第十三章 案卷整理與歸檔
什么是案卷組合？為什么說它是公文立卷工作中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)：
簡稱組卷，是指機(jī)關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門在年終或第二年上半年對歸卷的各個(gè)條款內(nèi)的文件材料進(jìn)行調(diào)整立卷、卷內(nèi)文件排列和編號以及擬寫案卷標(biāo)題等一系列工作。
卷內(nèi)文件排列與編號應(yīng)該注意哪些問題：
1.卷內(nèi)文件排列。具體排列的方法有以下幾種：
1）按時(shí)間先后排列。
2）按作者-時(shí)間排列。
3）按問題-時(shí)間排列。
4）按地區(qū)-時(shí)間排列。
5）按通訊者-時(shí)間排列。
6）按姓氏筆畫或拼音字母的順序排列。
2.卷內(nèi)文件的編號。要注意以下幾點(diǎn)：
1）凡是裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁文件材料的正面右上角，背面的左上角填寫頁號。
2）卷內(nèi)文件編號的范圍只限于卷內(nèi)有文字頁面的文件材料。
3）編號應(yīng)當(dāng)先用鉛筆，以區(qū)別于原有文件上的號碼。
為什么說擬寫案卷標(biāo)題是文書檔案人員的一項(xiàng)基本功：
因?yàn)榘妇順?biāo)題是案卷封面上最重要的項(xiàng)目，也是以后編制檔案檢索工具的主要依據(jù)。
案卷標(biāo)題的結(jié)構(gòu)是怎樣的：
通常由文件作者、問題、名稱三個(gè)部分組成，中間用“關(guān)于”、“的”來連接。
擬寫案卷標(biāo)題應(yīng)當(dāng)注意哪些問題：
1.要注意政治上的正確性。
2.要注意文字表述簡練通順，概括準(zhǔn)確。
3.要注意案卷標(biāo)題的基本結(jié)構(gòu)要力求完整，合乎語法，標(biāo)點(diǎn)正確。
為什么要對案卷進(jìn)行編目：
案卷編目 是進(jìn)行手工檢索的基本條件，也是實(shí)現(xiàn)檔案計(jì)算機(jī)檢索與儲存的基礎(chǔ)性工作。
案卷編目的主要內(nèi)容是什么：
1.填寫卷內(nèi)文件目錄。
2.填寫卷內(nèi)備考表。
3.填寫案卷封皮。
簡述案卷裝訂的必要性：：
案卷的裝訂，是為了固定文件之間的排列順序，保護(hù)文件不受損壞和防止散失，便于保管和利用。
簡述案卷裝訂的具體要求：
整齊、牢固、不影響閱讀。
怎樣對案卷進(jìn)行排列與編號：
1.案卷的排列。
1）將一個(gè)組織單位的案卷先按保管期限分開。
2）案卷排列可以在條款排列的基礎(chǔ)上適當(dāng)?shù)剡M(jìn)行調(diào)整。
3）上級機(jī)關(guān)、本機(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)所組成的案卷，又可以按照其重要程度、問題、名稱來進(jìn)行排列。
4）一些特殊的案卷，也可采取特殊的排列方法。
2.案卷的編號。具體編法是將本機(jī)關(guān)一年所形成的案卷，依次按永久、長期、短期、短期和副卷編制統(tǒng)一的案卷順序號。
為什么要編制案卷目錄：
案卷目錄又可作為移交目錄，是公文處理部門逐年向機(jī)關(guān)檔案室交接案卷的依據(jù)和憑證。
編制案卷目錄的方法：
1.由各部門的公文立卷人員編制移交目錄，然后由檔案室匯總編排卷號、編制正式的案卷目錄。
2.由機(jī)關(guān)檔案室通盤組織，指導(dǎo)各部門的公文立卷人員統(tǒng)一分類、編排卷號、直接編制案卷目錄。
編制案卷目錄應(yīng)當(dāng)注意的問題是什么：
1.案卷目錄與案卷封皮的項(xiàng)目內(nèi)容要一致，如發(fā)現(xiàn)有不準(zhǔn)確的地方要隨時(shí)改正。
2.將歸檔時(shí)的案卷順序中的永久、長期、短期三種保管期限案卷及副卷分別填寫。
簡述文件檢索工具的作用：
用來查找、利用文件材料的目錄、卡片等。
簡述文件檢索工具的編制方法：
1.文號索引。又叫文件作者目錄，它是以文號編排為主的。
2.文件分類目錄。又叫文電綜合分類目錄，它以一個(gè)全宗機(jī)構(gòu)一年立成所有案卷的卷內(nèi)文件目錄為對象。
什么是“歸檔”：
公文立卷部門立好的案卷，必須逐年移交給機(jī)關(guān)檔案室集中保管，稱為“歸檔”。
歸檔制度包括哪些主要內(nèi)容：
1.歸檔范圍。
2.歸檔時(shí)間。
3.歸檔要求。
什么是案卷組合？為什么說它是公文立卷工作中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)：
簡稱組卷，是指機(jī)關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門在年終或第二年上半年對歸卷的各個(gè)條款內(nèi)的文件材料進(jìn)行調(diào)整立卷、卷內(nèi)文件排列和編號以及擬寫案卷標(biāo)題等一系列工作。
卷內(nèi)文件排列與編號應(yīng)該注意哪些問題：
1.卷內(nèi)文件排列。具體排列的方法有以下幾種：
1）按時(shí)間先后排列。
2）按作者-時(shí)間排列。
3）按問題-時(shí)間排列。
4）按地區(qū)-時(shí)間排列。
5）按通訊者-時(shí)間排列。
6）按姓氏筆畫或拼音字母的順序排列。
2.卷內(nèi)文件的編號。要注意以下幾點(diǎn)：
1）凡是裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁文件材料的正面右上角，背面的左上角填寫頁號。
2）卷內(nèi)文件編號的范圍只限于卷內(nèi)有文字頁面的文件材料。
3）編號應(yīng)當(dāng)先用鉛筆，以區(qū)別于原有文件上的號碼。
為什么說擬寫案卷標(biāo)題是文書檔案人員的一項(xiàng)基本功：
因?yàn)榘妇順?biāo)題是案卷封面上最重要的項(xiàng)目，也是以后編制檔案檢索工具的主要依據(jù)。
案卷標(biāo)題的結(jié)構(gòu)是怎樣的：
通常由文件作者、問題、名稱三個(gè)部分組成，中間用“關(guān)于”、“的”來連接。
擬寫案卷標(biāo)題應(yīng)當(dāng)注意哪些問題：
1.要注意政治上的正確性。
2.要注意文字表述簡練通順，概括準(zhǔn)確。
3.要注意案卷標(biāo)題的基本結(jié)構(gòu)要力求完整，合乎語法，標(biāo)點(diǎn)正確。
為什么要對案卷進(jìn)行編目：
案卷編目 是進(jìn)行手工檢索的基本條件，也是實(shí)現(xiàn)檔案計(jì)算機(jī)檢索與儲存的基礎(chǔ)性工作。
案卷編目的主要內(nèi)容是什么：
1.填寫卷內(nèi)文件目錄。
2.填寫卷內(nèi)備考表。
3.填寫案卷封皮。
簡述案卷裝訂的必要性：：
案卷的裝訂，是為了固定文件之間的排列順序，保護(hù)文件不受損壞和防止散失，便于保管和利用。
簡述案卷裝訂的具體要求：
整齊、牢固、不影響閱讀。
怎樣對案卷進(jìn)行排列與編號：
1.案卷的排列。
1）將一個(gè)組織單位的案卷先按保管期限分開。
2）案卷排列可以在條款排列的基礎(chǔ)上適當(dāng)?shù)剡M(jìn)行調(diào)整。
3）上級機(jī)關(guān)、本機(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)所組成的案卷，又可以按照其重要程度、問題、名稱來進(jìn)行排列。
4）一些特殊的案卷，也可采取特殊的排列方法。
2.案卷的編號。具體編法是將本機(jī)關(guān)一年所形成的案卷，依次按永久、長期、短期、短期和副卷編制統(tǒng)一的案卷順序號。
為什么要編制案卷目錄：
案卷目錄又可作為移交目錄，是公文處理部門逐年向機(jī)關(guān)檔案室交接案卷的依據(jù)和憑證。
編制案卷目錄的方法：
1.由各部門的公文立卷人員編制移交目錄，然后由檔案室匯總編排卷號、編制正式的案卷目錄。
2.由機(jī)關(guān)檔案室通盤組織，指導(dǎo)各部門的公文立卷人員統(tǒng)一分類、編排卷號、直接編制案卷目錄。
編制案卷目錄應(yīng)當(dāng)注意的問題是什么：
1.案卷目錄與案卷封皮的項(xiàng)目內(nèi)容要一致，如發(fā)現(xiàn)有不準(zhǔn)確的地方要隨時(shí)改正。
2.將歸檔時(shí)的案卷順序中的永久、長期、短期三種保管期限案卷及副卷分別填寫。
簡述文件檢索工具的作用：
用來查找、利用文件材料的目錄、卡片等。
簡述文件檢索工具的編制方法：
1.文號索引。又叫文件作者目錄，它是以文號編排為主的。
2.文件分類目錄。又叫文電綜合分類目錄，它以一個(gè)全宗機(jī)構(gòu)一年立成所有案卷的卷內(nèi)文件目錄為對象。
什么是“歸檔”：
公文立卷部門立好的案卷，必須逐年移交給機(jī)關(guān)檔案室集中保管，稱為“歸檔”。
歸檔制度包括哪些主要內(nèi)容：
1.歸檔范圍。
2.歸檔時(shí)間。
3.歸檔要求。