在各類管理體系和管理模式的實際運用中，有一句話廣為流傳："寫你想做的，做你所寫的，記錄下來你所做的"，不難看出這三方面都包含了寫和記的內(nèi)容，那么在環(huán)境管理體系中如何發(fā)揮寫和記的作用呢？在ISO14001標(biāo)準(zhǔn)中，涉及兩個專門的條款，即4.4.4環(huán)境管理體系文件和4.5.3記錄，它們便體現(xiàn)了環(huán)境管理體系的文件化。
標(biāo)準(zhǔn)4.4.4環(huán)境管理體系文件條款是這樣闡述的：
組織應(yīng)以書面或電子形式建立并保持下列信息：
a） 對管理體系核心要素及其相互作用的描述
b） 查詢相關(guān)文件的途徑
概況地講就是將環(huán)境管理體系的各個方面包括環(huán)境方針、策劃、實施、檢查和糾正以及管理評審等17個要素形成文件，闡明其內(nèi)在相互作用，形成一個文件的體系，并提供相關(guān)文件的路徑。
標(biāo)準(zhǔn)4.5.3記錄條款包括記錄和記錄的管理兩方面內(nèi)容，我們這里討論的環(huán)境管理體系文件化主要涉及前者的內(nèi)容。記錄為環(huán)境管理體系連續(xù)運行提供了證據(jù)。
環(huán)境管理體系的文件化使環(huán)境管理體系這一工具從無形到有形，它是建立和保持環(huán)境管理體系的一項重要基礎(chǔ)工作，也是組織達到預(yù)期的環(huán)境行為、評價和改善環(huán)境管理體系、實現(xiàn)預(yù)防污染和持續(xù)改進必不可少的依據(jù)和見證，可以說體系的建立工作首先是以文件的形式被固定下來，體系文件的質(zhì)量將會直接影響到體系實施的效果，而且文件化又為體系的運行和維護提供了見證和依據(jù)。
接下來我們就進一步介紹一下環(huán)境管理體系文件的形式，結(jié)構(gòu)和功能。
標(biāo)準(zhǔn)4.4.4環(huán)境管理體系文件條款是這樣闡述的：
組織應(yīng)以書面或電子形式建立并保持下列信息：
a） 對管理體系核心要素及其相互作用的描述
b） 查詢相關(guān)文件的途徑
概況地講就是將環(huán)境管理體系的各個方面包括環(huán)境方針、策劃、實施、檢查和糾正以及管理評審等17個要素形成文件，闡明其內(nèi)在相互作用，形成一個文件的體系，并提供相關(guān)文件的路徑。
標(biāo)準(zhǔn)4.5.3記錄條款包括記錄和記錄的管理兩方面內(nèi)容，我們這里討論的環(huán)境管理體系文件化主要涉及前者的內(nèi)容。記錄為環(huán)境管理體系連續(xù)運行提供了證據(jù)。
環(huán)境管理體系的文件化使環(huán)境管理體系這一工具從無形到有形，它是建立和保持環(huán)境管理體系的一項重要基礎(chǔ)工作，也是組織達到預(yù)期的環(huán)境行為、評價和改善環(huán)境管理體系、實現(xiàn)預(yù)防污染和持續(xù)改進必不可少的依據(jù)和見證，可以說體系的建立工作首先是以文件的形式被固定下來，體系文件的質(zhì)量將會直接影響到體系實施的效果，而且文件化又為體系的運行和維護提供了見證和依據(jù)。
接下來我們就進一步介紹一下環(huán)境管理體系文件的形式，結(jié)構(gòu)和功能。