秘書要密切同領(lǐng)導(dǎo)的合作共事關(guān)系，做好輔助工作，必須研究相適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的特點。否則，你為他寫講話稿，他講不上口，不合口味。你寫的文件，他認(rèn)為不合他的文風(fēng);你安排的活動，不合他的興趣和要求;甚至你說話也同他說不到一起。這樣不僅搞不好同領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，而且很難履行職責(zé)，也發(fā)揮不好參謀助手作用。那么，秘書應(yīng)該如何適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的特點呢?
了解特點 適應(yīng)特點
每個領(lǐng)導(dǎo)都有自己不同的特點，秘書要通過觀察，了解領(lǐng)導(dǎo)的特點。一是要了解領(lǐng)導(dǎo)方式的特點。每個領(lǐng)導(dǎo)都有自己獨(dú)特的、習(xí)慣的領(lǐng)導(dǎo)方式，國外有的學(xué)者把領(lǐng)導(dǎo)方式分為四種: 發(fā)號施令式、叫賣式、協(xié)商式、民主參與式。秘書在安排活動、討論決策、布置工作、了解情況時，要注意適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)方式的特點。二是要了解領(lǐng)導(dǎo)作風(fēng)的特點。有的果斷、有魄力、敢于負(fù)責(zé)，有的謹(jǐn)慎、細(xì)致，甚至有點優(yōu)柔寡斷。有的深入基層，就地指導(dǎo)。有的下去主要是去發(fā)現(xiàn)問題，總結(jié)經(jīng)驗，回到機(jī)關(guān)開會指導(dǎo);有的領(lǐng)導(dǎo)辦事善于自己直接打電話和親自動手寫函，秘書就要做好登記備案;有的領(lǐng)導(dǎo)喜歡讓秘書辦些小事，秘書就要勤快一點;有的有強(qiáng)烈的競爭意識和進(jìn)取心，有的不愿冒尖，害怕出漏子，只求平安無事等等。三是要了解領(lǐng)導(dǎo)文風(fēng)的特點。領(lǐng)導(dǎo)的口語習(xí)慣在寫講話稿時要盡量適應(yīng)，有的領(lǐng)導(dǎo)在大會上講話喜歡條理清晰，秘書擬稿應(yīng)盡量眉目清楚，簡明扼要;有的領(lǐng)導(dǎo)喜歡講話生動具體，就事論理，秘書起草時應(yīng)多用實例;有的視力不佳，秘書的字要盡量寫大一點，筆劃清楚點;有的領(lǐng)導(dǎo)講話不愿用稿子，秘書要做好記錄，事后整理成文。有的領(lǐng)導(dǎo)喜歡材料通俗生動，有的要求觀點新穎、準(zhǔn)確，有的要求每個觀點都有"根據(jù)"，有的喜歡具體材料，有的反對具體事太多。秘書在為領(lǐng)導(dǎo)起草文件時，要注意適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的要求。四是要了解領(lǐng)導(dǎo)知識占有特點。文化高還是低，長于文科還是長于理科，有無古文修養(yǎng)，是否喜歡引經(jīng)據(jù)典，都要了解。對不懂古文的，不要在講話稿中引古語典故，一些生僻字，盡量在旁邊注音。五是要了解領(lǐng)導(dǎo)工作、生活特點。有的喜歡關(guān)起門來獨(dú)立思考，秘書要盡量不讓人去打擾，有的喜歡同大家議論，秘書應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖，找有關(guān)同志，議論風(fēng)生，集體探討;有的喜歡白天工作，有的喜歡晚上工作。秘書要注意改變自己的習(xí)慣，適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的生活規(guī)律，安排好工作和生活。六是要了解領(lǐng)導(dǎo)的興趣愛好。有的喜歡文藝，有的喜歡體育，有的喜歡跳舞，有的喜歡下棋，秘書要從有利于工作和領(lǐng)導(dǎo)休息出發(fā)，安排好有關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)活動。不要專揀領(lǐng)導(dǎo)不喜歡的活動，硬要安排領(lǐng)導(dǎo)參加。
研究特點 積極補(bǔ)償
任何特點，總是一分為二的。秘書對于領(lǐng)導(dǎo)的特點，要注意研究，揚(yáng)其長，補(bǔ)其短。這就是對領(lǐng)導(dǎo)特點的積極適應(yīng)，而不能消極適應(yīng)。具有果斷、干脆、負(fù)責(zé)作風(fēng)的領(lǐng)導(dǎo)，有時會失之過急、考慮不周，秘書要及時提醒，或適當(dāng)補(bǔ)充，避免決斷失誤;具有謹(jǐn)慎、過細(xì)作風(fēng)的領(lǐng)導(dǎo)，要注意提醒不要過于謹(jǐn)慎，延時誤事，造成損失;喜歡同秘書部門討論問題的領(lǐng)導(dǎo)，要注意提供情況和工作建議，各種不同意見都應(yīng)暢所欲言，知無不言，言無不盡;沒有同秘書部門平等討論習(xí)慣的領(lǐng)導(dǎo)，秘書部門要大量提供情況，提出經(jīng)過論證的成熟意見，不要提不成熟的意見。總之，不能消極地順應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)特點，而應(yīng)積極地補(bǔ)償領(lǐng)導(dǎo)的弱點，這樣才能有效地幫助領(lǐng)導(dǎo)，贏得信任，做好工作，決不可利用領(lǐng)導(dǎo)弱點以謀私，助長領(lǐng)導(dǎo)的弱點。
區(qū)別特點 搞好輔助
領(lǐng)導(dǎo)交代意圖具有不同特點，要區(qū)別情況，適應(yīng)各自的特點，落實領(lǐng)導(dǎo)意圖。比如，領(lǐng)導(dǎo)交代起草文電，特點大不一樣。有的領(lǐng)導(dǎo)觀點準(zhǔn)確，邏輯嚴(yán)密，幾乎是 “出口成章”，對這種領(lǐng)導(dǎo)，秘書應(yīng)當(dāng)快速作好記錄，注意把口語變成文字語言，逐條推敲觀點、論據(jù)，補(bǔ)充必要材料，使之更加嚴(yán)密，考慮文件的用法、題目。有的只交代意向，沒有具體觀點，這要靠秘書去收集有關(guān)資料，考慮謀篇布局，列出提綱經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審定后動筆。有的領(lǐng)導(dǎo)善于提出新觀點，但有時不夠精確、嚴(yán)密，對整個文件的內(nèi)容缺乏具體交代，秘書既要推敲領(lǐng)導(dǎo)的新觀點，又要收集材料，考慮結(jié)構(gòu)，然后動筆。有的領(lǐng)導(dǎo)在交代時，常愛長篇大論，有時甚至漫無邊際，秘書要善于捕捉領(lǐng)導(dǎo)的主要觀點和意圖，最后提出自己的看法，領(lǐng)導(dǎo)同意后，再集中收集資料，研究提綱，動手寫作。還有的領(lǐng)導(dǎo)，交代寫文件、講話稿只指方向，不講內(nèi)容，也不同秘書研究。在這種情況下，秘書就要下大功夫。秘書既不要因為領(lǐng)導(dǎo)交代不細(xì)而認(rèn)為 "領(lǐng)導(dǎo)沒水平"，有怨氣，也不要因領(lǐng)導(dǎo)交代過細(xì)而認(rèn)為 "婆婆媽媽"而厭煩;要適應(yīng)各自的特點做好輔助工作，克盡職責(zé)。除在交待寫文件時領(lǐng)導(dǎo)各有特點外，在指導(dǎo)調(diào)查研究、布置工作、聽取匯報、閱讀文件以及生活事務(wù)方面，領(lǐng)導(dǎo)都有各自的特點。秘書應(yīng)當(dāng)區(qū)別特點，搞好輔助。
了解特點 適應(yīng)特點
每個領(lǐng)導(dǎo)都有自己不同的特點，秘書要通過觀察，了解領(lǐng)導(dǎo)的特點。一是要了解領(lǐng)導(dǎo)方式的特點。每個領(lǐng)導(dǎo)都有自己獨(dú)特的、習(xí)慣的領(lǐng)導(dǎo)方式，國外有的學(xué)者把領(lǐng)導(dǎo)方式分為四種: 發(fā)號施令式、叫賣式、協(xié)商式、民主參與式。秘書在安排活動、討論決策、布置工作、了解情況時，要注意適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)方式的特點。二是要了解領(lǐng)導(dǎo)作風(fēng)的特點。有的果斷、有魄力、敢于負(fù)責(zé)，有的謹(jǐn)慎、細(xì)致，甚至有點優(yōu)柔寡斷。有的深入基層，就地指導(dǎo)。有的下去主要是去發(fā)現(xiàn)問題，總結(jié)經(jīng)驗，回到機(jī)關(guān)開會指導(dǎo);有的領(lǐng)導(dǎo)辦事善于自己直接打電話和親自動手寫函，秘書就要做好登記備案;有的領(lǐng)導(dǎo)喜歡讓秘書辦些小事，秘書就要勤快一點;有的有強(qiáng)烈的競爭意識和進(jìn)取心，有的不愿冒尖，害怕出漏子，只求平安無事等等。三是要了解領(lǐng)導(dǎo)文風(fēng)的特點。領(lǐng)導(dǎo)的口語習(xí)慣在寫講話稿時要盡量適應(yīng)，有的領(lǐng)導(dǎo)在大會上講話喜歡條理清晰，秘書擬稿應(yīng)盡量眉目清楚，簡明扼要;有的領(lǐng)導(dǎo)喜歡講話生動具體，就事論理，秘書起草時應(yīng)多用實例;有的視力不佳，秘書的字要盡量寫大一點，筆劃清楚點;有的領(lǐng)導(dǎo)講話不愿用稿子，秘書要做好記錄，事后整理成文。有的領(lǐng)導(dǎo)喜歡材料通俗生動，有的要求觀點新穎、準(zhǔn)確，有的要求每個觀點都有"根據(jù)"，有的喜歡具體材料，有的反對具體事太多。秘書在為領(lǐng)導(dǎo)起草文件時，要注意適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的要求。四是要了解領(lǐng)導(dǎo)知識占有特點。文化高還是低，長于文科還是長于理科，有無古文修養(yǎng)，是否喜歡引經(jīng)據(jù)典，都要了解。對不懂古文的，不要在講話稿中引古語典故，一些生僻字，盡量在旁邊注音。五是要了解領(lǐng)導(dǎo)工作、生活特點。有的喜歡關(guān)起門來獨(dú)立思考，秘書要盡量不讓人去打擾，有的喜歡同大家議論，秘書應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖，找有關(guān)同志，議論風(fēng)生，集體探討;有的喜歡白天工作，有的喜歡晚上工作。秘書要注意改變自己的習(xí)慣，適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的生活規(guī)律，安排好工作和生活。六是要了解領(lǐng)導(dǎo)的興趣愛好。有的喜歡文藝，有的喜歡體育，有的喜歡跳舞，有的喜歡下棋，秘書要從有利于工作和領(lǐng)導(dǎo)休息出發(fā)，安排好有關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)活動。不要專揀領(lǐng)導(dǎo)不喜歡的活動，硬要安排領(lǐng)導(dǎo)參加。
研究特點 積極補(bǔ)償
任何特點，總是一分為二的。秘書對于領(lǐng)導(dǎo)的特點，要注意研究，揚(yáng)其長，補(bǔ)其短。這就是對領(lǐng)導(dǎo)特點的積極適應(yīng)，而不能消極適應(yīng)。具有果斷、干脆、負(fù)責(zé)作風(fēng)的領(lǐng)導(dǎo)，有時會失之過急、考慮不周，秘書要及時提醒，或適當(dāng)補(bǔ)充，避免決斷失誤;具有謹(jǐn)慎、過細(xì)作風(fēng)的領(lǐng)導(dǎo)，要注意提醒不要過于謹(jǐn)慎，延時誤事，造成損失;喜歡同秘書部門討論問題的領(lǐng)導(dǎo)，要注意提供情況和工作建議，各種不同意見都應(yīng)暢所欲言，知無不言，言無不盡;沒有同秘書部門平等討論習(xí)慣的領(lǐng)導(dǎo)，秘書部門要大量提供情況，提出經(jīng)過論證的成熟意見，不要提不成熟的意見。總之，不能消極地順應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)特點，而應(yīng)積極地補(bǔ)償領(lǐng)導(dǎo)的弱點，這樣才能有效地幫助領(lǐng)導(dǎo)，贏得信任，做好工作，決不可利用領(lǐng)導(dǎo)弱點以謀私，助長領(lǐng)導(dǎo)的弱點。
區(qū)別特點 搞好輔助
領(lǐng)導(dǎo)交代意圖具有不同特點，要區(qū)別情況，適應(yīng)各自的特點，落實領(lǐng)導(dǎo)意圖。比如，領(lǐng)導(dǎo)交代起草文電，特點大不一樣。有的領(lǐng)導(dǎo)觀點準(zhǔn)確，邏輯嚴(yán)密，幾乎是 “出口成章”，對這種領(lǐng)導(dǎo)，秘書應(yīng)當(dāng)快速作好記錄，注意把口語變成文字語言，逐條推敲觀點、論據(jù)，補(bǔ)充必要材料，使之更加嚴(yán)密，考慮文件的用法、題目。有的只交代意向，沒有具體觀點，這要靠秘書去收集有關(guān)資料，考慮謀篇布局，列出提綱經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審定后動筆。有的領(lǐng)導(dǎo)善于提出新觀點，但有時不夠精確、嚴(yán)密，對整個文件的內(nèi)容缺乏具體交代，秘書既要推敲領(lǐng)導(dǎo)的新觀點，又要收集材料，考慮結(jié)構(gòu)，然后動筆。有的領(lǐng)導(dǎo)在交代時，常愛長篇大論，有時甚至漫無邊際，秘書要善于捕捉領(lǐng)導(dǎo)的主要觀點和意圖，最后提出自己的看法，領(lǐng)導(dǎo)同意后，再集中收集資料，研究提綱，動手寫作。還有的領(lǐng)導(dǎo)，交代寫文件、講話稿只指方向，不講內(nèi)容，也不同秘書研究。在這種情況下，秘書就要下大功夫。秘書既不要因為領(lǐng)導(dǎo)交代不細(xì)而認(rèn)為 "領(lǐng)導(dǎo)沒水平"，有怨氣，也不要因領(lǐng)導(dǎo)交代過細(xì)而認(rèn)為 "婆婆媽媽"而厭煩;要適應(yīng)各自的特點做好輔助工作，克盡職責(zé)。除在交待寫文件時領(lǐng)導(dǎo)各有特點外，在指導(dǎo)調(diào)查研究、布置工作、聽取匯報、閱讀文件以及生活事務(wù)方面，領(lǐng)導(dǎo)都有各自的特點。秘書應(yīng)當(dāng)區(qū)別特點，搞好輔助。