秘書工作的復雜性、多樣性和秘書活動的豐富性、廣泛性，需要秘書人員具有多種能力。主要是：
1、寫作能力
具體是指公文和事務應用文的寫作能力，這和對記者、作家的寫作能力要求不同。秘書人員要寫好公文和應用文，應具有語法、修辭、邏輯知識，應掌握大量的詞匯和不同的句式，應具有公文和應用文文體知識，應掌握常用漢字和簡化字，掌握標點符號用法，并通過長期實踐，將這些知識綜合起來轉化為寫作能力。應該認識到，寫作能力并不僅僅是文字表達能力，還反映了一個人的思維能力、觀察能力和語言組織能力。這同樣是需要加以鍛煉、培養(yǎng)才能提高的。秘書還要練習書法，雖不必成為書法家，但要求把字寫得端正、勻稱、流利。
2、口頭表達能力
秘書不僅要會寫文章，還要能說會道。秘書要會說一口標準而且流利的普通話，要口齒清晰，不緊不慢。對領導講話語言要簡明扼要，對群眾講話切忌羅嗦，更不要拖音帶腔。同樣，思維清楚才能說話清楚。要使說話有條有理，秘書要多思考，說話前要善于打腹稿，不要信口開河，滔滔不絕，也不能沉默寡言，問一句答一句。
3、聽知能力
秘書要善于耐心傾聽和正確理解別人的發(fā)言，要能從別人的冗長、反復的發(fā)言中找出要領，或是從眾口交加、激烈爭論中抓住重點，并且能轉化為自己清晰簡明的語言加以復述。聽知能力還意味著秘書應努力掌握方言、外語和民族語言。我國疆土遼闊、民族眾多，現在實行開放政策，橫向聯系和國際交流日益增多，秘書多懂一種方言、多懂一種民族語言和外語，就是多了一樣交際工具，多了一條信息渠道。
4、閱讀概括能力
秘書要善于閱讀，既善于精讀，又要善于快讀和泛讀。
5、社交活動能力
現代社會中的秘書不再是整天坐在辦公室里整理文件或是伏案寫作，而是經常要參加各種社會活動，外出聯系工作，調查情況，收集信息，進行協(xié)調，參加各種會議、會談或宴會，甚至有參加外事活動的機會。秘書人員必須具有一定的社會活動能力，懂得各種場合的禮儀、禮節(jié)，善于待人接物，善于處理復雜的人際關系。
6、協(xié)調能力
秘書要善于發(fā)現機關與機關之間、部門與部門之間、機關與基層之間工作上的矛盾和不平衡；要善于發(fā)現文件與文件之間政策、提法上的抵觸或不一致；要善于發(fā)現領導與領導、干部與干部之間的誤解和不合，并及時加以溝通、協(xié)調。
7、觀察分析能力
秘書在工作中要時時、事事、處處做有心人，善于觀察，善于發(fā)現“死角”，及時提請領導注意，要善于做拾遺補闕工作。不僅善于發(fā)現問題，而且要善于分析問題、提出解決問題的辦法供領導擇用、實施。觀察分析能力是秘書工作由被動服務轉為主動服務的前提條件。
8、應變能力
秘書的大部分工作都有章可循，并嚴格按照政策和規(guī)章制度辦事。但有些工作，尤其是事務性工作，在特殊的時間、地點、條件下，也常會出現意想不到的情況。秘書人員要有遇急不慌、臨危不懼、處事冷靜的應變能力，處理問題既要符合原則，又要有一定的機動性和靈活性。
9、使用先進辦公器械的能力
諸如電話機、錄音機、擴音機、照相機、錄像機、復印機、打字機、電子計算機、傳真機、網絡通訊設備等等。凡是辦公室擁有的器械、設備，秘書人員都應學會使用。盡管部門內可能有專門的操作人員，但秘書人員如具有使用能力，可以備工作上的不時之需。
10、預測能力
預測是在大量事實和信息的基礎上，對可能發(fā)生或即將發(fā)生的情況作出科學的預計。有經驗并富有創(chuàng)造精神的秘書人員應培養(yǎng)和鍛煉自己的預測能力，這有助于進行主動服務和預防工作差錯，有助于秘書人員獲得晉升為管理者、決策者的機會。
1、寫作能力
具體是指公文和事務應用文的寫作能力，這和對記者、作家的寫作能力要求不同。秘書人員要寫好公文和應用文，應具有語法、修辭、邏輯知識，應掌握大量的詞匯和不同的句式，應具有公文和應用文文體知識，應掌握常用漢字和簡化字，掌握標點符號用法，并通過長期實踐，將這些知識綜合起來轉化為寫作能力。應該認識到，寫作能力并不僅僅是文字表達能力，還反映了一個人的思維能力、觀察能力和語言組織能力。這同樣是需要加以鍛煉、培養(yǎng)才能提高的。秘書還要練習書法，雖不必成為書法家，但要求把字寫得端正、勻稱、流利。
2、口頭表達能力
秘書不僅要會寫文章，還要能說會道。秘書要會說一口標準而且流利的普通話，要口齒清晰，不緊不慢。對領導講話語言要簡明扼要，對群眾講話切忌羅嗦，更不要拖音帶腔。同樣，思維清楚才能說話清楚。要使說話有條有理，秘書要多思考，說話前要善于打腹稿，不要信口開河，滔滔不絕，也不能沉默寡言，問一句答一句。
3、聽知能力
秘書要善于耐心傾聽和正確理解別人的發(fā)言，要能從別人的冗長、反復的發(fā)言中找出要領，或是從眾口交加、激烈爭論中抓住重點，并且能轉化為自己清晰簡明的語言加以復述。聽知能力還意味著秘書應努力掌握方言、外語和民族語言。我國疆土遼闊、民族眾多，現在實行開放政策，橫向聯系和國際交流日益增多，秘書多懂一種方言、多懂一種民族語言和外語，就是多了一樣交際工具，多了一條信息渠道。
4、閱讀概括能力
秘書要善于閱讀，既善于精讀，又要善于快讀和泛讀。
5、社交活動能力
現代社會中的秘書不再是整天坐在辦公室里整理文件或是伏案寫作，而是經常要參加各種社會活動，外出聯系工作，調查情況，收集信息，進行協(xié)調，參加各種會議、會談或宴會，甚至有參加外事活動的機會。秘書人員必須具有一定的社會活動能力，懂得各種場合的禮儀、禮節(jié)，善于待人接物，善于處理復雜的人際關系。
6、協(xié)調能力
秘書要善于發(fā)現機關與機關之間、部門與部門之間、機關與基層之間工作上的矛盾和不平衡；要善于發(fā)現文件與文件之間政策、提法上的抵觸或不一致；要善于發(fā)現領導與領導、干部與干部之間的誤解和不合，并及時加以溝通、協(xié)調。
7、觀察分析能力
秘書在工作中要時時、事事、處處做有心人，善于觀察，善于發(fā)現“死角”，及時提請領導注意，要善于做拾遺補闕工作。不僅善于發(fā)現問題，而且要善于分析問題、提出解決問題的辦法供領導擇用、實施。觀察分析能力是秘書工作由被動服務轉為主動服務的前提條件。
8、應變能力
秘書的大部分工作都有章可循，并嚴格按照政策和規(guī)章制度辦事。但有些工作，尤其是事務性工作，在特殊的時間、地點、條件下，也常會出現意想不到的情況。秘書人員要有遇急不慌、臨危不懼、處事冷靜的應變能力，處理問題既要符合原則，又要有一定的機動性和靈活性。
9、使用先進辦公器械的能力
諸如電話機、錄音機、擴音機、照相機、錄像機、復印機、打字機、電子計算機、傳真機、網絡通訊設備等等。凡是辦公室擁有的器械、設備，秘書人員都應學會使用。盡管部門內可能有專門的操作人員，但秘書人員如具有使用能力，可以備工作上的不時之需。
10、預測能力
預測是在大量事實和信息的基礎上，對可能發(fā)生或即將發(fā)生的情況作出科學的預計。有經驗并富有創(chuàng)造精神的秘書人員應培養(yǎng)和鍛煉自己的預測能力，這有助于進行主動服務和預防工作差錯，有助于秘書人員獲得晉升為管理者、決策者的機會。