辦公用品進(jìn)庫后，必須保存在安全的地方并有序擺放，以防物品損壞、浪費(fèi)或失竊，還要消除事故和火災(zāi)隱患，但當(dāng)需要時(shí)又很容易找到。
辦公用品進(jìn)庫后，必須保存在安全的地方并有序擺放，以防物品損壞、浪費(fèi)或失竊，還要消除事故和火災(zāi)隱患，但當(dāng)需要時(shí)又很容易找到。
1．庫存保管中應(yīng)采取的措施
(1) 儲(chǔ)藏間或物品柜要上鎖，保證安全，減少丟失，儲(chǔ)藏需要的面積取決于單位的大小。
(2) 各類物品要清楚地貼上標(biāo)簽，表明類別和存放地，以便能迅速找到物品。
(3) 新物品置于舊物品的下面或后面，先來的物品先發(fā)出去，以保證物品不會(huì)因?yàn)檫^期而不得不銷毀。
(4) 體積大、分量重的物品放置在最下面，以減少和避免從架子上取物時(shí)發(fā)生事故的危險(xiǎn)。
(5) 小的、常用的物品，如訂書釘盒，應(yīng)放在較大物品的前面，以便于見到和領(lǐng)取。
(6)儲(chǔ)藏間要有良好的通風(fēng)，房間要保持干燥。
(7)儲(chǔ)藏辦公用品處應(yīng)有良好的照明，以便于找到。
2．辦公用品的發(fā)放
(1)建立嚴(yán)格的發(fā)放登記制度和嚴(yán)格的審批手續(xù)。
① 文具消耗品可依據(jù)歷史記錄(如以過去半年耗用平均數(shù))、經(jīng)驗(yàn)(估計(jì)消耗時(shí)間)設(shè)定領(lǐng)用基準(zhǔn)(如圓珠筆每月每人發(fā)放兩支)，隨部門或人員的工作狀況調(diào)整發(fā)放時(shí)間。
② 文具消耗品限定人員使用，自第三次發(fā)放起以舊品替換新品，但純消耗品(如鉛筆、A4紙等)不在此限。
③ 新進(jìn)人員到職時(shí)由各部門提出文具申請(qǐng)單領(lǐng)取文具并列入領(lǐng)用卡，人員離職時(shí)將剩余文具一并交還。
④ 各工作崗位設(shè)立耐用辦公用品檔案卡，由秘書部門定期檢查使用情況，如非正常損壞或丟失，由當(dāng)事人賠償。
(2) 制定嚴(yán)格的發(fā)放登記制度和有效的辦公用品節(jié)約制度。
① 固定在特定的時(shí)間發(fā)放辦公用品，秘書除了審核物品申請(qǐng)單以外，還要記好辦公用
品和易耗品出貨記錄。內(nèi)容包括物品名稱、編號(hào)、申領(lǐng)部門、發(fā)貨人、數(shù)量、特殊要求、申請(qǐng)人簽名、批準(zhǔn)人簽名、出貨日期等。
② 物品的保管、儲(chǔ)存要符合本組織制定的規(guī)定和要求。
③ 保管好進(jìn)貨、存貨和發(fā)放辦公用品的記錄和資料。