考點(diǎn)5 建立表結(jié)構(gòu)
建立表結(jié)構(gòu)有3種方法，一是在“數(shù)據(jù)表”視圖中直接在字段名處輸入字段名；二是使用“設(shè)計(jì)”視圖；三是通過(guò)“表間導(dǎo)”創(chuàng)建表結(jié)構(gòu)。
1使用“數(shù)據(jù)表”視圖
（1）如果還沒(méi)有切換到“數(shù)據(jù)庫(kù)”窗口，可以按[Fl1]鍵從其他窗口切換到數(shù)據(jù)庫(kù)窗口。
（2）請(qǐng)單擊“對(duì)象”下的“表” ，然后單擊“數(shù)據(jù)庫(kù)”窗口工具欄上的“新建”按鈕。
（3）雙擊“數(shù)據(jù)表視圖”選項(xiàng)，將顯示一個(gè)空數(shù)據(jù)表。
（4）重新命名要使用的每一列：請(qǐng)雙擊列名，鍵入列的名稱，命名方式必須符合Access的對(duì)象命名規(guī)則，然后再按Enter鍵。
（5）隨時(shí)可以插入新的列：?jiǎn)螕粢谄溆疫叢迦胄铝械牧?，然后單擊“插入”菜單中的“列”命令。按步驟4中的說(shuō)明重新命名列的名稱。
（6）在數(shù)據(jù)表中輸入數(shù)據(jù)。
將每種數(shù)據(jù)輸入到相應(yīng)的列中（在Access中，每一列稱作一個(gè)字段）。例如，如果正在輸入姓名，將名輸入在名的字段中，而將姓輸入在另一個(gè)不同的字段中。如果輸入的是日期、時(shí)間或數(shù)字，請(qǐng)輸入一致的格式，這樣Access能為字段創(chuàng)建適當(dāng)?shù)臄?shù)據(jù)類型及顯示格式。在保存數(shù)據(jù)表時(shí)，將刪除任何空字段。
（7）在已經(jīng)將數(shù)據(jù)輸入到所有要使用的列后，單擊工具欄上的“保存”按鈕來(lái)保存數(shù)據(jù)表。
（8）在保存表時(shí)，Access將詢問(wèn)是否要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)主鍵。如果還沒(méi)有輸入能標(biāo)識(shí)表中每一行的數(shù)據(jù)，如零件編號(hào)或ID編號(hào)，它將建議選擇“是”。如果已經(jīng)輸入能標(biāo)識(shí)每一行的數(shù)據(jù)，可以指定此字段為主鍵。
注意：除了重新命名及插入列外，在保存新建數(shù)據(jù)表之前或之后，也可以隨時(shí)刪除列或重新排序列的順序。
2使用“設(shè)計(jì)”視圖
（1）雙擊“設(shè)計(jì)器創(chuàng)建表”，打開(kāi)表“設(shè)計(jì)”視圖。
（2）在“字段名稱”中輸入需要的字段名，在“字段類型”中選擇適當(dāng)?shù)臄?shù)據(jù)類型。
（3）定義完全部字段后，設(shè)置一個(gè)字段為主鍵。
（4）單擊工具欄上的“保存”按鈕，這時(shí)出現(xiàn)“另存為”對(duì)話框。
（5）在“另存為”對(duì)話框中的“表名稱”中輸入表的名稱。
（6）單擊“確定”按鈕。
3使用“表向?qū)А?BR> （1）如果還沒(méi)有切換到“數(shù)據(jù)庫(kù)”窗口，可以按[Fll]鍵從其他窗口切換到數(shù)據(jù)庫(kù)窗口。
（2）請(qǐng)單擊“對(duì)象”下的“表” ，然后單擊“數(shù)據(jù)庫(kù)”窗口工具欄上的“新建”按鈕。
（3）雙擊“表向?qū)А边x項(xiàng)。
（4）按照“表向?qū)А睂?duì)話框中的提示進(jìn)行操作。
如果要修改或擴(kuò)展結(jié)果表，在使用完表向?qū)Ш螅梢栽凇霸O(shè)計(jì)”視圖中進(jìn)行修改或擴(kuò)展操作。
考點(diǎn)6 向表中輸入數(shù)據(jù)
在建立了表結(jié)構(gòu)之后，就可以向表中輸入數(shù)據(jù)了。向表中輸入數(shù)據(jù)就好像在一張空白表格內(nèi)填寫內(nèi)容一樣簡(jiǎn)單。在Access中，可以利用“數(shù)據(jù)表”視圖直接輸入數(shù)據(jù)，也可以利用已有的表。
考點(diǎn)7 字段屬性的設(shè)置
表中每個(gè)字段都有一系列的屬性描述。字段的屬性表示字段所具有的特性，不同的字段類型有不同的屬性，當(dāng)選擇某一字段時(shí)，“設(shè)計(jì)”視圖下部的“字段屬性”區(qū)就會(huì)依次顯示出該字段的相應(yīng)屬性。
1字段大小
通過(guò)“字段大小”屬性，可以控制字段使用的空間大小。該屬性只適用于數(shù)據(jù)類型為“文本”或“數(shù)字”的字段。對(duì)于一個(gè)“文本”類型的字段，其字段大小的取值范圍是0~255，默認(rèn)為50，可以在該屬性框中輸入取值范圍內(nèi)的整數(shù)；對(duì)于一個(gè)“數(shù)字”型的字段，可以單擊“字段大小”屬性框，然后單擊右側(cè)的向下箭頭按鈕，并從下拉列表中選擇一種類型。
2格式
“格式”屬性用來(lái)決定數(shù)據(jù)的打印方式和屏幕顯示方式。不同數(shù)據(jù)類型的字段，其格式選擇有所不同。
3默認(rèn)值
“默認(rèn)值”是一個(gè)十分有用的屬性。在一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)中，往往會(huì)有一些字段的數(shù)據(jù)內(nèi)容相同或含有相同的部分。例如：性別字段只有“男”和“女”兩種，這種情況就可以設(shè)置一個(gè)默認(rèn)值。
4有效性規(guī)則
“有效性規(guī)則”是Access中另一個(gè)非常有用的屬性，利用該屬性可以防止非法數(shù)據(jù)輸入到表中。有效性規(guī)則的形式及設(shè)置目的隨字段的數(shù)據(jù)類型不同而不同。對(duì)“文本”類型字段，可以設(shè)置輸入的字符個(gè)數(shù)不能超過(guò)某一個(gè)值；對(duì)“數(shù)字”類型字段，可以讓Access只接受一定范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)；對(duì)“日期／時(shí)間”類型的字段，可以將數(shù)值限制在一定的月份或年份以內(nèi)。
5輸入掩碼
在輸入數(shù)據(jù)時(shí)，如果希望輸入的格式標(biāo)準(zhǔn)保持一致，或希望檢查輸入時(shí)的錯(cuò)誤，可以使用Access提供的“輸入掩碼向?qū)А眮?lái)設(shè)置一個(gè)輸入掩碼對(duì)于大多數(shù)數(shù)據(jù)類型，都可以定義一個(gè)輸入掩碼。
建立表結(jié)構(gòu)有3種方法，一是在“數(shù)據(jù)表”視圖中直接在字段名處輸入字段名；二是使用“設(shè)計(jì)”視圖；三是通過(guò)“表間導(dǎo)”創(chuàng)建表結(jié)構(gòu)。
1使用“數(shù)據(jù)表”視圖
（1）如果還沒(méi)有切換到“數(shù)據(jù)庫(kù)”窗口，可以按[Fl1]鍵從其他窗口切換到數(shù)據(jù)庫(kù)窗口。
（2）請(qǐng)單擊“對(duì)象”下的“表” ，然后單擊“數(shù)據(jù)庫(kù)”窗口工具欄上的“新建”按鈕。
（3）雙擊“數(shù)據(jù)表視圖”選項(xiàng)，將顯示一個(gè)空數(shù)據(jù)表。
（4）重新命名要使用的每一列：請(qǐng)雙擊列名，鍵入列的名稱，命名方式必須符合Access的對(duì)象命名規(guī)則，然后再按Enter鍵。
（5）隨時(shí)可以插入新的列：?jiǎn)螕粢谄溆疫叢迦胄铝械牧?，然后單擊“插入”菜單中的“列”命令。按步驟4中的說(shuō)明重新命名列的名稱。
（6）在數(shù)據(jù)表中輸入數(shù)據(jù)。
將每種數(shù)據(jù)輸入到相應(yīng)的列中（在Access中，每一列稱作一個(gè)字段）。例如，如果正在輸入姓名，將名輸入在名的字段中，而將姓輸入在另一個(gè)不同的字段中。如果輸入的是日期、時(shí)間或數(shù)字，請(qǐng)輸入一致的格式，這樣Access能為字段創(chuàng)建適當(dāng)?shù)臄?shù)據(jù)類型及顯示格式。在保存數(shù)據(jù)表時(shí)，將刪除任何空字段。
（7）在已經(jīng)將數(shù)據(jù)輸入到所有要使用的列后，單擊工具欄上的“保存”按鈕來(lái)保存數(shù)據(jù)表。
（8）在保存表時(shí)，Access將詢問(wèn)是否要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)主鍵。如果還沒(méi)有輸入能標(biāo)識(shí)表中每一行的數(shù)據(jù)，如零件編號(hào)或ID編號(hào)，它將建議選擇“是”。如果已經(jīng)輸入能標(biāo)識(shí)每一行的數(shù)據(jù)，可以指定此字段為主鍵。
注意：除了重新命名及插入列外，在保存新建數(shù)據(jù)表之前或之后，也可以隨時(shí)刪除列或重新排序列的順序。
2使用“設(shè)計(jì)”視圖
（1）雙擊“設(shè)計(jì)器創(chuàng)建表”，打開(kāi)表“設(shè)計(jì)”視圖。
（2）在“字段名稱”中輸入需要的字段名，在“字段類型”中選擇適當(dāng)?shù)臄?shù)據(jù)類型。
（3）定義完全部字段后，設(shè)置一個(gè)字段為主鍵。
（4）單擊工具欄上的“保存”按鈕，這時(shí)出現(xiàn)“另存為”對(duì)話框。
（5）在“另存為”對(duì)話框中的“表名稱”中輸入表的名稱。
（6）單擊“確定”按鈕。
3使用“表向?qū)А?BR> （1）如果還沒(méi)有切換到“數(shù)據(jù)庫(kù)”窗口，可以按[Fll]鍵從其他窗口切換到數(shù)據(jù)庫(kù)窗口。
（2）請(qǐng)單擊“對(duì)象”下的“表” ，然后單擊“數(shù)據(jù)庫(kù)”窗口工具欄上的“新建”按鈕。
（3）雙擊“表向?qū)А边x項(xiàng)。
（4）按照“表向?qū)А睂?duì)話框中的提示進(jìn)行操作。
如果要修改或擴(kuò)展結(jié)果表，在使用完表向?qū)Ш螅梢栽凇霸O(shè)計(jì)”視圖中進(jìn)行修改或擴(kuò)展操作。
考點(diǎn)6 向表中輸入數(shù)據(jù)
在建立了表結(jié)構(gòu)之后，就可以向表中輸入數(shù)據(jù)了。向表中輸入數(shù)據(jù)就好像在一張空白表格內(nèi)填寫內(nèi)容一樣簡(jiǎn)單。在Access中，可以利用“數(shù)據(jù)表”視圖直接輸入數(shù)據(jù)，也可以利用已有的表。
考點(diǎn)7 字段屬性的設(shè)置
表中每個(gè)字段都有一系列的屬性描述。字段的屬性表示字段所具有的特性，不同的字段類型有不同的屬性，當(dāng)選擇某一字段時(shí)，“設(shè)計(jì)”視圖下部的“字段屬性”區(qū)就會(huì)依次顯示出該字段的相應(yīng)屬性。
1字段大小
通過(guò)“字段大小”屬性，可以控制字段使用的空間大小。該屬性只適用于數(shù)據(jù)類型為“文本”或“數(shù)字”的字段。對(duì)于一個(gè)“文本”類型的字段，其字段大小的取值范圍是0~255，默認(rèn)為50，可以在該屬性框中輸入取值范圍內(nèi)的整數(shù)；對(duì)于一個(gè)“數(shù)字”型的字段，可以單擊“字段大小”屬性框，然后單擊右側(cè)的向下箭頭按鈕，并從下拉列表中選擇一種類型。
2格式
“格式”屬性用來(lái)決定數(shù)據(jù)的打印方式和屏幕顯示方式。不同數(shù)據(jù)類型的字段，其格式選擇有所不同。
3默認(rèn)值
“默認(rèn)值”是一個(gè)十分有用的屬性。在一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)中，往往會(huì)有一些字段的數(shù)據(jù)內(nèi)容相同或含有相同的部分。例如：性別字段只有“男”和“女”兩種，這種情況就可以設(shè)置一個(gè)默認(rèn)值。
4有效性規(guī)則
“有效性規(guī)則”是Access中另一個(gè)非常有用的屬性，利用該屬性可以防止非法數(shù)據(jù)輸入到表中。有效性規(guī)則的形式及設(shè)置目的隨字段的數(shù)據(jù)類型不同而不同。對(duì)“文本”類型字段，可以設(shè)置輸入的字符個(gè)數(shù)不能超過(guò)某一個(gè)值；對(duì)“數(shù)字”類型字段，可以讓Access只接受一定范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)；對(duì)“日期／時(shí)間”類型的字段，可以將數(shù)值限制在一定的月份或年份以內(nèi)。
5輸入掩碼
在輸入數(shù)據(jù)時(shí)，如果希望輸入的格式標(biāo)準(zhǔn)保持一致，或希望檢查輸入時(shí)的錯(cuò)誤，可以使用Access提供的“輸入掩碼向?qū)А眮?lái)設(shè)置一個(gè)輸入掩碼對(duì)于大多數(shù)數(shù)據(jù)類型，都可以定義一個(gè)輸入掩碼。