項(xiàng)目計(jì)劃是一個(gè)用來協(xié)調(diào)所有其他計(jì)劃，以指導(dǎo)項(xiàng)目執(zhí)行和控制的文件。項(xiàng)目計(jì)劃要記錄計(jì)劃的假設(shè)以及方案選擇，要便于項(xiàng)目各干系人之間的溝通與交流，同時(shí)還要確定關(guān)鍵的管理審查拍內(nèi)容、范圍和時(shí)間，并為進(jìn)度測(cè)評(píng)和項(xiàng)目控制提供一個(gè)基準(zhǔn)水平。
一、項(xiàng)目計(jì)劃的制定原則
在制定項(xiàng)目計(jì)劃的過程中，一般應(yīng)遵循以下原則：
1.具有現(xiàn)實(shí)性和實(shí)用性
項(xiàng)目計(jì)劃的主要目的，就是指導(dǎo)項(xiàng)目的具體實(shí)施。為了指導(dǎo)項(xiàng)目的實(shí)施，計(jì)劃必須具有現(xiàn)實(shí)性和實(shí)用性。為了做出一個(gè)具有現(xiàn)實(shí)性和實(shí)用性的建議書，就需要在計(jì)劃編制過程中投入大量的精力，包括取得與這個(gè)項(xiàng)目相關(guān)的信息分析與這個(gè)新項(xiàng)目的有關(guān)的事實(shí)，保證咨詢機(jī)構(gòu)的咨詢服務(wù)與客戶要求保持一致。
2.考慮特殊性和一般性
項(xiàng)目計(jì)劃還應(yīng)該考慮到特殊性和一般性，根據(jù)不同的項(xiàng)目制定不同的計(jì)劃，按照特定的項(xiàng)目量體裁衣。比如一兩個(gè)人十天半個(gè)月就能完成的小型咨詢項(xiàng)目，可能只需要幾頁(yè)紙的建議書。而需要整個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)用上幾個(gè)月甚至一兩年才能完成的大型咨詢項(xiàng)目，則應(yīng)當(dāng)有相當(dāng)詳細(xì)的項(xiàng)目計(jì)劃。計(jì)劃是用來指導(dǎo)工作的，因此必須以特定的項(xiàng)目需要為準(zhǔn)，該詳細(xì)就詳細(xì)，該簡(jiǎn)略則簡(jiǎn)略。
3.兼顧動(dòng)態(tài)性和靈活性
項(xiàng)目計(jì)劃還應(yīng)該具有一定的動(dòng)態(tài)性和靈活性，并隨著環(huán)境和項(xiàng)目本身的變更而能夠進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。計(jì)劃應(yīng)該能夠有利于項(xiàng)目經(jīng)理管理他們的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和評(píng)估項(xiàng)目的進(jìn)展情況。
二、項(xiàng)目計(jì)劃的內(nèi)容
對(duì)咨詢業(yè)來說，大多數(shù)項(xiàng)目都存在有一般性。一個(gè)一般性項(xiàng)目計(jì)劃必定包括項(xiàng)目的整體介紹，項(xiàng)目的組織描繪，項(xiàng)目的主要目標(biāo)，項(xiàng)目的工作方法，項(xiàng)目的管理程序以及所需完成的任務(wù)、時(shí)間進(jìn)度和預(yù)算等。
項(xiàng)目整體介紹或概述內(nèi)容至少要包括以下一些內(nèi)容：
1.項(xiàng)目名稱
每二個(gè)咨詢項(xiàng)目都需要一個(gè)專用的名稱。專用名稱可以區(qū)分不同的項(xiàng)目，避免與相關(guān)項(xiàng)目的混淆。
2.項(xiàng)目背景
描述該項(xiàng)目產(chǎn)生的緣起，概述與該項(xiàng)目相關(guān)的信息，詳述該項(xiàng)目所置身的包括歷史、現(xiàn)狀及行業(yè)的環(huán)境。
3.項(xiàng)目目標(biāo)
即通過該項(xiàng)目為客戶實(shí)現(xiàn)的愿景，當(dāng)今社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)之首要是必須滿足客戶需求，在項(xiàng)目計(jì)劃中，必須確定客戶需求。
4.項(xiàng)目成果
這一部分要簡(jiǎn)單列舉和表述為項(xiàng)目分階段提交的產(chǎn)品：診斷報(bào)告(也可稱前期匯報(bào))、設(shè)計(jì)方案、發(fā)展規(guī)劃、培訓(xùn)材料等。
5.時(shí)間進(jìn)度
大體按項(xiàng)目作前期、中期、后期的時(shí)段分解，把每項(xiàng)工作具體分解到每一天，安排每項(xiàng)工作的進(jìn)度。
6.組織描述
確定實(shí)施該項(xiàng)目的組織管理架構(gòu)，明確項(xiàng)目小組成員及其職能，明確咨詢公司與客戶之間的互動(dòng)職責(zé)。
7.項(xiàng)目人員
既要明確項(xiàng)目經(jīng)理及主要項(xiàng)目小組成員，同時(shí)又要明確項(xiàng)目干系人，必要時(shí)還應(yīng)列出支持該項(xiàng)目的后備咨詢專家顧問的名單及其專業(yè)技能。
8.工作方法
為實(shí)施該項(xiàng)目，咨詢項(xiàng)目小組所應(yīng)遵循的價(jià)值觀和方法論，如工作步驟、相互溝通、互動(dòng)合作等。
9.關(guān)鍵詞語
必要時(shí)，在計(jì)劃中還要列舉有關(guān)定義和關(guān)鍵詞的說明。對(duì)于咨詢業(yè)，還會(huì)涉及一些專門術(shù)語，把定義和縮寫詞列出會(huì)有利于各方理解。
三、項(xiàng)目計(jì)劃的簽署
項(xiàng)目計(jì)劃制定出來之后，應(yīng)該送交客戶簽署，并且應(yīng)當(dāng)是在一個(gè)計(jì)劃審查會(huì)議上簽署，而不是通過郵遞送達(dá)。在會(huì)上，應(yīng)當(dāng)鼓勵(lì)人們?nèi)翰呷毫?，完善?xiàng)目計(jì)劃，積極發(fā)現(xiàn)計(jì)劃中的漏洞，而不要等到問題以后再作補(bǔ)救。
參加審查計(jì)劃會(huì)議的人員，包括咨詢公司、客戶、項(xiàng)目經(jīng)理以及有關(guān)財(cái)務(wù)主管及客戶方的主要項(xiàng)目參與人，即包括所有項(xiàng)目干系人。當(dāng)然簽署者只須雙方法定代理人。對(duì)計(jì)劃的認(rèn)可能使各方對(duì)項(xiàng)目提供支持，并能按時(shí)間和比率為項(xiàng)目提供資金。
四、項(xiàng)目計(jì)劃的演示
項(xiàng)目計(jì)劃獲得項(xiàng)目干系人的簽署之后，為了使項(xiàng)目計(jì)劃獲得更加廣泛的認(rèn)同和理解，以減少計(jì)劃執(zhí)行中的阻力，因此有必要在更大的范圍內(nèi)，向客戶方該項(xiàng)目可能涉及的骨干人員進(jìn)行演示。
舉行項(xiàng)目計(jì)劃演示應(yīng)注意的事項(xiàng)：
(1)認(rèn)真準(zhǔn)備演示說明會(huì)。包括制作建議書，準(zhǔn)備其他演示可視輔助設(shè)備，比如投影機(jī)、幻燈片以及電腦調(diào)試等。
(2)確保所有的視覺輔助工具保持正常狀態(tài)和較好效果。
(3)確定參加的人員及各自的角色。
(4)排練演示說明過程，從而使演示者能夠嚴(yán)格遵守所給予的時(shí)間。
(5)整個(gè)演示說明必須以客戶為中心，強(qiáng)調(diào)并突出那些對(duì)客二具有真正意義的要點(diǎn)。
(6)不要照本宣科，抓住關(guān)鈍點(diǎn)，針對(duì)具體情況做出相應(yīng)變化。
(7)保持靈活性，盡量不要使與會(huì)者感到困倦。
五、項(xiàng)目計(jì)劃的改變
有人認(rèn)為，一個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃一旦制定出來，就永遠(yuǎn)不改變，不雪發(fā)生什么情況，都要堅(jiān)持執(zhí)行。這種想法雖然是很好的，但是很不現(xiàn)實(shí)的。
一個(gè)咨詢項(xiàng)目在執(zhí)行過程中，項(xiàng)目計(jì)劃因各種原因發(fā)生或多或少或大或小的變化，是完全可能的，也是正常的。有的是因?yàn)橄響舻男枨蟀l(fā)生了變化，有的是因?yàn)轫?xiàng)目的背景發(fā)生了變化，有的也許是因?yàn)橄惹坝?jì)劃的缺陷而發(fā)生了變化。不能預(yù)見的問題一芑會(huì)出現(xiàn)的。因此有人說項(xiàng)目計(jì)劃編制的第一條原則是做好準(zhǔn)備更新計(jì)劃。而這個(gè)更新計(jì)劃重要的是要遵循一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的變更控剖程序，井井有條地進(jìn)行變更。
如果不實(shí)行項(xiàng)目計(jì)劃變更，項(xiàng)目就不能得到及時(shí)警告，從而以預(yù)算超支、工期延期、客戶不滿、自身無奈而告終。
項(xiàng)目計(jì)劃變更要注意以下凡點(diǎn)：
(1)只有在發(fā)生重大偏差時(shí)，才應(yīng)該做出變更計(jì)劃。
(2)變更計(jì)劃時(shí)力求保護(hù)項(xiàng)目干系人各方不受變更的影響。
(3)變更的原因應(yīng)做成文檔，以便參考。
一、項(xiàng)目計(jì)劃的制定原則
在制定項(xiàng)目計(jì)劃的過程中，一般應(yīng)遵循以下原則：
1.具有現(xiàn)實(shí)性和實(shí)用性
項(xiàng)目計(jì)劃的主要目的，就是指導(dǎo)項(xiàng)目的具體實(shí)施。為了指導(dǎo)項(xiàng)目的實(shí)施，計(jì)劃必須具有現(xiàn)實(shí)性和實(shí)用性。為了做出一個(gè)具有現(xiàn)實(shí)性和實(shí)用性的建議書，就需要在計(jì)劃編制過程中投入大量的精力，包括取得與這個(gè)項(xiàng)目相關(guān)的信息分析與這個(gè)新項(xiàng)目的有關(guān)的事實(shí)，保證咨詢機(jī)構(gòu)的咨詢服務(wù)與客戶要求保持一致。
2.考慮特殊性和一般性
項(xiàng)目計(jì)劃還應(yīng)該考慮到特殊性和一般性，根據(jù)不同的項(xiàng)目制定不同的計(jì)劃，按照特定的項(xiàng)目量體裁衣。比如一兩個(gè)人十天半個(gè)月就能完成的小型咨詢項(xiàng)目，可能只需要幾頁(yè)紙的建議書。而需要整個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)用上幾個(gè)月甚至一兩年才能完成的大型咨詢項(xiàng)目，則應(yīng)當(dāng)有相當(dāng)詳細(xì)的項(xiàng)目計(jì)劃。計(jì)劃是用來指導(dǎo)工作的，因此必須以特定的項(xiàng)目需要為準(zhǔn)，該詳細(xì)就詳細(xì)，該簡(jiǎn)略則簡(jiǎn)略。
3.兼顧動(dòng)態(tài)性和靈活性
項(xiàng)目計(jì)劃還應(yīng)該具有一定的動(dòng)態(tài)性和靈活性，并隨著環(huán)境和項(xiàng)目本身的變更而能夠進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。計(jì)劃應(yīng)該能夠有利于項(xiàng)目經(jīng)理管理他們的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和評(píng)估項(xiàng)目的進(jìn)展情況。
二、項(xiàng)目計(jì)劃的內(nèi)容
對(duì)咨詢業(yè)來說，大多數(shù)項(xiàng)目都存在有一般性。一個(gè)一般性項(xiàng)目計(jì)劃必定包括項(xiàng)目的整體介紹，項(xiàng)目的組織描繪，項(xiàng)目的主要目標(biāo)，項(xiàng)目的工作方法，項(xiàng)目的管理程序以及所需完成的任務(wù)、時(shí)間進(jìn)度和預(yù)算等。
項(xiàng)目整體介紹或概述內(nèi)容至少要包括以下一些內(nèi)容：
1.項(xiàng)目名稱
每二個(gè)咨詢項(xiàng)目都需要一個(gè)專用的名稱。專用名稱可以區(qū)分不同的項(xiàng)目，避免與相關(guān)項(xiàng)目的混淆。
2.項(xiàng)目背景
描述該項(xiàng)目產(chǎn)生的緣起，概述與該項(xiàng)目相關(guān)的信息，詳述該項(xiàng)目所置身的包括歷史、現(xiàn)狀及行業(yè)的環(huán)境。
3.項(xiàng)目目標(biāo)
即通過該項(xiàng)目為客戶實(shí)現(xiàn)的愿景，當(dāng)今社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)之首要是必須滿足客戶需求，在項(xiàng)目計(jì)劃中，必須確定客戶需求。
4.項(xiàng)目成果
這一部分要簡(jiǎn)單列舉和表述為項(xiàng)目分階段提交的產(chǎn)品：診斷報(bào)告(也可稱前期匯報(bào))、設(shè)計(jì)方案、發(fā)展規(guī)劃、培訓(xùn)材料等。
5.時(shí)間進(jìn)度
大體按項(xiàng)目作前期、中期、后期的時(shí)段分解，把每項(xiàng)工作具體分解到每一天，安排每項(xiàng)工作的進(jìn)度。
6.組織描述
確定實(shí)施該項(xiàng)目的組織管理架構(gòu)，明確項(xiàng)目小組成員及其職能，明確咨詢公司與客戶之間的互動(dòng)職責(zé)。
7.項(xiàng)目人員
既要明確項(xiàng)目經(jīng)理及主要項(xiàng)目小組成員，同時(shí)又要明確項(xiàng)目干系人，必要時(shí)還應(yīng)列出支持該項(xiàng)目的后備咨詢專家顧問的名單及其專業(yè)技能。
8.工作方法
為實(shí)施該項(xiàng)目，咨詢項(xiàng)目小組所應(yīng)遵循的價(jià)值觀和方法論，如工作步驟、相互溝通、互動(dòng)合作等。
9.關(guān)鍵詞語
必要時(shí)，在計(jì)劃中還要列舉有關(guān)定義和關(guān)鍵詞的說明。對(duì)于咨詢業(yè)，還會(huì)涉及一些專門術(shù)語，把定義和縮寫詞列出會(huì)有利于各方理解。
三、項(xiàng)目計(jì)劃的簽署
項(xiàng)目計(jì)劃制定出來之后，應(yīng)該送交客戶簽署，并且應(yīng)當(dāng)是在一個(gè)計(jì)劃審查會(huì)議上簽署，而不是通過郵遞送達(dá)。在會(huì)上，應(yīng)當(dāng)鼓勵(lì)人們?nèi)翰呷毫?，完善?xiàng)目計(jì)劃，積極發(fā)現(xiàn)計(jì)劃中的漏洞，而不要等到問題以后再作補(bǔ)救。
參加審查計(jì)劃會(huì)議的人員，包括咨詢公司、客戶、項(xiàng)目經(jīng)理以及有關(guān)財(cái)務(wù)主管及客戶方的主要項(xiàng)目參與人，即包括所有項(xiàng)目干系人。當(dāng)然簽署者只須雙方法定代理人。對(duì)計(jì)劃的認(rèn)可能使各方對(duì)項(xiàng)目提供支持，并能按時(shí)間和比率為項(xiàng)目提供資金。
四、項(xiàng)目計(jì)劃的演示
項(xiàng)目計(jì)劃獲得項(xiàng)目干系人的簽署之后，為了使項(xiàng)目計(jì)劃獲得更加廣泛的認(rèn)同和理解，以減少計(jì)劃執(zhí)行中的阻力，因此有必要在更大的范圍內(nèi)，向客戶方該項(xiàng)目可能涉及的骨干人員進(jìn)行演示。
舉行項(xiàng)目計(jì)劃演示應(yīng)注意的事項(xiàng)：
(1)認(rèn)真準(zhǔn)備演示說明會(huì)。包括制作建議書，準(zhǔn)備其他演示可視輔助設(shè)備，比如投影機(jī)、幻燈片以及電腦調(diào)試等。
(2)確保所有的視覺輔助工具保持正常狀態(tài)和較好效果。
(3)確定參加的人員及各自的角色。
(4)排練演示說明過程，從而使演示者能夠嚴(yán)格遵守所給予的時(shí)間。
(5)整個(gè)演示說明必須以客戶為中心，強(qiáng)調(diào)并突出那些對(duì)客二具有真正意義的要點(diǎn)。
(6)不要照本宣科，抓住關(guān)鈍點(diǎn)，針對(duì)具體情況做出相應(yīng)變化。
(7)保持靈活性，盡量不要使與會(huì)者感到困倦。
五、項(xiàng)目計(jì)劃的改變
有人認(rèn)為，一個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃一旦制定出來，就永遠(yuǎn)不改變，不雪發(fā)生什么情況，都要堅(jiān)持執(zhí)行。這種想法雖然是很好的，但是很不現(xiàn)實(shí)的。
一個(gè)咨詢項(xiàng)目在執(zhí)行過程中，項(xiàng)目計(jì)劃因各種原因發(fā)生或多或少或大或小的變化，是完全可能的，也是正常的。有的是因?yàn)橄響舻男枨蟀l(fā)生了變化，有的是因?yàn)轫?xiàng)目的背景發(fā)生了變化，有的也許是因?yàn)橄惹坝?jì)劃的缺陷而發(fā)生了變化。不能預(yù)見的問題一芑會(huì)出現(xiàn)的。因此有人說項(xiàng)目計(jì)劃編制的第一條原則是做好準(zhǔn)備更新計(jì)劃。而這個(gè)更新計(jì)劃重要的是要遵循一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的變更控剖程序，井井有條地進(jìn)行變更。
如果不實(shí)行項(xiàng)目計(jì)劃變更，項(xiàng)目就不能得到及時(shí)警告，從而以預(yù)算超支、工期延期、客戶不滿、自身無奈而告終。
項(xiàng)目計(jì)劃變更要注意以下凡點(diǎn)：
(1)只有在發(fā)生重大偏差時(shí)，才應(yīng)該做出變更計(jì)劃。
(2)變更計(jì)劃時(shí)力求保護(hù)項(xiàng)目干系人各方不受變更的影響。
(3)變更的原因應(yīng)做成文檔，以便參考。