第五十一條 商業(yè)銀行應當按照國家有關規(guī)定保存財務會計報表、業(yè)務合同以及其他資料。
【釋義】 本條是對商業(yè)銀行保存有關財務會計報表等資料的規(guī)定。
財務會計報表、業(yè)務合同以及其他資料是記錄和反映商業(yè)銀行運行狀況和業(yè)務狀況的重要史料和證據(jù)。通過這些資料，不但可以了解商業(yè)銀行每項業(yè)務活動的來龍去脈，還可以為國家、商業(yè)銀行本身提供詳盡的經(jīng)濟資料，對國家制定宏觀經(jīng)濟政策、貨幣政策及商業(yè)銀行本身制定經(jīng)濟決策具有重要的參考價值。同時，這些資料還是檢查一個商業(yè)銀行是否遵守國家的法律、法規(guī)和金融政策、是否遵守國家的財經(jīng)紀律的書面證明。我國的銀行業(yè)監(jiān)督管理機構(gòu)在對商業(yè)銀行進行監(jiān)管時，無論是采用現(xiàn)場檢查還是非現(xiàn)場檢查的方式，都需要以這些資料為重要依據(jù)。本法第六十一條規(guī)定，商業(yè)銀行應當按照規(guī)定向國務院銀行業(yè)監(jiān)督管理機構(gòu)、中國人民銀行報送資產(chǎn)負債表、利潤表以及其他財務會計、統(tǒng)計報表和資料。第六十二條第一款規(guī)定，國務院銀行業(yè)監(jiān)督管理機構(gòu)有權依照本法第三章、第四章、第五章的規(guī)定，隨時對商業(yè)銀行的存款、貸款、結(jié)算、呆賬等情況進行檢查監(jiān)督。檢查監(jiān)督時，商業(yè)銀行應當按照國務院銀行業(yè)監(jiān)督管理機構(gòu)的要求，提供財務會計資料、業(yè)務合同和有關經(jīng)營管理方面的其他信息。商業(yè)銀行本身在建立風險防范機制時，也必須以財務會計報表、業(yè)務合同等為重要的參考資料。從這個角度講，商業(yè)銀行保存財務會計報表、業(yè)務合同以及其他資料對于防范金融風險、促進金融業(yè)的健康發(fā)展具有重要意義。正因為如此，我國的會計法第二十三條規(guī)定，各單位對會計憑證、會計賬簿、財務會計報告和其他會計資料應當建立檔案，妥善保管。會計檔案的保管期限和銷毀辦法，由國務院財政部門會同有關部門制定。本條規(guī)定，商業(yè)銀行應當按照國家有關規(guī)定保存財務會計報表、業(yè)務合同以及其他資料。
作為義務，各商業(yè)銀行必須保存財務會計報表、業(yè)務合同以及其他資料。根據(jù)國家的有關規(guī)定，保存的具體要求是：
一、各商業(yè)銀行對財務會計報表、業(yè)務合同以及其他資料應當建立檔案
財務會計報表主要由會計報表、會計報表附注和財務情況說明書組成；其他資料主要包括商業(yè)銀行的會計憑證、會計賬簿等。這些會計資料構(gòu)成會計檔案的內(nèi)容。會計檔案是在會計核算活動中形成的，其產(chǎn)生的直接目的和主要原因是作為一種核算的手段，是為了處理某些會計事項的需要。它不同于一般的文獻資料，它是經(jīng)會計人員和當時的當事人之手形成的，具有很強的原始性。同時，作為會計信息載體的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等，不是隨意保留下來就可以作為會計檔案，而是必須按照一定的程序集中保管起來，才會形成會計檔案。所以，會計法第二十三條規(guī)定，各單位對會計憑證、會計賬簿、財務會計報告和其他會計資料應當建立檔案，妥善保管。
二、各商業(yè)銀行應當對會計檔案妥善保管
《會計檔案管理辦法》關于會計檔案保管的具體要求是：
1．各單位形成的會計檔案，都應當由財政會計部門按照歸檔的要求，負責整理立卷或裝訂成冊。
2．當年會計檔案，在會計年度終了后，可暫由本單位財務會計部門保管一年，期滿后，原則上應由財務會計部門編造清冊移交本單位的檔案部門保管。財務會計部門和經(jīng)辦人必須按期將應當歸檔的會計檔案，全部移交檔案部門，不得自行封包保存。檔案部門必須按期點收，不得推諉拒絕。
3．檔案部門接收保管的會計檔案，原則上應當保持原卷的封裝，個別需要拆封重新整理的，應當會同原財務會計部門和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責任。
4．各單位保存的會計檔案向外單位提供利用時，檔案原件原則上不得借出，如有特殊情況，須報上級主管單位批準，但不得拆散原卷冊，并限期歸還。
5．撤銷合并單位和建設單位完工后的會計檔案，應當隨同單位的全部檔案一并移交給指定的單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
此外，為了保證會計檔案不受自然因素和其他因素的損害，或者盡可能減輕這種損害，以延長會計檔案的壽命，各單位有關部門要加強對會計檔案的科學管理，做好保管工作。一方面，在會計檔案的保護技術方面，要采取措施保證會計檔案不破損、不霉爛、不被蟲蛀；另一方面，會計檔案應當存放有序，查找方便，要嚴格執(zhí)行安全和保密制度，不得隨意堆放，以防止泄密。
會計法對會計檔案的保管期限和銷毀辦法作了授權規(guī)定，即《會計法》未對檔案的保管期限和銷毀辦法作出具體規(guī)定，而是授權國務院財政部會同有關部門制定?，F(xiàn)行的財政部與國家檔案局制定的《會計檔案管理辦法》對會計檔案的保管期限和銷毀辦法的規(guī)定是：
1．會計檔案的保管期限。根據(jù)會計檔案的特點，可以分為永久和定期會計檔案。永久會計檔案是指無限期保管的會計檔案，如涉及外事的會計憑證等。定期會計檔案是指有保管期限，期滿后即可按規(guī)定銷毀。根據(jù)《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，定期會計檔案的保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5種。
2．各種會計檔案的銷毀。會計檔案保管期滿需要銷毀時，由本單位檔案部門提出銷毀意見，會同財務會計部門共同鑒定，嚴格審查，編造會計檔案銷毀清冊。各單位在按規(guī)定銷毀會計檔案時，應當由檔案部門和財務會計部門共同派員監(jiān)銷。各級主管部門銷毀會計檔案時，還應當有同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷。各級財政部門銷毀會計檔案時、由同級審計機關派員參加監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會計檔案以前，應當認真進行清點核對，銷毀后，在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位領導。
【釋義】 本條是對商業(yè)銀行保存有關財務會計報表等資料的規(guī)定。
財務會計報表、業(yè)務合同以及其他資料是記錄和反映商業(yè)銀行運行狀況和業(yè)務狀況的重要史料和證據(jù)。通過這些資料，不但可以了解商業(yè)銀行每項業(yè)務活動的來龍去脈，還可以為國家、商業(yè)銀行本身提供詳盡的經(jīng)濟資料，對國家制定宏觀經(jīng)濟政策、貨幣政策及商業(yè)銀行本身制定經(jīng)濟決策具有重要的參考價值。同時，這些資料還是檢查一個商業(yè)銀行是否遵守國家的法律、法規(guī)和金融政策、是否遵守國家的財經(jīng)紀律的書面證明。我國的銀行業(yè)監(jiān)督管理機構(gòu)在對商業(yè)銀行進行監(jiān)管時，無論是采用現(xiàn)場檢查還是非現(xiàn)場檢查的方式，都需要以這些資料為重要依據(jù)。本法第六十一條規(guī)定，商業(yè)銀行應當按照規(guī)定向國務院銀行業(yè)監(jiān)督管理機構(gòu)、中國人民銀行報送資產(chǎn)負債表、利潤表以及其他財務會計、統(tǒng)計報表和資料。第六十二條第一款規(guī)定，國務院銀行業(yè)監(jiān)督管理機構(gòu)有權依照本法第三章、第四章、第五章的規(guī)定，隨時對商業(yè)銀行的存款、貸款、結(jié)算、呆賬等情況進行檢查監(jiān)督。檢查監(jiān)督時，商業(yè)銀行應當按照國務院銀行業(yè)監(jiān)督管理機構(gòu)的要求，提供財務會計資料、業(yè)務合同和有關經(jīng)營管理方面的其他信息。商業(yè)銀行本身在建立風險防范機制時，也必須以財務會計報表、業(yè)務合同等為重要的參考資料。從這個角度講，商業(yè)銀行保存財務會計報表、業(yè)務合同以及其他資料對于防范金融風險、促進金融業(yè)的健康發(fā)展具有重要意義。正因為如此，我國的會計法第二十三條規(guī)定，各單位對會計憑證、會計賬簿、財務會計報告和其他會計資料應當建立檔案，妥善保管。會計檔案的保管期限和銷毀辦法，由國務院財政部門會同有關部門制定。本條規(guī)定，商業(yè)銀行應當按照國家有關規(guī)定保存財務會計報表、業(yè)務合同以及其他資料。
作為義務，各商業(yè)銀行必須保存財務會計報表、業(yè)務合同以及其他資料。根據(jù)國家的有關規(guī)定，保存的具體要求是：
一、各商業(yè)銀行對財務會計報表、業(yè)務合同以及其他資料應當建立檔案
財務會計報表主要由會計報表、會計報表附注和財務情況說明書組成；其他資料主要包括商業(yè)銀行的會計憑證、會計賬簿等。這些會計資料構(gòu)成會計檔案的內(nèi)容。會計檔案是在會計核算活動中形成的，其產(chǎn)生的直接目的和主要原因是作為一種核算的手段，是為了處理某些會計事項的需要。它不同于一般的文獻資料，它是經(jīng)會計人員和當時的當事人之手形成的，具有很強的原始性。同時，作為會計信息載體的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等，不是隨意保留下來就可以作為會計檔案，而是必須按照一定的程序集中保管起來，才會形成會計檔案。所以，會計法第二十三條規(guī)定，各單位對會計憑證、會計賬簿、財務會計報告和其他會計資料應當建立檔案，妥善保管。
二、各商業(yè)銀行應當對會計檔案妥善保管
《會計檔案管理辦法》關于會計檔案保管的具體要求是：
1．各單位形成的會計檔案，都應當由財政會計部門按照歸檔的要求，負責整理立卷或裝訂成冊。
2．當年會計檔案，在會計年度終了后，可暫由本單位財務會計部門保管一年，期滿后，原則上應由財務會計部門編造清冊移交本單位的檔案部門保管。財務會計部門和經(jīng)辦人必須按期將應當歸檔的會計檔案，全部移交檔案部門，不得自行封包保存。檔案部門必須按期點收，不得推諉拒絕。
3．檔案部門接收保管的會計檔案，原則上應當保持原卷的封裝，個別需要拆封重新整理的，應當會同原財務會計部門和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責任。
4．各單位保存的會計檔案向外單位提供利用時，檔案原件原則上不得借出，如有特殊情況，須報上級主管單位批準，但不得拆散原卷冊，并限期歸還。
5．撤銷合并單位和建設單位完工后的會計檔案，應當隨同單位的全部檔案一并移交給指定的單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
此外，為了保證會計檔案不受自然因素和其他因素的損害，或者盡可能減輕這種損害，以延長會計檔案的壽命，各單位有關部門要加強對會計檔案的科學管理，做好保管工作。一方面，在會計檔案的保護技術方面，要采取措施保證會計檔案不破損、不霉爛、不被蟲蛀；另一方面，會計檔案應當存放有序，查找方便，要嚴格執(zhí)行安全和保密制度，不得隨意堆放，以防止泄密。
會計法對會計檔案的保管期限和銷毀辦法作了授權規(guī)定，即《會計法》未對檔案的保管期限和銷毀辦法作出具體規(guī)定，而是授權國務院財政部會同有關部門制定?，F(xiàn)行的財政部與國家檔案局制定的《會計檔案管理辦法》對會計檔案的保管期限和銷毀辦法的規(guī)定是：
1．會計檔案的保管期限。根據(jù)會計檔案的特點，可以分為永久和定期會計檔案。永久會計檔案是指無限期保管的會計檔案，如涉及外事的會計憑證等。定期會計檔案是指有保管期限，期滿后即可按規(guī)定銷毀。根據(jù)《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，定期會計檔案的保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5種。
2．各種會計檔案的銷毀。會計檔案保管期滿需要銷毀時，由本單位檔案部門提出銷毀意見，會同財務會計部門共同鑒定，嚴格審查，編造會計檔案銷毀清冊。各單位在按規(guī)定銷毀會計檔案時，應當由檔案部門和財務會計部門共同派員監(jiān)銷。各級主管部門銷毀會計檔案時，還應當有同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷。各級財政部門銷毀會計檔案時、由同級審計機關派員參加監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會計檔案以前，應當認真進行清點核對，銷毀后，在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位領導。