要開發(fā)和利用好檔案,就必須正確認識檔案的作用,特別是在我國當代經(jīng)濟建設(shè)中的作用。它主要表現(xiàn)在:一是檔案是歷史的真實寫照,人類的發(fā)展不能割斷歷史。檔案提供的史料,是當今進行重大決策的重要依據(jù)。檔案資料由于它的收集、整理、保管的特殊性,決定它對歷史反映的真實程度要優(yōu)越于其他資料,為人們認識歷史、認識客觀世界提供了很好的教材,所以充分利用檔案資料,就能為我國的經(jīng)濟建設(shè)的決策和制定政策,提供強有力的依據(jù)。二是檔案資料包含著人類智慧的結(jié)晶,蘊藏著前人寶貴的知識和經(jīng)驗,是廣大專業(yè)技術(shù)人員、管理人員以及各行各業(yè)人員學習的寶庫,人們從中吸收營養(yǎng),為祖國的經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)。這樣的實例舉不勝舉。三是檔案資料的真實性是不以人們的意志為轉(zhuǎn)移的,它不會因某個領(lǐng)導或統(tǒng)治者的喜怒哀樂而改變史料,去為某個人歌功頌德。因此,在當今的經(jīng)濟建設(shè)和改革中,我們可以從檔案資料中吸收前人的教訓,防止重走失敗的彎路。
然而，在檔案服務(wù)經(jīng)濟建設(shè)中，檔案工作普遍存在以下幾方面的困難與問題：
1.領(lǐng)導對檔案工作重視不夠。部分領(lǐng)導對檔案工作缺乏應有的重視和關(guān)注，對檔案法律法規(guī)缺乏了解，檔案意識淡薄，主要表現(xiàn)在：一是檔案人員變換頻繁或兼職過多，沒有足夠的時間從事檔案工作，有的單位一年更換幾個檔案員，一年一度的文件材料不能按時歸檔整理，造成檔案積壓甚至流失，二是“需要時重要，不需要時不要”，不能保障保管檔案最基本的庫房和開支；三是檔案管理制度缺位，檔案管理網(wǎng)絡(luò)沒有建立到科室和工作崗位，工作職責未能到邊到底。
2.職工檔案意識不強。檔案管理是一項默默無聞的工作，是功在當代，利在千秋的事業(yè)，很難在短期內(nèi)出業(yè)績和成果，凡從事檔案工作的職工，大都不愿干和不肯干，千方百計調(diào)離崗位；有的科室、職工將重要檔案據(jù)為已有，不按期歸檔，造成檔案收集不齊全，利用檔案時又找不到檔案，形成互相推諉的局面，全員參與和支持檔案工作的氛圍尚未形成。
3.檔案管理硬件設(shè)施建設(shè)難以適應工作需要。檔案庫房容量已滿，不能接收新的檔案，造成檔案分散在各科室或個人手中；檔案庫房設(shè)施簡陋，管理不夠規(guī)范，有的單位將檔案室當倉庫使用，物品雜亂無序，“八防措施”難以落實，安全隱患突出。
4.檔案法規(guī)體系尚待健全。盡管有《檔案法》和各級檔案行政管理機關(guān)制定的一系列地方性檔案工作規(guī)章制度，但仍然存在檔案法津法規(guī)缺乏系統(tǒng)性和可操作性。在確定違法情節(jié)、裁定標準等的適用性上彈性較大，難以把握，使實際的檔案執(zhí)法活動難以得到深入、普遍的開展，檔案行政執(zhí)法的力度等差強人意。
5.檔案工作者素質(zhì)亟需提高。檔案工作人員的無論在檔案知識、檔案管理、執(zhí)法理念、綜合素質(zhì)等還遠不能適應檔案服務(wù)經(jīng)濟建設(shè)的要求。有些檔案工作人員并非是檔案專業(yè)人員，缺少對檔案知識、管理，檔案法律法規(guī)的深入研究，不熟悉有關(guān)檔案管理和檔案法律條文。尤其是基層檔案行政管理部門的許多同志沒有將更多的精力和時間用于學習業(yè)務(wù)知識和學法、懂法、執(zhí)法上，而只是忙于一些具體的事務(wù)，不少單位僅限于對檔案業(yè)務(wù)知識和法律條文的一般性學習，而對于運用檔案管理知識和法律法規(guī)去處理問題、解決問題的研究則較少見。
面對檔案工作的現(xiàn)狀，如何提高檔案工作更好地服務(wù)于經(jīng)濟建設(shè)，是每個檔案工作者應該進行的思考。
1.努力提高檔案部門的自身價值。在當前改革的年代，檔案部門要牢固樹立“有為才有位”的思想，克服“怨天憂人，得過且過”的畏難情緒，在編研上下大功夫，利用館藏檔案編研出精品，用成果感化領(lǐng)導，宣傳領(lǐng)導，引起領(lǐng)導重視。通過舉辦檔案展覽和利用愛國主義教育基地，形成全社會認識到檔案事業(yè)是經(jīng)濟建設(shè)中不可缺少的一部分，都重視檔案，支持檔案工作。要進一步提高服務(wù)質(zhì)量，盡努力為查檔利用者查找每一份檔案，使查檔利用者曉心而來，滿意而歸，在此過程中，體現(xiàn)檔案工作的價值。
2.形成抓領(lǐng)導與領(lǐng)導抓的互動。檔案部門要主動出擊，多向領(lǐng)導回報檔案工作，請領(lǐng)導調(diào)研檔案工作，參觀館藏精品和檔案展覽，視察愛國主義教育基地，定期向領(lǐng)導報送檔案編研成果，用看得見摸得著的事實感化領(lǐng)導，引起重視支持檔案工作。并通過領(lǐng)導號召全社會都來支持檔案工作。只要領(lǐng)導重視了檔案工作，許多問題和困難都能解決。
3. 強化宣傳，形成良好的檔案工作法制化建設(shè)氛圍。檔案部門有義務(wù)向公民、法人和其他社會組織宣傳檔案法律法規(guī)，使公民、法人與其他社會組織知曉檔案法律法規(guī)的內(nèi)容，進而形成主動守法的長效機制，使檔案法律法規(guī)深入人心，自覺地運用檔案法律法規(guī)維護自身的合法權(quán)益。要努力使社會公眾了解檔案工作法制化建設(shè)工作的進程，為依法管理檔案事業(yè)奠定良好的群眾基礎(chǔ)。切實采取多種形式宣傳檔案工作法制化建設(shè)成就，如舉辦檔案陳列展覽、檔案法制知識競賽、檔案法制宣傳咨詢活動等，面向社會廣泛開展群眾性教育，從提高社會檔案法制意識入手，強化檔案工作。
4.建章立制，打造一支合格的檔案行政執(zhí)法隊伍。在貫徹實施檔案法律法規(guī)的同時，檔案部門應根據(jù)各地的實際，積極制定適合本地實際的檔案工作規(guī)章或規(guī)范性文件，通過建章立制，有效地保證檔案行政依據(jù)的規(guī)范統(tǒng)一。要建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案行政執(zhí)法隊伍，首先使他們掌握檔案法律專業(yè)知識，在此基礎(chǔ)上，學習相關(guān)的法律知識，做到公正嚴明地執(zhí)法，牢固樹立法律意識和法制觀念，增強行政執(zhí)法的自覺性。同時，提高檔案工作人員的責任意識與憂患意識，進而為強化檔案工作創(chuàng)造良好的人力保障。
然而，在檔案服務(wù)經(jīng)濟建設(shè)中，檔案工作普遍存在以下幾方面的困難與問題：
1.領(lǐng)導對檔案工作重視不夠。部分領(lǐng)導對檔案工作缺乏應有的重視和關(guān)注，對檔案法律法規(guī)缺乏了解，檔案意識淡薄，主要表現(xiàn)在：一是檔案人員變換頻繁或兼職過多，沒有足夠的時間從事檔案工作，有的單位一年更換幾個檔案員，一年一度的文件材料不能按時歸檔整理，造成檔案積壓甚至流失，二是“需要時重要，不需要時不要”，不能保障保管檔案最基本的庫房和開支；三是檔案管理制度缺位，檔案管理網(wǎng)絡(luò)沒有建立到科室和工作崗位，工作職責未能到邊到底。
2.職工檔案意識不強。檔案管理是一項默默無聞的工作，是功在當代，利在千秋的事業(yè)，很難在短期內(nèi)出業(yè)績和成果，凡從事檔案工作的職工，大都不愿干和不肯干，千方百計調(diào)離崗位；有的科室、職工將重要檔案據(jù)為已有，不按期歸檔，造成檔案收集不齊全，利用檔案時又找不到檔案，形成互相推諉的局面，全員參與和支持檔案工作的氛圍尚未形成。
3.檔案管理硬件設(shè)施建設(shè)難以適應工作需要。檔案庫房容量已滿，不能接收新的檔案，造成檔案分散在各科室或個人手中；檔案庫房設(shè)施簡陋，管理不夠規(guī)范，有的單位將檔案室當倉庫使用，物品雜亂無序，“八防措施”難以落實，安全隱患突出。
4.檔案法規(guī)體系尚待健全。盡管有《檔案法》和各級檔案行政管理機關(guān)制定的一系列地方性檔案工作規(guī)章制度，但仍然存在檔案法津法規(guī)缺乏系統(tǒng)性和可操作性。在確定違法情節(jié)、裁定標準等的適用性上彈性較大，難以把握，使實際的檔案執(zhí)法活動難以得到深入、普遍的開展，檔案行政執(zhí)法的力度等差強人意。
5.檔案工作者素質(zhì)亟需提高。檔案工作人員的無論在檔案知識、檔案管理、執(zhí)法理念、綜合素質(zhì)等還遠不能適應檔案服務(wù)經(jīng)濟建設(shè)的要求。有些檔案工作人員并非是檔案專業(yè)人員，缺少對檔案知識、管理，檔案法律法規(guī)的深入研究，不熟悉有關(guān)檔案管理和檔案法律條文。尤其是基層檔案行政管理部門的許多同志沒有將更多的精力和時間用于學習業(yè)務(wù)知識和學法、懂法、執(zhí)法上，而只是忙于一些具體的事務(wù)，不少單位僅限于對檔案業(yè)務(wù)知識和法律條文的一般性學習，而對于運用檔案管理知識和法律法規(guī)去處理問題、解決問題的研究則較少見。
面對檔案工作的現(xiàn)狀，如何提高檔案工作更好地服務(wù)于經(jīng)濟建設(shè)，是每個檔案工作者應該進行的思考。
1.努力提高檔案部門的自身價值。在當前改革的年代，檔案部門要牢固樹立“有為才有位”的思想，克服“怨天憂人，得過且過”的畏難情緒，在編研上下大功夫，利用館藏檔案編研出精品，用成果感化領(lǐng)導，宣傳領(lǐng)導，引起領(lǐng)導重視。通過舉辦檔案展覽和利用愛國主義教育基地，形成全社會認識到檔案事業(yè)是經(jīng)濟建設(shè)中不可缺少的一部分，都重視檔案，支持檔案工作。要進一步提高服務(wù)質(zhì)量，盡努力為查檔利用者查找每一份檔案，使查檔利用者曉心而來，滿意而歸，在此過程中，體現(xiàn)檔案工作的價值。
2.形成抓領(lǐng)導與領(lǐng)導抓的互動。檔案部門要主動出擊，多向領(lǐng)導回報檔案工作，請領(lǐng)導調(diào)研檔案工作，參觀館藏精品和檔案展覽，視察愛國主義教育基地，定期向領(lǐng)導報送檔案編研成果，用看得見摸得著的事實感化領(lǐng)導，引起重視支持檔案工作。并通過領(lǐng)導號召全社會都來支持檔案工作。只要領(lǐng)導重視了檔案工作，許多問題和困難都能解決。
3. 強化宣傳，形成良好的檔案工作法制化建設(shè)氛圍。檔案部門有義務(wù)向公民、法人和其他社會組織宣傳檔案法律法規(guī)，使公民、法人與其他社會組織知曉檔案法律法規(guī)的內(nèi)容，進而形成主動守法的長效機制，使檔案法律法規(guī)深入人心，自覺地運用檔案法律法規(guī)維護自身的合法權(quán)益。要努力使社會公眾了解檔案工作法制化建設(shè)工作的進程，為依法管理檔案事業(yè)奠定良好的群眾基礎(chǔ)。切實采取多種形式宣傳檔案工作法制化建設(shè)成就，如舉辦檔案陳列展覽、檔案法制知識競賽、檔案法制宣傳咨詢活動等，面向社會廣泛開展群眾性教育，從提高社會檔案法制意識入手，強化檔案工作。
4.建章立制，打造一支合格的檔案行政執(zhí)法隊伍。在貫徹實施檔案法律法規(guī)的同時，檔案部門應根據(jù)各地的實際，積極制定適合本地實際的檔案工作規(guī)章或規(guī)范性文件，通過建章立制，有效地保證檔案行政依據(jù)的規(guī)范統(tǒng)一。要建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案行政執(zhí)法隊伍，首先使他們掌握檔案法律專業(yè)知識，在此基礎(chǔ)上，學習相關(guān)的法律知識，做到公正嚴明地執(zhí)法，牢固樹立法律意識和法制觀念，增強行政執(zhí)法的自覺性。同時，提高檔案工作人員的責任意識與憂患意識，進而為強化檔案工作創(chuàng)造良好的人力保障。