會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的操作運(yùn)行必須要有個(gè)嚴(yán)密的操作行為規(guī)范。通常，實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的單位，一般配備二臺(tái)或若干臺(tái)計(jì)算機(jī)。上機(jī)人員包括會(huì)計(jì)人員和計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人員。由于介入操作的人員數(shù)量多，構(gòu)成復(fù)雜，客觀上也會(huì)產(chǎn)生不同人的行為方式。因此，制訂統(tǒng)一的操作行為規(guī)范，使其達(dá)到預(yù)期的目的，是會(huì)計(jì)電算化操作運(yùn)行的客觀需要。
另外，在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中，會(huì)計(jì)信息以集中處理為主，任何一個(gè)崗位的差錯(cuò)，都會(huì)影響到整個(gè)系統(tǒng)的安全。
會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)操作運(yùn)行的管理包括對(duì)操作人員的管理，對(duì)操作過(guò)程的規(guī)范，以及審核、備份及操作日志等方面的管理。這些方面構(gòu)成會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)操作運(yùn)行的管理。
（一）對(duì)操作人員的管理對(duì)操作人員的管理分為操作人員資格的認(rèn)定和賦權(quán)兩個(gè)方面。
1.操作人員資格的認(rèn)定。
操作人員資格認(rèn)定辦法一般應(yīng)由企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)制訂。會(huì)計(jì)人員（包括電子計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人員）因工作需要上機(jī)操作，必須經(jīng)財(cái)政部門(mén)考核組考核合格，頒發(fā)“計(jì)算機(jī)操作證”或“會(huì)計(jì)電算化操作證”，持證上機(jī)操作?？己瞬缓细窕驘o(wú)證者不準(zhǔn)上機(jī)操作。進(jìn)行操作人員資格認(rèn)定是從根本上保證上機(jī)操作人員的技術(shù)水平，保證系統(tǒng)正常運(yùn)行的措施，能有效防止上機(jī)操作人員因操作技術(shù)不合格、不具有一定水平的技能而誤操作造成差錯(cuò)、損失。
2.賦權(quán)。
根據(jù)《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》的有關(guān)規(guī)定，軟件應(yīng)具有防止非指定人員擅自使用和對(duì)指定操作人員實(shí)行使用權(quán)限控制的功能。在實(shí)際工作中，除在會(huì)計(jì)核算軟件技術(shù)上加密外，還應(yīng)在管理上進(jìn)行分工，分別要對(duì)系統(tǒng)管理員、數(shù)據(jù)錄入員、審核記賬員、會(huì)計(jì)報(bào)表編制人員、會(huì)計(jì)賬簿打印輸出操作員、各專(zhuān)項(xiàng)功能模塊操作員和其他會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)操作員的操作權(quán)限給予界定，防止越權(quán)操作所引起的數(shù)據(jù)丟失、紊亂和泄密現(xiàn)象出現(xiàn)。
（二）操作規(guī)范必須嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)工作流程》完成各項(xiàng)工作。必須以自己的真實(shí)姓名進(jìn)入會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)，按要求填寫(xiě)日期。操作員口令、操作內(nèi)容、操作起止時(shí)間和運(yùn)行情況，根據(jù)指定操作人權(quán)限的指令進(jìn)行操作，不得進(jìn)行違反規(guī)范的操作。所有上機(jī)作人員必須登記所有上機(jī)操作情況。在操作過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)向系統(tǒng)管理員報(bào)告。問(wèn)題的現(xiàn)象、處理過(guò)程、處理方法。處理結(jié)果等都應(yīng)有明確記錄。對(duì)于嚴(yán)重或重大運(yùn)行故障，除應(yīng)按規(guī)定登記外，還應(yīng)向單位負(fù)責(zé)人報(bào)告。工作完畢后應(yīng)及時(shí)退出系統(tǒng)，以免他人利用系統(tǒng)進(jìn)行其他操作。不得將自己的口令泄露給他人，并定期修改自己的口令。啟動(dòng)系統(tǒng)時(shí)按要求順序開(kāi)機(jī)，結(jié)束工作后按規(guī)定順序關(guān)機(jī)。
會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的硬件設(shè)備和軟件由財(cái)務(wù)部門(mén)統(tǒng)一管理和使用，其他部門(mén)人員一般不得使用，確需使用時(shí)必須經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)有關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并確認(rèn)不影響會(huì)計(jì)電算化的正常工作一經(jīng)批準(zhǔn)的其他部門(mén)人員操作時(shí)必須進(jìn)行操作登記，并在上機(jī)登記表上注明批準(zhǔn)人姓名和批準(zhǔn)時(shí)間。任何人不得玩計(jì)算機(jī)游戲，不得用于對(duì)外服務(wù)。為了避免計(jì)算機(jī)染上病毒，所有軟盤(pán)必須進(jìn)行病毒檢測(cè)，若有病毒殺毒后才可進(jìn)行其他操作。為了保證硬件安全，不得帶電拔插任何接口線路，包括打印電纜線插頭、顯示器電纜線、鍵盤(pán)插頭等。不得進(jìn)行未作登記記錄的硬件或軟件維護(hù)工作。
（三）審核
1.輸入前審核。審核原始憑證的合理、合法性即是否有經(jīng)辦人、驗(yàn)收人、主管領(lǐng)導(dǎo)簽字。采用手工編制記賬憑證的，要審核手工憑證是否符合會(huì)計(jì)制度要求，借貸關(guān)系是否平衡，未經(jīng)審核的記賬憑證不準(zhǔn)輸入；其他會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)及數(shù)據(jù)應(yīng)事先預(yù)審。
2.輸入后審核。不論是采用直接在計(jì)算機(jī)上編制記賬憑證，還是經(jīng)審核輸入的手工編制記賬憑證，在打印記賬憑證之前，審核員對(duì)機(jī)內(nèi)的記賬憑證必須嚴(yán)格審核，確保與手工記賬憑證或原始憑證完全一致，審核無(wú)誤后簽章。在打印輸出記賬憑證后，審核員仍要對(duì)記賬憑證的日期、業(yè)務(wù)內(nèi)容及摘要、借貸分錄、金額、數(shù)量等嚴(yán)格把關(guān)，無(wú)論何時(shí)，發(fā)現(xiàn)不合法的或出現(xiàn)差錯(cuò)的憑證應(yīng)及時(shí)退回經(jīng)辦人員妥當(dāng)處理。
3.每周對(duì)所有憑證、報(bào)表等進(jìn)行一次復(fù)查，確保數(shù)據(jù)正確無(wú)誤。
（四）備份在手工會(huì)計(jì)中，所有會(huì)計(jì)資料如會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等均是以文字的形式存放在紙介質(zhì)中。由于紙介質(zhì)中存放的信息具有較高的安全性和穩(wěn)定性，另外把紙介質(zhì)中的信息制作副本也非常費(fèi)時(shí)費(fèi)力。因此為了保證會(huì)計(jì)信息的安全，通常采用的方法是加強(qiáng)對(duì)紙介質(zhì)中的信息的保護(hù)，很少采用制作副本（備份）的方法。在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中，由于會(huì)計(jì)信息存儲(chǔ)的介質(zhì)主要是磁盤(pán)等磁性介質(zhì)。而磁性介質(zhì)中存放的信息相對(duì)不穩(wěn)定，安全性較差；但另一方面，磁性介質(zhì)中存放的信息可以非常方便地制作副本，也就是備份。所以實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化以后，對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行備份就成為常規(guī)的，也是必要的管理手段了。
備份時(shí)間，也稱(chēng)備份時(shí)間間隔。備份的目的是防止會(huì)計(jì)檔案的意外丟失。由此，備份分為永久性備份和臨時(shí)備份。永久性備份是指?jìng)浞莓a(chǎn)生的副本需長(zhǎng)期保存。臨時(shí)性備份是指?jìng)浞莓a(chǎn)生的副本只是暫時(shí)保存。永久性備份主要在每個(gè)會(huì)計(jì)期間核算完成時(shí)進(jìn)行，一般應(yīng)制作兩到三個(gè)副本，存放在不同的地方，以防意外。臨時(shí)備份通常在每天或每段工作完成時(shí)進(jìn)行。臨時(shí)備份可采用A、B備份法。所謂A、B備份法是指按需備份數(shù)據(jù)量準(zhǔn)備兩組磁盤(pán)，分別標(biāo)為A組和B組。第一次用A組磁盤(pán)備份；第二次用B組磁盤(pán)備份；第三次再用A組磁盤(pán)備份；第四次用B組磁盤(pán)備份……依次類(lèi)推。這種方法的優(yōu)點(diǎn)是在不增加備份工作量的情況下提高了備份數(shù)據(jù)的安全性。備份的軟盤(pán)應(yīng)存放在安全地點(diǎn)。一般應(yīng)具備防盜、防磁、防潮、防熱、防污染等功能。
（五）操作日志。
操作日志一般包括：開(kāi)機(jī)時(shí)間、操作內(nèi)容、調(diào)用功能、硬件運(yùn)行狀況、軟件運(yùn)行狀況、關(guān)機(jī)時(shí)間和操作人簽字等。通過(guò)操作日志，除了可以掌握會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的運(yùn)行狀況，培養(yǎng)增強(qiáng)操作人員的責(zé)任心，更重要的是通過(guò)操作日志，反映一定時(shí)期計(jì)算機(jī)硬件與軟件使用情況，為計(jì)算機(jī)維護(hù)人員提供第一手資料，以便制訂維護(hù)計(jì)劃及措施。
另外，在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中，會(huì)計(jì)信息以集中處理為主，任何一個(gè)崗位的差錯(cuò)，都會(huì)影響到整個(gè)系統(tǒng)的安全。
會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)操作運(yùn)行的管理包括對(duì)操作人員的管理，對(duì)操作過(guò)程的規(guī)范，以及審核、備份及操作日志等方面的管理。這些方面構(gòu)成會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)操作運(yùn)行的管理。
（一）對(duì)操作人員的管理對(duì)操作人員的管理分為操作人員資格的認(rèn)定和賦權(quán)兩個(gè)方面。
1.操作人員資格的認(rèn)定。
操作人員資格認(rèn)定辦法一般應(yīng)由企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)制訂。會(huì)計(jì)人員（包括電子計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人員）因工作需要上機(jī)操作，必須經(jīng)財(cái)政部門(mén)考核組考核合格，頒發(fā)“計(jì)算機(jī)操作證”或“會(huì)計(jì)電算化操作證”，持證上機(jī)操作?？己瞬缓细窕驘o(wú)證者不準(zhǔn)上機(jī)操作。進(jìn)行操作人員資格認(rèn)定是從根本上保證上機(jī)操作人員的技術(shù)水平，保證系統(tǒng)正常運(yùn)行的措施，能有效防止上機(jī)操作人員因操作技術(shù)不合格、不具有一定水平的技能而誤操作造成差錯(cuò)、損失。
2.賦權(quán)。
根據(jù)《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》的有關(guān)規(guī)定，軟件應(yīng)具有防止非指定人員擅自使用和對(duì)指定操作人員實(shí)行使用權(quán)限控制的功能。在實(shí)際工作中，除在會(huì)計(jì)核算軟件技術(shù)上加密外，還應(yīng)在管理上進(jìn)行分工，分別要對(duì)系統(tǒng)管理員、數(shù)據(jù)錄入員、審核記賬員、會(huì)計(jì)報(bào)表編制人員、會(huì)計(jì)賬簿打印輸出操作員、各專(zhuān)項(xiàng)功能模塊操作員和其他會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)操作員的操作權(quán)限給予界定，防止越權(quán)操作所引起的數(shù)據(jù)丟失、紊亂和泄密現(xiàn)象出現(xiàn)。
（二）操作規(guī)范必須嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)工作流程》完成各項(xiàng)工作。必須以自己的真實(shí)姓名進(jìn)入會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)，按要求填寫(xiě)日期。操作員口令、操作內(nèi)容、操作起止時(shí)間和運(yùn)行情況，根據(jù)指定操作人權(quán)限的指令進(jìn)行操作，不得進(jìn)行違反規(guī)范的操作。所有上機(jī)作人員必須登記所有上機(jī)操作情況。在操作過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)向系統(tǒng)管理員報(bào)告。問(wèn)題的現(xiàn)象、處理過(guò)程、處理方法。處理結(jié)果等都應(yīng)有明確記錄。對(duì)于嚴(yán)重或重大運(yùn)行故障，除應(yīng)按規(guī)定登記外，還應(yīng)向單位負(fù)責(zé)人報(bào)告。工作完畢后應(yīng)及時(shí)退出系統(tǒng)，以免他人利用系統(tǒng)進(jìn)行其他操作。不得將自己的口令泄露給他人，并定期修改自己的口令。啟動(dòng)系統(tǒng)時(shí)按要求順序開(kāi)機(jī)，結(jié)束工作后按規(guī)定順序關(guān)機(jī)。
會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的硬件設(shè)備和軟件由財(cái)務(wù)部門(mén)統(tǒng)一管理和使用，其他部門(mén)人員一般不得使用，確需使用時(shí)必須經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)有關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并確認(rèn)不影響會(huì)計(jì)電算化的正常工作一經(jīng)批準(zhǔn)的其他部門(mén)人員操作時(shí)必須進(jìn)行操作登記，并在上機(jī)登記表上注明批準(zhǔn)人姓名和批準(zhǔn)時(shí)間。任何人不得玩計(jì)算機(jī)游戲，不得用于對(duì)外服務(wù)。為了避免計(jì)算機(jī)染上病毒，所有軟盤(pán)必須進(jìn)行病毒檢測(cè)，若有病毒殺毒后才可進(jìn)行其他操作。為了保證硬件安全，不得帶電拔插任何接口線路，包括打印電纜線插頭、顯示器電纜線、鍵盤(pán)插頭等。不得進(jìn)行未作登記記錄的硬件或軟件維護(hù)工作。
（三）審核
1.輸入前審核。審核原始憑證的合理、合法性即是否有經(jīng)辦人、驗(yàn)收人、主管領(lǐng)導(dǎo)簽字。采用手工編制記賬憑證的，要審核手工憑證是否符合會(huì)計(jì)制度要求，借貸關(guān)系是否平衡，未經(jīng)審核的記賬憑證不準(zhǔn)輸入；其他會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)及數(shù)據(jù)應(yīng)事先預(yù)審。
2.輸入后審核。不論是采用直接在計(jì)算機(jī)上編制記賬憑證，還是經(jīng)審核輸入的手工編制記賬憑證，在打印記賬憑證之前，審核員對(duì)機(jī)內(nèi)的記賬憑證必須嚴(yán)格審核，確保與手工記賬憑證或原始憑證完全一致，審核無(wú)誤后簽章。在打印輸出記賬憑證后，審核員仍要對(duì)記賬憑證的日期、業(yè)務(wù)內(nèi)容及摘要、借貸分錄、金額、數(shù)量等嚴(yán)格把關(guān)，無(wú)論何時(shí)，發(fā)現(xiàn)不合法的或出現(xiàn)差錯(cuò)的憑證應(yīng)及時(shí)退回經(jīng)辦人員妥當(dāng)處理。
3.每周對(duì)所有憑證、報(bào)表等進(jìn)行一次復(fù)查，確保數(shù)據(jù)正確無(wú)誤。
（四）備份在手工會(huì)計(jì)中，所有會(huì)計(jì)資料如會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等均是以文字的形式存放在紙介質(zhì)中。由于紙介質(zhì)中存放的信息具有較高的安全性和穩(wěn)定性，另外把紙介質(zhì)中的信息制作副本也非常費(fèi)時(shí)費(fèi)力。因此為了保證會(huì)計(jì)信息的安全，通常采用的方法是加強(qiáng)對(duì)紙介質(zhì)中的信息的保護(hù)，很少采用制作副本（備份）的方法。在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中，由于會(huì)計(jì)信息存儲(chǔ)的介質(zhì)主要是磁盤(pán)等磁性介質(zhì)。而磁性介質(zhì)中存放的信息相對(duì)不穩(wěn)定，安全性較差；但另一方面，磁性介質(zhì)中存放的信息可以非常方便地制作副本，也就是備份。所以實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化以后，對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行備份就成為常規(guī)的，也是必要的管理手段了。
備份時(shí)間，也稱(chēng)備份時(shí)間間隔。備份的目的是防止會(huì)計(jì)檔案的意外丟失。由此，備份分為永久性備份和臨時(shí)備份。永久性備份是指?jìng)浞莓a(chǎn)生的副本需長(zhǎng)期保存。臨時(shí)性備份是指?jìng)浞莓a(chǎn)生的副本只是暫時(shí)保存。永久性備份主要在每個(gè)會(huì)計(jì)期間核算完成時(shí)進(jìn)行，一般應(yīng)制作兩到三個(gè)副本，存放在不同的地方，以防意外。臨時(shí)備份通常在每天或每段工作完成時(shí)進(jìn)行。臨時(shí)備份可采用A、B備份法。所謂A、B備份法是指按需備份數(shù)據(jù)量準(zhǔn)備兩組磁盤(pán)，分別標(biāo)為A組和B組。第一次用A組磁盤(pán)備份；第二次用B組磁盤(pán)備份；第三次再用A組磁盤(pán)備份；第四次用B組磁盤(pán)備份……依次類(lèi)推。這種方法的優(yōu)點(diǎn)是在不增加備份工作量的情況下提高了備份數(shù)據(jù)的安全性。備份的軟盤(pán)應(yīng)存放在安全地點(diǎn)。一般應(yīng)具備防盜、防磁、防潮、防熱、防污染等功能。
（五）操作日志。
操作日志一般包括：開(kāi)機(jī)時(shí)間、操作內(nèi)容、調(diào)用功能、硬件運(yùn)行狀況、軟件運(yùn)行狀況、關(guān)機(jī)時(shí)間和操作人簽字等。通過(guò)操作日志，除了可以掌握會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的運(yùn)行狀況，培養(yǎng)增強(qiáng)操作人員的責(zé)任心，更重要的是通過(guò)操作日志，反映一定時(shí)期計(jì)算機(jī)硬件與軟件使用情況，為計(jì)算機(jī)維護(hù)人員提供第一手資料，以便制訂維護(hù)計(jì)劃及措施。