建立矩陣式合同管理組織機構(gòu)
目前項目管理組織機構(gòu)常見的形式是矩陣結(jié)構(gòu)。合同管理作為項目管理工作的一部分，也應(yīng)適應(yīng)矩陣管理的模式。在實踐中，我們實行分級管理與歸口管理相結(jié)合的原則，建立了合同管理委員會，明確各部門、項目部合同管理職責，實行承辦人制度、審查會簽制度、授權(quán)委托制度、合同專用章制度、合同備案制度、合同爭議報告制度及責任追究制度，做到機構(gòu)落實、制度落實和人員落實。
(一)合同管理委員會
公司設(shè)立合同管理委員會，履行以下管理職責：
1、負責領(lǐng)導、協(xié)調(diào)公司和各項目部重大合同的訂立、履行及管理工作。
2、指導公司合同管理制度建設(shè)。
3、決定合同管理獎懲事宜。
4、協(xié)調(diào)解決合同管理中的其他重大問題。
(二)公司控制部
公司控制部是公司合同歸口管理部門，履行以下管理職責：
1、負責建立健全公司合同管理制度，指導、協(xié)調(diào)各項目部合同管理制度的建設(shè)工作。
2、監(jiān)督檢查各項目部合同管理工作是否符合法律法規(guī)和公司管理制度。
3、參與重大合同的評審、招標、投標、商務(wù)談判和簽約活動。
4、監(jiān)督檢查合同履行情況。
5、負責合同備案、臺帳、匯總統(tǒng)計，管理公司合同會簽單等單據(jù)。
6、組織合同業(yè)務(wù)人員培訓，指導解決合同爭議。
7、制訂和發(fā)布公司合同示范文本。
(三)合同承辦部門
項目部是項目合同承辦部門，履行以下管理職責：
l、負責調(diào)查、了解對方合同主體資格、資信和履約能力等情況。
2、辦理授權(quán)委托申請，起草合同文本組織合同談判。
3、負責合同文本審查會簽的流轉(zhuǎn)。
4、負責組織人員履行合同。
5、負責協(xié)調(diào)、解決合同履行中出現(xiàn)的爭議和違約追償。
6、負責建立和保管合同臺帳、檔案及統(tǒng)計分析，按規(guī)定進行合同的備案和歸檔。
(四)項目控制部
項目控制部是項目合同歸口管理部門，履行以下管理職責：
l、參與本項目重大合同的評審、招標、投標、商務(wù)談判和簽約活動。
2、監(jiān)督檢查本項目合同的履行，辦理向業(yè)主和分包商索賠簽證，處理收費付費事宜。
3、負責本項目合同備案、臺帳、匯總統(tǒng)計。
(五)財務(wù)部
財務(wù)部門履行以下管理職責：
l、參與審查、會簽合同；
2、審查合同中的財務(wù)收付事項是否符合國家財經(jīng)法規(guī)和公司財務(wù)管理制度；
3、審查合同對方提交的各類擔保，組織提供向業(yè)主提交的各類擔保。
4、按照合同約定辦理收付事項；
(六)法律顧問
公司聘請專業(yè)律師和聘任具有審查合同合法性能力的職工作為合同法律顧問，履行以下管理職責：
1、審查會簽合同；
2、從國家法律、法規(guī)和政策角度(如為涉外合同，則依據(jù)合同主體所在國或國際法、國際慣例)，對合 同訂立、履行、變更、解除等事項實施審查，保證所訂立合同的合法性；
3、對合同訂立、履行中出現(xiàn)的失控點和違法情況，提出法律意見或建議。
4、協(xié)助項目部解決合同爭議。
(七)批準人
批準人履行以下管理職責：
1、審查在其之前的各會簽人是否已簽署意見：
2、決定是否批準合同簽署。
目前項目管理組織機構(gòu)常見的形式是矩陣結(jié)構(gòu)。合同管理作為項目管理工作的一部分，也應(yīng)適應(yīng)矩陣管理的模式。在實踐中，我們實行分級管理與歸口管理相結(jié)合的原則，建立了合同管理委員會，明確各部門、項目部合同管理職責，實行承辦人制度、審查會簽制度、授權(quán)委托制度、合同專用章制度、合同備案制度、合同爭議報告制度及責任追究制度，做到機構(gòu)落實、制度落實和人員落實。
(一)合同管理委員會
公司設(shè)立合同管理委員會，履行以下管理職責：
1、負責領(lǐng)導、協(xié)調(diào)公司和各項目部重大合同的訂立、履行及管理工作。
2、指導公司合同管理制度建設(shè)。
3、決定合同管理獎懲事宜。
4、協(xié)調(diào)解決合同管理中的其他重大問題。
(二)公司控制部
公司控制部是公司合同歸口管理部門，履行以下管理職責：
1、負責建立健全公司合同管理制度，指導、協(xié)調(diào)各項目部合同管理制度的建設(shè)工作。
2、監(jiān)督檢查各項目部合同管理工作是否符合法律法規(guī)和公司管理制度。
3、參與重大合同的評審、招標、投標、商務(wù)談判和簽約活動。
4、監(jiān)督檢查合同履行情況。
5、負責合同備案、臺帳、匯總統(tǒng)計，管理公司合同會簽單等單據(jù)。
6、組織合同業(yè)務(wù)人員培訓，指導解決合同爭議。
7、制訂和發(fā)布公司合同示范文本。
(三)合同承辦部門
項目部是項目合同承辦部門，履行以下管理職責：
l、負責調(diào)查、了解對方合同主體資格、資信和履約能力等情況。
2、辦理授權(quán)委托申請，起草合同文本組織合同談判。
3、負責合同文本審查會簽的流轉(zhuǎn)。
4、負責組織人員履行合同。
5、負責協(xié)調(diào)、解決合同履行中出現(xiàn)的爭議和違約追償。
6、負責建立和保管合同臺帳、檔案及統(tǒng)計分析，按規(guī)定進行合同的備案和歸檔。
(四)項目控制部
項目控制部是項目合同歸口管理部門，履行以下管理職責：
l、參與本項目重大合同的評審、招標、投標、商務(wù)談判和簽約活動。
2、監(jiān)督檢查本項目合同的履行，辦理向業(yè)主和分包商索賠簽證，處理收費付費事宜。
3、負責本項目合同備案、臺帳、匯總統(tǒng)計。
(五)財務(wù)部
財務(wù)部門履行以下管理職責：
l、參與審查、會簽合同；
2、審查合同中的財務(wù)收付事項是否符合國家財經(jīng)法規(guī)和公司財務(wù)管理制度；
3、審查合同對方提交的各類擔保，組織提供向業(yè)主提交的各類擔保。
4、按照合同約定辦理收付事項；
(六)法律顧問
公司聘請專業(yè)律師和聘任具有審查合同合法性能力的職工作為合同法律顧問，履行以下管理職責：
1、審查會簽合同；
2、從國家法律、法規(guī)和政策角度(如為涉外合同，則依據(jù)合同主體所在國或國際法、國際慣例)，對合 同訂立、履行、變更、解除等事項實施審查，保證所訂立合同的合法性；
3、對合同訂立、履行中出現(xiàn)的失控點和違法情況，提出法律意見或建議。
4、協(xié)助項目部解決合同爭議。
(七)批準人
批準人履行以下管理職責：
1、審查在其之前的各會簽人是否已簽署意見：
2、決定是否批準合同簽署。