一、建議要慎重
如果你還不是一個(gè)經(jīng)驗(yàn)很豐富的秘書，那么，原則上你應(yīng)盡量少給上司提建議，至少提建議時(shí)要慎重。因?yàn)樽鳛槊貢愕穆氊?zé)是為上司創(chuàng)造的決策環(huán)境，而是不參與經(jīng)營(yíng)決策。
在實(shí)際工作中，秘書對(duì)某些具體問題可能看得比上司還要清楚，而且也能發(fā)現(xiàn)不少問題；即便如此，由于秘書看問題的角度與上司不盡相同，而且很多時(shí)候也不知道上司工作的重點(diǎn)在哪里，所以，盡管秘書就某個(gè)具體問題提出的建議有一定的價(jià)值，但在上司看來這種建議可能仍然是無足輕重，不僅如此，還有可能干擾自己整體的工作部署。因此，當(dāng)秘書覺得有必要給上司提建議時(shí)，那就首先要考慮自已是否和上司站在同樣的角度看和高度問題。如果你對(duì)上司的工作內(nèi)容和思考問題的方式不是很了解，那么，你的建議有可能只會(huì)給上司的工作添亂。
作為秘書，你一定要熟悉上司的職責(zé)范圍和思維方式，知道他當(dāng)前工作的重心在哪里和工作的出發(fā)點(diǎn)是什么。只有做到了這一點(diǎn)，你才有可能抓住機(jī)會(huì)給上司建議?？梢哉f，能給上司提供合理而又及時(shí)的建議是秘書水平的表現(xiàn)。
作為年輕的秘書，原則上不要給上司提建議，但是，這并不是說作為秘書不能給上司提建議，比如當(dāng)上司要求你提建議或征詢你的看法時(shí)你可以談?wù)勀愕目捶ǎ挥直热缭谂c上司討論一些非經(jīng)營(yíng)決策性的問題時(shí)，你可以提這么一些建議，如怎樣保持健康，在什么地方開會(huì)比較合適，在什么地方請(qǐng)客人吃飯等。
二、建議的方式
對(duì)于秘書來說，在給上司提建議時(shí)，應(yīng)盡量讓上司做“選擇題”，避免做“回答題”。
秘書小鋼在與大隆公司總裁秘書聊天時(shí)，得知恒盛公司老板的父親下個(gè)星期滿八十大壽。如果小鋼這么向自己的老總提建議：“聽大隆公司的人說，恒盛公司老板的父親下個(gè)星期滿八十大壽。我們要準(zhǔn)備點(diǎn)賀禮嗎？”那對(duì)于老總來說，小鋼這種建議沒有任何作用，因?yàn)楹闶⒐臼潜竟镜目蛻?，老總得知這信息之后不可能不去祝壽，既然要去祝壽，自然要準(zhǔn)備壽禮，所以，小鋼一開始就應(yīng)該知道，即使自己不問，老總也肯定是“要送”。所以，小鋼在這種情況下應(yīng)該直接提出具體建議，比如他可以這么說：“我聽恒盛總裁辦小謝說，老爺子喜歡書法，我們給他送一套文房四寶，您看如何？”自己只提建議，決定權(quán)還是交給上司。也就是說，在這種場(chǎng)合，只讓上司做“是”或“不行”的選擇就行了。如果你是一個(gè)經(jīng)驗(yàn)豐富的秘書，那你提出的建議上司多數(shù)會(huì)說“行！”如果上司對(duì)你說“就由你看著辦吧。”，那么你就成熟了。
三、提建議時(shí)應(yīng)注意的問題
1、說話盡量婉轉(zhuǎn)
一般來說，秘書給上司提建議是為了輔助上司的工作，盡一個(gè)秘書的責(zé)任。但上司畢竟是上司，地位遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于秘書，作為接受方，盡管上司的理智告訴他你的建議是合理的，但在感情上他還需要有一個(gè)接受的過程，所以，一些上司對(duì)秘書的建議都會(huì)出于本能要反駁幾句。為了不讓自己的好心被當(dāng)成“驢肝肺”，秘書給上司提建議時(shí)必須注意自己的措辭和說話的分寸。比如，當(dāng)上司忘記了與自己的某位朋友見面時(shí)，你用一種好象很隨意的口氣說：“您好象有個(gè)約會(huì)吧！”給上司提個(gè)醒。又比如，由于上司的誤會(huì)，使活動(dòng)日程出現(xiàn)了“撞車”，在這個(gè)時(shí)候，你先鋪墊一句“也許是我記錯(cuò)了”，之后讓上司確認(rèn)到底優(yōu)先預(yù)約哪位客人。
特別是提一些有關(guān)原則性或決策性的建議之前，秘書一定要做些鋪墊，不能開門見山，有話直說，應(yīng)當(dāng)有“不好意思”之類的客氣話作鋪墊，先營(yíng)造一個(gè)平和的氣氛，不能提出直接的批評(píng)。比如“也可能是我多嘴，有幾句話我還是……”之后再進(jìn)入正題；說完之后，一般要再加這么一兩句：“關(guān)于某某問題，我是這么看的，不知對(duì)不對(duì)……”由于你采用的是間接的詢問式，即使上司不接受，也不會(huì)當(dāng)場(chǎng)拒絕。
2、切忌命令式
秘書給上司提建議時(shí)一定要避免用命令的語氣說話。給上司提建議，不能用“……是不允許的！”這種否定式的建議，這種方式最容易引起上司的反感。在實(shí)際工作中，一些秘書給上司提建議時(shí)老是采用作指示的方式，比如，當(dāng)她覺得上司的健康狀況不太好時(shí)，就說“您去看看醫(yī)生！”雖然這是份好意，但作為秘書你不能給上司作指示，讓他具體如何如何去做。又比如在吃飯的時(shí)候，上司將醫(yī)生要他控制食鹽量的勸告置之腦后，但你也不能這么對(duì)上司說“上次醫(yī)生就讓您要少吃鹽份高的食物……
3、確認(rèn)事實(shí)
給上司提建議之前一定要確認(rèn)自己說的是不是事實(shí)，如果沒有客觀依據(jù)，那你的建議不僅沒什么效果，反而是無是生非，結(jié)果非常惡劣。所以，作為秘書，一定要抑制自己給上司提建議的沖動(dòng)。如果一定要提建議，那你必須首先確認(rèn)事實(shí)。
4、考慮結(jié)果
當(dāng)你提出建議之后，上司會(huì)有什么反應(yīng)？在你提出建議之前，應(yīng)預(yù)測(cè)一下建議之后的結(jié)果。如果你覺得上司可能一下子難以接受甚至?xí)?qiáng)烈反駁的話，那你就要考慮是不是另找機(jī)會(huì)甚至放棄給上司建議。
5、選擇時(shí)機(jī)
一般來說，你給上司提建議時(shí)是沒有第三人在場(chǎng)，如果有很多人在場(chǎng)的話，那就會(huì)嚴(yán)重傷害他的自尊心。
四、提建議之后要注意的問題
秘書給上司提完建議之后，不要老是說自己在事前已經(jīng)提醒過你，給上司一種你有先見之明的優(yōu)越感；如果上司沒有接受你的建議，你也不要再說什么了，不要對(duì)同一個(gè)問題反復(fù)建議；你也不要問上司在接受你的建議之后產(chǎn)生了什么效果；即使你認(rèn)為自己的建議很有價(jià)值，但建議畢竟只是個(gè)建議，你不能為了讓上司接受它而感情用事，更不能對(duì)上司窮追不舍。
五、當(dāng)上司出現(xiàn)明顯失誤時(shí)
上司也會(huì)出現(xiàn)一些常人所犯的過錯(cuò)。當(dāng)你完全確認(rèn)上司出現(xiàn)了工作失誤之后，你也要請(qǐng)上司對(duì)自己的指令再次確認(rèn)，不能自作主張地不予執(zhí)行或當(dāng)場(chǎng)頂撞。對(duì)于上司工作中的失誤，你要以合理的方式提出建議，千萬不能讓上司有他挨了你批評(píng)的感覺。
如果你還不是一個(gè)經(jīng)驗(yàn)很豐富的秘書，那么，原則上你應(yīng)盡量少給上司提建議，至少提建議時(shí)要慎重。因?yàn)樽鳛槊貢愕穆氊?zé)是為上司創(chuàng)造的決策環(huán)境，而是不參與經(jīng)營(yíng)決策。
在實(shí)際工作中，秘書對(duì)某些具體問題可能看得比上司還要清楚，而且也能發(fā)現(xiàn)不少問題；即便如此，由于秘書看問題的角度與上司不盡相同，而且很多時(shí)候也不知道上司工作的重點(diǎn)在哪里，所以，盡管秘書就某個(gè)具體問題提出的建議有一定的價(jià)值，但在上司看來這種建議可能仍然是無足輕重，不僅如此，還有可能干擾自己整體的工作部署。因此，當(dāng)秘書覺得有必要給上司提建議時(shí)，那就首先要考慮自已是否和上司站在同樣的角度看和高度問題。如果你對(duì)上司的工作內(nèi)容和思考問題的方式不是很了解，那么，你的建議有可能只會(huì)給上司的工作添亂。
作為秘書，你一定要熟悉上司的職責(zé)范圍和思維方式，知道他當(dāng)前工作的重心在哪里和工作的出發(fā)點(diǎn)是什么。只有做到了這一點(diǎn)，你才有可能抓住機(jī)會(huì)給上司建議?？梢哉f，能給上司提供合理而又及時(shí)的建議是秘書水平的表現(xiàn)。
作為年輕的秘書，原則上不要給上司提建議，但是，這并不是說作為秘書不能給上司提建議，比如當(dāng)上司要求你提建議或征詢你的看法時(shí)你可以談?wù)勀愕目捶ǎ挥直热缭谂c上司討論一些非經(jīng)營(yíng)決策性的問題時(shí)，你可以提這么一些建議，如怎樣保持健康，在什么地方開會(huì)比較合適，在什么地方請(qǐng)客人吃飯等。
二、建議的方式
對(duì)于秘書來說，在給上司提建議時(shí)，應(yīng)盡量讓上司做“選擇題”，避免做“回答題”。
秘書小鋼在與大隆公司總裁秘書聊天時(shí)，得知恒盛公司老板的父親下個(gè)星期滿八十大壽。如果小鋼這么向自己的老總提建議：“聽大隆公司的人說，恒盛公司老板的父親下個(gè)星期滿八十大壽。我們要準(zhǔn)備點(diǎn)賀禮嗎？”那對(duì)于老總來說，小鋼這種建議沒有任何作用，因?yàn)楹闶⒐臼潜竟镜目蛻?，老總得知這信息之后不可能不去祝壽，既然要去祝壽，自然要準(zhǔn)備壽禮，所以，小鋼一開始就應(yīng)該知道，即使自己不問，老總也肯定是“要送”。所以，小鋼在這種情況下應(yīng)該直接提出具體建議，比如他可以這么說：“我聽恒盛總裁辦小謝說，老爺子喜歡書法，我們給他送一套文房四寶，您看如何？”自己只提建議，決定權(quán)還是交給上司。也就是說，在這種場(chǎng)合，只讓上司做“是”或“不行”的選擇就行了。如果你是一個(gè)經(jīng)驗(yàn)豐富的秘書，那你提出的建議上司多數(shù)會(huì)說“行！”如果上司對(duì)你說“就由你看著辦吧。”，那么你就成熟了。
三、提建議時(shí)應(yīng)注意的問題
1、說話盡量婉轉(zhuǎn)
一般來說，秘書給上司提建議是為了輔助上司的工作，盡一個(gè)秘書的責(zé)任。但上司畢竟是上司，地位遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于秘書，作為接受方，盡管上司的理智告訴他你的建議是合理的，但在感情上他還需要有一個(gè)接受的過程，所以，一些上司對(duì)秘書的建議都會(huì)出于本能要反駁幾句。為了不讓自己的好心被當(dāng)成“驢肝肺”，秘書給上司提建議時(shí)必須注意自己的措辭和說話的分寸。比如，當(dāng)上司忘記了與自己的某位朋友見面時(shí)，你用一種好象很隨意的口氣說：“您好象有個(gè)約會(huì)吧！”給上司提個(gè)醒。又比如，由于上司的誤會(huì)，使活動(dòng)日程出現(xiàn)了“撞車”，在這個(gè)時(shí)候，你先鋪墊一句“也許是我記錯(cuò)了”，之后讓上司確認(rèn)到底優(yōu)先預(yù)約哪位客人。
特別是提一些有關(guān)原則性或決策性的建議之前，秘書一定要做些鋪墊，不能開門見山，有話直說，應(yīng)當(dāng)有“不好意思”之類的客氣話作鋪墊，先營(yíng)造一個(gè)平和的氣氛，不能提出直接的批評(píng)。比如“也可能是我多嘴，有幾句話我還是……”之后再進(jìn)入正題；說完之后，一般要再加這么一兩句：“關(guān)于某某問題，我是這么看的，不知對(duì)不對(duì)……”由于你采用的是間接的詢問式，即使上司不接受，也不會(huì)當(dāng)場(chǎng)拒絕。
2、切忌命令式
秘書給上司提建議時(shí)一定要避免用命令的語氣說話。給上司提建議，不能用“……是不允許的！”這種否定式的建議，這種方式最容易引起上司的反感。在實(shí)際工作中，一些秘書給上司提建議時(shí)老是采用作指示的方式，比如，當(dāng)她覺得上司的健康狀況不太好時(shí)，就說“您去看看醫(yī)生！”雖然這是份好意，但作為秘書你不能給上司作指示，讓他具體如何如何去做。又比如在吃飯的時(shí)候，上司將醫(yī)生要他控制食鹽量的勸告置之腦后，但你也不能這么對(duì)上司說“上次醫(yī)生就讓您要少吃鹽份高的食物……
3、確認(rèn)事實(shí)
給上司提建議之前一定要確認(rèn)自己說的是不是事實(shí)，如果沒有客觀依據(jù)，那你的建議不僅沒什么效果，反而是無是生非，結(jié)果非常惡劣。所以，作為秘書，一定要抑制自己給上司提建議的沖動(dòng)。如果一定要提建議，那你必須首先確認(rèn)事實(shí)。
4、考慮結(jié)果
當(dāng)你提出建議之后，上司會(huì)有什么反應(yīng)？在你提出建議之前，應(yīng)預(yù)測(cè)一下建議之后的結(jié)果。如果你覺得上司可能一下子難以接受甚至?xí)?qiáng)烈反駁的話，那你就要考慮是不是另找機(jī)會(huì)甚至放棄給上司建議。
5、選擇時(shí)機(jī)
一般來說，你給上司提建議時(shí)是沒有第三人在場(chǎng)，如果有很多人在場(chǎng)的話，那就會(huì)嚴(yán)重傷害他的自尊心。
四、提建議之后要注意的問題
秘書給上司提完建議之后，不要老是說自己在事前已經(jīng)提醒過你，給上司一種你有先見之明的優(yōu)越感；如果上司沒有接受你的建議，你也不要再說什么了，不要對(duì)同一個(gè)問題反復(fù)建議；你也不要問上司在接受你的建議之后產(chǎn)生了什么效果；即使你認(rèn)為自己的建議很有價(jià)值，但建議畢竟只是個(gè)建議，你不能為了讓上司接受它而感情用事，更不能對(duì)上司窮追不舍。
五、當(dāng)上司出現(xiàn)明顯失誤時(shí)
上司也會(huì)出現(xiàn)一些常人所犯的過錯(cuò)。當(dāng)你完全確認(rèn)上司出現(xiàn)了工作失誤之后，你也要請(qǐng)上司對(duì)自己的指令再次確認(rèn)，不能自作主張地不予執(zhí)行或當(dāng)場(chǎng)頂撞。對(duì)于上司工作中的失誤，你要以合理的方式提出建議，千萬不能讓上司有他挨了你批評(píng)的感覺。