可以在工作表中給單元格添加批注，用簡短的文字對單元格的作用或內(nèi)容進行注釋。使用批注包括插入批注、查看批注、編輯批注、刪除批注等內(nèi)容，現(xiàn)分別說明。
(1)插入批注
給單元格添加批注的操作步驟如下:
1)單擊需要添加批注的單元格。
2)選擇"插入"菜單的"批注"命令，或在需要添加批注的單元格內(nèi)單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇"插入批注"命令。
3)在彈出的"批注"框中鍵入批注文本，如圖2-18所示。"批注"框中的用戶姓名是根據(jù)Excel安裝時鍵人的用戶姓名自動標注的，可更改為實際用戶的姓名。
4)完成文本輸入后，單擊"批注"框外部的工作表區(qū)域，即完成了批注的插入工作。被插入批注的單元格右上角有一個紅色的批注標記。用鼠標拖動"批注"框的邊框，可以改變"批注"框的位置:拖動"批注"框的控點，可以改變"批注"框的大小。
(2)查看批注
Excel提供了多種查看批注的方法。將鼠標停留在含有批注標記的單元格上，就可以顯示該單元格的批注。也可以通過"視圖"菜單的"批注"命令查看，步驟如下:
1)在"視圖"菜單中，單擊"批注"命令，彈出"審閱"工具欄，并顯示所有的單元格批注。
2)單擊"審閱"工具欄中的"下一批注"按鈕，可按順序查看每個批注。單擊"前一批注"按鈕，可按相反的順序查看批注。單擊"顯示/隱藏所有批注"按鈕，可對批注進行顯示和隱藏切換。
也可用鼠標右鍵單擊含有批注標記的單元格，在彈出的快捷菜單中選擇"顯示/隱藏批注"命令，顯示該單元格的批注。
(3)編輯批注
1)單擊需要編輯批注的單元格。
2)在"插入"菜單或快捷菜單中，選擇"編輯批注"命令，即可對批注進行編輯?；蛘邌螕?審閱"工具欄的"編輯批注"按鈕，也可對批注進行編輯。
單擊"批注"文本框，再選擇"格式"菜單的"批注"命令，也可用鼠標右鍵單擊"批注"文本框，在快捷菜單中選擇"設置批注格式"命令，都可以打開"設置批注格式"對話框。在該對話框中，可以根據(jù)需要設置批注文字的字體、顏色以及"批注"文本框的填充顏色等。
(4)隱藏或顯示批注及其標識符
選擇"工具"菜單的"選項"命令，在"選項"對話框中，單擊"視圖"選項卡。如果要在鼠標指針停留在包含批注的單元格上時不顯示批注，并且隱藏單元格的批注標記，可選擇"批注"標題下的"無"選項;如果要在鼠標指針停留在包含批注的單元格上時顯示批注，并保持批注標記一直處于顯示狀態(tài)，可選擇"只顯示標識符"選項;如果不管鼠標指針的位置在何處，都顯示批注和批注標記，可選擇"批注和標識符"選項。
(5)刪除批注
刪除批注的方法有很多種
方法一:
如果要刪除某個單元格的批注，最簡單的方法是在要刪除批注的單元格處單擊右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇"刪除批注"命令，即可刪除批注及批注標記。
方法二:
選擇"視圖"菜單的"批注"命令，選取欲刪除批注的單元格，單擊"審|淚"工具欄中的"刪除批注"按鈕即可。
方法三:
1)選定需要刪除批注的單元格或單元格區(qū)域。
2)選擇"編輯"菜單的"清除"命令。
3)在下一級菜單中單擊"批注"。
方法四:
如果要刪除工作表中的所有批注，可用如下方法:
1)選擇"編輯"菜單的"定位"命令。
2)在"定位"對話框中單擊"定位條件"按鈕，彈出如圖2-22
所示的"定位條件"對話框。圖2-22冗位條件"對話框
3)在該對話框中選擇"批注"單選項，單擊"確定"按鈕返回工作表，以選中當前工作表中含有批注的所有單元格。
4)選擇"編輯"菜單的"清除"命令。
5)在下一級菜單中單擊"批注"。
(1)插入批注
給單元格添加批注的操作步驟如下:
1)單擊需要添加批注的單元格。
2)選擇"插入"菜單的"批注"命令，或在需要添加批注的單元格內(nèi)單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇"插入批注"命令。
3)在彈出的"批注"框中鍵入批注文本，如圖2-18所示。"批注"框中的用戶姓名是根據(jù)Excel安裝時鍵人的用戶姓名自動標注的，可更改為實際用戶的姓名。
4)完成文本輸入后，單擊"批注"框外部的工作表區(qū)域，即完成了批注的插入工作。被插入批注的單元格右上角有一個紅色的批注標記。用鼠標拖動"批注"框的邊框，可以改變"批注"框的位置:拖動"批注"框的控點，可以改變"批注"框的大小。
(2)查看批注
Excel提供了多種查看批注的方法。將鼠標停留在含有批注標記的單元格上，就可以顯示該單元格的批注。也可以通過"視圖"菜單的"批注"命令查看，步驟如下:
1)在"視圖"菜單中，單擊"批注"命令，彈出"審閱"工具欄，并顯示所有的單元格批注。
2)單擊"審閱"工具欄中的"下一批注"按鈕，可按順序查看每個批注。單擊"前一批注"按鈕，可按相反的順序查看批注。單擊"顯示/隱藏所有批注"按鈕，可對批注進行顯示和隱藏切換。
也可用鼠標右鍵單擊含有批注標記的單元格，在彈出的快捷菜單中選擇"顯示/隱藏批注"命令，顯示該單元格的批注。
(3)編輯批注
1)單擊需要編輯批注的單元格。
2)在"插入"菜單或快捷菜單中，選擇"編輯批注"命令，即可對批注進行編輯?；蛘邌螕?審閱"工具欄的"編輯批注"按鈕，也可對批注進行編輯。
單擊"批注"文本框，再選擇"格式"菜單的"批注"命令，也可用鼠標右鍵單擊"批注"文本框，在快捷菜單中選擇"設置批注格式"命令，都可以打開"設置批注格式"對話框。在該對話框中，可以根據(jù)需要設置批注文字的字體、顏色以及"批注"文本框的填充顏色等。
(4)隱藏或顯示批注及其標識符
選擇"工具"菜單的"選項"命令，在"選項"對話框中，單擊"視圖"選項卡。如果要在鼠標指針停留在包含批注的單元格上時不顯示批注，并且隱藏單元格的批注標記，可選擇"批注"標題下的"無"選項;如果要在鼠標指針停留在包含批注的單元格上時顯示批注，并保持批注標記一直處于顯示狀態(tài)，可選擇"只顯示標識符"選項;如果不管鼠標指針的位置在何處，都顯示批注和批注標記，可選擇"批注和標識符"選項。
(5)刪除批注
刪除批注的方法有很多種
方法一:
如果要刪除某個單元格的批注，最簡單的方法是在要刪除批注的單元格處單擊右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇"刪除批注"命令，即可刪除批注及批注標記。
方法二:
選擇"視圖"菜單的"批注"命令，選取欲刪除批注的單元格，單擊"審|淚"工具欄中的"刪除批注"按鈕即可。
方法三:
1)選定需要刪除批注的單元格或單元格區(qū)域。
2)選擇"編輯"菜單的"清除"命令。
3)在下一級菜單中單擊"批注"。
方法四:
如果要刪除工作表中的所有批注，可用如下方法:
1)選擇"編輯"菜單的"定位"命令。
2)在"定位"對話框中單擊"定位條件"按鈕，彈出如圖2-22
所示的"定位條件"對話框。圖2-22冗位條件"對話框
3)在該對話框中選擇"批注"單選項，單擊"確定"按鈕返回工作表，以選中當前工作表中含有批注的所有單元格。
4)選擇"編輯"菜單的"清除"命令。
5)在下一級菜單中單擊"批注"。