第二單元饋效考評數(shù)據(jù)的處理
【學(xué)習(xí)目標(biāo)】
通過學(xué)習(xí)，掌握績效考評材料的印制以及考評數(shù)據(jù)的收集、分類、記錄、統(tǒng)計(jì)、保存的方法和技術(shù)。
【能力要求】
考評數(shù)據(jù)的處理就是對所采集到的績效考評數(shù)據(jù)進(jìn)行整理、匯總、分類、統(tǒng)計(jì)、保存的過程。考評數(shù)據(jù)的處理可以采用兩種形式，即手工處理和計(jì)算機(jī)處理。
一、表格的設(shè)計(jì)與發(fā)放
無論怎樣處理采集到的考評數(shù)據(jù)，都需要預(yù)先設(shè)計(jì)績效考評使用的各種表格。各個(gè)企業(yè)所采用的考評表格沒有統(tǒng)一的形式，繁簡不一，有些表格簡列各項(xiàng)考評因素和幾個(gè)空格由主管圈選，有些則需由主管和下屬共同設(shè)計(jì)商定。表格的形式并無嚴(yán)格要求，只要達(dá)到考評目的，簡潔適用就可以。表格的設(shè)計(jì)應(yīng)盡可能一目了然，表格中的文字也應(yīng)準(zhǔn)確清晰，像“可靠性”“責(zé)任感”“優(yōu)良”等字眼都不夠明確，容易使主管與下屬產(chǎn)生誤解。
所有的考評表格都應(yīng)該包括考評要素和考評指標(biāo)體系，以及考評應(yīng)達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)。具有這些條件的考評表才能把對員工的期望表達(dá)清楚，使主管與下屬對工作及問題的認(rèn)識趨于一致。設(shè)計(jì)完成后，應(yīng)按照考評的對象，根據(jù)實(shí)際需要印制一定數(shù)量的考評表格，再發(fā)給有關(guān)人員。本章附件中所列出的績效管理統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為第一節(jié)第二單元“某餐飲股份有限公司員工績效管理的暫行規(guī)定。<草案)”中所設(shè)計(jì)的專用表格，可供讀者參考。
二、收集考評數(shù)據(jù)記錄
實(shí)施績效考評評估應(yīng)該搜集各種有關(guān)的數(shù)據(jù)資料．以便對員工做出正確而全面的評價(jià)，如果未能做到這一點(diǎn)，就只能憑模糊’的記憶來評判。因此，人力資源部門設(shè)計(jì)印制的各種對部門和員工績效進(jìn)行考評的相關(guān)表格。應(yīng)明確規(guī)定填報(bào)考評表格的時(shí)間。人力資源部在發(fā)出表格后，如果在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)仍未能收齊考評數(shù)據(jù)記錄，則應(yīng)與部門負(fù)責(zé)人聯(lián)系，以確?？荚u工作的順利進(jìn)行?？荚u工作的延誤可能是由于部門負(fù)責(zé)人工作非常繁忙，沒有時(shí)間交考評表，也有可能還有其他原因。因此，在考評期限前，應(yīng)及時(shí)了解考評的進(jìn)度情況，與各負(fù)責(zé)考評的有關(guān)人員進(jìn)行溝通，要求其按時(shí)完成本階段的考評工作。
三、考評數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)
收齊各種考評表之后，應(yīng)根據(jù)績效考評的要求，將員工考評結(jié)果進(jìn)行分類整理，要確保數(shù)據(jù)檢驗(yàn)的正確性。在對數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)之前進(jìn)行以下的檢驗(yàn)：
1．識別信息檢驗(yàn)，如崗位名稱與員工姓名是否正確，與實(shí)際相符；員工名單是否有遺漏等。
2．考評程序與方法合理性的檢驗(yàn)。
3．考評數(shù)據(jù)的信度檢驗(yàn)。
4．考評數(shù)據(jù)的效度檢驗(yàn)。
四、數(shù)據(jù)的計(jì)算機(jī)處理
如果數(shù)據(jù)少、簡單，可用手工處理；數(shù)據(jù)多、復(fù)雜，則用計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理，即把各種考評數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，報(bào)據(jù)需要調(diào)用。按考評數(shù)據(jù)的情況，利用計(jì)算機(jī)選擇或設(shè)計(jì)統(tǒng)計(jì)軟件表格，用于存儲(chǔ)有關(guān)資料和數(shù)據(jù)?？荚u數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)至少包括以下項(xiàng)目：員工編號、部門、人數(shù)、考評類別、考評分?jǐn)?shù)、考評項(xiàng)目等。重要的是給文檔起一個(gè)文件名以易識別?？梢杂脪呙鑳x把原始數(shù)據(jù)輸入到計(jì)算機(jī)歸類系統(tǒng)中，使用掃描儀可以解決用大量時(shí)間輸入和校對資料的問題。為確保考評資料的保密性，應(yīng)設(shè)立密碼。當(dāng)考評數(shù)據(jù)資料存儲(chǔ)在磁盤上時(shí)，制作備份是非常重要的。
五、考評數(shù)據(jù)的保存
考評數(shù)據(jù)的保存應(yīng)該滿足考評工作的要求，根據(jù)需要能迅速檢索，及時(shí)調(diào)用，這對考評工作的有效運(yùn)作是至關(guān)重要的。如果你的辦公桌上堆滿了許多文件，當(dāng)需要查找某個(gè)數(shù)據(jù)時(shí)，可能要花費(fèi)大量時(shí)間，因此，在處理考評數(shù)據(jù)時(shí)，應(yīng)當(dāng)建立檢索目錄，并定期進(jìn)行歸類整理。按類歸檔、存檔的考評數(shù)據(jù)更易查找使用。
六、文檔的保管
考評數(shù)據(jù)和資料必須保存一定時(shí)間，以滿足企業(yè)人力資源管理的需要。至于時(shí)間的長短，可根據(jù)各個(gè)單位的需求有所不同。每個(gè)單位應(yīng)有保留數(shù)據(jù)的規(guī)定，統(tǒng)計(jì)的信息必須保留到統(tǒng)計(jì)匯總?cè)〉昧苏_的結(jié)果。每年要對所存儲(chǔ)的考評數(shù)據(jù)和資料進(jìn)行一次全面的檢查，識別出哪些是要保留的資料，哪些是沒有保留價(jià)值應(yīng)當(dāng)清理的資料。員工的考評數(shù)據(jù)和資料，必須注意保密。有些企業(yè)還有供各個(gè)部門公共使用的中央人事檔案庫，集中保管考評數(shù)據(jù)資料，有些企業(yè)采用各部門保管考評數(shù)據(jù)資料的方式，而有些企業(yè)同時(shí)采用上述兩種存儲(chǔ)考評資料的方式。
(一)集中歸檔的優(yōu)點(diǎn)與不足
1．優(yōu)點(diǎn)
(1)可以避免考評資料的重復(fù)；
(2)只需要一種存檔程序；
(3)工作人員能提供質(zhì)量更好的服務(wù)；
(4)不會(huì)出現(xiàn)積壓、等待歸檔的考評資料。
2．不足
(1)不同部門可能會(huì)需要某些考評記錄，導(dǎo)致這些記錄必須復(fù)制；
(2)一種歸檔制度不能滿足各部門的需求。
(二)考評文檔的分類管理
1．按字母順序。這是最常見的方法，按字母順序歸類的規(guī)則。
2．按數(shù)字順序。每一個(gè)文件分配一個(gè)號碼，而文件則按數(shù)字從低到高的順序排列，每個(gè)員工一個(gè)號碼，因此，要在卡片上保留所有的號碼索引(可用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫存)。
(三)考評文檔的安全
為確?？荚u數(shù)據(jù)資料的安全，應(yīng)采取相應(yīng)措施：
1．考評資料應(yīng)立即歸檔，不應(yīng)留在桌子上。
2．文件柜應(yīng)鎖好。
3．當(dāng)離開辦公室時(shí)，應(yīng)注意鎖上辦公室的門和抽屜。
4．復(fù)印考評資料完成后，不要忘記從復(fù)印機(jī)上取走原件。
5．考評資料只供有此權(quán)限的人使用，借用要簽收。
6．在清理不再需要的考評資料時(shí)，用碎紙機(jī)粉碎。
7．考評文檔在辦公室之間互相傳遞時(shí)，應(yīng)始終放在文件夾中攜帶，以防考評資料撒落丟失。
【學(xué)習(xí)目標(biāo)】
通過學(xué)習(xí)，掌握績效考評材料的印制以及考評數(shù)據(jù)的收集、分類、記錄、統(tǒng)計(jì)、保存的方法和技術(shù)。
【能力要求】
考評數(shù)據(jù)的處理就是對所采集到的績效考評數(shù)據(jù)進(jìn)行整理、匯總、分類、統(tǒng)計(jì)、保存的過程。考評數(shù)據(jù)的處理可以采用兩種形式，即手工處理和計(jì)算機(jī)處理。
一、表格的設(shè)計(jì)與發(fā)放
無論怎樣處理采集到的考評數(shù)據(jù)，都需要預(yù)先設(shè)計(jì)績效考評使用的各種表格。各個(gè)企業(yè)所采用的考評表格沒有統(tǒng)一的形式，繁簡不一，有些表格簡列各項(xiàng)考評因素和幾個(gè)空格由主管圈選，有些則需由主管和下屬共同設(shè)計(jì)商定。表格的形式并無嚴(yán)格要求，只要達(dá)到考評目的，簡潔適用就可以。表格的設(shè)計(jì)應(yīng)盡可能一目了然，表格中的文字也應(yīng)準(zhǔn)確清晰，像“可靠性”“責(zé)任感”“優(yōu)良”等字眼都不夠明確，容易使主管與下屬產(chǎn)生誤解。
所有的考評表格都應(yīng)該包括考評要素和考評指標(biāo)體系，以及考評應(yīng)達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)。具有這些條件的考評表才能把對員工的期望表達(dá)清楚，使主管與下屬對工作及問題的認(rèn)識趨于一致。設(shè)計(jì)完成后，應(yīng)按照考評的對象，根據(jù)實(shí)際需要印制一定數(shù)量的考評表格，再發(fā)給有關(guān)人員。本章附件中所列出的績效管理統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為第一節(jié)第二單元“某餐飲股份有限公司員工績效管理的暫行規(guī)定。<草案)”中所設(shè)計(jì)的專用表格，可供讀者參考。
二、收集考評數(shù)據(jù)記錄
實(shí)施績效考評評估應(yīng)該搜集各種有關(guān)的數(shù)據(jù)資料．以便對員工做出正確而全面的評價(jià)，如果未能做到這一點(diǎn)，就只能憑模糊’的記憶來評判。因此，人力資源部門設(shè)計(jì)印制的各種對部門和員工績效進(jìn)行考評的相關(guān)表格。應(yīng)明確規(guī)定填報(bào)考評表格的時(shí)間。人力資源部在發(fā)出表格后，如果在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)仍未能收齊考評數(shù)據(jù)記錄，則應(yīng)與部門負(fù)責(zé)人聯(lián)系，以確?？荚u工作的順利進(jìn)行?？荚u工作的延誤可能是由于部門負(fù)責(zé)人工作非常繁忙，沒有時(shí)間交考評表，也有可能還有其他原因。因此，在考評期限前，應(yīng)及時(shí)了解考評的進(jìn)度情況，與各負(fù)責(zé)考評的有關(guān)人員進(jìn)行溝通，要求其按時(shí)完成本階段的考評工作。
三、考評數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)
收齊各種考評表之后，應(yīng)根據(jù)績效考評的要求，將員工考評結(jié)果進(jìn)行分類整理，要確保數(shù)據(jù)檢驗(yàn)的正確性。在對數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)之前進(jìn)行以下的檢驗(yàn)：
1．識別信息檢驗(yàn)，如崗位名稱與員工姓名是否正確，與實(shí)際相符；員工名單是否有遺漏等。
2．考評程序與方法合理性的檢驗(yàn)。
3．考評數(shù)據(jù)的信度檢驗(yàn)。
4．考評數(shù)據(jù)的效度檢驗(yàn)。
四、數(shù)據(jù)的計(jì)算機(jī)處理
如果數(shù)據(jù)少、簡單，可用手工處理；數(shù)據(jù)多、復(fù)雜，則用計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理，即把各種考評數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，報(bào)據(jù)需要調(diào)用。按考評數(shù)據(jù)的情況，利用計(jì)算機(jī)選擇或設(shè)計(jì)統(tǒng)計(jì)軟件表格，用于存儲(chǔ)有關(guān)資料和數(shù)據(jù)?？荚u數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)至少包括以下項(xiàng)目：員工編號、部門、人數(shù)、考評類別、考評分?jǐn)?shù)、考評項(xiàng)目等。重要的是給文檔起一個(gè)文件名以易識別?？梢杂脪呙鑳x把原始數(shù)據(jù)輸入到計(jì)算機(jī)歸類系統(tǒng)中，使用掃描儀可以解決用大量時(shí)間輸入和校對資料的問題。為確保考評資料的保密性，應(yīng)設(shè)立密碼。當(dāng)考評數(shù)據(jù)資料存儲(chǔ)在磁盤上時(shí)，制作備份是非常重要的。
五、考評數(shù)據(jù)的保存
考評數(shù)據(jù)的保存應(yīng)該滿足考評工作的要求，根據(jù)需要能迅速檢索，及時(shí)調(diào)用，這對考評工作的有效運(yùn)作是至關(guān)重要的。如果你的辦公桌上堆滿了許多文件，當(dāng)需要查找某個(gè)數(shù)據(jù)時(shí)，可能要花費(fèi)大量時(shí)間，因此，在處理考評數(shù)據(jù)時(shí)，應(yīng)當(dāng)建立檢索目錄，并定期進(jìn)行歸類整理。按類歸檔、存檔的考評數(shù)據(jù)更易查找使用。
六、文檔的保管
考評數(shù)據(jù)和資料必須保存一定時(shí)間，以滿足企業(yè)人力資源管理的需要。至于時(shí)間的長短，可根據(jù)各個(gè)單位的需求有所不同。每個(gè)單位應(yīng)有保留數(shù)據(jù)的規(guī)定，統(tǒng)計(jì)的信息必須保留到統(tǒng)計(jì)匯總?cè)〉昧苏_的結(jié)果。每年要對所存儲(chǔ)的考評數(shù)據(jù)和資料進(jìn)行一次全面的檢查，識別出哪些是要保留的資料，哪些是沒有保留價(jià)值應(yīng)當(dāng)清理的資料。員工的考評數(shù)據(jù)和資料，必須注意保密。有些企業(yè)還有供各個(gè)部門公共使用的中央人事檔案庫，集中保管考評數(shù)據(jù)資料，有些企業(yè)采用各部門保管考評數(shù)據(jù)資料的方式，而有些企業(yè)同時(shí)采用上述兩種存儲(chǔ)考評資料的方式。
(一)集中歸檔的優(yōu)點(diǎn)與不足
1．優(yōu)點(diǎn)
(1)可以避免考評資料的重復(fù)；
(2)只需要一種存檔程序；
(3)工作人員能提供質(zhì)量更好的服務(wù)；
(4)不會(huì)出現(xiàn)積壓、等待歸檔的考評資料。
2．不足
(1)不同部門可能會(huì)需要某些考評記錄，導(dǎo)致這些記錄必須復(fù)制；
(2)一種歸檔制度不能滿足各部門的需求。
(二)考評文檔的分類管理
1．按字母順序。這是最常見的方法，按字母順序歸類的規(guī)則。
2．按數(shù)字順序。每一個(gè)文件分配一個(gè)號碼，而文件則按數(shù)字從低到高的順序排列，每個(gè)員工一個(gè)號碼，因此，要在卡片上保留所有的號碼索引(可用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫存)。
(三)考評文檔的安全
為確?？荚u數(shù)據(jù)資料的安全，應(yīng)采取相應(yīng)措施：
1．考評資料應(yīng)立即歸檔，不應(yīng)留在桌子上。
2．文件柜應(yīng)鎖好。
3．當(dāng)離開辦公室時(shí)，應(yīng)注意鎖上辦公室的門和抽屜。
4．復(fù)印考評資料完成后，不要忘記從復(fù)印機(jī)上取走原件。
5．考評資料只供有此權(quán)限的人使用，借用要簽收。
6．在清理不再需要的考評資料時(shí)，用碎紙機(jī)粉碎。
7．考評文檔在辦公室之間互相傳遞時(shí)，應(yīng)始終放在文件夾中攜帶，以防考評資料撒落丟失。