五、電子郵件的處理
1、根據(jù)郵件類型或按具體項(xiàng)目設(shè)置子文件夾，如急閱件、待處理件、須知通知、一般通知、報(bào)表、報(bào)告、總結(jié)、新聞、通報(bào)、私人郵件等。
2、將收件箱中的郵件過濾，刪除不必要的郵件，然后進(jìn)行分類，如需要上司本人審閱的，就存入相應(yīng)文件夾；有些要根據(jù)上司授意回復(fù)的郵件，就要協(xié)助上司在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)處理相關(guān)事宜；如果是以上司名義回復(fù)，那就要在語氣上予以注意，并從上司信箱發(fā)出；如果以秘書名義發(fā)送，那就要說明郵件內(nèi)容為上司授意。如果可認(rèn)由秘書代為處理的，或轉(zhuǎn)給其他相關(guān)負(fù)責(zé)人，或由秘書本人回復(fù)。
3、如果發(fā)出的郵件需要追蹤結(jié)果或確認(rèn)對(duì)方是否收到，就要設(shè)置回執(zhí)；如對(duì)方未能及時(shí)回復(fù)，就要用電話了解情況。
4、如果郵件需要上司審閱或批改，那就要打印出來送給上司，然后負(fù)責(zé)回復(fù)或傳達(dá)。
5、重要的郵件應(yīng)及時(shí)進(jìn)行保存。
六、傳真的處理
1、將傳真分類：
如需要上司本人審閱的，就根據(jù)上司授意進(jìn)行處理。如果可以由秘書代為處理的，就轉(zhuǎn)給相關(guān)負(fù)責(zé)人，或由秘書本人回復(fù)。
2、將重要的傳真存檔
a、閱讀文件，判斷是否應(yīng)由上司處理，然后審核文件格式是否正確、內(nèi)容表述是否清晰、完整。
b、對(duì)文件進(jìn)行分類：待批、待閱件，緊急、不緊急，寫明文件摘要（必要背景資料、審批原由），便于上司批閱。
c、按上司批改意見復(fù)印后轉(zhuǎn)發(fā)、呈送，必要的事情進(jìn)行追蹤，反饋結(jié)果。
d、必要文件進(jìn)行存檔。
e、傳真、郵件、信函等內(nèi)容為外文的，應(yīng)及時(shí)譯出。
七、信函
收到信函之后是否拆封，應(yīng)按與上司事先約定的方法辦理。如果沒有約定，那公事文件在拆封以后遞交給上司，私人信件就不要拆封。如果公事文件信封上也標(biāo)有“親啟”、“機(jī)密”、“重要”等字樣和那些不能判斷出到底是私信還是公信的信件原則上不要開封。
八、名片
一般來說，客戶要見上司多是通過秘書來安排，因此，秘書會(huì)收到大量的客戶名片。另外，上司外出洽談生意和應(yīng)酬，也會(huì)收到許多名片，這些名片一般也交給秘書保管。所以，整理保存名片也是秘書的一件很重要的工作。保管好名片，就是要做到要用的時(shí)候能迅速找出來。
整理名片時(shí)應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：
1、收到名片后，應(yīng)在名片的背面做些適當(dāng)?shù)挠涗?，如將客人的一些外貌特征“?xì)高”和“肥胖”等記在上面，這樣就可以加深對(duì)客人的?象，在下次接待時(shí)能給客人留下一個(gè)親切的印象。在名片上要記上收到的日期，如2005年3月4日，就可以記成“050304”，如有可能，還寫上“與上司是某某關(guān)系”等。
2、將私人關(guān)系的名片和與工作有關(guān)的名片分開存放。
3、如果收到某人聯(lián)絡(luò)方式或職務(wù)變動(dòng)的通知，應(yīng)立即在其名片上注明。
九、雜志
整理雜志方面需注意以下幾點(diǎn)：
1、收到新雜志后，要檢查有無遺漏。
2、一般的雜志保存一年；特殊的雜志保存5年。
3、如果需要長(zhǎng)期保存，可以將半年內(nèi)的雜志或一整年內(nèi)的合訂在一起，并在背面寫清雜志名稱和起止年限。
十、商品目錄
商品目錄是指提供商品概況的目錄說明書。整理商品目錄時(shí)需注意以下幾點(diǎn)：
1、按產(chǎn)品或商品的不同類別整理。
2、一年核對(duì)一次，將陳舊的、不需要的目錄丟掉，只保存最新的目錄。不過如果是自己公司的產(chǎn)品，即便是陳舊的也要全部保存下來。
3、對(duì)于比較薄不能立起來整理的文件，采用文件夾保存。
1、根據(jù)郵件類型或按具體項(xiàng)目設(shè)置子文件夾，如急閱件、待處理件、須知通知、一般通知、報(bào)表、報(bào)告、總結(jié)、新聞、通報(bào)、私人郵件等。
2、將收件箱中的郵件過濾，刪除不必要的郵件，然后進(jìn)行分類，如需要上司本人審閱的，就存入相應(yīng)文件夾；有些要根據(jù)上司授意回復(fù)的郵件，就要協(xié)助上司在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)處理相關(guān)事宜；如果是以上司名義回復(fù)，那就要在語氣上予以注意，并從上司信箱發(fā)出；如果以秘書名義發(fā)送，那就要說明郵件內(nèi)容為上司授意。如果可認(rèn)由秘書代為處理的，或轉(zhuǎn)給其他相關(guān)負(fù)責(zé)人，或由秘書本人回復(fù)。
3、如果發(fā)出的郵件需要追蹤結(jié)果或確認(rèn)對(duì)方是否收到，就要設(shè)置回執(zhí)；如對(duì)方未能及時(shí)回復(fù)，就要用電話了解情況。
4、如果郵件需要上司審閱或批改，那就要打印出來送給上司，然后負(fù)責(zé)回復(fù)或傳達(dá)。
5、重要的郵件應(yīng)及時(shí)進(jìn)行保存。
六、傳真的處理
1、將傳真分類：
如需要上司本人審閱的，就根據(jù)上司授意進(jìn)行處理。如果可以由秘書代為處理的，就轉(zhuǎn)給相關(guān)負(fù)責(zé)人，或由秘書本人回復(fù)。
2、將重要的傳真存檔
a、閱讀文件，判斷是否應(yīng)由上司處理，然后審核文件格式是否正確、內(nèi)容表述是否清晰、完整。
b、對(duì)文件進(jìn)行分類：待批、待閱件，緊急、不緊急，寫明文件摘要（必要背景資料、審批原由），便于上司批閱。
c、按上司批改意見復(fù)印后轉(zhuǎn)發(fā)、呈送，必要的事情進(jìn)行追蹤，反饋結(jié)果。
d、必要文件進(jìn)行存檔。
e、傳真、郵件、信函等內(nèi)容為外文的，應(yīng)及時(shí)譯出。
七、信函
收到信函之后是否拆封，應(yīng)按與上司事先約定的方法辦理。如果沒有約定，那公事文件在拆封以后遞交給上司，私人信件就不要拆封。如果公事文件信封上也標(biāo)有“親啟”、“機(jī)密”、“重要”等字樣和那些不能判斷出到底是私信還是公信的信件原則上不要開封。
八、名片
一般來說，客戶要見上司多是通過秘書來安排，因此，秘書會(huì)收到大量的客戶名片。另外，上司外出洽談生意和應(yīng)酬，也會(huì)收到許多名片，這些名片一般也交給秘書保管。所以，整理保存名片也是秘書的一件很重要的工作。保管好名片，就是要做到要用的時(shí)候能迅速找出來。
整理名片時(shí)應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：
1、收到名片后，應(yīng)在名片的背面做些適當(dāng)?shù)挠涗?，如將客人的一些外貌特征“?xì)高”和“肥胖”等記在上面，這樣就可以加深對(duì)客人的?象，在下次接待時(shí)能給客人留下一個(gè)親切的印象。在名片上要記上收到的日期，如2005年3月4日，就可以記成“050304”，如有可能，還寫上“與上司是某某關(guān)系”等。
2、將私人關(guān)系的名片和與工作有關(guān)的名片分開存放。
3、如果收到某人聯(lián)絡(luò)方式或職務(wù)變動(dòng)的通知，應(yīng)立即在其名片上注明。
九、雜志
整理雜志方面需注意以下幾點(diǎn)：
1、收到新雜志后，要檢查有無遺漏。
2、一般的雜志保存一年；特殊的雜志保存5年。
3、如果需要長(zhǎng)期保存，可以將半年內(nèi)的雜志或一整年內(nèi)的合訂在一起，并在背面寫清雜志名稱和起止年限。
十、商品目錄
商品目錄是指提供商品概況的目錄說明書。整理商品目錄時(shí)需注意以下幾點(diǎn)：
1、按產(chǎn)品或商品的不同類別整理。
2、一年核對(duì)一次，將陳舊的、不需要的目錄丟掉，只保存最新的目錄。不過如果是自己公司的產(chǎn)品，即便是陳舊的也要全部保存下來。
3、對(duì)于比較薄不能立起來整理的文件，采用文件夾保存。