收集資料是為保存它們的情報價值，而不是為了收集而收集。所以，存放資料時，編排的方法很重要，要保證這些資料容易檢索，當然，也要便于保管。
1．使用文件夾
過去保存資料都是用打孔機將資料裝訂成厚厚的一冊。這種形式適用于同一類資料和每天都固定的資料，放在書架上，易于查找。
但是，如果將資料裝訂成厚厚的一冊，要找自己所需的資料時，就不那么容易，需要耗費一定的時間，而且也不便于攜帶。
目前，各公司從節(jié)省空間和經(jīng)費的立場出發(fā)，認識到毀棄沒有價值的資料的重要性，開始普遍采用文件夾保存資料。這種方式分類清楚，易于查找，沒有價值的資料可以及時毀棄，需要存檔的及時存檔。
使用文件夾保存資料，可以把每一個文件夾都整齊并排地放在文件柜里或者辦公桌的右下方的抽屜里，這種方式叫做文件柜式或垂直式保存法。
2．文具
（1）文件夾一般是用硬殼紙對折而成的。在對折處上寫上資料的名稱或類別。文件夾一般是茶色的，不過市面上也出售其他顏色的文件夾。
（2）文件分類一般只分大類和中類，用硬紙板將不同類別的文件分開，對于各類文件夾要標明它們的區(qū)間位置。
（3）使用文件夾保存資料，一般就不用鐵釘來裝訂，但各種票據(jù)、日報及簡報仍可以用鐵釘裝訂。
（4）資料標簽要貼在文件夾上，不同類別的資料要用不同顏色的標簽，這樣就便于查找，不容易搞混。
3．文件夾的排列方法
（1）文件夾在文件柜里要按從右到左的原則排列；
（2）文件夾一般是16開，如果資料大于這個尺寸，就將資料對折起來放進去；
（3）文件夾原則上不裝訂，但對需裝訂的資料一定要從它的左上角對齊裝訂，否則看不清這些資料里面的頁數(shù)；
（4）如果資料需要折起來，就要從正面往背面折。如果折成兩折還不好放，再將外面的那一半對折一次。
4．寫標簽的方法
采用文件夾保存資料的優(yōu)點是，一個文件夾一個內(nèi)容，分門別類，使資料內(nèi)容盡可能細分下去，這樣不僅容易檢索，而且毀棄方便。所以，不要寫“xx內(nèi)容冊”這種比較籠統(tǒng)的標簽。
（1）標題簡單明了，不要附帶各種說明，資料內(nèi)容是什么就寫什么。
（2）根據(jù)來往的具體對象對資料進行分類，不要寫成“往來書信A”、“往來書信B”的形式。
（3）如果資料內(nèi)容與具體人或者公司沒有關(guān)系，可以根據(jù)資料內(nèi)容本身的性質(zhì)進行分類。如出差總結(jié)報告、人事科簡報、起訴書、各種規(guī)章制度等。
（4）綜合性文件夾。這主要是一些臨時性資料，還不能最后進行分類，但內(nèi)容都很重要。
以上4種文件夾，不管是哪一類都要保持清潔整齊，特別是綜合性文件夾，還要經(jīng)常傳閱。
1．使用文件夾
過去保存資料都是用打孔機將資料裝訂成厚厚的一冊。這種形式適用于同一類資料和每天都固定的資料，放在書架上，易于查找。
但是，如果將資料裝訂成厚厚的一冊，要找自己所需的資料時，就不那么容易，需要耗費一定的時間，而且也不便于攜帶。
目前，各公司從節(jié)省空間和經(jīng)費的立場出發(fā)，認識到毀棄沒有價值的資料的重要性，開始普遍采用文件夾保存資料。這種方式分類清楚，易于查找，沒有價值的資料可以及時毀棄，需要存檔的及時存檔。
使用文件夾保存資料，可以把每一個文件夾都整齊并排地放在文件柜里或者辦公桌的右下方的抽屜里，這種方式叫做文件柜式或垂直式保存法。
2．文具
（1）文件夾一般是用硬殼紙對折而成的。在對折處上寫上資料的名稱或類別。文件夾一般是茶色的，不過市面上也出售其他顏色的文件夾。
（2）文件分類一般只分大類和中類，用硬紙板將不同類別的文件分開，對于各類文件夾要標明它們的區(qū)間位置。
（3）使用文件夾保存資料，一般就不用鐵釘來裝訂，但各種票據(jù)、日報及簡報仍可以用鐵釘裝訂。
（4）資料標簽要貼在文件夾上，不同類別的資料要用不同顏色的標簽，這樣就便于查找，不容易搞混。
3．文件夾的排列方法
（1）文件夾在文件柜里要按從右到左的原則排列；
（2）文件夾一般是16開，如果資料大于這個尺寸，就將資料對折起來放進去；
（3）文件夾原則上不裝訂，但對需裝訂的資料一定要從它的左上角對齊裝訂，否則看不清這些資料里面的頁數(shù)；
（4）如果資料需要折起來，就要從正面往背面折。如果折成兩折還不好放，再將外面的那一半對折一次。
4．寫標簽的方法
采用文件夾保存資料的優(yōu)點是，一個文件夾一個內(nèi)容，分門別類，使資料內(nèi)容盡可能細分下去，這樣不僅容易檢索，而且毀棄方便。所以，不要寫“xx內(nèi)容冊”這種比較籠統(tǒng)的標簽。
（1）標題簡單明了，不要附帶各種說明，資料內(nèi)容是什么就寫什么。
（2）根據(jù)來往的具體對象對資料進行分類，不要寫成“往來書信A”、“往來書信B”的形式。
（3）如果資料內(nèi)容與具體人或者公司沒有關(guān)系，可以根據(jù)資料內(nèi)容本身的性質(zhì)進行分類。如出差總結(jié)報告、人事科簡報、起訴書、各種規(guī)章制度等。
（4）綜合性文件夾。這主要是一些臨時性資料，還不能最后進行分類，但內(nèi)容都很重要。
以上4種文件夾，不管是哪一類都要保持清潔整齊，特別是綜合性文件夾，還要經(jīng)常傳閱。