1、財(cái)務(wù)常識(shí)
作為秘書應(yīng)具備一定的財(cái)務(wù)常識(shí)。在公司內(nèi)部，一般都設(shè)有財(cái)務(wù)部門，他們專門負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)方面的工作，除非你的上司直接負(fù)責(zé)這個(gè)部門，作為秘書沒有必要具備專門的會(huì)計(jì)知識(shí)。但是，為了讓上司在企業(yè)經(jīng)營過程中，掌握企業(yè)的經(jīng)營動(dòng)態(tài)，通過財(cái)務(wù)報(bào)表了解企業(yè)經(jīng)營狀況，因此，作為秘書對(duì)財(cái)務(wù)知識(shí)多少要有些了解。上司通過財(cái)務(wù)報(bào)表知道企業(yè)的實(shí)際狀況，預(yù)測(cè)企業(yè)的未來，如發(fā)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營不景氣，就可以采取措施降低費(fèi)用，從這個(gè)意義上來講，秘書具備一定的財(cái)務(wù)知識(shí)大有好處。
2、資產(chǎn)負(fù)責(zé)表和損益表
按我國目前的會(huì)計(jì)準(zhǔn)則，企業(yè)每月主要是上報(bào)資產(chǎn)負(fù)債表和損益表這兩個(gè)主要表格。
資產(chǎn)負(fù)債表主要是表現(xiàn)了資金的使用情況。通過看這份表，就知道企業(yè)的資產(chǎn)，有多少是庫存商品、有多少是固定資產(chǎn)，等等。通過了解各種資產(chǎn)結(jié)構(gòu)，就好把握如何調(diào)度資金以及在運(yùn)營過程中下一步應(yīng)采取的措施等。如果資產(chǎn)增長(zhǎng)幅度較大，就表示企業(yè)經(jīng)營狀況良好；相反，如果企業(yè)經(jīng)營狀況不理想的話，資產(chǎn)就不會(huì)有什么增長(zhǎng)；如果出現(xiàn)資產(chǎn)減少的情況，那不僅是增增減減的問題了，那就要采取相應(yīng)的措施，重新檢查公司運(yùn)營方針，在資金調(diào)度、投資方向和企業(yè)管理等方面進(jìn)行調(diào)整。
損益表主要是反映企業(yè)的盈利狀況。通過這份表，能了解企業(yè)在一定時(shí)期內(nèi)的“利潤(rùn)”情況。為了具體了解企業(yè)的利潤(rùn)情況，必須了解企業(yè)在這個(gè)時(shí)期的銷售收入和經(jīng)營費(fèi)用的情況，而這種狀況通過記錄經(jīng)營狀況的損益表上的營業(yè)收入、費(fèi)用、利息等指標(biāo)的對(duì)比，就能了解企業(yè)經(jīng)營的效率。通過損益表可以看企業(yè)收入的構(gòu)成，一般來說，營業(yè)收入增加的話，營業(yè)費(fèi)用和利潤(rùn)也會(huì)相應(yīng)增加。銷售收入與銷售進(jìn)價(jià)之間的比率，反映了企業(yè)成本的構(gòu)成。能從銷售費(fèi)用、一般管理費(fèi)用占總銷售收入的比重中，可以看出企業(yè)的負(fù)擔(dān)和經(jīng)營管理的水平來。
3、現(xiàn)金支出和報(bào)銷
秘書在日常工作中經(jīng)常要與財(cái)務(wù)部門打交道，如臨時(shí)購買辦公用品、招待客人、市內(nèi)交通費(fèi)和為上司報(bào)銷出差費(fèi)用等。由于辦公用品和市內(nèi)交通費(fèi)一般金額都不大，現(xiàn)在似乎都是個(gè)人先墊付，之后實(shí)報(bào)實(shí)銷。
當(dāng)然有時(shí)為接待客人也要預(yù)借些現(xiàn)金，這樣，事后就需報(bào)銷費(fèi)用，根據(jù)規(guī)定，一筆一筆地細(xì)算。作為秘書主要報(bào)銷工作，主要是要經(jīng)常替上司報(bào)銷差旅費(fèi)。
上司準(zhǔn)備出差時(shí)，應(yīng)根據(jù)上司出差目的地和時(shí)間的長(zhǎng)短，為上司做一個(gè)差旅費(fèi)預(yù)算，根據(jù)預(yù)算，填好借款單，向財(cái)務(wù)部門的負(fù)責(zé)人提出申請(qǐng)，在上司出發(fā)之前把現(xiàn)金準(zhǔn)備好。在作差旅費(fèi)預(yù)算時(shí)，主要是交通費(fèi)、住宿費(fèi)和出差補(bǔ)貼這幾項(xiàng)。出差補(bǔ)貼，公司一般都有現(xiàn)成的標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)職位高低，有各種不同的補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)。
上司出差回來后，秘書要代替上司報(bào)銷差旅費(fèi)。將上司所有出差票據(jù)整理好后，按財(cái)務(wù)部門指定的單據(jù)填好，分門別類地算出來，將報(bào)銷單交財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字。根據(jù)出差之前預(yù)借金額和出差發(fā)生的實(shí)際費(fèi)用，多退少補(bǔ)。
作為秘書應(yīng)具備一定的財(cái)務(wù)常識(shí)。在公司內(nèi)部，一般都設(shè)有財(cái)務(wù)部門，他們專門負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)方面的工作，除非你的上司直接負(fù)責(zé)這個(gè)部門，作為秘書沒有必要具備專門的會(huì)計(jì)知識(shí)。但是，為了讓上司在企業(yè)經(jīng)營過程中，掌握企業(yè)的經(jīng)營動(dòng)態(tài)，通過財(cái)務(wù)報(bào)表了解企業(yè)經(jīng)營狀況，因此，作為秘書對(duì)財(cái)務(wù)知識(shí)多少要有些了解。上司通過財(cái)務(wù)報(bào)表知道企業(yè)的實(shí)際狀況，預(yù)測(cè)企業(yè)的未來，如發(fā)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營不景氣，就可以采取措施降低費(fèi)用，從這個(gè)意義上來講，秘書具備一定的財(cái)務(wù)知識(shí)大有好處。
2、資產(chǎn)負(fù)責(zé)表和損益表
按我國目前的會(huì)計(jì)準(zhǔn)則，企業(yè)每月主要是上報(bào)資產(chǎn)負(fù)債表和損益表這兩個(gè)主要表格。
資產(chǎn)負(fù)債表主要是表現(xiàn)了資金的使用情況。通過看這份表，就知道企業(yè)的資產(chǎn)，有多少是庫存商品、有多少是固定資產(chǎn)，等等。通過了解各種資產(chǎn)結(jié)構(gòu)，就好把握如何調(diào)度資金以及在運(yùn)營過程中下一步應(yīng)采取的措施等。如果資產(chǎn)增長(zhǎng)幅度較大，就表示企業(yè)經(jīng)營狀況良好；相反，如果企業(yè)經(jīng)營狀況不理想的話，資產(chǎn)就不會(huì)有什么增長(zhǎng)；如果出現(xiàn)資產(chǎn)減少的情況，那不僅是增增減減的問題了，那就要采取相應(yīng)的措施，重新檢查公司運(yùn)營方針，在資金調(diào)度、投資方向和企業(yè)管理等方面進(jìn)行調(diào)整。
損益表主要是反映企業(yè)的盈利狀況。通過這份表，能了解企業(yè)在一定時(shí)期內(nèi)的“利潤(rùn)”情況。為了具體了解企業(yè)的利潤(rùn)情況，必須了解企業(yè)在這個(gè)時(shí)期的銷售收入和經(jīng)營費(fèi)用的情況，而這種狀況通過記錄經(jīng)營狀況的損益表上的營業(yè)收入、費(fèi)用、利息等指標(biāo)的對(duì)比，就能了解企業(yè)經(jīng)營的效率。通過損益表可以看企業(yè)收入的構(gòu)成，一般來說，營業(yè)收入增加的話，營業(yè)費(fèi)用和利潤(rùn)也會(huì)相應(yīng)增加。銷售收入與銷售進(jìn)價(jià)之間的比率，反映了企業(yè)成本的構(gòu)成。能從銷售費(fèi)用、一般管理費(fèi)用占總銷售收入的比重中，可以看出企業(yè)的負(fù)擔(dān)和經(jīng)營管理的水平來。
3、現(xiàn)金支出和報(bào)銷
秘書在日常工作中經(jīng)常要與財(cái)務(wù)部門打交道，如臨時(shí)購買辦公用品、招待客人、市內(nèi)交通費(fèi)和為上司報(bào)銷出差費(fèi)用等。由于辦公用品和市內(nèi)交通費(fèi)一般金額都不大，現(xiàn)在似乎都是個(gè)人先墊付，之后實(shí)報(bào)實(shí)銷。
當(dāng)然有時(shí)為接待客人也要預(yù)借些現(xiàn)金，這樣，事后就需報(bào)銷費(fèi)用，根據(jù)規(guī)定，一筆一筆地細(xì)算。作為秘書主要報(bào)銷工作，主要是要經(jīng)常替上司報(bào)銷差旅費(fèi)。
上司準(zhǔn)備出差時(shí)，應(yīng)根據(jù)上司出差目的地和時(shí)間的長(zhǎng)短，為上司做一個(gè)差旅費(fèi)預(yù)算，根據(jù)預(yù)算，填好借款單，向財(cái)務(wù)部門的負(fù)責(zé)人提出申請(qǐng)，在上司出發(fā)之前把現(xiàn)金準(zhǔn)備好。在作差旅費(fèi)預(yù)算時(shí)，主要是交通費(fèi)、住宿費(fèi)和出差補(bǔ)貼這幾項(xiàng)。出差補(bǔ)貼，公司一般都有現(xiàn)成的標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)職位高低，有各種不同的補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)。
上司出差回來后，秘書要代替上司報(bào)銷差旅費(fèi)。將上司所有出差票據(jù)整理好后，按財(cái)務(wù)部門指定的單據(jù)填好，分門別類地算出來，將報(bào)銷單交財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字。根據(jù)出差之前預(yù)借金額和出差發(fā)生的實(shí)際費(fèi)用，多退少補(bǔ)。