進(jìn)行了模擬測(cè)試和試運(yùn)行階段以后，就應(yīng)該盡早進(jìn)行系統(tǒng)切換了。系統(tǒng)切換是企業(yè)信息化建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是實(shí)施ERP工程關(guān)鍵的一步，是推進(jìn)企業(yè)信息化進(jìn)程的一個(gè)新的轉(zhuǎn)折點(diǎn)。切換的成功與否關(guān)系到企業(yè)信息化建設(shè)能否取得實(shí)質(zhì)性效果。
一、兩類切換要按企業(yè)定制
一般來說，可以將系統(tǒng)切換的方法分成兩大類，即一次性切換的方法和分步切換的方法。
所謂一次性切換，就是整個(gè)切換過程一步到位，所有模塊的切換是同時(shí)進(jìn)行的。這種方法的優(yōu)勢(shì)在于：新舊系統(tǒng)的并行運(yùn)行時(shí)間可以較短。因?yàn)樗心K都同時(shí)進(jìn)行切換，所以整個(gè)切換周期就短，這有利于新系統(tǒng)的上馬。然而，這種方法的風(fēng)險(xiǎn)比較高，如果其中有一個(gè)模塊出問題了，那么很可能也會(huì)對(duì)其他模塊的切換帶來負(fù)面影響，從而影響切換的速度和質(zhì)量。這種方法在實(shí)際的ERP實(shí)施中幾乎很少直接采用，除非系統(tǒng)很小，或者實(shí)施ERP的企業(yè)具有非常雄厚的實(shí)力。
而分步切換的方法就是首先讓若干個(gè)比較合適的模塊先切換，比如財(cái)務(wù)和庫(kù)存管理模塊，接著再對(duì)其他模塊如銷售、采購(gòu)、生產(chǎn)等進(jìn)行切換。這是在實(shí)際的ERP實(shí)施中常用的有效方法。
分步切換方法具有以下一些好處：首先，相對(duì)于一次性切換的方法來說，這種方式更容易控制，也更穩(wěn)妥。其次，由于開始只切換較少的模塊，從而在操作上可以大大減少工作量，因此系統(tǒng)操作的速度和質(zhì)量將大大提高。再次，這種方法可以使新舊系統(tǒng)的對(duì)賬工作大大簡(jiǎn)化，甚至可以用自動(dòng)對(duì)賬的工具從憑證直接核對(duì)；同時(shí)也不再需要準(zhǔn)備相關(guān)的期初定單，從而避免相關(guān)的錯(cuò)誤和問題。最后，這種方法可以更加把注意力集中到新流程的設(shè)計(jì)上來，當(dāng)其他模塊跟進(jìn)時(shí)，可以只關(guān)心嶄新的業(yè)務(wù)，比如完全新的銷售定單，可以直接用新的流程處理這些定單，這樣就大大降低了工作量。
當(dāng)然，分步切換方法也有其缺點(diǎn)所在：首先，也是的一點(diǎn)，即在相當(dāng)長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)，有些信息會(huì)丟失或不完整，這主要和期初定單相關(guān)；這一點(diǎn)直接導(dǎo)致報(bào)表系統(tǒng)的不完整和相應(yīng)的數(shù)據(jù)缺失，從而使企業(yè)不能全面的了解經(jīng)營(yíng)管理狀況。其次，這種方法比之一次性切換的方法，切換周期將更長(zhǎng)。對(duì)于以“時(shí)間就是金錢”為座右銘的企業(yè)來說，這確實(shí)是很大的一個(gè)問題，當(dāng)然，切換周期變長(zhǎng)更大程度上保證了ERP實(shí)施的成功率。最后，分步切換的方法一定要注意模塊之間的切換順序，否則很有可能造成模塊之間的不吻合，產(chǎn)生不兼容性的問題。
對(duì)于不同的企業(yè)來說，由于具體情況都不一樣：行業(yè)背景不一樣，資金實(shí)力不一樣，信息化的底子不一樣等等，因此應(yīng)該選用上面的哪種方法并沒有刻板的說法。一切應(yīng)該以實(shí)際情況為準(zhǔn)。
二、小心謹(jǐn)慎地切換
系統(tǒng)切換是真正開始涉及到“貨”是否真、“價(jià)”是否實(shí)的一個(gè)階段，馬虎不得。對(duì)于這個(gè)階段，要做到胸有成竹，應(yīng)該首先摸清楚該階段的難點(diǎn)所在，這樣才能有的放矢。
眾所周知，ERP是一個(gè)集成的系統(tǒng)，銷售、儲(chǔ)運(yùn)、采購(gòu)、生產(chǎn)、會(huì)計(jì)、資金、人事等模塊和功能不是簡(jiǎn)單的疊加，它們之間是相互滲透的。對(duì)于日常運(yùn)作和企業(yè)管理，集成具有不可比擬的優(yōu)點(diǎn)，但是在系統(tǒng)切換時(shí)，集成意味著更復(fù)雜的切換計(jì)劃和對(duì)指揮協(xié)調(diào)工作更高的要求，并且集成難度還隨著模塊和功能的增加而成倍增加，另外，即使使用同樣的模塊，由于ERP系統(tǒng)是可配置的，不同企業(yè)也會(huì)設(shè)計(jì)出不同的流程。再加上各個(gè)企業(yè)的不同實(shí)際情況，這就使得幾乎每個(gè)企業(yè)的系統(tǒng)切換方式都有所不同。對(duì)大多數(shù)企業(yè)而言，這是一個(gè)難點(diǎn)。
舊系統(tǒng)的落后和不完備性也增加了系統(tǒng)切換的難度。舊系統(tǒng)的數(shù)據(jù)規(guī)范化程度較低，缺乏一般標(biāo)準(zhǔn)。但是在向ERP系統(tǒng)切換時(shí)卻常常需要將舊系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換到新系統(tǒng)中來，因此系統(tǒng)切換的難度很大程度上依賴于舊系統(tǒng)的質(zhì)量。這里所說的舊系統(tǒng)，并不單指企業(yè)目前正在使用的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，還包括企業(yè)中仍舊采用手工處理的那些“系統(tǒng)”。實(shí)際上，舊系統(tǒng)中的舊流程也影響著系統(tǒng)切換，因?yàn)榕f流程決定著很多數(shù)據(jù)的處理方式和結(jié)果。不幸的是，企業(yè)中的舊流程和舊數(shù)據(jù)一樣，往往缺乏規(guī)范性。
困擾國(guó)內(nèi)ERP系統(tǒng)切換的另一個(gè)難題是并行問題。實(shí)際上，無論用哪種切換方法，肯定都要觸動(dòng)到并行問題。在系統(tǒng)切換的這段時(shí)間里，有三樣?xùn)|西可能是并行的：業(yè)務(wù)，舊系統(tǒng)和新系統(tǒng)。幾乎沒有哪個(gè)企業(yè)會(huì)為了ERP上線而停止業(yè)務(wù)，因此業(yè)務(wù)的處理始終在進(jìn)行之中。那么對(duì)于這段時(shí)間業(yè)務(wù)的記錄是使用舊系統(tǒng)，還是新系統(tǒng),這是一個(gè)艱難的選擇。如果選擇新舊系統(tǒng)并行，那所有相關(guān)人員的工作就被加倍了。此外，兩套系統(tǒng)并行必然涉及到對(duì)賬的問題，增加了系統(tǒng)切換的難度。
另外，與其他實(shí)施階段一樣，“人”的作用對(duì)系統(tǒng)切換的成功極端重要。首先是“高層”的指揮和組織作用。以泰康人壽保險(xiǎn)股份有限公司成功實(shí)施用友ERP軟件的經(jīng)驗(yàn)來說，這是最為重要的。從一開始，泰康的領(lǐng)導(dǎo)班子就非常重視系統(tǒng)切換，為保證系統(tǒng)的順利切換，進(jìn)行了認(rèn)真的研究，要求所有部門都要把企業(yè)信息化工作當(dāng)作頭等大事來抓，它成為了企業(yè)一把手領(lǐng)導(dǎo)的各部門一把手工程。更進(jìn)一步，切換過程中，領(lǐng)導(dǎo)班子嚴(yán)格要求各部門按程序、按規(guī)范進(jìn)行操作，比如單據(jù)要求認(rèn)真填寫，仔細(xì)審核；要求錄入員在信息錄入時(shí)嚴(yán)格把關(guān)，確定準(zhǔn)確無誤后才能錄入。同時(shí)，對(duì)切換過程中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行了及時(shí)而必要的調(diào)整，從而度過了艱難的切換期，贏得了實(shí)施企業(yè)信息化的勝利。
一、兩類切換要按企業(yè)定制
一般來說，可以將系統(tǒng)切換的方法分成兩大類，即一次性切換的方法和分步切換的方法。
所謂一次性切換，就是整個(gè)切換過程一步到位，所有模塊的切換是同時(shí)進(jìn)行的。這種方法的優(yōu)勢(shì)在于：新舊系統(tǒng)的并行運(yùn)行時(shí)間可以較短。因?yàn)樗心K都同時(shí)進(jìn)行切換，所以整個(gè)切換周期就短，這有利于新系統(tǒng)的上馬。然而，這種方法的風(fēng)險(xiǎn)比較高，如果其中有一個(gè)模塊出問題了，那么很可能也會(huì)對(duì)其他模塊的切換帶來負(fù)面影響，從而影響切換的速度和質(zhì)量。這種方法在實(shí)際的ERP實(shí)施中幾乎很少直接采用，除非系統(tǒng)很小，或者實(shí)施ERP的企業(yè)具有非常雄厚的實(shí)力。
而分步切換的方法就是首先讓若干個(gè)比較合適的模塊先切換，比如財(cái)務(wù)和庫(kù)存管理模塊，接著再對(duì)其他模塊如銷售、采購(gòu)、生產(chǎn)等進(jìn)行切換。這是在實(shí)際的ERP實(shí)施中常用的有效方法。
分步切換方法具有以下一些好處：首先，相對(duì)于一次性切換的方法來說，這種方式更容易控制，也更穩(wěn)妥。其次，由于開始只切換較少的模塊，從而在操作上可以大大減少工作量，因此系統(tǒng)操作的速度和質(zhì)量將大大提高。再次，這種方法可以使新舊系統(tǒng)的對(duì)賬工作大大簡(jiǎn)化，甚至可以用自動(dòng)對(duì)賬的工具從憑證直接核對(duì)；同時(shí)也不再需要準(zhǔn)備相關(guān)的期初定單，從而避免相關(guān)的錯(cuò)誤和問題。最后，這種方法可以更加把注意力集中到新流程的設(shè)計(jì)上來，當(dāng)其他模塊跟進(jìn)時(shí)，可以只關(guān)心嶄新的業(yè)務(wù)，比如完全新的銷售定單，可以直接用新的流程處理這些定單，這樣就大大降低了工作量。
當(dāng)然，分步切換方法也有其缺點(diǎn)所在：首先，也是的一點(diǎn)，即在相當(dāng)長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)，有些信息會(huì)丟失或不完整，這主要和期初定單相關(guān)；這一點(diǎn)直接導(dǎo)致報(bào)表系統(tǒng)的不完整和相應(yīng)的數(shù)據(jù)缺失，從而使企業(yè)不能全面的了解經(jīng)營(yíng)管理狀況。其次，這種方法比之一次性切換的方法，切換周期將更長(zhǎng)。對(duì)于以“時(shí)間就是金錢”為座右銘的企業(yè)來說，這確實(shí)是很大的一個(gè)問題，當(dāng)然，切換周期變長(zhǎng)更大程度上保證了ERP實(shí)施的成功率。最后，分步切換的方法一定要注意模塊之間的切換順序，否則很有可能造成模塊之間的不吻合，產(chǎn)生不兼容性的問題。
對(duì)于不同的企業(yè)來說，由于具體情況都不一樣：行業(yè)背景不一樣，資金實(shí)力不一樣，信息化的底子不一樣等等，因此應(yīng)該選用上面的哪種方法并沒有刻板的說法。一切應(yīng)該以實(shí)際情況為準(zhǔn)。
二、小心謹(jǐn)慎地切換
系統(tǒng)切換是真正開始涉及到“貨”是否真、“價(jià)”是否實(shí)的一個(gè)階段，馬虎不得。對(duì)于這個(gè)階段，要做到胸有成竹，應(yīng)該首先摸清楚該階段的難點(diǎn)所在，這樣才能有的放矢。
眾所周知，ERP是一個(gè)集成的系統(tǒng)，銷售、儲(chǔ)運(yùn)、采購(gòu)、生產(chǎn)、會(huì)計(jì)、資金、人事等模塊和功能不是簡(jiǎn)單的疊加，它們之間是相互滲透的。對(duì)于日常運(yùn)作和企業(yè)管理，集成具有不可比擬的優(yōu)點(diǎn)，但是在系統(tǒng)切換時(shí)，集成意味著更復(fù)雜的切換計(jì)劃和對(duì)指揮協(xié)調(diào)工作更高的要求，并且集成難度還隨著模塊和功能的增加而成倍增加，另外，即使使用同樣的模塊，由于ERP系統(tǒng)是可配置的，不同企業(yè)也會(huì)設(shè)計(jì)出不同的流程。再加上各個(gè)企業(yè)的不同實(shí)際情況，這就使得幾乎每個(gè)企業(yè)的系統(tǒng)切換方式都有所不同。對(duì)大多數(shù)企業(yè)而言，這是一個(gè)難點(diǎn)。
舊系統(tǒng)的落后和不完備性也增加了系統(tǒng)切換的難度。舊系統(tǒng)的數(shù)據(jù)規(guī)范化程度較低，缺乏一般標(biāo)準(zhǔn)。但是在向ERP系統(tǒng)切換時(shí)卻常常需要將舊系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換到新系統(tǒng)中來，因此系統(tǒng)切換的難度很大程度上依賴于舊系統(tǒng)的質(zhì)量。這里所說的舊系統(tǒng)，并不單指企業(yè)目前正在使用的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，還包括企業(yè)中仍舊采用手工處理的那些“系統(tǒng)”。實(shí)際上，舊系統(tǒng)中的舊流程也影響著系統(tǒng)切換，因?yàn)榕f流程決定著很多數(shù)據(jù)的處理方式和結(jié)果。不幸的是，企業(yè)中的舊流程和舊數(shù)據(jù)一樣，往往缺乏規(guī)范性。
困擾國(guó)內(nèi)ERP系統(tǒng)切換的另一個(gè)難題是并行問題。實(shí)際上，無論用哪種切換方法，肯定都要觸動(dòng)到并行問題。在系統(tǒng)切換的這段時(shí)間里，有三樣?xùn)|西可能是并行的：業(yè)務(wù)，舊系統(tǒng)和新系統(tǒng)。幾乎沒有哪個(gè)企業(yè)會(huì)為了ERP上線而停止業(yè)務(wù)，因此業(yè)務(wù)的處理始終在進(jìn)行之中。那么對(duì)于這段時(shí)間業(yè)務(wù)的記錄是使用舊系統(tǒng)，還是新系統(tǒng),這是一個(gè)艱難的選擇。如果選擇新舊系統(tǒng)并行，那所有相關(guān)人員的工作就被加倍了。此外，兩套系統(tǒng)并行必然涉及到對(duì)賬的問題，增加了系統(tǒng)切換的難度。
另外，與其他實(shí)施階段一樣，“人”的作用對(duì)系統(tǒng)切換的成功極端重要。首先是“高層”的指揮和組織作用。以泰康人壽保險(xiǎn)股份有限公司成功實(shí)施用友ERP軟件的經(jīng)驗(yàn)來說，這是最為重要的。從一開始，泰康的領(lǐng)導(dǎo)班子就非常重視系統(tǒng)切換，為保證系統(tǒng)的順利切換，進(jìn)行了認(rèn)真的研究，要求所有部門都要把企業(yè)信息化工作當(dāng)作頭等大事來抓，它成為了企業(yè)一把手領(lǐng)導(dǎo)的各部門一把手工程。更進(jìn)一步，切換過程中，領(lǐng)導(dǎo)班子嚴(yán)格要求各部門按程序、按規(guī)范進(jìn)行操作，比如單據(jù)要求認(rèn)真填寫，仔細(xì)審核；要求錄入員在信息錄入時(shí)嚴(yán)格把關(guān)，確定準(zhǔn)確無誤后才能錄入。同時(shí)，對(duì)切換過程中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行了及時(shí)而必要的調(diào)整，從而度過了艱難的切換期，贏得了實(shí)施企業(yè)信息化的勝利。