建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案資料管理
建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案資料管理主要內(nèi)容是：監(jiān)理文件檔案資料收、發(fā)文與登記；監(jiān)理文件檔案資料傳閱；監(jiān)理文件檔案資料分類存放；監(jiān)理文件檔案資料歸檔、借閱、更改與作廢。
（一）監(jiān)理文件和檔案收文與登記所有收文應(yīng)在收文登記表上進行登記(按監(jiān)理信息分類別進行登記)。應(yīng)記錄文件名稱、文件摘要信息、文件的發(fā)放單位(部門)、文件編號以及收文日期，必要時應(yīng)注明接收文件的具體時間，最后由項目監(jiān)理部負責(zé)收文人員簽字。
（二）監(jiān)理文件檔案資料傳閱與登記由建設(shè)工程項目監(jiān)理部總監(jiān)理工程師或其授權(quán)的監(jiān)理工程師確定文件、記錄是否需傳閱，如需傳閱應(yīng)確定傳閱人員名單和范圍，并注明在文件傳閱紙上，隨同文件和記錄進行傳閱。每位傳閱人員閱后應(yīng)在文件傳閱紙上簽字，并注明日期。文件和記錄傳閱期限不應(yīng)超過該文件的處理期限。傳閱完畢后，文件原件應(yīng)交還信息管理人員歸檔。
（三）監(jiān)理文件資料發(fā)文與登記發(fā)文由總監(jiān)理工程師或其授權(quán)的監(jiān)理工程師簽名，并加蓋項目監(jiān)理部圖章，對蓋章工作應(yīng)進行專項登記。所有發(fā)文按監(jiān)理信息資料分類和編碼要求進行分類編碼，并在發(fā)文登記表上登記。收件人收到文件后應(yīng)簽名。發(fā)文應(yīng)留有底稿，并附一份文件傳閱紙，信息管理人員根據(jù)文件簽發(fā)人指示確定文件責(zé)任人和相關(guān)傳閱人員。文件傳閱過程中，每位傳閱人閱后應(yīng)簽名并注明日期。發(fā)文的傳閱期限不應(yīng)超過其處理期限。重要文件的發(fā)文內(nèi)容應(yīng)在監(jiān)理日記中予以記錄。項目監(jiān)理部的信息管理人員應(yīng)及時將發(fā)文原件歸入相應(yīng)的資料柜（夾）中，并在目錄清單中予以記錄。
（四）監(jiān)理文件檔案資料分類存放監(jiān)理文件檔案經(jīng)收/發(fā)文、登記和傳閱工作程序后，必須使用科學(xué)的分類方法進行存放，這樣既可滿足項目實施過程查閱、求證的需要，又方便項目竣工后文件和檔案的歸檔和移交。項目監(jiān)理部應(yīng)備有存放監(jiān)理信息的專用資料柜和用于監(jiān)理信息分類歸檔存放的專用資料夾。在大中型項目中應(yīng)采用計算機對監(jiān)理信息進行輔助管理。信息管理人員則應(yīng)根據(jù)項目規(guī)模規(guī)劃各資料柜和資料夾內(nèi)容。文件檔案資料應(yīng)保持清晰，不得隨意涂改記錄，保存過程中應(yīng)保持記錄介質(zhì)的清潔和不破損。項目建設(shè)工程中文件和檔案的具體分類原則應(yīng)根據(jù)工程特點制定，監(jiān)理單位的技術(shù)管理部門可以明確本單位文件檔案資料管理的框架性原則，以便統(tǒng)一管理并體現(xiàn)出企業(yè)的特色。
（五）監(jiān)理文件檔案資料歸檔監(jiān)理文件檔案資料歸檔內(nèi)容、組卷方法以及監(jiān)理檔案的驗收、移交和管理工作，應(yīng)根據(jù)現(xiàn)行《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》及《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》并參考工程項目所在地區(qū)建設(shè)工程行政主管部門、建設(shè)監(jiān)理行業(yè)主管部門、地方城市建設(shè)檔案管理部門的規(guī)定執(zhí)行。對一些需連續(xù)產(chǎn)生的監(jiān)理信息，在歸檔過程中應(yīng)對該類信息建立相關(guān)的統(tǒng)計匯總表格以便進行核查和統(tǒng)計，并及時發(fā)現(xiàn)錯漏之處，從而保證該類監(jiān)理信息的完整性。監(jiān)理文件檔案資料的歸檔保存中應(yīng)嚴格按照保存原件為主、復(fù)印件為輔和按照一定順序歸檔的原則。如采用計算機對監(jiān)理信息進行輔助管理時，當(dāng)相關(guān)的文件和記錄經(jīng)相關(guān)責(zé)任人員簽字確定、正式生效并已存入項目部相關(guān)資料夾中時，計算機管理人員應(yīng)將儲存在計算機中的相關(guān)文件和記錄改變其文件屬性為“只讀”，并將保存的目錄記錄在書面文件上以便于進行查閱。在項目文件檔案資料歸檔前不得將計算機中保存的有效文件和記錄刪除。
建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案資料管理主要內(nèi)容是：監(jiān)理文件檔案資料收、發(fā)文與登記；監(jiān)理文件檔案資料傳閱；監(jiān)理文件檔案資料分類存放；監(jiān)理文件檔案資料歸檔、借閱、更改與作廢。
（一）監(jiān)理文件和檔案收文與登記所有收文應(yīng)在收文登記表上進行登記(按監(jiān)理信息分類別進行登記)。應(yīng)記錄文件名稱、文件摘要信息、文件的發(fā)放單位(部門)、文件編號以及收文日期，必要時應(yīng)注明接收文件的具體時間，最后由項目監(jiān)理部負責(zé)收文人員簽字。
（二）監(jiān)理文件檔案資料傳閱與登記由建設(shè)工程項目監(jiān)理部總監(jiān)理工程師或其授權(quán)的監(jiān)理工程師確定文件、記錄是否需傳閱，如需傳閱應(yīng)確定傳閱人員名單和范圍，并注明在文件傳閱紙上，隨同文件和記錄進行傳閱。每位傳閱人員閱后應(yīng)在文件傳閱紙上簽字，并注明日期。文件和記錄傳閱期限不應(yīng)超過該文件的處理期限。傳閱完畢后，文件原件應(yīng)交還信息管理人員歸檔。
（三）監(jiān)理文件資料發(fā)文與登記發(fā)文由總監(jiān)理工程師或其授權(quán)的監(jiān)理工程師簽名，并加蓋項目監(jiān)理部圖章，對蓋章工作應(yīng)進行專項登記。所有發(fā)文按監(jiān)理信息資料分類和編碼要求進行分類編碼，并在發(fā)文登記表上登記。收件人收到文件后應(yīng)簽名。發(fā)文應(yīng)留有底稿，并附一份文件傳閱紙，信息管理人員根據(jù)文件簽發(fā)人指示確定文件責(zé)任人和相關(guān)傳閱人員。文件傳閱過程中，每位傳閱人閱后應(yīng)簽名并注明日期。發(fā)文的傳閱期限不應(yīng)超過其處理期限。重要文件的發(fā)文內(nèi)容應(yīng)在監(jiān)理日記中予以記錄。項目監(jiān)理部的信息管理人員應(yīng)及時將發(fā)文原件歸入相應(yīng)的資料柜（夾）中，并在目錄清單中予以記錄。
（四）監(jiān)理文件檔案資料分類存放監(jiān)理文件檔案經(jīng)收/發(fā)文、登記和傳閱工作程序后，必須使用科學(xué)的分類方法進行存放，這樣既可滿足項目實施過程查閱、求證的需要，又方便項目竣工后文件和檔案的歸檔和移交。項目監(jiān)理部應(yīng)備有存放監(jiān)理信息的專用資料柜和用于監(jiān)理信息分類歸檔存放的專用資料夾。在大中型項目中應(yīng)采用計算機對監(jiān)理信息進行輔助管理。信息管理人員則應(yīng)根據(jù)項目規(guī)模規(guī)劃各資料柜和資料夾內(nèi)容。文件檔案資料應(yīng)保持清晰，不得隨意涂改記錄，保存過程中應(yīng)保持記錄介質(zhì)的清潔和不破損。項目建設(shè)工程中文件和檔案的具體分類原則應(yīng)根據(jù)工程特點制定，監(jiān)理單位的技術(shù)管理部門可以明確本單位文件檔案資料管理的框架性原則，以便統(tǒng)一管理并體現(xiàn)出企業(yè)的特色。
（五）監(jiān)理文件檔案資料歸檔監(jiān)理文件檔案資料歸檔內(nèi)容、組卷方法以及監(jiān)理檔案的驗收、移交和管理工作，應(yīng)根據(jù)現(xiàn)行《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》及《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》并參考工程項目所在地區(qū)建設(shè)工程行政主管部門、建設(shè)監(jiān)理行業(yè)主管部門、地方城市建設(shè)檔案管理部門的規(guī)定執(zhí)行。對一些需連續(xù)產(chǎn)生的監(jiān)理信息，在歸檔過程中應(yīng)對該類信息建立相關(guān)的統(tǒng)計匯總表格以便進行核查和統(tǒng)計，并及時發(fā)現(xiàn)錯漏之處，從而保證該類監(jiān)理信息的完整性。監(jiān)理文件檔案資料的歸檔保存中應(yīng)嚴格按照保存原件為主、復(fù)印件為輔和按照一定順序歸檔的原則。如采用計算機對監(jiān)理信息進行輔助管理時，當(dāng)相關(guān)的文件和記錄經(jīng)相關(guān)責(zé)任人員簽字確定、正式生效并已存入項目部相關(guān)資料夾中時，計算機管理人員應(yīng)將儲存在計算機中的相關(guān)文件和記錄改變其文件屬性為“只讀”，并將保存的目錄記錄在書面文件上以便于進行查閱。在項目文件檔案資料歸檔前不得將計算機中保存的有效文件和記錄刪除。