第三章會(huì)計(jì)電算化基本要求
第一節(jié)會(huì)計(jì)電算化法規(guī)制度
一、會(huì)計(jì)電算化的法規(guī)制度
1989年，財(cái)政部頒布了第一個(gè)會(huì)計(jì)電算化的法規(guī)《會(huì)計(jì)核算軟件管理的幾項(xiàng)規(guī)定（試行）》；
1994年，財(cái)政部頒布了《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》、《會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》；
1996年，發(fā)布了《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》、《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》
1999年修訂2000年7月1日起實(shí)施的新《會(huì)計(jì)法》
二、我國(guó)會(huì)計(jì)電算化發(fā)展趨勢(shì)
1、會(huì)計(jì)電算化工作向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。
2、會(huì)計(jì)電算化工作向“管理一體化”方向發(fā)展。
3、會(huì)計(jì)電算化向管理電算化和決策電算化方向發(fā)展。
第二節(jié)會(huì)計(jì)核算軟件的要求
一、《會(huì)計(jì)法》對(duì)會(huì)計(jì)軟件的基本要求
（一）《會(huì)計(jì)法》明確了會(huì)計(jì)責(zé)任主體
第四條規(guī)定:單位負(fù)責(zé)人對(duì)本單位的會(huì)計(jì)工作和會(huì)計(jì)資料的真實(shí)性完整性負(fù)責(zé)。<杜絕會(huì)計(jì)做假>
（二）《會(huì)計(jì)法》規(guī)范了會(huì)計(jì)軟件的設(shè)計(jì)與具體操作要求會(huì)計(jì)核算生成的會(huì)計(jì)核算資料必須符合會(huì)計(jì)制度的統(tǒng)一規(guī)定;不允許隨意刪除錯(cuò)誤的憑證和會(huì)計(jì)賬簿,要保留必要的審計(jì)線索.
（三）《會(huì)計(jì)法》擴(kuò)大了會(huì)計(jì)監(jiān)督主體，擴(kuò)展了會(huì)計(jì)監(jiān)督的含義
第二十七條規(guī)定:各單位應(yīng)當(dāng)建立、健全本單位的會(huì)計(jì)監(jiān)督制度.會(huì)計(jì)監(jiān)督應(yīng)該是單位內(nèi)部監(jiān)督、社會(huì)監(jiān)督和國(guó)家監(jiān)督“三位一體”的會(huì)計(jì)監(jiān)督體系。
（四）會(huì)計(jì)電算化法規(guī)對(duì)會(huì)計(jì)核算軟件的基本要求
1、會(huì)計(jì)核算軟件設(shè)計(jì)上應(yīng)符合法律、法規(guī)的規(guī)定。
2、會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)按照國(guó)家統(tǒng)一規(guī)定劃分會(huì)計(jì)期間。
3、會(huì)計(jì)核算軟件中的文字輸入、屏幕提示和打印輸出須采用中文。
4、會(huì)計(jì)核算軟件須提供人員崗位及操作權(quán)限設(shè)置的功能。
5、會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)符合《信息技術(shù)-會(huì)計(jì)核算軟件數(shù)據(jù)接口》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的要求。
6、會(huì)計(jì)核算軟件不得出現(xiàn)死機(jī)或非正常退出等情況。
7、會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)具有恢復(fù)功能。
8、單位修改、升級(jí)正在使用的會(huì)計(jì)核算軟件，應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)的審批手續(xù)。
9、會(huì)計(jì)核算軟件開發(fā)銷售單位須為使用單位提供會(huì)計(jì)核算軟件人員培訓(xùn)（免費(fèi)）、會(huì)計(jì)核算軟件維護(hù)、版本更新等服務(wù)。
二、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸入功能的基本要求
（一）會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)具備以下初始化功能會(huì)計(jì)軟件初次使用時(shí)的初始化設(shè)置：建立賬套（建立核算
單位）、人員權(quán)限設(shè)置（財(cái)務(wù)分工）、會(huì)計(jì)科目設(shè)置（總分類科目和明細(xì)科目）、憑證類別設(shè)置（收、付、轉(zhuǎn)）、結(jié)算方式設(shè)置（記賬方法、固定資產(chǎn)折舊方法、存貨計(jì)價(jià)方法、成本核算方法）、初始余額錄入（各科目余額、發(fā)生額）、其他設(shè)置（未達(dá)賬項(xiàng)、自定義自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證）等等。
折舊方法：年限平均法、工作量法、年數(shù)總和法、雙倍余額遞減法。
（二）應(yīng)當(dāng)具備輸入記賬憑證的功能
允許輸入項(xiàng)目至少應(yīng)包括：填制憑證的日期、憑證類別及憑證號(hào)、附件張數(shù)、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容及摘要、會(huì)計(jì)科目及編號(hào)、金額以及輔助核算項(xiàng)目（往來(lái)單位代碼、職員代碼）等。
（三）對(duì)記賬憑證編號(hào)的連續(xù)性應(yīng)當(dāng)進(jìn)行控制不同的憑證類型應(yīng)該分別連續(xù)編號(hào)
（四）下列數(shù)據(jù)輸入應(yīng)有必要的提示功能
1、憑證編號(hào)重復(fù)
不管會(huì)計(jì)軟件提供人工編號(hào)還是自動(dòng)編號(hào)功能，都應(yīng)當(dāng)能夠識(shí)別已有編號(hào)和新編號(hào)且不允許兩者重復(fù)，如遇重復(fù)應(yīng)當(dāng)給予提示并拒絕保存新增加的憑證。
2、輸入會(huì)計(jì)科目編號(hào)時(shí)應(yīng)提示該編號(hào)所對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)科目名稱
3、借貸雙方金額不平衡或未輸入
4、有借方無(wú)貸方或有貸方無(wú)借方的,應(yīng)提示
5、輸入收、付款憑證時(shí)科目未涉及“現(xiàn)金”或“銀行存款”
（五）對(duì)已經(jīng)輸入但未登記會(huì)計(jì)賬簿的機(jī)內(nèi)記賬憑證，應(yīng)提供修改和審核的功能，審核通過(guò)后，不能再對(duì)機(jī)內(nèi)憑證進(jìn)行修改。憑證已輸入未記賬可做如下修改：A、已輸入未審核直接修改；B、已審核未記賬，取消審核，進(jìn)行修改不允許直接修改記賬憑證：A、已記賬未結(jié)賬，用紅字沖銷法進(jìn)行修改。B、結(jié)賬后發(fā)現(xiàn)憑證有錯(cuò)誤。
（六）同一張憑證對(duì)審核與錄入功能的使用權(quán)限進(jìn)行控制
（七）憑證已審核或已記賬發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)誤的，紅字沖銷或補(bǔ)充憑證法
（八）會(huì)計(jì)憑證的自動(dòng)生成與采集
（九）除賬務(wù)處理模塊以外的其他子系統(tǒng)生成會(huì)計(jì)憑證數(shù)據(jù)的，應(yīng)
當(dāng)經(jīng)審核確認(rèn)后生成記賬憑證。
三、會(huì)計(jì)核算軟件的數(shù)據(jù)接口
2004年11月4日，一項(xiàng)旨在克服數(shù)據(jù)交換障礙，提高會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)綜合利用率的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《信息技術(shù)會(huì)計(jì)核算軟件數(shù)據(jù)接口》（GB/T19581-2004）在北京發(fā)布，并于2005年1月1日起在全國(guó)范圍內(nèi)實(shí)施?！缎畔⒓夹g(shù)會(huì)計(jì)核算軟件數(shù)據(jù)接口》規(guī)范了文本格式和XML格式的數(shù)據(jù)接口，為會(huì)計(jì)核算軟件與其他信息系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交換創(chuàng)造了條件。
會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)化的意義：
1、有利于加快我國(guó)企業(yè)信息化的進(jìn)程。
2、有利于會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的逐級(jí)匯總和審查。
3、實(shí)現(xiàn)了企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的真正電子化。
4、有利于管理型和決策型會(huì)計(jì)軟件市場(chǎng)的發(fā)展。
5、有利于電算化審計(jì)的發(fā)展。
6、標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)接口規(guī)范是我國(guó)加入WTO后的現(xiàn)實(shí)需求。
四、會(huì)計(jì)電算化數(shù)據(jù)輸出
會(huì)計(jì)電算化數(shù)據(jù)的輸出方式有：顯示輸出、打印輸出、磁盤輸出和網(wǎng)絡(luò)輸出。（一）會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的查詢輸出：憑證數(shù)據(jù)、賬簿數(shù)據(jù)、報(bào)表數(shù)據(jù)賬簿數(shù)據(jù)的輸出過(guò)程實(shí)質(zhì)上是用戶視圖的生成過(guò)程。
報(bào)表審核公式是報(bào)表數(shù)據(jù)之間關(guān)系的檢查公式。
（二）會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的其他輸出
1、打印輸出
2、磁盤輸出
3、網(wǎng)絡(luò)輸出
（三）未來(lái)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸出的新模式（了解）
五、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理
（一）憑證記賬功能：經(jīng)審核無(wú)誤的憑證即可登記賬簿；一月可數(shù)次記賬，也可月末記賬。
（二）銀行對(duì)賬功能：方式—自動(dòng)對(duì)賬、手工對(duì)賬
（三）期末結(jié)賬功能：結(jié)賬方式---月結(jié)、季結(jié)和年結(jié)。
注意：上月未結(jié)賬，則本月不能結(jié)賬；
如本月有未記賬憑證，則本月不能結(jié)賬；
本月結(jié)賬后，不能再錄入本月的記賬憑證；
一個(gè)月只能結(jié)賬。
（四）編制會(huì)計(jì)報(bào)表的功能（了解）
（五）會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全
1、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)安全概述：是通過(guò)保密性、完整性和可用性等特征來(lái)衡量的。保密性是指計(jì)算機(jī)系統(tǒng)能防止非法泄露會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)；
完整性是指計(jì)算機(jī)系統(tǒng)能防止非法法修改和刪除會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)；
可用性是指計(jì)算機(jī)系統(tǒng)能防止非法獨(dú)占會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)資源，當(dāng)用戶需要使用計(jì)算機(jī)資源時(shí)能有資源可用。
2、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)安全的要求。根據(jù)《會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》的要求，會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)該提供的數(shù)據(jù)安全保護(hù)功能：
（1）會(huì)計(jì)核算軟件具有按照初始化功能中的設(shè)定，防止非指定人員擅自使用的功能，和對(duì)指定操作人員實(shí)行使用權(quán)限控制的功能。
（2）對(duì)存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或其他介質(zhì)上的程序文件和相應(yīng)的數(shù)據(jù)文件，會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)有必要的加密或者其他保護(hù)措施。
3、目前，我國(guó)會(huì)計(jì)電算化軟件常用的安全性保密措施主要有：
（1）用戶識(shí)別控制
（2）操作日志控制
（3）加密存儲(chǔ)控制
（4）數(shù)據(jù)存取權(quán)限控制
（5）數(shù)據(jù)和程序的備份恢復(fù)控制
第三節(jié)會(huì)計(jì)電算化崗位及其權(quán)限設(shè)置的基本要求
一、會(huì)計(jì)電算化崗位設(shè)置原則
1、體現(xiàn)工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移原則
2、不相容崗位分離原則
3、注重靈活性原則
4、堅(jiān)持系統(tǒng)安全性原則
二、電算化崗位的劃分
（一）崗位劃分的總體思路
會(huì)計(jì)電算化后的崗位可分為：基本會(huì)計(jì)崗位和電算化會(huì)計(jì)崗位
基本會(huì)計(jì)崗位可分為：會(huì)計(jì)主管、出納、會(huì)計(jì)核算各崗、稽核、
會(huì)計(jì)檔案管理等工作崗位。
（二）電算化會(huì)計(jì)崗位的具體設(shè)置
電算化會(huì)計(jì)設(shè)立如下崗位：
1、電算主管。負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)計(jì)算機(jī)及會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)的運(yùn)行工作。
2、軟件操作。負(fù)責(zé)輸入記賬憑證和原始憑證等會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。
3、審核記賬。負(fù)責(zé)對(duì)輸入計(jì)算機(jī)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)（記賬憑證和原始憑證等）進(jìn)行審核。
4、電算維護(hù)。負(fù)責(zé)保證計(jì)算機(jī)硬件、軟件的正常運(yùn)行，管理機(jī)內(nèi)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。
5、電算審查。負(fù)責(zé)監(jiān)督計(jì)算機(jī)及會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)的運(yùn)行。
6、數(shù)據(jù)分析。負(fù)責(zé)對(duì)計(jì)算機(jī)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。
7、會(huì)計(jì)檔案資料保管員。負(fù)責(zé)各種電算化會(huì)計(jì)檔案資料的保管工作。
三、會(huì)計(jì)電算化崗位責(zé)任制的基本內(nèi)容
（一）電算主管人員責(zé)任制
1、負(fù)責(zé)電算化系統(tǒng)的日常管理工作，監(jiān)督并保證電算化系統(tǒng)的正常運(yùn)行。
2、協(xié)調(diào)單位內(nèi)部各部門之間、會(huì)計(jì)部門各崗位之間的工作關(guān)系，制定崗位責(zé)任與經(jīng)濟(jì)責(zé)任的考核制度，負(fù)責(zé)對(duì)電算化系統(tǒng)各類人員的工作質(zhì)量考評(píng)，根據(jù)考評(píng)結(jié)果和工作實(shí)績(jī)提出任免意見(jiàn)。
3、負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)輸出賬表、憑證的數(shù)據(jù)正確性和及時(shí)性檢查工作。
4、建立電算化系統(tǒng)各種資源（硬件資源和軟件資源）的調(diào)用、修改和更新的審批制度，并監(jiān)督執(zhí)行。
5、完善企業(yè)現(xiàn)有管理制度，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)電算化的優(yōu)勢(shì)，提出單位會(huì)計(jì)工作的改進(jìn)意見(jiàn)。
6、負(fù)責(zé)電算化人員的崗位分工及授權(quán)工作。
（二）軟件操作人員責(zé)任制
1、嚴(yán)格按照系統(tǒng)操作說(shuō)明和操作規(guī)程進(jìn)行計(jì)算機(jī)和會(huì)計(jì)軟件的操作。
2、數(shù)據(jù)輸入操作完畢，應(yīng)進(jìn)行自檢核對(duì)工作，核對(duì)無(wú)誤后交審核記賬員復(fù)核記賬。
3、離開工作崗位，應(yīng)執(zhí)行命令退出軟件，防止非相關(guān)人員進(jìn)入。
4、按照操作規(guī)程的規(guī)定，及時(shí)做好數(shù)據(jù)備份并妥善保管。
5、注意安全保密，保管好自己的口令，定期更換自己的密碼。不得越權(quán)操作與自己崗位無(wú)關(guān)的模塊。
6、操作過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)記錄故障情況并及時(shí)向系統(tǒng)管理員報(bào)告。
（三）審核記賬人員責(zé)任制
1、審核原始憑證的真實(shí)性、合法性和完整性，對(duì)不符合填制要求的原始憑證，退回當(dāng)事人修改或不予報(bào)銷。
2、對(duì)不真實(shí)、不合法、不完整、不規(guī)范的憑證退還給各有關(guān)人員更正修改后，再進(jìn)行審核。
3、對(duì)操作員輸入的記賬憑證進(jìn)行審核，對(duì)審核無(wú)誤的憑證記賬并打印出有關(guān)的賬表。
4、負(fù)責(zé)憑證的審核工作，包括各類代碼的合法性，摘要的規(guī)范性，會(huì)計(jì)科目和會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的正確性，附件的完整性。
5、對(duì)不符合要求的憑證和輸出的賬表不予簽章確認(rèn)。
6、審核記賬人員不得兼任出納工作。
7、結(jié)賬前，檢查輸入的記賬憑證是否已全部登記賬簿，已審核簽字的記賬憑證是否全部記賬。
（四）電算維護(hù)員的責(zé)任
1、負(fù)責(zé)系統(tǒng)的安裝和調(diào)試工作，保證系統(tǒng)的安全、正常運(yùn)行。
2、定期檢查軟件、硬件的運(yùn)行情況。
3、負(fù)責(zé)電算化系統(tǒng)升級(jí)換版的調(diào)試工作。
4、會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)人員變動(dòng)或運(yùn)行中發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)，負(fù)責(zé)電算化系統(tǒng)的維護(hù)。
5、因會(huì)計(jì)制度變化等原因會(huì)計(jì)軟件不滿足單位需要時(shí)，與軟件開發(fā)單位人員或會(huì)計(jì)軟件售后服務(wù)人員及時(shí)聯(lián)系，進(jìn)行軟件版本升級(jí)。
（五）會(huì)計(jì)檔案資料保管人員責(zé)任制
1、按會(huì)計(jì)檔案管理有關(guān)規(guī)定行使職權(quán)。
2、負(fù)責(zé)本系統(tǒng)各類數(shù)據(jù)軟盤、系統(tǒng)軟盤及各類賬簿、憑證、資料的存檔保管工作。
3、做好各類數(shù)據(jù)、資料、憑證的安全保密工作，不得擅自出借。
4、按規(guī)定期限，向各類電算化崗位人員催交各種有關(guān)的軟盤資料和賬表、憑證等會(huì)計(jì)檔案資料。
（六）電算審查員責(zé)任制
1、負(fù)責(zé)監(jiān)督計(jì)算機(jī)及會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)的運(yùn)行，防止利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行舞弊。
2、審核電算化系統(tǒng)各類人員的工作崗位設(shè)置是否合理。
3、發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)問(wèn)題或隱患，應(yīng)及時(shí)向會(huì)計(jì)主管反映，提出處理意見(jiàn)。
（七）數(shù)據(jù)分析人員責(zé)任制
1、負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)產(chǎn)生的會(huì)計(jì)資料進(jìn)行分析。
2、根據(jù)本單位的實(shí)際情況，負(fù)責(zé)制定會(huì)計(jì)資料和分析方法、分析模型和分析時(shí)間。
3、根據(jù)輸出的會(huì)計(jì)報(bào)表和賬簿，按照企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的要求按月、季、年進(jìn)行常規(guī)分析，滿足企業(yè)管理的需要。
4、根據(jù)輸出的會(huì)計(jì)報(bào)表和賬簿，進(jìn)行專項(xiàng)分析，預(yù)測(cè)企業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)和重大項(xiàng)目的發(fā)展變化。
5、根據(jù)對(duì)企業(yè)銷售收入、生產(chǎn)成本、費(fèi)用和利潤(rùn)的分析結(jié)果，找出存在的問(wèn)題，提出改進(jìn)措施和建議，促進(jìn)企業(yè)管理水平的提高。
第四節(jié)計(jì)算機(jī)替代手工記賬的基本要求
一、計(jì)算機(jī)替代手工記賬的三個(gè)條件：配備了計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備和
適用的會(huì)計(jì)軟件；配備了相應(yīng)的會(huì)計(jì)電算化工作人員；建立了嚴(yán)格
的內(nèi)部管理制度。
二、甩賬前的準(zhǔn)備工作
（一）熟悉甩賬流程：第一步，購(gòu)買軟件并從軟件銷售單位獲取軟件評(píng)審合格證書；第二步，建立會(huì)計(jì)電算化各項(xiàng)管理制度；第三步，手工賬和計(jì)算機(jī)賬并行至少三個(gè)月；第四步，填寫計(jì)算機(jī)替代手工記賬自查表；第五步，財(cái)政部門組織人員進(jìn)行審查指導(dǎo)；第六步，正式甩賬。
（二）操作人員要持證明上崗（會(huì)計(jì)電算化培訓(xùn)合格證明）
（三）手工會(huì)計(jì)處理與計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)并行不少于三個(gè)月
（四）建立了相對(duì)完善的人員分工體系
（五）會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范化：數(shù)據(jù)收集規(guī)范化、會(huì)計(jì)工作程序規(guī)范化、會(huì)計(jì)信息輸出規(guī)范化。
三、計(jì)算機(jī)處理與手工處理并行
四、計(jì)算機(jī)替代手工記賬的單位需提交的資料
（一）上機(jī)操作人員會(huì)計(jì)電算化培訓(xùn)合格證明與畢業(yè)證（復(fù)印件）
（二）同一會(huì)計(jì)期間連續(xù)3個(gè)月以上計(jì)算機(jī)與手工處理相一致的數(shù)據(jù)資料<機(jī)制和手工記賬憑證；3個(gè)月完整現(xiàn)金、銀行存款日記賬，
收入、支出等10種明細(xì)賬；手工和計(jì)算機(jī)輸出的會(huì)計(jì)報(bào)表。>
（三）會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范證書（復(fù)印件）
（四）《河北省計(jì)算機(jī)替代手工會(huì)計(jì)核算單位考核申報(bào)表》一式三份
（五）各項(xiàng)管理制度
計(jì)算機(jī)操作管理制度：1、上機(jī)操作人員對(duì)會(huì)計(jì)軟件的操作內(nèi)容和權(quán)限。2、預(yù)防已輸入計(jì)算機(jī)的原始憑證和記賬憑證等會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)未經(jīng)審核登記機(jī)內(nèi)賬簿的措施。3、上機(jī)操作記錄
第五節(jié)會(huì)計(jì)電算化檔案管理的基本要求
一、電算化會(huì)計(jì)檔案的范圍
存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和打印出來(lái)的記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、
會(huì)計(jì)報(bào)表等數(shù)據(jù)都稱為電算化會(huì)計(jì)檔案。
二、會(huì)計(jì)電算化檔案的特點(diǎn)
1、會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)涵發(fā)生了變化（紙制—磁性介質(zhì)）
2、增加了會(huì)計(jì)檔案的組成內(nèi)容(軟件需求說(shuō)明書、軟件設(shè)計(jì)說(shuō)明書等)
三、科學(xué)化管理電算化會(huì)計(jì)檔案的意義
1、有利于保證電算化會(huì)計(jì)檔案資料的長(zhǎng)期保存。
2、有利于保證企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益不受損害。
3、有利于保證電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。
4、有利于提高電算化會(huì)計(jì)檔案資料的綜合利用效果。
四、會(huì)計(jì)電算化檔案的基本要求
1、采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案
2、會(huì)計(jì)電算化檔案包括機(jī)內(nèi)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、軟盤等備份的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，以及打印輸出的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等數(shù)據(jù)。
3、系統(tǒng)開發(fā)資料和會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)也應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案保管
4、會(huì)計(jì)電算化檔案管理要嚴(yán)格按照財(cái)政部有關(guān)規(guī)定，并由專人負(fù)責(zé)。
5、對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案管理要做到防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會(huì)計(jì)檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份，存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)。
6、對(duì)采用存儲(chǔ)介質(zhì)保存的會(huì)計(jì)檔案，要定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于存儲(chǔ)介質(zhì)損壞而使會(huì)計(jì)檔案丟失。
第一節(jié)會(huì)計(jì)電算化法規(guī)制度
一、會(huì)計(jì)電算化的法規(guī)制度
1989年，財(cái)政部頒布了第一個(gè)會(huì)計(jì)電算化的法規(guī)《會(huì)計(jì)核算軟件管理的幾項(xiàng)規(guī)定（試行）》；
1994年，財(cái)政部頒布了《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》、《會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》；
1996年，發(fā)布了《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》、《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》
1999年修訂2000年7月1日起實(shí)施的新《會(huì)計(jì)法》
二、我國(guó)會(huì)計(jì)電算化發(fā)展趨勢(shì)
1、會(huì)計(jì)電算化工作向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。
2、會(huì)計(jì)電算化工作向“管理一體化”方向發(fā)展。
3、會(huì)計(jì)電算化向管理電算化和決策電算化方向發(fā)展。
第二節(jié)會(huì)計(jì)核算軟件的要求
一、《會(huì)計(jì)法》對(duì)會(huì)計(jì)軟件的基本要求
（一）《會(huì)計(jì)法》明確了會(huì)計(jì)責(zé)任主體
第四條規(guī)定:單位負(fù)責(zé)人對(duì)本單位的會(huì)計(jì)工作和會(huì)計(jì)資料的真實(shí)性完整性負(fù)責(zé)。<杜絕會(huì)計(jì)做假>
（二）《會(huì)計(jì)法》規(guī)范了會(huì)計(jì)軟件的設(shè)計(jì)與具體操作要求會(huì)計(jì)核算生成的會(huì)計(jì)核算資料必須符合會(huì)計(jì)制度的統(tǒng)一規(guī)定;不允許隨意刪除錯(cuò)誤的憑證和會(huì)計(jì)賬簿,要保留必要的審計(jì)線索.
（三）《會(huì)計(jì)法》擴(kuò)大了會(huì)計(jì)監(jiān)督主體，擴(kuò)展了會(huì)計(jì)監(jiān)督的含義
第二十七條規(guī)定:各單位應(yīng)當(dāng)建立、健全本單位的會(huì)計(jì)監(jiān)督制度.會(huì)計(jì)監(jiān)督應(yīng)該是單位內(nèi)部監(jiān)督、社會(huì)監(jiān)督和國(guó)家監(jiān)督“三位一體”的會(huì)計(jì)監(jiān)督體系。
（四）會(huì)計(jì)電算化法規(guī)對(duì)會(huì)計(jì)核算軟件的基本要求
1、會(huì)計(jì)核算軟件設(shè)計(jì)上應(yīng)符合法律、法規(guī)的規(guī)定。
2、會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)按照國(guó)家統(tǒng)一規(guī)定劃分會(huì)計(jì)期間。
3、會(huì)計(jì)核算軟件中的文字輸入、屏幕提示和打印輸出須采用中文。
4、會(huì)計(jì)核算軟件須提供人員崗位及操作權(quán)限設(shè)置的功能。
5、會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)符合《信息技術(shù)-會(huì)計(jì)核算軟件數(shù)據(jù)接口》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的要求。
6、會(huì)計(jì)核算軟件不得出現(xiàn)死機(jī)或非正常退出等情況。
7、會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)具有恢復(fù)功能。
8、單位修改、升級(jí)正在使用的會(huì)計(jì)核算軟件，應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)的審批手續(xù)。
9、會(huì)計(jì)核算軟件開發(fā)銷售單位須為使用單位提供會(huì)計(jì)核算軟件人員培訓(xùn)（免費(fèi)）、會(huì)計(jì)核算軟件維護(hù)、版本更新等服務(wù)。
二、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸入功能的基本要求
（一）會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)具備以下初始化功能會(huì)計(jì)軟件初次使用時(shí)的初始化設(shè)置：建立賬套（建立核算
單位）、人員權(quán)限設(shè)置（財(cái)務(wù)分工）、會(huì)計(jì)科目設(shè)置（總分類科目和明細(xì)科目）、憑證類別設(shè)置（收、付、轉(zhuǎn)）、結(jié)算方式設(shè)置（記賬方法、固定資產(chǎn)折舊方法、存貨計(jì)價(jià)方法、成本核算方法）、初始余額錄入（各科目余額、發(fā)生額）、其他設(shè)置（未達(dá)賬項(xiàng)、自定義自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證）等等。
折舊方法：年限平均法、工作量法、年數(shù)總和法、雙倍余額遞減法。
（二）應(yīng)當(dāng)具備輸入記賬憑證的功能
允許輸入項(xiàng)目至少應(yīng)包括：填制憑證的日期、憑證類別及憑證號(hào)、附件張數(shù)、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容及摘要、會(huì)計(jì)科目及編號(hào)、金額以及輔助核算項(xiàng)目（往來(lái)單位代碼、職員代碼）等。
（三）對(duì)記賬憑證編號(hào)的連續(xù)性應(yīng)當(dāng)進(jìn)行控制不同的憑證類型應(yīng)該分別連續(xù)編號(hào)
（四）下列數(shù)據(jù)輸入應(yīng)有必要的提示功能
1、憑證編號(hào)重復(fù)
不管會(huì)計(jì)軟件提供人工編號(hào)還是自動(dòng)編號(hào)功能，都應(yīng)當(dāng)能夠識(shí)別已有編號(hào)和新編號(hào)且不允許兩者重復(fù)，如遇重復(fù)應(yīng)當(dāng)給予提示并拒絕保存新增加的憑證。
2、輸入會(huì)計(jì)科目編號(hào)時(shí)應(yīng)提示該編號(hào)所對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)科目名稱
3、借貸雙方金額不平衡或未輸入
4、有借方無(wú)貸方或有貸方無(wú)借方的,應(yīng)提示
5、輸入收、付款憑證時(shí)科目未涉及“現(xiàn)金”或“銀行存款”
（五）對(duì)已經(jīng)輸入但未登記會(huì)計(jì)賬簿的機(jī)內(nèi)記賬憑證，應(yīng)提供修改和審核的功能，審核通過(guò)后，不能再對(duì)機(jī)內(nèi)憑證進(jìn)行修改。憑證已輸入未記賬可做如下修改：A、已輸入未審核直接修改；B、已審核未記賬，取消審核，進(jìn)行修改不允許直接修改記賬憑證：A、已記賬未結(jié)賬，用紅字沖銷法進(jìn)行修改。B、結(jié)賬后發(fā)現(xiàn)憑證有錯(cuò)誤。
（六）同一張憑證對(duì)審核與錄入功能的使用權(quán)限進(jìn)行控制
（七）憑證已審核或已記賬發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)誤的，紅字沖銷或補(bǔ)充憑證法
（八）會(huì)計(jì)憑證的自動(dòng)生成與采集
（九）除賬務(wù)處理模塊以外的其他子系統(tǒng)生成會(huì)計(jì)憑證數(shù)據(jù)的，應(yīng)
當(dāng)經(jīng)審核確認(rèn)后生成記賬憑證。
三、會(huì)計(jì)核算軟件的數(shù)據(jù)接口
2004年11月4日，一項(xiàng)旨在克服數(shù)據(jù)交換障礙，提高會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)綜合利用率的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《信息技術(shù)會(huì)計(jì)核算軟件數(shù)據(jù)接口》（GB/T19581-2004）在北京發(fā)布，并于2005年1月1日起在全國(guó)范圍內(nèi)實(shí)施?！缎畔⒓夹g(shù)會(huì)計(jì)核算軟件數(shù)據(jù)接口》規(guī)范了文本格式和XML格式的數(shù)據(jù)接口，為會(huì)計(jì)核算軟件與其他信息系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交換創(chuàng)造了條件。
會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)化的意義：
1、有利于加快我國(guó)企業(yè)信息化的進(jìn)程。
2、有利于會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的逐級(jí)匯總和審查。
3、實(shí)現(xiàn)了企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的真正電子化。
4、有利于管理型和決策型會(huì)計(jì)軟件市場(chǎng)的發(fā)展。
5、有利于電算化審計(jì)的發(fā)展。
6、標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)接口規(guī)范是我國(guó)加入WTO后的現(xiàn)實(shí)需求。
四、會(huì)計(jì)電算化數(shù)據(jù)輸出
會(huì)計(jì)電算化數(shù)據(jù)的輸出方式有：顯示輸出、打印輸出、磁盤輸出和網(wǎng)絡(luò)輸出。（一）會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的查詢輸出：憑證數(shù)據(jù)、賬簿數(shù)據(jù)、報(bào)表數(shù)據(jù)賬簿數(shù)據(jù)的輸出過(guò)程實(shí)質(zhì)上是用戶視圖的生成過(guò)程。
報(bào)表審核公式是報(bào)表數(shù)據(jù)之間關(guān)系的檢查公式。
（二）會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的其他輸出
1、打印輸出
2、磁盤輸出
3、網(wǎng)絡(luò)輸出
（三）未來(lái)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸出的新模式（了解）
五、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理
（一）憑證記賬功能：經(jīng)審核無(wú)誤的憑證即可登記賬簿；一月可數(shù)次記賬，也可月末記賬。
（二）銀行對(duì)賬功能：方式—自動(dòng)對(duì)賬、手工對(duì)賬
（三）期末結(jié)賬功能：結(jié)賬方式---月結(jié)、季結(jié)和年結(jié)。
注意：上月未結(jié)賬，則本月不能結(jié)賬；
如本月有未記賬憑證，則本月不能結(jié)賬；
本月結(jié)賬后，不能再錄入本月的記賬憑證；
一個(gè)月只能結(jié)賬。
（四）編制會(huì)計(jì)報(bào)表的功能（了解）
（五）會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全
1、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)安全概述：是通過(guò)保密性、完整性和可用性等特征來(lái)衡量的。保密性是指計(jì)算機(jī)系統(tǒng)能防止非法泄露會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)；
完整性是指計(jì)算機(jī)系統(tǒng)能防止非法法修改和刪除會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)；
可用性是指計(jì)算機(jī)系統(tǒng)能防止非法獨(dú)占會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)資源，當(dāng)用戶需要使用計(jì)算機(jī)資源時(shí)能有資源可用。
2、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)安全的要求。根據(jù)《會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》的要求，會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)該提供的數(shù)據(jù)安全保護(hù)功能：
（1）會(huì)計(jì)核算軟件具有按照初始化功能中的設(shè)定，防止非指定人員擅自使用的功能，和對(duì)指定操作人員實(shí)行使用權(quán)限控制的功能。
（2）對(duì)存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或其他介質(zhì)上的程序文件和相應(yīng)的數(shù)據(jù)文件，會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)有必要的加密或者其他保護(hù)措施。
3、目前，我國(guó)會(huì)計(jì)電算化軟件常用的安全性保密措施主要有：
（1）用戶識(shí)別控制
（2）操作日志控制
（3）加密存儲(chǔ)控制
（4）數(shù)據(jù)存取權(quán)限控制
（5）數(shù)據(jù)和程序的備份恢復(fù)控制
第三節(jié)會(huì)計(jì)電算化崗位及其權(quán)限設(shè)置的基本要求
一、會(huì)計(jì)電算化崗位設(shè)置原則
1、體現(xiàn)工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移原則
2、不相容崗位分離原則
3、注重靈活性原則
4、堅(jiān)持系統(tǒng)安全性原則
二、電算化崗位的劃分
（一）崗位劃分的總體思路
會(huì)計(jì)電算化后的崗位可分為：基本會(huì)計(jì)崗位和電算化會(huì)計(jì)崗位
基本會(huì)計(jì)崗位可分為：會(huì)計(jì)主管、出納、會(huì)計(jì)核算各崗、稽核、
會(huì)計(jì)檔案管理等工作崗位。
（二）電算化會(huì)計(jì)崗位的具體設(shè)置
電算化會(huì)計(jì)設(shè)立如下崗位：
1、電算主管。負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)計(jì)算機(jī)及會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)的運(yùn)行工作。
2、軟件操作。負(fù)責(zé)輸入記賬憑證和原始憑證等會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。
3、審核記賬。負(fù)責(zé)對(duì)輸入計(jì)算機(jī)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)（記賬憑證和原始憑證等）進(jìn)行審核。
4、電算維護(hù)。負(fù)責(zé)保證計(jì)算機(jī)硬件、軟件的正常運(yùn)行，管理機(jī)內(nèi)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。
5、電算審查。負(fù)責(zé)監(jiān)督計(jì)算機(jī)及會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)的運(yùn)行。
6、數(shù)據(jù)分析。負(fù)責(zé)對(duì)計(jì)算機(jī)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。
7、會(huì)計(jì)檔案資料保管員。負(fù)責(zé)各種電算化會(huì)計(jì)檔案資料的保管工作。
三、會(huì)計(jì)電算化崗位責(zé)任制的基本內(nèi)容
（一）電算主管人員責(zé)任制
1、負(fù)責(zé)電算化系統(tǒng)的日常管理工作，監(jiān)督并保證電算化系統(tǒng)的正常運(yùn)行。
2、協(xié)調(diào)單位內(nèi)部各部門之間、會(huì)計(jì)部門各崗位之間的工作關(guān)系，制定崗位責(zé)任與經(jīng)濟(jì)責(zé)任的考核制度，負(fù)責(zé)對(duì)電算化系統(tǒng)各類人員的工作質(zhì)量考評(píng)，根據(jù)考評(píng)結(jié)果和工作實(shí)績(jī)提出任免意見(jiàn)。
3、負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)輸出賬表、憑證的數(shù)據(jù)正確性和及時(shí)性檢查工作。
4、建立電算化系統(tǒng)各種資源（硬件資源和軟件資源）的調(diào)用、修改和更新的審批制度，并監(jiān)督執(zhí)行。
5、完善企業(yè)現(xiàn)有管理制度，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)電算化的優(yōu)勢(shì)，提出單位會(huì)計(jì)工作的改進(jìn)意見(jiàn)。
6、負(fù)責(zé)電算化人員的崗位分工及授權(quán)工作。
（二）軟件操作人員責(zé)任制
1、嚴(yán)格按照系統(tǒng)操作說(shuō)明和操作規(guī)程進(jìn)行計(jì)算機(jī)和會(huì)計(jì)軟件的操作。
2、數(shù)據(jù)輸入操作完畢，應(yīng)進(jìn)行自檢核對(duì)工作，核對(duì)無(wú)誤后交審核記賬員復(fù)核記賬。
3、離開工作崗位，應(yīng)執(zhí)行命令退出軟件，防止非相關(guān)人員進(jìn)入。
4、按照操作規(guī)程的規(guī)定，及時(shí)做好數(shù)據(jù)備份并妥善保管。
5、注意安全保密，保管好自己的口令，定期更換自己的密碼。不得越權(quán)操作與自己崗位無(wú)關(guān)的模塊。
6、操作過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)記錄故障情況并及時(shí)向系統(tǒng)管理員報(bào)告。
（三）審核記賬人員責(zé)任制
1、審核原始憑證的真實(shí)性、合法性和完整性，對(duì)不符合填制要求的原始憑證，退回當(dāng)事人修改或不予報(bào)銷。
2、對(duì)不真實(shí)、不合法、不完整、不規(guī)范的憑證退還給各有關(guān)人員更正修改后，再進(jìn)行審核。
3、對(duì)操作員輸入的記賬憑證進(jìn)行審核，對(duì)審核無(wú)誤的憑證記賬并打印出有關(guān)的賬表。
4、負(fù)責(zé)憑證的審核工作，包括各類代碼的合法性，摘要的規(guī)范性，會(huì)計(jì)科目和會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的正確性，附件的完整性。
5、對(duì)不符合要求的憑證和輸出的賬表不予簽章確認(rèn)。
6、審核記賬人員不得兼任出納工作。
7、結(jié)賬前，檢查輸入的記賬憑證是否已全部登記賬簿，已審核簽字的記賬憑證是否全部記賬。
（四）電算維護(hù)員的責(zé)任
1、負(fù)責(zé)系統(tǒng)的安裝和調(diào)試工作，保證系統(tǒng)的安全、正常運(yùn)行。
2、定期檢查軟件、硬件的運(yùn)行情況。
3、負(fù)責(zé)電算化系統(tǒng)升級(jí)換版的調(diào)試工作。
4、會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)人員變動(dòng)或運(yùn)行中發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)，負(fù)責(zé)電算化系統(tǒng)的維護(hù)。
5、因會(huì)計(jì)制度變化等原因會(huì)計(jì)軟件不滿足單位需要時(shí)，與軟件開發(fā)單位人員或會(huì)計(jì)軟件售后服務(wù)人員及時(shí)聯(lián)系，進(jìn)行軟件版本升級(jí)。
（五）會(huì)計(jì)檔案資料保管人員責(zé)任制
1、按會(huì)計(jì)檔案管理有關(guān)規(guī)定行使職權(quán)。
2、負(fù)責(zé)本系統(tǒng)各類數(shù)據(jù)軟盤、系統(tǒng)軟盤及各類賬簿、憑證、資料的存檔保管工作。
3、做好各類數(shù)據(jù)、資料、憑證的安全保密工作，不得擅自出借。
4、按規(guī)定期限，向各類電算化崗位人員催交各種有關(guān)的軟盤資料和賬表、憑證等會(huì)計(jì)檔案資料。
（六）電算審查員責(zé)任制
1、負(fù)責(zé)監(jiān)督計(jì)算機(jī)及會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)的運(yùn)行，防止利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行舞弊。
2、審核電算化系統(tǒng)各類人員的工作崗位設(shè)置是否合理。
3、發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)問(wèn)題或隱患，應(yīng)及時(shí)向會(huì)計(jì)主管反映，提出處理意見(jiàn)。
（七）數(shù)據(jù)分析人員責(zé)任制
1、負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)產(chǎn)生的會(huì)計(jì)資料進(jìn)行分析。
2、根據(jù)本單位的實(shí)際情況，負(fù)責(zé)制定會(huì)計(jì)資料和分析方法、分析模型和分析時(shí)間。
3、根據(jù)輸出的會(huì)計(jì)報(bào)表和賬簿，按照企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的要求按月、季、年進(jìn)行常規(guī)分析，滿足企業(yè)管理的需要。
4、根據(jù)輸出的會(huì)計(jì)報(bào)表和賬簿，進(jìn)行專項(xiàng)分析，預(yù)測(cè)企業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)和重大項(xiàng)目的發(fā)展變化。
5、根據(jù)對(duì)企業(yè)銷售收入、生產(chǎn)成本、費(fèi)用和利潤(rùn)的分析結(jié)果，找出存在的問(wèn)題，提出改進(jìn)措施和建議，促進(jìn)企業(yè)管理水平的提高。
第四節(jié)計(jì)算機(jī)替代手工記賬的基本要求
一、計(jì)算機(jī)替代手工記賬的三個(gè)條件：配備了計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備和
適用的會(huì)計(jì)軟件；配備了相應(yīng)的會(huì)計(jì)電算化工作人員；建立了嚴(yán)格
的內(nèi)部管理制度。
二、甩賬前的準(zhǔn)備工作
（一）熟悉甩賬流程：第一步，購(gòu)買軟件并從軟件銷售單位獲取軟件評(píng)審合格證書；第二步，建立會(huì)計(jì)電算化各項(xiàng)管理制度；第三步，手工賬和計(jì)算機(jī)賬并行至少三個(gè)月；第四步，填寫計(jì)算機(jī)替代手工記賬自查表；第五步，財(cái)政部門組織人員進(jìn)行審查指導(dǎo)；第六步，正式甩賬。
（二）操作人員要持證明上崗（會(huì)計(jì)電算化培訓(xùn)合格證明）
（三）手工會(huì)計(jì)處理與計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)并行不少于三個(gè)月
（四）建立了相對(duì)完善的人員分工體系
（五）會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范化：數(shù)據(jù)收集規(guī)范化、會(huì)計(jì)工作程序規(guī)范化、會(huì)計(jì)信息輸出規(guī)范化。
三、計(jì)算機(jī)處理與手工處理并行
四、計(jì)算機(jī)替代手工記賬的單位需提交的資料
（一）上機(jī)操作人員會(huì)計(jì)電算化培訓(xùn)合格證明與畢業(yè)證（復(fù)印件）
（二）同一會(huì)計(jì)期間連續(xù)3個(gè)月以上計(jì)算機(jī)與手工處理相一致的數(shù)據(jù)資料<機(jī)制和手工記賬憑證；3個(gè)月完整現(xiàn)金、銀行存款日記賬，
收入、支出等10種明細(xì)賬；手工和計(jì)算機(jī)輸出的會(huì)計(jì)報(bào)表。>
（三）會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范證書（復(fù)印件）
（四）《河北省計(jì)算機(jī)替代手工會(huì)計(jì)核算單位考核申報(bào)表》一式三份
（五）各項(xiàng)管理制度
計(jì)算機(jī)操作管理制度：1、上機(jī)操作人員對(duì)會(huì)計(jì)軟件的操作內(nèi)容和權(quán)限。2、預(yù)防已輸入計(jì)算機(jī)的原始憑證和記賬憑證等會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)未經(jīng)審核登記機(jī)內(nèi)賬簿的措施。3、上機(jī)操作記錄
第五節(jié)會(huì)計(jì)電算化檔案管理的基本要求
一、電算化會(huì)計(jì)檔案的范圍
存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和打印出來(lái)的記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、
會(huì)計(jì)報(bào)表等數(shù)據(jù)都稱為電算化會(huì)計(jì)檔案。
二、會(huì)計(jì)電算化檔案的特點(diǎn)
1、會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)涵發(fā)生了變化（紙制—磁性介質(zhì)）
2、增加了會(huì)計(jì)檔案的組成內(nèi)容(軟件需求說(shuō)明書、軟件設(shè)計(jì)說(shuō)明書等)
三、科學(xué)化管理電算化會(huì)計(jì)檔案的意義
1、有利于保證電算化會(huì)計(jì)檔案資料的長(zhǎng)期保存。
2、有利于保證企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益不受損害。
3、有利于保證電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。
4、有利于提高電算化會(huì)計(jì)檔案資料的綜合利用效果。
四、會(huì)計(jì)電算化檔案的基本要求
1、采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案
2、會(huì)計(jì)電算化檔案包括機(jī)內(nèi)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、軟盤等備份的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，以及打印輸出的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等數(shù)據(jù)。
3、系統(tǒng)開發(fā)資料和會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)也應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案保管
4、會(huì)計(jì)電算化檔案管理要嚴(yán)格按照財(cái)政部有關(guān)規(guī)定，并由專人負(fù)責(zé)。
5、對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案管理要做到防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會(huì)計(jì)檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份，存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)。
6、對(duì)采用存儲(chǔ)介質(zhì)保存的會(huì)計(jì)檔案，要定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于存儲(chǔ)介質(zhì)損壞而使會(huì)計(jì)檔案丟失。