跟單員需要在預定的交貨期開始前數天提醒供應商，一方面給供應商適當的壓力;另一方面可及時掌握供應商能否按期交貨或能否交夠所需數量等情況的第一手資料，從而盡快采取相應措施。催單的目的是使供應商在必要的時候送達所采購的原材料(零部件)，以使企業(yè)的經營成本降低。
一、催單的方法
催單的方法主要有按采購單跟催和定期跟催兩種。
1.按采購單跟催
按采購單預定的進料日期提前一定時間進行跟催。通常采用以下方法：
(1)聯單法。將采購單按日期順序排列好，提前一定時間進行跟催。
(2)統(tǒng)計法。將采購單統(tǒng)計成報表，提前一定時間進行跟催。
(3)跟催箱法。制作一個31個格子的跟催箱，將采購單依照日期順序放入跟催箱中，每天跟催相應采購單。以上方法的目的是保證跟單員不因工作繁忙而遺漏重要事項。
(4)計算機提醒法。利用微軟Outlook系統(tǒng)中的日歷安排計劃功能，將每月需要辦理的催單事項，輸入日歷，每天上班開機，打開OuTL00K系統(tǒng)，它會自動提醒跟單員當天需要辦理的事項。
2.定期跟催
于每周固定時間，將要跟催的采購單整理好，打印成報表定期統(tǒng)一跟催。
二、催單的規(guī)劃
1.一般監(jiān)控
倘若采購的原材料為一般性、非重要性的商品，則僅作一般的監(jiān)控即可，通常僅需注意是否能按規(guī)定的期限收到檢驗報表，有時可用電話查詢實際進度。
2.預定進度管理時間
對于較重大的業(yè)務，跟單員可在采購單或采購合同中明確規(guī)定，供應商應編制預定進程表。
3.生產企業(yè)實地考察
對于重要原材料(零部件)的采購，除要求供應商按期遞送進度表外，跟單員還可以實地前往供應商生產企業(yè)進行實地考察。此項考察，應在采購單內明確約定，必要時可派專人駐廠監(jiān)督。
三、催單的工作要點
跟單員要進行有效的催單，必須要做好交貨管理的事前規(guī)劃、事中執(zhí)行與事后考核。具體如下：
1.事前規(guī)劃。具體包括：(1)確定交貨日期及數量;(2)了解供應商生產設備利用率;(3)供應商提供生產計劃表或交貨日程表;(4)提高供應商的原材料及生產管理;(5)準備替代來源。
2.事中執(zhí)行。具體包括：(1)了解供應商備料情況;(2)企業(yè)提供必要的材料、模具或技術支援;(3)了解供應商的生產效率;(4)加強交貨前的催單工作;(5)交貨期及數量變更的通知;(6)企業(yè)盡量減少規(guī)格變更。
3.事后考核。具體包括：(1)對交貨遲延的原因進行分析并做好對策措施準備;(2)分析是否需要更換供應商;(3)執(zhí)行對供應商的獎懲辦法;(4)完成采購單后對余料、模具、圖紙等收回及處理。
例:(2006年試題)
材料：(略)
四、原材料采購跟單實務( 10 分 )
1、在合同條款“Shell: woven twill 100% cotton 22s×18s/130×64 stone washed”中，22s×18s/130×64代表什么含義?
22s×18s 代表經紗22支，緯紗18支，130×64代表經、緯密度為130和64。
2、對“button”有什么特殊要求?
根據材料描述如下：
“All garments' manufacturers must meet the minimum manufacturing standards, comply with the SA8000, AZO-colors embroidery and nickel press button are prohibited.”
對“button”的要求是“nickel press button are prohibited”意思是不接受鍍鎳按扣。
1)聯單法
2)統(tǒng)計法
3)跟催箱法
4)計算機提醒法
一、催單的方法
催單的方法主要有按采購單跟催和定期跟催兩種。
1.按采購單跟催
按采購單預定的進料日期提前一定時間進行跟催。通常采用以下方法：
(1)聯單法。將采購單按日期順序排列好，提前一定時間進行跟催。
(2)統(tǒng)計法。將采購單統(tǒng)計成報表，提前一定時間進行跟催。
(3)跟催箱法。制作一個31個格子的跟催箱，將采購單依照日期順序放入跟催箱中，每天跟催相應采購單。以上方法的目的是保證跟單員不因工作繁忙而遺漏重要事項。
(4)計算機提醒法。利用微軟Outlook系統(tǒng)中的日歷安排計劃功能，將每月需要辦理的催單事項，輸入日歷，每天上班開機，打開OuTL00K系統(tǒng)，它會自動提醒跟單員當天需要辦理的事項。
2.定期跟催
于每周固定時間，將要跟催的采購單整理好，打印成報表定期統(tǒng)一跟催。
二、催單的規(guī)劃
1.一般監(jiān)控
倘若采購的原材料為一般性、非重要性的商品，則僅作一般的監(jiān)控即可，通常僅需注意是否能按規(guī)定的期限收到檢驗報表，有時可用電話查詢實際進度。
2.預定進度管理時間
對于較重大的業(yè)務，跟單員可在采購單或采購合同中明確規(guī)定，供應商應編制預定進程表。
3.生產企業(yè)實地考察
對于重要原材料(零部件)的采購，除要求供應商按期遞送進度表外，跟單員還可以實地前往供應商生產企業(yè)進行實地考察。此項考察，應在采購單內明確約定，必要時可派專人駐廠監(jiān)督。
三、催單的工作要點
跟單員要進行有效的催單，必須要做好交貨管理的事前規(guī)劃、事中執(zhí)行與事后考核。具體如下：
1.事前規(guī)劃。具體包括：(1)確定交貨日期及數量;(2)了解供應商生產設備利用率;(3)供應商提供生產計劃表或交貨日程表;(4)提高供應商的原材料及生產管理;(5)準備替代來源。
2.事中執(zhí)行。具體包括：(1)了解供應商備料情況;(2)企業(yè)提供必要的材料、模具或技術支援;(3)了解供應商的生產效率;(4)加強交貨前的催單工作;(5)交貨期及數量變更的通知;(6)企業(yè)盡量減少規(guī)格變更。
3.事后考核。具體包括：(1)對交貨遲延的原因進行分析并做好對策措施準備;(2)分析是否需要更換供應商;(3)執(zhí)行對供應商的獎懲辦法;(4)完成采購單后對余料、模具、圖紙等收回及處理。
例:(2006年試題)
材料：(略)
四、原材料采購跟單實務( 10 分 )
1、在合同條款“Shell: woven twill 100% cotton 22s×18s/130×64 stone washed”中，22s×18s/130×64代表什么含義?
22s×18s 代表經紗22支，緯紗18支，130×64代表經、緯密度為130和64。
2、對“button”有什么特殊要求?
根據材料描述如下：
“All garments' manufacturers must meet the minimum manufacturing standards, comply with the SA8000, AZO-colors embroidery and nickel press button are prohibited.”
對“button”的要求是“nickel press button are prohibited”意思是不接受鍍鎳按扣。
1)聯單法
2)統(tǒng)計法
3)跟催箱法
4)計算機提醒法