第十章賬簿格式
本章提要：本章簡要說明賬簿按用途和外表形式如何分類，并進而說明如何從經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的特點來選用賬簿的格式。
1．賬簿按用途怎樣分類？
賬簿按其用途可以分為日記賬、分類賬和備查簿三種。
（l）日記賬。日記賬也稱序時賬，是按照經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生時間的先后順序進行登記的賬簿。日記賬有兩種形式，一種是把全部經(jīng)濟業(yè)務(wù)按照時間順序記錄在賬簿中，稱為普通日記賬。一種是把性質(zhì)相同的經(jīng)濟業(yè)務(wù)分別登記下來，稱為特種日記賬。例如，為了加強貨幣資金管理，各單位對現(xiàn)金和銀行存款的收付業(yè)務(wù)，都必須專門設(shè)置現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬進行登記?，F(xiàn)金和銀行存款日記賬就是特種日記賬。
（2）分類賬。分類賬是對全部經(jīng)濟業(yè)務(wù)按照總分類賬戶和明細(xì)分類賬戶進行分類核算和登記的賬簿，分類賬又分為總分類賬和明細(xì)分類賬。
總分類賬簡稱總賬，是根據(jù)一級會計科目開設(shè)的賬戶，用以全面地、連續(xù)地記錄和反映全部經(jīng)濟業(yè)務(wù)的賬簿?？偡诸愘~可以提供經(jīng)濟活動和財務(wù)收支的全面情況，統(tǒng)馭明細(xì)分類賬，為編制會計報表提供主要依據(jù)，所有單位都必須設(shè)置總分類賬。
明細(xì)分類賬簡稱明細(xì)賬，是根據(jù)總分類科目設(shè)置，按所屬二級科目或明細(xì)科目開設(shè)賬戶，用以分類登記某一類經(jīng)濟業(yè)務(wù)，提供比較詳細(xì)的核算資料的賬簿。明細(xì)分類賬，可以提供經(jīng)濟活動和財務(wù)收支的詳細(xì)情況，有利于加強財產(chǎn)物資的管理，監(jiān)督往來款項的結(jié)算，也為編制會計報表提供必要的資料。因此，各單位在設(shè)置總分類賬的基礎(chǔ)上，根據(jù)經(jīng)營管理的實際需要，按照一級科目設(shè)置必要的明細(xì)分類賬。
（3）備查簿。備查簿是對某些在日記賬和分類賬等主要賬簿中未能記錄或記載不全的經(jīng)濟業(yè)務(wù)進行補充登記的賬簿，是一種輔助性的賬簿，它可以為經(jīng)營管理者提供必要的參考資料。例如，應(yīng)收票據(jù)備查簿、租入固定資產(chǎn)備查簿等。沒有固定格式，它與其他賬簿之間不存在依存和勾稽關(guān)系。
2．賬薄按其外表形式怎樣分類？
（l）訂本式賬簿。訂本式賬簿簡稱訂本賬，訂本賬是在啟用前就已經(jīng)按順序編號并固定裝訂成冊的賬簿，現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬和總分類賬一般采用這種形式。其優(yōu)點是可以防止賬頁散失或抽換賬頁；其缺點是賬頁固定后，不能確定各賬戶應(yīng)該預(yù)留多少賬頁，也不便于會計人員分工記賬。
（2）活頁式賬簿?；铐撌劫~簿簡稱活頁賬，活頁賬是在啟用前和使用過程中把賬頁置于活頁賬夾內(nèi)，隨時可以取放賬頁的賬簿。適用于一般明細(xì)分類賬，其優(yōu)點是可根據(jù)實際需要，靈活使用，也便于分工記賬；其缺點是賬頁容易散失和被抽換。為了克服此缺點，使用活頁賬時必須要求按賬頁順序編號，期末裝訂成冊，加編目錄，并由有關(guān)人員蓋章后保存。
（3）卡片式賬簿?？ㄆ劫~簿簡稱卡片賬，卡片賬是由許多具有賬頁格式的硬紙卡片組成，存放在卡片箱中的一種賬簿?？ㄆ~多用于固定資產(chǎn)、存貨等實物資產(chǎn)的明細(xì)分類核算。其優(yōu)缺點與活頁賬基本相同，使用卡片賬一般不需要每年更換。
3．現(xiàn)金和銀行存款的核算怎樣選擇賬簿格式？
任何一個單位，只要有現(xiàn)金收付業(yè)務(wù)就應(yīng)進行現(xiàn)金核算，建立現(xiàn)金日記賬，應(yīng)做到有錢就有賬，以賬管錢，收付有記錄，清查有手續(xù)，保證現(xiàn)金的完整和合理使用?，F(xiàn)金日記賬要安全，必須選用“訂本式”賬簿，賬頁的格式一般選用“三欄式”，即借方、貸方、余額，也可根據(jù)業(yè)務(wù)的多少，選擇“多欄式”和“收付分頁式”日記賬。
只要有貨幣結(jié)算業(yè)務(wù)的單位，都應(yīng)設(shè)置銀行存款日記賬，銀行存款日記賬必須采用“訂本式”賬簿，銀行存款日記賬的賬頁格式與現(xiàn)金日記賬基本相同，但要增設(shè)“結(jié)算憑證”欄，以便與銀行對賬。賬簿的格式一般采用“三欄式”，也可分別設(shè)立“多欄式”的銀行存款收入日記賬和銀行存款支出日記賬。
4．哪些經(jīng)濟業(yè)務(wù)適用于三欄式明細(xì)賬？
三欄式明細(xì)賬適用于只需進行金額明細(xì)核算，而不需要進行數(shù)量核算的賬戶。例如，債權(quán)、債務(wù)等結(jié)算賬戶，其他只核算金額的賬戶也可采納。
5．哪些經(jīng)濟業(yè)務(wù)適用于數(shù)置差額式明細(xì)賬？
數(shù)量金額式明細(xì)賬在“收入”、“發(fā)出”、“結(jié)存”三大欄內(nèi)分別設(shè)置“數(shù)量”、“單價”、“金額”三小欄，一般適用于既要進行金額核算又要進行實物數(shù)量核算的各項財產(chǎn)物資，例如，原材料、庫存商品等。
6．哪些經(jīng)濟業(yè)務(wù)適用于多欄式明細(xì)賬？
多欄式明細(xì)賬是根據(jù)管理需要，在一張賬頁內(nèi)不僅按借、貸、余三部分設(shè)立金額欄，還要按明細(xì)科目在借方或貸方設(shè)立許多金額欄，以集中反映有關(guān)明細(xì)項目的核算資料，這種格式的明細(xì)賬適用于“生產(chǎn)成本”、“制造費用”、“營業(yè)費用”、“管理費用”、“主營業(yè)務(wù)收入”（分產(chǎn)品的）等賬戶的明細(xì)核算。
7．哪些經(jīng)濟業(yè)務(wù)適用于平行式明細(xì)賬？
平行式明細(xì)分類賬也叫橫線登記式明細(xì)賬。平行式明細(xì)分類賬頁設(shè)“借方”和“貸方”兩欄。平行式明細(xì)賬其特點是將前后密切相關(guān)的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，于核銷賬時在同一橫格內(nèi)進行登記，以檢查每筆業(yè)務(wù)的完成及變動情況，這種格式適用于“物資采購”和某些應(yīng)收、應(yīng)付款項的明細(xì)核算。
8．哪些經(jīng)濟業(yè)務(wù)可用卡片式賬簿？
卡片賬是以發(fā)散的卡片組成，放在卡片箱中可以隨取隨放的一種賬簿，一般適用于固定資產(chǎn)明細(xì)賬，它一般不需要每年更換。
9．實現(xiàn)會計電算化后，會計賬簿的打印有哪些要求？
日記賬必須及時打??；明細(xì)賬和總賬可根據(jù)需要按月、按季或按年打印，不滿頁時，可以滿頁后再打印。打印出的賬頁應(yīng)連續(xù)編號，經(jīng)審核無誤后作為正式賬頁裝訂成冊，并由記賬人員和會計機構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計主管人員簽名或蓋章。
10．計算機賬簿輸出方式有哪些？
計算機賬務(wù)處理的結(jié)果是生成各種賬簿、報表等。主要包括日記賬、明細(xì)賬、總賬、各種對內(nèi)、對外會計報表等。賬簿的輸出方式，一般有磁盤輸出、屏幕顯示輸出和打印輸出等。磁盤輸出是將賬簿和報表以標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)文件的形式輸出到磁盤，以便保存、傳遞和查詢有關(guān)的信息；屏幕顯示輸出是將用戶需要的信息在屏幕上按用戶要求顯示出來，用戶利用顯示輸出可以進行各種查詢；打印輸出是指將用戶需要的輸出信息按規(guī)定的格式打印出來。
所有賬簿數(shù)據(jù)的形成均是由系統(tǒng)自動將記賬憑證匯總過賬產(chǎn)生的。用戶對賬簿的操作主要就是對各類賬簿的查詢、輸出以獲得有用的會計信息。
本章提要：本章簡要說明賬簿按用途和外表形式如何分類，并進而說明如何從經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的特點來選用賬簿的格式。
1．賬簿按用途怎樣分類？
賬簿按其用途可以分為日記賬、分類賬和備查簿三種。
（l）日記賬。日記賬也稱序時賬，是按照經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生時間的先后順序進行登記的賬簿。日記賬有兩種形式，一種是把全部經(jīng)濟業(yè)務(wù)按照時間順序記錄在賬簿中，稱為普通日記賬。一種是把性質(zhì)相同的經(jīng)濟業(yè)務(wù)分別登記下來，稱為特種日記賬。例如，為了加強貨幣資金管理，各單位對現(xiàn)金和銀行存款的收付業(yè)務(wù)，都必須專門設(shè)置現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬進行登記?，F(xiàn)金和銀行存款日記賬就是特種日記賬。
（2）分類賬。分類賬是對全部經(jīng)濟業(yè)務(wù)按照總分類賬戶和明細(xì)分類賬戶進行分類核算和登記的賬簿，分類賬又分為總分類賬和明細(xì)分類賬。
總分類賬簡稱總賬，是根據(jù)一級會計科目開設(shè)的賬戶，用以全面地、連續(xù)地記錄和反映全部經(jīng)濟業(yè)務(wù)的賬簿?？偡诸愘~可以提供經(jīng)濟活動和財務(wù)收支的全面情況，統(tǒng)馭明細(xì)分類賬，為編制會計報表提供主要依據(jù)，所有單位都必須設(shè)置總分類賬。
明細(xì)分類賬簡稱明細(xì)賬，是根據(jù)總分類科目設(shè)置，按所屬二級科目或明細(xì)科目開設(shè)賬戶，用以分類登記某一類經(jīng)濟業(yè)務(wù)，提供比較詳細(xì)的核算資料的賬簿。明細(xì)分類賬，可以提供經(jīng)濟活動和財務(wù)收支的詳細(xì)情況，有利于加強財產(chǎn)物資的管理，監(jiān)督往來款項的結(jié)算，也為編制會計報表提供必要的資料。因此，各單位在設(shè)置總分類賬的基礎(chǔ)上，根據(jù)經(jīng)營管理的實際需要，按照一級科目設(shè)置必要的明細(xì)分類賬。
（3）備查簿。備查簿是對某些在日記賬和分類賬等主要賬簿中未能記錄或記載不全的經(jīng)濟業(yè)務(wù)進行補充登記的賬簿，是一種輔助性的賬簿，它可以為經(jīng)營管理者提供必要的參考資料。例如，應(yīng)收票據(jù)備查簿、租入固定資產(chǎn)備查簿等。沒有固定格式，它與其他賬簿之間不存在依存和勾稽關(guān)系。
2．賬薄按其外表形式怎樣分類？
（l）訂本式賬簿。訂本式賬簿簡稱訂本賬，訂本賬是在啟用前就已經(jīng)按順序編號并固定裝訂成冊的賬簿，現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬和總分類賬一般采用這種形式。其優(yōu)點是可以防止賬頁散失或抽換賬頁；其缺點是賬頁固定后，不能確定各賬戶應(yīng)該預(yù)留多少賬頁，也不便于會計人員分工記賬。
（2）活頁式賬簿?；铐撌劫~簿簡稱活頁賬，活頁賬是在啟用前和使用過程中把賬頁置于活頁賬夾內(nèi)，隨時可以取放賬頁的賬簿。適用于一般明細(xì)分類賬，其優(yōu)點是可根據(jù)實際需要，靈活使用，也便于分工記賬；其缺點是賬頁容易散失和被抽換。為了克服此缺點，使用活頁賬時必須要求按賬頁順序編號，期末裝訂成冊，加編目錄，并由有關(guān)人員蓋章后保存。
（3）卡片式賬簿?？ㄆ劫~簿簡稱卡片賬，卡片賬是由許多具有賬頁格式的硬紙卡片組成，存放在卡片箱中的一種賬簿?？ㄆ~多用于固定資產(chǎn)、存貨等實物資產(chǎn)的明細(xì)分類核算。其優(yōu)缺點與活頁賬基本相同，使用卡片賬一般不需要每年更換。
3．現(xiàn)金和銀行存款的核算怎樣選擇賬簿格式？
任何一個單位，只要有現(xiàn)金收付業(yè)務(wù)就應(yīng)進行現(xiàn)金核算，建立現(xiàn)金日記賬，應(yīng)做到有錢就有賬，以賬管錢，收付有記錄，清查有手續(xù)，保證現(xiàn)金的完整和合理使用?，F(xiàn)金日記賬要安全，必須選用“訂本式”賬簿，賬頁的格式一般選用“三欄式”，即借方、貸方、余額，也可根據(jù)業(yè)務(wù)的多少，選擇“多欄式”和“收付分頁式”日記賬。
只要有貨幣結(jié)算業(yè)務(wù)的單位，都應(yīng)設(shè)置銀行存款日記賬，銀行存款日記賬必須采用“訂本式”賬簿，銀行存款日記賬的賬頁格式與現(xiàn)金日記賬基本相同，但要增設(shè)“結(jié)算憑證”欄，以便與銀行對賬。賬簿的格式一般采用“三欄式”，也可分別設(shè)立“多欄式”的銀行存款收入日記賬和銀行存款支出日記賬。
4．哪些經(jīng)濟業(yè)務(wù)適用于三欄式明細(xì)賬？
三欄式明細(xì)賬適用于只需進行金額明細(xì)核算，而不需要進行數(shù)量核算的賬戶。例如，債權(quán)、債務(wù)等結(jié)算賬戶，其他只核算金額的賬戶也可采納。
5．哪些經(jīng)濟業(yè)務(wù)適用于數(shù)置差額式明細(xì)賬？
數(shù)量金額式明細(xì)賬在“收入”、“發(fā)出”、“結(jié)存”三大欄內(nèi)分別設(shè)置“數(shù)量”、“單價”、“金額”三小欄，一般適用于既要進行金額核算又要進行實物數(shù)量核算的各項財產(chǎn)物資，例如，原材料、庫存商品等。
6．哪些經(jīng)濟業(yè)務(wù)適用于多欄式明細(xì)賬？
多欄式明細(xì)賬是根據(jù)管理需要，在一張賬頁內(nèi)不僅按借、貸、余三部分設(shè)立金額欄，還要按明細(xì)科目在借方或貸方設(shè)立許多金額欄，以集中反映有關(guān)明細(xì)項目的核算資料，這種格式的明細(xì)賬適用于“生產(chǎn)成本”、“制造費用”、“營業(yè)費用”、“管理費用”、“主營業(yè)務(wù)收入”（分產(chǎn)品的）等賬戶的明細(xì)核算。
7．哪些經(jīng)濟業(yè)務(wù)適用于平行式明細(xì)賬？
平行式明細(xì)分類賬也叫橫線登記式明細(xì)賬。平行式明細(xì)分類賬頁設(shè)“借方”和“貸方”兩欄。平行式明細(xì)賬其特點是將前后密切相關(guān)的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，于核銷賬時在同一橫格內(nèi)進行登記，以檢查每筆業(yè)務(wù)的完成及變動情況，這種格式適用于“物資采購”和某些應(yīng)收、應(yīng)付款項的明細(xì)核算。
8．哪些經(jīng)濟業(yè)務(wù)可用卡片式賬簿？
卡片賬是以發(fā)散的卡片組成，放在卡片箱中可以隨取隨放的一種賬簿，一般適用于固定資產(chǎn)明細(xì)賬，它一般不需要每年更換。
9．實現(xiàn)會計電算化后，會計賬簿的打印有哪些要求？
日記賬必須及時打??；明細(xì)賬和總賬可根據(jù)需要按月、按季或按年打印，不滿頁時，可以滿頁后再打印。打印出的賬頁應(yīng)連續(xù)編號，經(jīng)審核無誤后作為正式賬頁裝訂成冊，并由記賬人員和會計機構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計主管人員簽名或蓋章。
10．計算機賬簿輸出方式有哪些？
計算機賬務(wù)處理的結(jié)果是生成各種賬簿、報表等。主要包括日記賬、明細(xì)賬、總賬、各種對內(nèi)、對外會計報表等。賬簿的輸出方式，一般有磁盤輸出、屏幕顯示輸出和打印輸出等。磁盤輸出是將賬簿和報表以標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)文件的形式輸出到磁盤，以便保存、傳遞和查詢有關(guān)的信息；屏幕顯示輸出是將用戶需要的信息在屏幕上按用戶要求顯示出來，用戶利用顯示輸出可以進行各種查詢；打印輸出是指將用戶需要的輸出信息按規(guī)定的格式打印出來。
所有賬簿數(shù)據(jù)的形成均是由系統(tǒng)自動將記賬憑證匯總過賬產(chǎn)生的。用戶對賬簿的操作主要就是對各類賬簿的查詢、輸出以獲得有用的會計信息。