一、科學(xué)化、規(guī)范化要求是編研工作的性質(zhì)、特點(diǎn)與所處位置決定的
任何一項(xiàng)事業(yè)的蓬勃發(fā)達(dá)與持續(xù)興旺，都無一例外地是把一些在實(shí)踐中形成并被證明是行之有效的工作經(jīng)驗(yàn)、工作形式固定下來，上升為具有普遍意義的制度和規(guī)范，進(jìn)而推動(dòng)工作實(shí)踐不斷向前邁進(jìn)。檔案編研作為開發(fā)檔案資源的一項(xiàng)高難度文化工程，更無法脫離科學(xué)化與規(guī)范化的軌道。
１．實(shí)行規(guī)范化管理是由編研工作性質(zhì)決定的?，F(xiàn)代社會(huì)要求信息交流必須準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔、適用、及時(shí)，這要求檔案編研工作必須以科學(xué)性為基礎(chǔ)。作為一項(xiàng)創(chuàng)造性的高難度腦力勞動(dòng)，編研工作既需要編研人員發(fā)揮才智，更需要建立規(guī)范化、制度化的工作程序。尤其是現(xiàn)在，編研工作已不再是起步階段，社會(huì)信息需求不斷提高的現(xiàn)實(shí)要求承擔(dān)開發(fā)任務(wù)的檔案編研必須不斷攀登更高的臺(tái)階，而實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的根本途徑只能是建立在科學(xué)基礎(chǔ)上的規(guī)范化、制度化的編研工作。
２．實(shí)行規(guī)范化管理是由編研工作本身的特點(diǎn)決定的。僅從認(rèn)識(shí)“編”與“研”這兩個(gè)概念既緊密聯(lián)系又相互區(qū)別的辯證關(guān)系而言，就無法忽視規(guī)范化的重要性。所謂“編”就是對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行整理加工與匯集，而“研”主要是對(duì)檔案內(nèi)容的研究與考證。二者互為一體，又互相遞進(jìn)?！熬帯笔恰把小钡幕A(chǔ)和前提，“研”是“編”的深化與加工?！熬帯迸c“研”必須實(shí)現(xiàn)有機(jī)結(jié)合、同步發(fā)展，才能創(chuàng)造出高質(zhì)量的成果。那么何為“編”與“研”的有機(jī)結(jié)合與同步發(fā)展﹖二者間的關(guān)系如何處置才是佳狀態(tài)﹖不同級(jí)別、不同規(guī)模的檔案館，在對(duì)這兩個(gè)方面的把握上是否應(yīng)有所區(qū)別﹖一連串的問題都有待通過規(guī)范化加以解決。除此而外，還有在編研工作中經(jīng)常遇到的如何處理好“長(zhǎng)短課題”的關(guān)系、編研過程中不同階段的工作重點(diǎn)、佳操作方式等等，可以說需要規(guī)范化的問題比比皆是。
３．還可從編研工作在檔案工作中的位置以及同其它環(huán)節(jié)工作的關(guān)系上去認(rèn)識(shí)規(guī)范化的意義。在檔案工作中編研屬于出成果的后階段，同其它環(huán)節(jié)工作相比，有一定的獨(dú)立性但又需要建立在其它各環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)之上。沒有相應(yīng)的制度，沒有一定的規(guī)范，編研就無法同其它環(huán)節(jié)協(xié)調(diào)，就必然出現(xiàn)脫節(jié)，甚至?xí)蛳嗷ブg的牽制而給整個(gè)檔案工作帶來不良影響。
二、從基層編研工作存在的問題看規(guī)范化的必要性
近年來北京市檔案編研工作有了長(zhǎng)足的進(jìn)展。區(qū)縣檔案館都成立了編研科，各區(qū)縣館每年印發(fā)的編研材料均在２種以上，全市檔案編研資料展評(píng)活動(dòng)也于去年成功舉辦。從總體上講，檔案編研已經(jīng)從早期那種可有可無、可松可緊的“軟”指標(biāo)變成了“非做不可”的硬任務(wù)。然而在肯定編研工作興旺可喜局面的同時(shí)，作為一名立身其中的編研工作者，又從現(xiàn)實(shí)工作中看到了一些不足。透過這些不足，我們更加感到了對(duì)規(guī)范化的迫切需要。
１、基層編研材料質(zhì)量的提高有待于規(guī)范化的實(shí)施
毋庸置疑，編研材料的數(shù)量與質(zhì)量是直接體現(xiàn)編研工作水平的硬指標(biāo)，不但關(guān)系到編研工作的整體推進(jìn)，對(duì)檔案工作全局亦有著牽一發(fā)而動(dòng)全身的重要影響。一部好的編研材料不僅能為利用者帶來效益，而且還具有重要的宣傳作用。反之，劣質(zhì)編研產(chǎn)品不但浪費(fèi)了人力、物力，還會(huì)遺害無窮，使本來就被社會(huì)知之甚少的編研工作更是雪上加霜。
在基層檔案館室，編研工作作為一項(xiàng)獨(dú)立的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)時(shí)間并不很長(zhǎng)，尚處在初級(jí)階段。由于專職人員少，而且從業(yè)人員的文化素質(zhì)與編研工作的要求有較大差距，編研成果在數(shù)量上未能形成一定規(guī)模，在質(zhì)量上也存在著這樣或那樣的問題。這其中尤以編研材料的質(zhì)量問題更為突出，主要包括以下幾方面問題：
一是普遍存在著選題面窄、比例不合理、實(shí)用性不強(qiáng)等一系列問題，使檔案編研工作不能適應(yīng)社會(huì)的需要。比如，國(guó)家提出以經(jīng)濟(jì)工作為中心，而反映經(jīng)濟(jì)工作的檔案編研材料卻少得可憐。以北京市宣武區(qū)檔案館１９９８年統(tǒng)計(jì)數(shù)字為例，在２９種編研成果中反映經(jīng)濟(jì)工作的僅占１０％；而“會(huì)議簡(jiǎn)介”卻高達(dá)６９％。又如在課題的選擇上缺少層次，“長(zhǎng)課題”和“短課題”胡子眉毛分不清，結(jié)果編出的成果既不具有“長(zhǎng)課題”的深度與精度，又不具備 “短課題”的較強(qiáng)針對(duì)性與時(shí)效性。
二是在選材上不注意檔案資料與其它資料的合理比例。檔案編研，顧名思義當(dāng)然應(yīng)以編選檔案資料為主，其它資料的選用只應(yīng)作為對(duì)檔案的一種補(bǔ)充，處于從屬的地位。假如對(duì)編研材料缺少科學(xué)定位，采取簡(jiǎn)單劃一的“齊步走”模式，完全忽視差別，結(jié)果只能助長(zhǎng)錯(cuò)誤作法的滋生。據(jù)筆者所知，一些地方檔案編研工作中存在著一味抄襲他人勞動(dòng)成果的傾向。嚴(yán)重時(shí)，幾乎從頭到尾通篇從書上抄來，絲毫無編者本人的編研成果，亦難覓檔案的痕跡。似這類“編研材料”是否還能稱其為檔案編研呢﹖檔案是編研之本。編研人員與檔案隔絕，如同無源之水、無本之木，根本談不上檔案信息資源的開發(fā)和利用。本應(yīng)是編研為編史修志、著書立說提供有價(jià)值的第一手檔案資料，但有些人卻反其道而行之，像這樣本末倒置地長(zhǎng)此下去，檔案編研還能保得住信息服務(wù)這塊招牌并得到社會(huì)的認(rèn)可嗎﹖開發(fā)過程是檔案轉(zhuǎn)化為可利用信息資源的必要前提，編研是實(shí)現(xiàn)這一轉(zhuǎn)化的工作環(huán)節(jié)。到底何為檔案編研﹖何為高質(zhì)量的檔案編研材料﹖標(biāo)準(zhǔn)如何﹖所有這一切都有待于規(guī)范化的界定。
三是各類材料編制的規(guī)范化程度普遍較低。一本編輯制作完畢的編研材料起碼應(yīng)有正規(guī)的封皮、完整的目錄和編輯說明，同時(shí)還應(yīng)注明出處以備利用者進(jìn)一步查閱；然而從筆者對(duì)本區(qū)二級(jí)以上檔案室的５２份匯編材料的統(tǒng)計(jì)結(jié)果來看，全部合格的竟然沒有，三項(xiàng)指標(biāo)符合要求的比率也僅為２％。
２、編研工作因缺少規(guī)范化指導(dǎo)原則而造成不必要的被動(dòng)
一是在制定編研計(jì)劃時(shí)缺少科學(xué)的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)。一些基層的檔案部門，不同程度地存在著追求數(shù)量的傾向，滿足于每年完成了多少種、多少萬字，在“研”上卻很少下功夫。這里我們可以粗略地算一筆賬，除去休息日、節(jié)假日和必不可少的各種學(xué)習(xí)日，每年每人真正用于業(yè)務(wù)工作的時(shí)日大約不會(huì)多于百天。試想一名編研人員如果要在不足百日的時(shí)間內(nèi)完成十多萬字的工作量，這其中不僅包括資料收集與編輯甚至還包括錄入和校對(duì)在內(nèi)，除去忙于趕任務(wù)之外，也就無暇顧及其它了。如此這般，編研工作盡管也做得很緊張，干得很辛苦，“成果”不少、“本本”也很厚，但卻避免不了因效果不佳而落得坐“冷板凳”的下場(chǎng)。
二是對(duì)編前調(diào)查缺乏足夠的重視。編前調(diào)查應(yīng)包括社會(huì)需求、館藏檔案、檔案基礎(chǔ)管理的水平這三項(xiàng)內(nèi)容，缺一不可的。因?yàn)榫幯凶鳛橐环N復(fù)雜的智力型投入，本身帶有較強(qiáng)的研究性質(zhì)，編前調(diào)查走了過場(chǎng)，就意味著增加了現(xiàn)實(shí)操作過程中的盲目性、隨意性，就會(huì)出現(xiàn)從課題選擇到材料加工整理的一系列過程均取決于編研人員轉(zhuǎn)念之想的現(xiàn)象。這樣會(huì)造成許多料想不到的惡果--或因資料的嚴(yán)重短缺而致使編研工作難以為繼，或因缺少針對(duì)性而使編出的成果實(shí)用價(jià)值不高，被打入冷宮。長(zhǎng)此以往，勢(shì)必給工作帶來被動(dòng)?？傊?，沒有相應(yīng)的制度，沒有一定的規(guī)范，各個(gè)工作環(huán)節(jié)便無法協(xié)調(diào)，甚至?xí)蛳嗷ブg的牽制而給整個(gè)檔案工作帶來負(fù)面影響。
三是編后工作缺少方法和力度。我們常?？吹竭@樣的現(xiàn)象：一種編研資料印刷完畢后，或是被收入庫(kù)房，坐等利用者上門；或是檔案人員 “近親”傳送。一切似乎都在悄無聲息地進(jìn)行，沒有宣傳，也很少調(diào)查利用效果，更談不上收集反饋意見。這種方式延續(xù)了多年，可以說已在一定程度上形成了一種慣式。要打破這一慣式，唯有通過制定規(guī)范來明確編研工作每一階段必要的工作任務(wù)是什么，如何操作。
凡此種種，就像璞玉上星星點(diǎn)點(diǎn)的瑕疵影響著編研工作的形象，聽任其存在還會(huì)有蔓延擴(kuò)大的可能，并會(huì)對(duì)檔案事業(yè)整體產(chǎn)生更大的負(fù)面影響。由此，編研工作的改革勢(shì)在必行，而改革的當(dāng)務(wù)之急就是建立一個(gè)科學(xué)化、規(guī)范化的工作平臺(tái)。
三、編研工作規(guī)范化的一孔之見
為了探索編研工作規(guī)范化的可行性，筆者克服了小人物不知天高地厚的自卑心態(tài)，嘗試著總結(jié)自己對(duì)檔案編研工作規(guī)律的認(rèn)識(shí)，編制了《宣武區(qū)檔案館編研工作規(guī)范》。盡管還很膚淺、片面，甚至誤漏百出，但還是收到了意想不到的效果。當(dāng)《中國(guó)檔案報(bào)》在第二版以《北京市宣武區(qū)檔案館出臺(tái)〈編研工作規(guī)范〉》為標(biāo)題予以報(bào)道后，除本市其他區(qū)縣一些同志紛紛前來索取“規(guī)范”外，江蘇、湖北、黑龍江等外省市的檔案同行也來函、來電索要，許多同志都在來信中表示希望盡快規(guī)范編研工作。從一石激起的諸多反響中，我們可以看到編研工作的規(guī)范化已經(jīng)到了非搞不可的地步，否則編研工作就難以提高和發(fā)展，更難以滿足不斷增長(zhǎng)的社會(huì)需求。
結(jié)合編寫《檔案編研工作規(guī)范》的實(shí)踐，筆者對(duì)編研工作規(guī)范化、制度化的具體內(nèi)容談幾點(diǎn)看法：
１、建議主管部門對(duì)具有共性的問題在較大范圍內(nèi)予以統(tǒng)一規(guī)范。比如可以對(duì)整個(gè)編纂流程的各環(huán)節(jié)作出明確規(guī)定，可對(duì)轉(zhuǎn)錄的要求、標(biāo)題的擬寫、編者說明的擬寫、封面目錄的必要項(xiàng)目與格式等作出統(tǒng)一規(guī)定。
２、對(duì)非共性的問題，不做統(tǒng)一規(guī)定，可以制定一個(gè)范圍供基層參考。因?yàn)椴煌瑢哟蔚臋n案部門所配備的人員數(shù)量與人員素質(zhì)、所存檔案的數(shù)量與價(jià)值以及他們所針對(duì)的利用群體都有很大差異，而這些差異決定著他們?cè)谶x題范圍、長(zhǎng)短課題的安排以及資料的取舍等許多方面都有不同的標(biāo)準(zhǔn)，可要求他們?cè)趯?shí)事求是地依據(jù)自身情況正確定位之后，參照上級(jí)主管部門的推薦標(biāo)準(zhǔn)，自行制定相應(yīng)的規(guī)范。
３、編研工作的規(guī)范化、制度化首先要從選題開始。應(yīng)該強(qiáng)調(diào)在選題時(shí)認(rèn)真考慮館藏檔案情況、社會(huì)需要、編研人員的數(shù)量和能力以及本館財(cái)力，強(qiáng)調(diào)制定切實(shí)可行的計(jì)劃，提倡制定長(zhǎng)短結(jié)合的選題計(jì)劃。為杜絕上述那種不負(fù)責(zé)任的“抄襲書報(bào)”現(xiàn)象，是否可在強(qiáng)調(diào)注明出處的前提下，對(duì)所用檔案資料與其它資料的比例有一個(gè)科學(xué)的界定。
４、建立編研課題立項(xiàng)制度。這是選題計(jì)劃的延伸，是將選題計(jì)劃落實(shí)的重要制度，包括兩方面內(nèi)容：一是要建立課題的評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)，二是要建立課題評(píng)審的操作制度。
５、強(qiáng)調(diào)開發(fā)檔案信息是編研工作的根本，檔案編研資料的主體是館、室藏檔案。
６、建立成果審核與效果調(diào)研制度。要重視對(duì)編研資料的效果調(diào)查，確切了解編研資料與社會(huì)需求的吻合程度，認(rèn)真收集利用者的意見，并把反饋意見作為評(píng)價(jià)編研資料質(zhì)量高低的重要標(biāo)準(zhǔn)和檔案編研工作努力的方向。
７、建立編研工作的組織管理制度，對(duì)編研課題的實(shí)際投入與產(chǎn)出進(jìn)行科學(xué)核定。針對(duì)難度不同的課題以及不同水平的編輯人員制定出合理的質(zhì)量與數(shù)量標(biāo)準(zhǔn)。比如可依據(jù)館藏資料的完整程度、文字編輯的數(shù)量及難易程度、是否錄入微機(jī)、人員的專業(yè)技術(shù)等級(jí)等因素分別制定不同的標(biāo)準(zhǔn)。
８、應(yīng)把加大發(fā)行的宣傳力度作為編研后期工作的必要項(xiàng)目，強(qiáng)調(diào)通過多種渠道和途徑推銷編研成果，比如可以采取登宣傳啟事、有針對(duì)性地召開發(fā)行會(huì)議等形式，向各方面的利用者宣傳編研資料的意義和利用價(jià)值，促使編研成果的社會(huì)效益趨近大值，并進(jìn)一步轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)效益。
作為一名工作在基層檔案館的普通一兵，此次大膽地拋磚引玉，目的在于促使檔案編研工作，特別是處于盲目徘徊中的基層檔案編研工作盡快走向規(guī)范化、制度化。
任何一項(xiàng)事業(yè)的蓬勃發(fā)達(dá)與持續(xù)興旺，都無一例外地是把一些在實(shí)踐中形成并被證明是行之有效的工作經(jīng)驗(yàn)、工作形式固定下來，上升為具有普遍意義的制度和規(guī)范，進(jìn)而推動(dòng)工作實(shí)踐不斷向前邁進(jìn)。檔案編研作為開發(fā)檔案資源的一項(xiàng)高難度文化工程，更無法脫離科學(xué)化與規(guī)范化的軌道。
１．實(shí)行規(guī)范化管理是由編研工作性質(zhì)決定的?，F(xiàn)代社會(huì)要求信息交流必須準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔、適用、及時(shí)，這要求檔案編研工作必須以科學(xué)性為基礎(chǔ)。作為一項(xiàng)創(chuàng)造性的高難度腦力勞動(dòng)，編研工作既需要編研人員發(fā)揮才智，更需要建立規(guī)范化、制度化的工作程序。尤其是現(xiàn)在，編研工作已不再是起步階段，社會(huì)信息需求不斷提高的現(xiàn)實(shí)要求承擔(dān)開發(fā)任務(wù)的檔案編研必須不斷攀登更高的臺(tái)階，而實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的根本途徑只能是建立在科學(xué)基礎(chǔ)上的規(guī)范化、制度化的編研工作。
２．實(shí)行規(guī)范化管理是由編研工作本身的特點(diǎn)決定的。僅從認(rèn)識(shí)“編”與“研”這兩個(gè)概念既緊密聯(lián)系又相互區(qū)別的辯證關(guān)系而言，就無法忽視規(guī)范化的重要性。所謂“編”就是對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行整理加工與匯集，而“研”主要是對(duì)檔案內(nèi)容的研究與考證。二者互為一體，又互相遞進(jìn)?！熬帯笔恰把小钡幕A(chǔ)和前提，“研”是“編”的深化與加工?！熬帯迸c“研”必須實(shí)現(xiàn)有機(jī)結(jié)合、同步發(fā)展，才能創(chuàng)造出高質(zhì)量的成果。那么何為“編”與“研”的有機(jī)結(jié)合與同步發(fā)展﹖二者間的關(guān)系如何處置才是佳狀態(tài)﹖不同級(jí)別、不同規(guī)模的檔案館，在對(duì)這兩個(gè)方面的把握上是否應(yīng)有所區(qū)別﹖一連串的問題都有待通過規(guī)范化加以解決。除此而外，還有在編研工作中經(jīng)常遇到的如何處理好“長(zhǎng)短課題”的關(guān)系、編研過程中不同階段的工作重點(diǎn)、佳操作方式等等，可以說需要規(guī)范化的問題比比皆是。
３．還可從編研工作在檔案工作中的位置以及同其它環(huán)節(jié)工作的關(guān)系上去認(rèn)識(shí)規(guī)范化的意義。在檔案工作中編研屬于出成果的后階段，同其它環(huán)節(jié)工作相比，有一定的獨(dú)立性但又需要建立在其它各環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)之上。沒有相應(yīng)的制度，沒有一定的規(guī)范，編研就無法同其它環(huán)節(jié)協(xié)調(diào)，就必然出現(xiàn)脫節(jié)，甚至?xí)蛳嗷ブg的牽制而給整個(gè)檔案工作帶來不良影響。
二、從基層編研工作存在的問題看規(guī)范化的必要性
近年來北京市檔案編研工作有了長(zhǎng)足的進(jìn)展。區(qū)縣檔案館都成立了編研科，各區(qū)縣館每年印發(fā)的編研材料均在２種以上，全市檔案編研資料展評(píng)活動(dòng)也于去年成功舉辦。從總體上講，檔案編研已經(jīng)從早期那種可有可無、可松可緊的“軟”指標(biāo)變成了“非做不可”的硬任務(wù)。然而在肯定編研工作興旺可喜局面的同時(shí)，作為一名立身其中的編研工作者，又從現(xiàn)實(shí)工作中看到了一些不足。透過這些不足，我們更加感到了對(duì)規(guī)范化的迫切需要。
１、基層編研材料質(zhì)量的提高有待于規(guī)范化的實(shí)施
毋庸置疑，編研材料的數(shù)量與質(zhì)量是直接體現(xiàn)編研工作水平的硬指標(biāo)，不但關(guān)系到編研工作的整體推進(jìn)，對(duì)檔案工作全局亦有著牽一發(fā)而動(dòng)全身的重要影響。一部好的編研材料不僅能為利用者帶來效益，而且還具有重要的宣傳作用。反之，劣質(zhì)編研產(chǎn)品不但浪費(fèi)了人力、物力，還會(huì)遺害無窮，使本來就被社會(huì)知之甚少的編研工作更是雪上加霜。
在基層檔案館室，編研工作作為一項(xiàng)獨(dú)立的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)時(shí)間并不很長(zhǎng)，尚處在初級(jí)階段。由于專職人員少，而且從業(yè)人員的文化素質(zhì)與編研工作的要求有較大差距，編研成果在數(shù)量上未能形成一定規(guī)模，在質(zhì)量上也存在著這樣或那樣的問題。這其中尤以編研材料的質(zhì)量問題更為突出，主要包括以下幾方面問題：
一是普遍存在著選題面窄、比例不合理、實(shí)用性不強(qiáng)等一系列問題，使檔案編研工作不能適應(yīng)社會(huì)的需要。比如，國(guó)家提出以經(jīng)濟(jì)工作為中心，而反映經(jīng)濟(jì)工作的檔案編研材料卻少得可憐。以北京市宣武區(qū)檔案館１９９８年統(tǒng)計(jì)數(shù)字為例，在２９種編研成果中反映經(jīng)濟(jì)工作的僅占１０％；而“會(huì)議簡(jiǎn)介”卻高達(dá)６９％。又如在課題的選擇上缺少層次，“長(zhǎng)課題”和“短課題”胡子眉毛分不清，結(jié)果編出的成果既不具有“長(zhǎng)課題”的深度與精度，又不具備 “短課題”的較強(qiáng)針對(duì)性與時(shí)效性。
二是在選材上不注意檔案資料與其它資料的合理比例。檔案編研，顧名思義當(dāng)然應(yīng)以編選檔案資料為主，其它資料的選用只應(yīng)作為對(duì)檔案的一種補(bǔ)充，處于從屬的地位。假如對(duì)編研材料缺少科學(xué)定位，采取簡(jiǎn)單劃一的“齊步走”模式，完全忽視差別，結(jié)果只能助長(zhǎng)錯(cuò)誤作法的滋生。據(jù)筆者所知，一些地方檔案編研工作中存在著一味抄襲他人勞動(dòng)成果的傾向。嚴(yán)重時(shí)，幾乎從頭到尾通篇從書上抄來，絲毫無編者本人的編研成果，亦難覓檔案的痕跡。似這類“編研材料”是否還能稱其為檔案編研呢﹖檔案是編研之本。編研人員與檔案隔絕，如同無源之水、無本之木，根本談不上檔案信息資源的開發(fā)和利用。本應(yīng)是編研為編史修志、著書立說提供有價(jià)值的第一手檔案資料，但有些人卻反其道而行之，像這樣本末倒置地長(zhǎng)此下去，檔案編研還能保得住信息服務(wù)這塊招牌并得到社會(huì)的認(rèn)可嗎﹖開發(fā)過程是檔案轉(zhuǎn)化為可利用信息資源的必要前提，編研是實(shí)現(xiàn)這一轉(zhuǎn)化的工作環(huán)節(jié)。到底何為檔案編研﹖何為高質(zhì)量的檔案編研材料﹖標(biāo)準(zhǔn)如何﹖所有這一切都有待于規(guī)范化的界定。
三是各類材料編制的規(guī)范化程度普遍較低。一本編輯制作完畢的編研材料起碼應(yīng)有正規(guī)的封皮、完整的目錄和編輯說明，同時(shí)還應(yīng)注明出處以備利用者進(jìn)一步查閱；然而從筆者對(duì)本區(qū)二級(jí)以上檔案室的５２份匯編材料的統(tǒng)計(jì)結(jié)果來看，全部合格的竟然沒有，三項(xiàng)指標(biāo)符合要求的比率也僅為２％。
２、編研工作因缺少規(guī)范化指導(dǎo)原則而造成不必要的被動(dòng)
一是在制定編研計(jì)劃時(shí)缺少科學(xué)的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)。一些基層的檔案部門，不同程度地存在著追求數(shù)量的傾向，滿足于每年完成了多少種、多少萬字，在“研”上卻很少下功夫。這里我們可以粗略地算一筆賬，除去休息日、節(jié)假日和必不可少的各種學(xué)習(xí)日，每年每人真正用于業(yè)務(wù)工作的時(shí)日大約不會(huì)多于百天。試想一名編研人員如果要在不足百日的時(shí)間內(nèi)完成十多萬字的工作量，這其中不僅包括資料收集與編輯甚至還包括錄入和校對(duì)在內(nèi)，除去忙于趕任務(wù)之外，也就無暇顧及其它了。如此這般，編研工作盡管也做得很緊張，干得很辛苦，“成果”不少、“本本”也很厚，但卻避免不了因效果不佳而落得坐“冷板凳”的下場(chǎng)。
二是對(duì)編前調(diào)查缺乏足夠的重視。編前調(diào)查應(yīng)包括社會(huì)需求、館藏檔案、檔案基礎(chǔ)管理的水平這三項(xiàng)內(nèi)容，缺一不可的。因?yàn)榫幯凶鳛橐环N復(fù)雜的智力型投入，本身帶有較強(qiáng)的研究性質(zhì)，編前調(diào)查走了過場(chǎng)，就意味著增加了現(xiàn)實(shí)操作過程中的盲目性、隨意性，就會(huì)出現(xiàn)從課題選擇到材料加工整理的一系列過程均取決于編研人員轉(zhuǎn)念之想的現(xiàn)象。這樣會(huì)造成許多料想不到的惡果--或因資料的嚴(yán)重短缺而致使編研工作難以為繼，或因缺少針對(duì)性而使編出的成果實(shí)用價(jià)值不高，被打入冷宮。長(zhǎng)此以往，勢(shì)必給工作帶來被動(dòng)?？傊?，沒有相應(yīng)的制度，沒有一定的規(guī)范，各個(gè)工作環(huán)節(jié)便無法協(xié)調(diào)，甚至?xí)蛳嗷ブg的牽制而給整個(gè)檔案工作帶來負(fù)面影響。
三是編后工作缺少方法和力度。我們常?？吹竭@樣的現(xiàn)象：一種編研資料印刷完畢后，或是被收入庫(kù)房，坐等利用者上門；或是檔案人員 “近親”傳送。一切似乎都在悄無聲息地進(jìn)行，沒有宣傳，也很少調(diào)查利用效果，更談不上收集反饋意見。這種方式延續(xù)了多年，可以說已在一定程度上形成了一種慣式。要打破這一慣式，唯有通過制定規(guī)范來明確編研工作每一階段必要的工作任務(wù)是什么，如何操作。
凡此種種，就像璞玉上星星點(diǎn)點(diǎn)的瑕疵影響著編研工作的形象，聽任其存在還會(huì)有蔓延擴(kuò)大的可能，并會(huì)對(duì)檔案事業(yè)整體產(chǎn)生更大的負(fù)面影響。由此，編研工作的改革勢(shì)在必行，而改革的當(dāng)務(wù)之急就是建立一個(gè)科學(xué)化、規(guī)范化的工作平臺(tái)。
三、編研工作規(guī)范化的一孔之見
為了探索編研工作規(guī)范化的可行性，筆者克服了小人物不知天高地厚的自卑心態(tài)，嘗試著總結(jié)自己對(duì)檔案編研工作規(guī)律的認(rèn)識(shí)，編制了《宣武區(qū)檔案館編研工作規(guī)范》。盡管還很膚淺、片面，甚至誤漏百出，但還是收到了意想不到的效果。當(dāng)《中國(guó)檔案報(bào)》在第二版以《北京市宣武區(qū)檔案館出臺(tái)〈編研工作規(guī)范〉》為標(biāo)題予以報(bào)道后，除本市其他區(qū)縣一些同志紛紛前來索取“規(guī)范”外，江蘇、湖北、黑龍江等外省市的檔案同行也來函、來電索要，許多同志都在來信中表示希望盡快規(guī)范編研工作。從一石激起的諸多反響中，我們可以看到編研工作的規(guī)范化已經(jīng)到了非搞不可的地步，否則編研工作就難以提高和發(fā)展，更難以滿足不斷增長(zhǎng)的社會(huì)需求。
結(jié)合編寫《檔案編研工作規(guī)范》的實(shí)踐，筆者對(duì)編研工作規(guī)范化、制度化的具體內(nèi)容談幾點(diǎn)看法：
１、建議主管部門對(duì)具有共性的問題在較大范圍內(nèi)予以統(tǒng)一規(guī)范。比如可以對(duì)整個(gè)編纂流程的各環(huán)節(jié)作出明確規(guī)定，可對(duì)轉(zhuǎn)錄的要求、標(biāo)題的擬寫、編者說明的擬寫、封面目錄的必要項(xiàng)目與格式等作出統(tǒng)一規(guī)定。
２、對(duì)非共性的問題，不做統(tǒng)一規(guī)定，可以制定一個(gè)范圍供基層參考。因?yàn)椴煌瑢哟蔚臋n案部門所配備的人員數(shù)量與人員素質(zhì)、所存檔案的數(shù)量與價(jià)值以及他們所針對(duì)的利用群體都有很大差異，而這些差異決定著他們?cè)谶x題范圍、長(zhǎng)短課題的安排以及資料的取舍等許多方面都有不同的標(biāo)準(zhǔn)，可要求他們?cè)趯?shí)事求是地依據(jù)自身情況正確定位之后，參照上級(jí)主管部門的推薦標(biāo)準(zhǔn)，自行制定相應(yīng)的規(guī)范。
３、編研工作的規(guī)范化、制度化首先要從選題開始。應(yīng)該強(qiáng)調(diào)在選題時(shí)認(rèn)真考慮館藏檔案情況、社會(huì)需要、編研人員的數(shù)量和能力以及本館財(cái)力，強(qiáng)調(diào)制定切實(shí)可行的計(jì)劃，提倡制定長(zhǎng)短結(jié)合的選題計(jì)劃。為杜絕上述那種不負(fù)責(zé)任的“抄襲書報(bào)”現(xiàn)象，是否可在強(qiáng)調(diào)注明出處的前提下，對(duì)所用檔案資料與其它資料的比例有一個(gè)科學(xué)的界定。
４、建立編研課題立項(xiàng)制度。這是選題計(jì)劃的延伸，是將選題計(jì)劃落實(shí)的重要制度，包括兩方面內(nèi)容：一是要建立課題的評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)，二是要建立課題評(píng)審的操作制度。
５、強(qiáng)調(diào)開發(fā)檔案信息是編研工作的根本，檔案編研資料的主體是館、室藏檔案。
６、建立成果審核與效果調(diào)研制度。要重視對(duì)編研資料的效果調(diào)查，確切了解編研資料與社會(huì)需求的吻合程度，認(rèn)真收集利用者的意見，并把反饋意見作為評(píng)價(jià)編研資料質(zhì)量高低的重要標(biāo)準(zhǔn)和檔案編研工作努力的方向。
７、建立編研工作的組織管理制度，對(duì)編研課題的實(shí)際投入與產(chǎn)出進(jìn)行科學(xué)核定。針對(duì)難度不同的課題以及不同水平的編輯人員制定出合理的質(zhì)量與數(shù)量標(biāo)準(zhǔn)。比如可依據(jù)館藏資料的完整程度、文字編輯的數(shù)量及難易程度、是否錄入微機(jī)、人員的專業(yè)技術(shù)等級(jí)等因素分別制定不同的標(biāo)準(zhǔn)。
８、應(yīng)把加大發(fā)行的宣傳力度作為編研后期工作的必要項(xiàng)目，強(qiáng)調(diào)通過多種渠道和途徑推銷編研成果，比如可以采取登宣傳啟事、有針對(duì)性地召開發(fā)行會(huì)議等形式，向各方面的利用者宣傳編研資料的意義和利用價(jià)值，促使編研成果的社會(huì)效益趨近大值，并進(jìn)一步轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)效益。
作為一名工作在基層檔案館的普通一兵，此次大膽地拋磚引玉，目的在于促使檔案編研工作，特別是處于盲目徘徊中的基層檔案編研工作盡快走向規(guī)范化、制度化。