)論 箇條書き
ビジネス文書の良し悪しは、書き始める前に決まる。
忙しい相手にきちんと読み取ってもらうには「構(gòu)成」が勝負(fù)だ。
どういう順序で書くか悩んだ時(shí)に、必ず役に立つ形式を教えよう。
何からどういう順番で書けば、うまく相手に伝えることができるのか――。
報(bào)告書でもメールでも、いざ文章を書こうとすると、必ず「構(gòu)成」の問題に突き當(dāng)たる。悩んでいるうちに、どんどん時(shí)間が過ぎ、文書1枚に1日がかり…などということはないだろうか。
何も難しく考える必要はない。文書コンサルタントの小川悟さんによれば、ビジネス文書の構(gòu)成の基本形は「結(jié)・承・転・提」。結(jié)論を最初に書き、提案で締めることを意識(shí)して書けばいい。悩んだ時(shí)には、迷わずこの構(gòu)成を採(cǎi)用しよう。大概の文書はすっきりまとめられるはずだ。
「文章は“起承転結(jié)”と言われますが、ビジネス文書は違います。ビジネスのコミュニケーションは、まず結(jié)論ありき。続いて、提案や対案が求められることが多いでしょう？文章もその形式が好ましいのです」
メールなどの短めの文章なら、結(jié)承転提の各パートをそれぞれ1段落でまとめ、全體を4段落で書き上げるのがベストだ。1つの段落が長(zhǎng)くなるのは、當(dāng)然ながらご法度だ。文章が長(zhǎng)いと読み手に負(fù)擔(dān)感を與える。次の段落に移る時(shí)は、改行するだけでなく、1行分間隔を空けると、なお良い?！敢姢磕郡税驻げ糠证啶い趣工盲辘趣筏?、それだけで相手に読みやすい文章だと思わせることができます」（小川さん）
結(jié)承転提をそれぞれ1段落に
■結(jié)ぶ
最初に結(jié)論を述べる。書き出しの１文で趣旨を伝えるのがベスト。
（例） 「A社との契約の件は、不成立になりました」
■承ける
2番目に、結(jié)論に至った背景や経緯を書く。
（例） 「不成立の理由は、B社と既に契約を結(jié)んでおり、両立は難しいからという、先方の都合です」
■転じる
「承」で述べた背景や経緯についてさらに詳しく掘り下げる。
（例） 「B社となぜ契約を結(jié)んだかというと、特に○○が充実しており、納得のいくものであったから、とのことです」
■提案する
最後に、當(dāng)面の対策について書く。
（例） 「○○の點(diǎn)について、當(dāng)社の顧客にとって過不足がないかを再検討し、さらに営業(yè)活動(dòng)を強(qiáng)化したいと考えます」
困った時(shí)には個(gè)條書き
何とか構(gòu)成を固めたものの、うまく書こうとするあまり、キーボードを打つ手が止まってしまうこともある。そうなりやすい人は、書き始める前から「?jìng)€(gè)條書きにすればいい」と意識(shí)しよう。
個(gè)條書きは、書いているうちに自分の言いたいことが整理されて、次の説明も浮かびやすくなる。見た目の印象も、すっきりとする。だから外資系企業(yè)などでは、個(gè)條書きが好まれる。
一言では説明しにくい重要事項(xiàng)を書こうとして、文章がだらだらと長(zhǎng)く続きそうになったら、思い切って個(gè)條書きにする。そう割り切ってしまえば、文章を書くスピードは格段に上がるだろう。
個(gè)條書きを効果的に使う