隨著電腦的普及應(yīng)用，每一臺電腦都可以靈活方便地安裝使用Excel軟件。而除財會部門外，其他部門的電腦都去裝上專門的財務(wù)、商務(wù)軟件肯定是不現(xiàn)實的。在日常的業(yè)務(wù)核算、統(tǒng)計核算和會計核算三大核算工作中，相當(dāng)多的工作人員還在依賴手工方式。面對在手工下的各種大量而又十分繁瑣的費時費力又費神的數(shù)據(jù)查找、登記、計算、匯總工作，除利用財務(wù)、商務(wù)軟件解決外，利用Excel去解決這些問題，其實是一件十分方便且輕松的事情。本文以任務(wù)驅(qū)動的方式，引導(dǎo)讀者在完成任務(wù)的過程中掌握相應(yīng)的操作技能。
目標(biāo)任務(wù)
在一個工作簿中分別制作一個“進貨”工作表、一個“銷售”工作表和一個“進銷存自動統(tǒng)計”工作表，設(shè)置好相應(yīng)的公式和條件格式。
每當(dāng)發(fā)生進貨或銷售業(yè)務(wù)而在“進貨”工作表或在“銷售”工作表中輸入進貨業(yè)務(wù)或銷售業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)時，“進銷存自動統(tǒng)計”表中便自動計算出每一種商品的當(dāng)前總進貨量、當(dāng)前總銷售量和當(dāng)前庫存量。
當(dāng)庫存量超過或低于規(guī)定的“報警線”時，能進行特殊顯示，以示警告。
操作要點及注意事項
Excel表格的制作，Excel工作表函數(shù)公式的運用，條件格式的運用。
本文所述操作在Excel97和Excel2000下運行測試通過。
除漢字外，Excel公式中的所有字符，都必須在英文(En)狀態(tài)下輸入。
方法與步驟
(一)新建工作簿
1．單擊“開始”菜單，在彈出的開始菜單項中單擊“新建office文檔”，出現(xiàn)“新建office文檔”對話框窗口。
2．“新建office文檔”對話框窗口中的“常用”活頁夾中，雙擊“空工作簿”，出現(xiàn)名為“Book1”的空工作簿。
3．將“Book1”保存為“進銷存自動統(tǒng)計系統(tǒng)．xls”。
(二)定義工作表名稱及數(shù)據(jù)
1．雙擊“Sheet1”工作表標(biāo)簽，輸入“進貨”后按【Enter】鍵。
2．雙擊“Sheet2”工作表標(biāo)簽，輸入“銷售”后按【Enter】鍵。
3．雙擊“Sheet3”工作表標(biāo)簽，輸入“進銷存自動統(tǒng)計”后按【Enter】鍵。
4．選擇“進貨”工作表，輸入標(biāo)題(進貨日期、商品名稱、進貨數(shù)量)和相應(yīng)各項數(shù)據(jù)。
限于篇幅，以及僅為說明問題起見，這里只列舉甲、乙、丙三種商品。
5．選擇“銷售”工作表，輸入標(biāo)題(銷售日期、銷售去向、商品名稱、銷售數(shù)量)和相應(yīng)各項數(shù)據(jù)。
6．選擇“進銷存自動統(tǒng)計”工作表，在第一行中分別輸入標(biāo)題內(nèi)容：商品名稱、當(dāng)前總進貨量、當(dāng)前總銷售量、當(dāng)前庫存量。
(三)定義公式
1．在“進銷存自動統(tǒng)計”工作表中選擇B2單元格，輸入“=SUMIF(進貨！B：B，"甲"，進貨！C：C)”，按【Enter】鍵。
2．向下拖動B2單元格右下方的黑點至B4單元格，進行公式復(fù)制的操作。
3．選擇B3單元格，按F2鍵，修改公式中的“甲”為“乙”，同樣，修改B4單元格公式中的“甲”為“丙”。如果有更多的商品，依此類推，直至修改完畢為止。注意，從公式定義可以看出，此例中的單元格相加求和的條件依據(jù)是商品名稱：甲、乙、丙。
4．選定B2至B4單元格，向右拖動B4單元格右下方的黑點至C列，進行公式的復(fù)制操作。
5．選擇C2單元格，按F2鍵，將公式中的“進貨”修改為“銷售”，同樣，再分別修改C3、C4單元格公式中的“進貨”為“銷售”。如果有更多的單元格需要定義公式，依此類推，直至修改完畢為止。
6．選定D2單元格，輸入“=B2-C2”，按【Enter】鍵。
7．向下拖動D2單元格右下方的黑點至D4單元格(如果有更多的，一直向下拖動到最后一個單元格即可)，完成公式的復(fù)制工作。
(四)庫存報警(字符突出顯示)設(shè)置
1．單擊D列的列標(biāo)，然后選擇“格式”菜單中的“條件格式”命令。
2．在打開的“條件格式”對話框中，在“條件1”區(qū)域中進行庫存量報警的突出顯示設(shè)置：
首先，從左到右，分別選定“單元格數(shù)值”(Excel97中是“單元格數(shù)值為”)、“大于或等于”，并輸入一個合適的庫存量報警線數(shù)字。
然后，單擊“格式”按鈕，在打開的對話框中設(shè)置顏色為“紅色”，字形為“加粗”。
最后按“確定”按鈕，完成庫存一旦超高即報警的突出顯示設(shè)置。
3．在“條件格式”對話框中，單擊“添加”按鈕，隨即便會增加一個“條件2”區(qū)域。
在“條件2”區(qū)域中進行最低庫存量報警的突出顯示設(shè)置：
首先，從左到右，分別選定“單元格數(shù)值”、“小于或等于”，并輸入一個合適的最低庫存量報警線數(shù)字(比如，輸入1，表示當(dāng)庫存只剩一件或沒有時，突出警示)。
然后單擊“格式”按鈕，再在打開的對話框中設(shè)置顏色為“藍(lán)色”，字形為“加粗”。
最后按“確定”按鈕，即完成庫存超低的報警突出顯示設(shè)置。
(五)日常應(yīng)用
1．平時，每次只要在“進貨”工作表和“銷售”工作表中輸入實際發(fā)生的進貨或銷售數(shù)據(jù)，“進銷存自動統(tǒng)計”表中便會自動得到當(dāng)前的總進貨量、當(dāng)前的總銷售量以及當(dāng)前庫存量。同時，當(dāng)庫存量超過或低于報警線數(shù)字時，就會以紅色或藍(lán)色并加粗字符來突出顯示。
2．購入“進貨”工作表中沒有的新貨時，需要按照上面所述方法在“進貨”工作表和“進銷存自動統(tǒng)計”工作表中增設(shè)相應(yīng)的商品名稱及其取數(shù)公式，公式設(shè)置還是按照前面所描述的方法，采取復(fù)制加修改的方法最快捷。
結(jié)束語
本文提供和介紹了利用Excel實現(xiàn)有關(guān)進銷存業(yè)務(wù)自動統(tǒng)計的一種基本思路和基本做法，其中重點是公式和條件格式的運用。至于商品進銷存業(yè)務(wù)中的“商品編號”、“業(yè)務(wù)摘要”
、“單價”、“金額”以及“備注”等，可根據(jù)各自需要在工作表中進行相應(yīng)設(shè)置；也可以對舉例中的數(shù)據(jù)項標(biāo)題名稱進行更改；還可以對公式中單元格相加求和的條件依據(jù)進行更改，比如，“商品名稱”變?yōu)椤吧唐肪幪枴薄?BR>
目標(biāo)任務(wù)
在一個工作簿中分別制作一個“進貨”工作表、一個“銷售”工作表和一個“進銷存自動統(tǒng)計”工作表，設(shè)置好相應(yīng)的公式和條件格式。
每當(dāng)發(fā)生進貨或銷售業(yè)務(wù)而在“進貨”工作表或在“銷售”工作表中輸入進貨業(yè)務(wù)或銷售業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)時，“進銷存自動統(tǒng)計”表中便自動計算出每一種商品的當(dāng)前總進貨量、當(dāng)前總銷售量和當(dāng)前庫存量。
當(dāng)庫存量超過或低于規(guī)定的“報警線”時，能進行特殊顯示，以示警告。
操作要點及注意事項
Excel表格的制作，Excel工作表函數(shù)公式的運用，條件格式的運用。
本文所述操作在Excel97和Excel2000下運行測試通過。
除漢字外，Excel公式中的所有字符，都必須在英文(En)狀態(tài)下輸入。
方法與步驟
(一)新建工作簿
1．單擊“開始”菜單，在彈出的開始菜單項中單擊“新建office文檔”，出現(xiàn)“新建office文檔”對話框窗口。
2．“新建office文檔”對話框窗口中的“常用”活頁夾中，雙擊“空工作簿”，出現(xiàn)名為“Book1”的空工作簿。
3．將“Book1”保存為“進銷存自動統(tǒng)計系統(tǒng)．xls”。
(二)定義工作表名稱及數(shù)據(jù)
1．雙擊“Sheet1”工作表標(biāo)簽，輸入“進貨”后按【Enter】鍵。
2．雙擊“Sheet2”工作表標(biāo)簽，輸入“銷售”后按【Enter】鍵。
3．雙擊“Sheet3”工作表標(biāo)簽，輸入“進銷存自動統(tǒng)計”后按【Enter】鍵。
4．選擇“進貨”工作表，輸入標(biāo)題(進貨日期、商品名稱、進貨數(shù)量)和相應(yīng)各項數(shù)據(jù)。
限于篇幅，以及僅為說明問題起見，這里只列舉甲、乙、丙三種商品。
5．選擇“銷售”工作表，輸入標(biāo)題(銷售日期、銷售去向、商品名稱、銷售數(shù)量)和相應(yīng)各項數(shù)據(jù)。
6．選擇“進銷存自動統(tǒng)計”工作表，在第一行中分別輸入標(biāo)題內(nèi)容：商品名稱、當(dāng)前總進貨量、當(dāng)前總銷售量、當(dāng)前庫存量。
(三)定義公式
1．在“進銷存自動統(tǒng)計”工作表中選擇B2單元格，輸入“=SUMIF(進貨！B：B，"甲"，進貨！C：C)”，按【Enter】鍵。
2．向下拖動B2單元格右下方的黑點至B4單元格，進行公式復(fù)制的操作。
3．選擇B3單元格，按F2鍵，修改公式中的“甲”為“乙”，同樣，修改B4單元格公式中的“甲”為“丙”。如果有更多的商品，依此類推，直至修改完畢為止。注意，從公式定義可以看出，此例中的單元格相加求和的條件依據(jù)是商品名稱：甲、乙、丙。
4．選定B2至B4單元格，向右拖動B4單元格右下方的黑點至C列，進行公式的復(fù)制操作。
5．選擇C2單元格，按F2鍵，將公式中的“進貨”修改為“銷售”，同樣，再分別修改C3、C4單元格公式中的“進貨”為“銷售”。如果有更多的單元格需要定義公式，依此類推，直至修改完畢為止。
6．選定D2單元格，輸入“=B2-C2”，按【Enter】鍵。
7．向下拖動D2單元格右下方的黑點至D4單元格(如果有更多的，一直向下拖動到最后一個單元格即可)，完成公式的復(fù)制工作。
(四)庫存報警(字符突出顯示)設(shè)置
1．單擊D列的列標(biāo)，然后選擇“格式”菜單中的“條件格式”命令。
2．在打開的“條件格式”對話框中，在“條件1”區(qū)域中進行庫存量報警的突出顯示設(shè)置：
首先，從左到右，分別選定“單元格數(shù)值”(Excel97中是“單元格數(shù)值為”)、“大于或等于”，并輸入一個合適的庫存量報警線數(shù)字。
然后，單擊“格式”按鈕，在打開的對話框中設(shè)置顏色為“紅色”，字形為“加粗”。
最后按“確定”按鈕，完成庫存一旦超高即報警的突出顯示設(shè)置。
3．在“條件格式”對話框中，單擊“添加”按鈕，隨即便會增加一個“條件2”區(qū)域。
在“條件2”區(qū)域中進行最低庫存量報警的突出顯示設(shè)置：
首先，從左到右，分別選定“單元格數(shù)值”、“小于或等于”，并輸入一個合適的最低庫存量報警線數(shù)字(比如，輸入1，表示當(dāng)庫存只剩一件或沒有時，突出警示)。
然后單擊“格式”按鈕，再在打開的對話框中設(shè)置顏色為“藍(lán)色”，字形為“加粗”。
最后按“確定”按鈕，即完成庫存超低的報警突出顯示設(shè)置。
(五)日常應(yīng)用
1．平時，每次只要在“進貨”工作表和“銷售”工作表中輸入實際發(fā)生的進貨或銷售數(shù)據(jù)，“進銷存自動統(tǒng)計”表中便會自動得到當(dāng)前的總進貨量、當(dāng)前的總銷售量以及當(dāng)前庫存量。同時，當(dāng)庫存量超過或低于報警線數(shù)字時，就會以紅色或藍(lán)色并加粗字符來突出顯示。
2．購入“進貨”工作表中沒有的新貨時，需要按照上面所述方法在“進貨”工作表和“進銷存自動統(tǒng)計”工作表中增設(shè)相應(yīng)的商品名稱及其取數(shù)公式，公式設(shè)置還是按照前面所描述的方法，采取復(fù)制加修改的方法最快捷。
結(jié)束語
本文提供和介紹了利用Excel實現(xiàn)有關(guān)進銷存業(yè)務(wù)自動統(tǒng)計的一種基本思路和基本做法，其中重點是公式和條件格式的運用。至于商品進銷存業(yè)務(wù)中的“商品編號”、“業(yè)務(wù)摘要”
、“單價”、“金額”以及“備注”等，可根據(jù)各自需要在工作表中進行相應(yīng)設(shè)置；也可以對舉例中的數(shù)據(jù)項標(biāo)題名稱進行更改；還可以對公式中單元格相加求和的條件依據(jù)進行更改，比如，“商品名稱”變?yōu)椤吧唐肪幪枴薄?BR>