一、行文
(一)學(xué)習(xí)目標(biāo)
掌握行文制度的具體內(nèi)容，正確運(yùn)用行文原則。
(二)行文制度與行文原則
1.行文制度
行文制度是指單位與單位之間互相傳遞處理文書時(shí)必須遵守的制度，包括行文的方向和方式。按照行文制度的規(guī)定，各單位之間的行文可以分為上行、下行、平行三個(gè)方向，并根據(jù)工作需要采用不同的方式。
(1)上行文。上行文是下級(jí)向所屬上級(jí)的行文。根據(jù)實(shí)際工作的需要，上行文可以采用逐級(jí)行文、多級(jí)行文和越級(jí)行文三種方式。
逐級(jí)行文：也叫逐級(jí)上行文。是指下級(jí)向直接上級(jí)的行文，這是上行文最基本的行文方式。
多級(jí)行文：也叫多級(jí)上行文。是指下級(jí)同時(shí)向自己的直接上級(jí)和更高的上級(jí)單位的行文。這種行文方式只有在少數(shù)特殊情況下才可以采用，如：直接上級(jí)布置的或問題重大需要同時(shí)報(bào)請(qǐng)更高的上級(jí)。
越級(jí)行文：也叫越級(jí)上行文。是指下級(jí)越過自己的直接上級(jí)給更高的上級(jí)單位的行文。這種行文方式是不可以隨意采用的，只有在特殊必要的情況下才可以采用。如：因情況特殊緊急，逐級(jí)傳遞將誤失時(shí)機(jī)的問題，如發(fā)生戰(zhàn)爭(zhēng)、嚴(yán)重的自然災(zāi)害等；上級(jí)交辦并指定越級(jí)上報(bào)的問題；對(duì)直接上級(jí)檢舉或控告的問題；經(jīng)多次請(qǐng)示直接上級(jí)而長(zhǎng)期沒有得到解決的問題；與直接上級(jí)有爭(zhēng)議而無(wú)法解決的問題；催辦、詢問與聯(lián)系極個(gè)別的無(wú)需經(jīng)過直接上級(jí)的具體問題，如調(diào)查、參觀、運(yùn)輸、加工等。
(2)下行文。下行文是上級(jí)向所屬下級(jí)的行文。根據(jù)實(shí)際工作的需要，下行文也可采用逐級(jí)行文、多級(jí)行文、直達(dá)基層組織或群眾的行文三種方式。
逐級(jí)行文：也叫逐級(jí)下行文。是指上級(jí)向自己的直屬下級(jí)的行文。
多級(jí)行文：也叫多級(jí)下行文。是指上級(jí)向下級(jí)行文時(shí)，根據(jù)需要同時(shí)下達(dá)到所屬幾級(jí)的下屬單位，免得逐級(jí)轉(zhuǎn)發(fā)，以提高時(shí)效。
直達(dá)基層組織或群眾的行文：即黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)向下行文，直接發(fā)到最基層的黨政組織或傳達(dá)到人民群眾。有些還采用登報(bào)、廣播、張貼等形式直接與廣大群眾見面。
(3)平行文。平行文是指凡互相沒有隸屬關(guān)系、業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位之間的行文。具體地說(shuō)，平行文可以在不分系統(tǒng)、級(jí)別、地區(qū)的黨政機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位之間使用，這些機(jī)關(guān)單位之間相互聯(lián)系工作都可以直接使用函，采取平行文的方式行文。這樣可以免去按系統(tǒng)傳遞、增加運(yùn)轉(zhuǎn)層次的麻煩，節(jié)約時(shí)間，提高辦事效率。
2.行文制度的重要性
正確地建立行文制度對(duì)提高各單位的組織管理效能有極其重要的作用。它有助于各單位工作的正常進(jìn)行，加速文書的運(yùn)轉(zhuǎn)和處理，提高工作效率；并可避免行文混亂，減少不必要的行文。
3.行文原則
行文原則是為了執(zhí)行行文制度、規(guī)范各單位的行文秩序而制定的規(guī)則或準(zhǔn)則。主要包括以下幾點(diǎn)：
第一，除非確有必要，一般不越級(jí)行文，否則會(huì)打亂正常的領(lǐng)導(dǎo)、被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，使主管部門的工作陷入被動(dòng)，有時(shí)會(huì)造成文書往返周轉(zhuǎn)的情況，延誤時(shí)間。所以，各單位在行文時(shí)，既使遇到特殊緊急的問題必須越級(jí)行文時(shí)，除了對(duì)直接上級(jí)保密的問題外，也應(yīng)同時(shí)抄報(bào)給直接上級(jí)一份。同樣道理，如果上級(jí)遇特殊或緊急問題必須越級(jí)向下行文時(shí)，亦應(yīng)同時(shí)抄送直屬下級(jí)。
第二，行文要精減，嚴(yán)格控制發(fā)文的數(shù)量和范圍。可發(fā)可不發(fā)的，一律不發(fā)；可以用電話、面談等辦法解決問題的，就不必行文；同樣內(nèi)容或內(nèi)容基本相同的已發(fā)過一次就不必再發(fā)。為了控制發(fā)文范圍，應(yīng)盡量直接對(duì)口行文，減少中間運(yùn)轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)。
第三，注意行文常規(guī)。行文時(shí)要分清黨與政、領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)關(guān)系。上級(jí)黨委可以向政府機(jī)關(guān)和群眾團(tuán)體的黨組黨委行文，但不宜直接向政府機(jī)關(guān)發(fā)指示；政府機(jī)關(guān)也不得對(duì)黨組織作指示、交任務(wù)。單位內(nèi)部的業(yè)務(wù)部門一般不可對(duì)上級(jí)或下級(jí)單位行文。等等。這些都是行文常規(guī)，每一個(gè)文秘工作者都必須熟悉和掌握。
第四，正確確定主送單位和抄送單位。請(qǐng)示或要求答復(fù)的問題，只應(yīng)主送一個(gè)單位，切莫多頭主送；受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位向上級(jí)行文，應(yīng)根據(jù)內(nèi)容寫明主報(bào)單位和抄報(bào)單位；向上級(jí)的請(qǐng)示，不要同時(shí)向下級(jí)抄送；接受抄送件的單位，不應(yīng)再向其它單位抄送。
第五，同級(jí)單位可以聯(lián)合行文，但注意必須是確有必要，且聯(lián)合單位不宜過多。
二、文書立卷與歸檔
(一)學(xué)習(xí)目標(biāo)
掌握文書立卷的步驟與方法、歸檔的基本概念。
(二)文書立卷與歸檔
1.文書立卷的步驟與方法
文書立卷是整理與保存文書的一種方法，即將已經(jīng)處理完畢的并且具有保存價(jià)值的文書組合為一個(gè)一個(gè)的案卷。其程序是：
第一，按照文書的特征和聯(lián)系進(jìn)行組卷。"按照文書的特征組卷"的含義，就是將具有某些共同特征的文書組合在一起立卷。文書的特征，是從文書的組成結(jié)構(gòu)中概括出來(lái)的文書所共有的特點(diǎn)，其中最基本的、最能夠說(shuō)明文書面貌的是：作者、內(nèi)容、文種、日期和地點(diǎn)。由此可概括出文書的六個(gè)特征：作者特征、問題特征、文種特征、時(shí)間特征、通訊者特征(作者的轉(zhuǎn)化形式)和地區(qū)特征。如果文書具有相同的特征，它們之間就有著特定的聯(lián)系，可據(jù)此特征將文書組成案卷。
作者特征與按作者特征組卷："作者"指制發(fā)文書的單位或個(gè)人。按作者特征組卷，就是將同一作者的文書組合在一個(gè)卷內(nèi)。按作者特征組卷，便于反映同一個(gè)作者的活動(dòng)。
問題特征與按問題特征組卷："問題"指文書內(nèi)容反映的主題，包括事件、人物、事物、具體問題、某項(xiàng)業(yè)務(wù)等。按問題特征組卷，就是將內(nèi)容反映同一問題的文書組合在一起立卷。問題特征是組卷時(shí)運(yùn)用最多的特征。
文種特征與按文種特征組卷："文種"是指文書的名稱，如：函、通知、計(jì)劃等。按文種特征組卷，就是將文種相同的文書放在一起組卷。合同類文書適合按文種特征組卷。
時(shí)間特征與按時(shí)間特征組卷："時(shí)間"指文書內(nèi)容針對(duì)的時(shí)間和文書形成的時(shí)間。按時(shí)間特征組卷，就是將內(nèi)容針對(duì)同一時(shí)間或形成于同一時(shí)間的文書集中立卷。如："××公司1998年生產(chǎn)情況統(tǒng)計(jì)表"。
通訊者特征與按通訊者特征組卷：通訊者特征指的是文書的收發(fā)單位共同構(gòu)成的特征，即行文相互往來(lái)問復(fù)的雙方單位構(gòu)成一對(duì)通訊者，將一對(duì)通訊者的問復(fù)文書組合立卷，叫作按通訊者特征立卷。如"××公司與×××公司關(guān)于聯(lián)合開發(fā)××產(chǎn)品問題的來(lái)往函件"。
地區(qū)特征與按地區(qū)特征組卷：地區(qū)特征(又叫地理特征)，一是指文書內(nèi)容所針對(duì)或涉及的地區(qū)，一是指文書作者所在地區(qū)。按地區(qū)特征組卷，就是將文書內(nèi)容針對(duì)同一地區(qū)或文書責(zé)任者屬于同一地區(qū)的文書放在一起組卷。如"上海市各縣糧、棉增產(chǎn)情況的調(diào)查統(tǒng)計(jì)材料"。
第二，結(jié)合運(yùn)用、靈活運(yùn)用六個(gè)特征組卷。文書之間在某一方面具有共同特征，反映了某一方面的聯(lián)系。如果結(jié)合運(yùn)用兩個(gè)以上的特征組卷，則可以使卷內(nèi)文書具有兩個(gè)以上方面的共同點(diǎn)與聯(lián)系，它們之間的聯(lián)系就更為緊密，檢索和利用時(shí)會(huì)更為方便。結(jié)合運(yùn)用立卷特征組卷的具體方法，通常采用以問題特征為主，結(jié)合其它各種特征來(lái)組卷。一個(gè)單位一年內(nèi)形成的文書材料很多，可以根據(jù)不同類型的文書材料，靈活使用不同的特征進(jìn)行組卷。例如：上級(jí)來(lái)文，就適合按作者特征結(jié)合其它特征組卷；合同類文書，就適合按名稱特征結(jié)合其它特征組卷；計(jì)劃、總結(jié)類文書，就適合按時(shí)間特征結(jié)合其它特征組卷。等等。
第三，適當(dāng)照顧文書的價(jià)值和數(shù)量。每份文書的重要程度及對(duì)本單位所起的作用是不相同的，因此需要保存的期限也不一樣。為了便于將來(lái)檔案的保管和鑒定工作，應(yīng)把保存價(jià)值不同的文書，適當(dāng)分開組卷。根據(jù)國(guó)家檔案局關(guān)于文書檔案保管期限的規(guī)定，案卷應(yīng)劃分為永久保管、長(zhǎng)期保管、短期保管三種保管期限。劃分的原則和標(biāo)準(zhǔn)是：凡是記載和反映本單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)于本單位工作及國(guó)家的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、政治斗爭(zhēng)、科學(xué)研究、文化建設(shè)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的，應(yīng)當(dāng)永久保管；凡是反映本單位的工作活動(dòng)，在相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)本單位需要查考的，應(yīng)當(dāng)長(zhǎng)期保存(保管年限16-50年)；只對(duì)本單位工作具有短期查考價(jià)值的，應(yīng)列入短期保存(保管年限1-15年)。另外，組卷時(shí)案卷不宜太厚或太薄，否則不便于保管和利用。厚的不能超過200張，薄的張數(shù)不應(yīng)少到不便翻閱的程度。
(一)學(xué)習(xí)目標(biāo)
掌握行文制度的具體內(nèi)容，正確運(yùn)用行文原則。
(二)行文制度與行文原則
1.行文制度
行文制度是指單位與單位之間互相傳遞處理文書時(shí)必須遵守的制度，包括行文的方向和方式。按照行文制度的規(guī)定，各單位之間的行文可以分為上行、下行、平行三個(gè)方向，并根據(jù)工作需要采用不同的方式。
(1)上行文。上行文是下級(jí)向所屬上級(jí)的行文。根據(jù)實(shí)際工作的需要，上行文可以采用逐級(jí)行文、多級(jí)行文和越級(jí)行文三種方式。
逐級(jí)行文：也叫逐級(jí)上行文。是指下級(jí)向直接上級(jí)的行文，這是上行文最基本的行文方式。
多級(jí)行文：也叫多級(jí)上行文。是指下級(jí)同時(shí)向自己的直接上級(jí)和更高的上級(jí)單位的行文。這種行文方式只有在少數(shù)特殊情況下才可以采用，如：直接上級(jí)布置的或問題重大需要同時(shí)報(bào)請(qǐng)更高的上級(jí)。
越級(jí)行文：也叫越級(jí)上行文。是指下級(jí)越過自己的直接上級(jí)給更高的上級(jí)單位的行文。這種行文方式是不可以隨意采用的，只有在特殊必要的情況下才可以采用。如：因情況特殊緊急，逐級(jí)傳遞將誤失時(shí)機(jī)的問題，如發(fā)生戰(zhàn)爭(zhēng)、嚴(yán)重的自然災(zāi)害等；上級(jí)交辦并指定越級(jí)上報(bào)的問題；對(duì)直接上級(jí)檢舉或控告的問題；經(jīng)多次請(qǐng)示直接上級(jí)而長(zhǎng)期沒有得到解決的問題；與直接上級(jí)有爭(zhēng)議而無(wú)法解決的問題；催辦、詢問與聯(lián)系極個(gè)別的無(wú)需經(jīng)過直接上級(jí)的具體問題，如調(diào)查、參觀、運(yùn)輸、加工等。
(2)下行文。下行文是上級(jí)向所屬下級(jí)的行文。根據(jù)實(shí)際工作的需要，下行文也可采用逐級(jí)行文、多級(jí)行文、直達(dá)基層組織或群眾的行文三種方式。
逐級(jí)行文：也叫逐級(jí)下行文。是指上級(jí)向自己的直屬下級(jí)的行文。
多級(jí)行文：也叫多級(jí)下行文。是指上級(jí)向下級(jí)行文時(shí)，根據(jù)需要同時(shí)下達(dá)到所屬幾級(jí)的下屬單位，免得逐級(jí)轉(zhuǎn)發(fā)，以提高時(shí)效。
直達(dá)基層組織或群眾的行文：即黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)向下行文，直接發(fā)到最基層的黨政組織或傳達(dá)到人民群眾。有些還采用登報(bào)、廣播、張貼等形式直接與廣大群眾見面。
(3)平行文。平行文是指凡互相沒有隸屬關(guān)系、業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位之間的行文。具體地說(shuō)，平行文可以在不分系統(tǒng)、級(jí)別、地區(qū)的黨政機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位之間使用，這些機(jī)關(guān)單位之間相互聯(lián)系工作都可以直接使用函，采取平行文的方式行文。這樣可以免去按系統(tǒng)傳遞、增加運(yùn)轉(zhuǎn)層次的麻煩，節(jié)約時(shí)間，提高辦事效率。
2.行文制度的重要性
正確地建立行文制度對(duì)提高各單位的組織管理效能有極其重要的作用。它有助于各單位工作的正常進(jìn)行，加速文書的運(yùn)轉(zhuǎn)和處理，提高工作效率；并可避免行文混亂，減少不必要的行文。
3.行文原則
行文原則是為了執(zhí)行行文制度、規(guī)范各單位的行文秩序而制定的規(guī)則或準(zhǔn)則。主要包括以下幾點(diǎn)：
第一，除非確有必要，一般不越級(jí)行文，否則會(huì)打亂正常的領(lǐng)導(dǎo)、被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，使主管部門的工作陷入被動(dòng)，有時(shí)會(huì)造成文書往返周轉(zhuǎn)的情況，延誤時(shí)間。所以，各單位在行文時(shí)，既使遇到特殊緊急的問題必須越級(jí)行文時(shí)，除了對(duì)直接上級(jí)保密的問題外，也應(yīng)同時(shí)抄報(bào)給直接上級(jí)一份。同樣道理，如果上級(jí)遇特殊或緊急問題必須越級(jí)向下行文時(shí)，亦應(yīng)同時(shí)抄送直屬下級(jí)。
第二，行文要精減，嚴(yán)格控制發(fā)文的數(shù)量和范圍。可發(fā)可不發(fā)的，一律不發(fā)；可以用電話、面談等辦法解決問題的，就不必行文；同樣內(nèi)容或內(nèi)容基本相同的已發(fā)過一次就不必再發(fā)。為了控制發(fā)文范圍，應(yīng)盡量直接對(duì)口行文，減少中間運(yùn)轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)。
第三，注意行文常規(guī)。行文時(shí)要分清黨與政、領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)關(guān)系。上級(jí)黨委可以向政府機(jī)關(guān)和群眾團(tuán)體的黨組黨委行文，但不宜直接向政府機(jī)關(guān)發(fā)指示；政府機(jī)關(guān)也不得對(duì)黨組織作指示、交任務(wù)。單位內(nèi)部的業(yè)務(wù)部門一般不可對(duì)上級(jí)或下級(jí)單位行文。等等。這些都是行文常規(guī)，每一個(gè)文秘工作者都必須熟悉和掌握。
第四，正確確定主送單位和抄送單位。請(qǐng)示或要求答復(fù)的問題，只應(yīng)主送一個(gè)單位，切莫多頭主送；受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位向上級(jí)行文，應(yīng)根據(jù)內(nèi)容寫明主報(bào)單位和抄報(bào)單位；向上級(jí)的請(qǐng)示，不要同時(shí)向下級(jí)抄送；接受抄送件的單位，不應(yīng)再向其它單位抄送。
第五，同級(jí)單位可以聯(lián)合行文，但注意必須是確有必要，且聯(lián)合單位不宜過多。
二、文書立卷與歸檔
(一)學(xué)習(xí)目標(biāo)
掌握文書立卷的步驟與方法、歸檔的基本概念。
(二)文書立卷與歸檔
1.文書立卷的步驟與方法
文書立卷是整理與保存文書的一種方法，即將已經(jīng)處理完畢的并且具有保存價(jià)值的文書組合為一個(gè)一個(gè)的案卷。其程序是：
第一，按照文書的特征和聯(lián)系進(jìn)行組卷。"按照文書的特征組卷"的含義，就是將具有某些共同特征的文書組合在一起立卷。文書的特征，是從文書的組成結(jié)構(gòu)中概括出來(lái)的文書所共有的特點(diǎn)，其中最基本的、最能夠說(shuō)明文書面貌的是：作者、內(nèi)容、文種、日期和地點(diǎn)。由此可概括出文書的六個(gè)特征：作者特征、問題特征、文種特征、時(shí)間特征、通訊者特征(作者的轉(zhuǎn)化形式)和地區(qū)特征。如果文書具有相同的特征，它們之間就有著特定的聯(lián)系，可據(jù)此特征將文書組成案卷。
作者特征與按作者特征組卷："作者"指制發(fā)文書的單位或個(gè)人。按作者特征組卷，就是將同一作者的文書組合在一個(gè)卷內(nèi)。按作者特征組卷，便于反映同一個(gè)作者的活動(dòng)。
問題特征與按問題特征組卷："問題"指文書內(nèi)容反映的主題，包括事件、人物、事物、具體問題、某項(xiàng)業(yè)務(wù)等。按問題特征組卷，就是將內(nèi)容反映同一問題的文書組合在一起立卷。問題特征是組卷時(shí)運(yùn)用最多的特征。
文種特征與按文種特征組卷："文種"是指文書的名稱，如：函、通知、計(jì)劃等。按文種特征組卷，就是將文種相同的文書放在一起組卷。合同類文書適合按文種特征組卷。
時(shí)間特征與按時(shí)間特征組卷："時(shí)間"指文書內(nèi)容針對(duì)的時(shí)間和文書形成的時(shí)間。按時(shí)間特征組卷，就是將內(nèi)容針對(duì)同一時(shí)間或形成于同一時(shí)間的文書集中立卷。如："××公司1998年生產(chǎn)情況統(tǒng)計(jì)表"。
通訊者特征與按通訊者特征組卷：通訊者特征指的是文書的收發(fā)單位共同構(gòu)成的特征，即行文相互往來(lái)問復(fù)的雙方單位構(gòu)成一對(duì)通訊者，將一對(duì)通訊者的問復(fù)文書組合立卷，叫作按通訊者特征立卷。如"××公司與×××公司關(guān)于聯(lián)合開發(fā)××產(chǎn)品問題的來(lái)往函件"。
地區(qū)特征與按地區(qū)特征組卷：地區(qū)特征(又叫地理特征)，一是指文書內(nèi)容所針對(duì)或涉及的地區(qū)，一是指文書作者所在地區(qū)。按地區(qū)特征組卷，就是將文書內(nèi)容針對(duì)同一地區(qū)或文書責(zé)任者屬于同一地區(qū)的文書放在一起組卷。如"上海市各縣糧、棉增產(chǎn)情況的調(diào)查統(tǒng)計(jì)材料"。
第二，結(jié)合運(yùn)用、靈活運(yùn)用六個(gè)特征組卷。文書之間在某一方面具有共同特征，反映了某一方面的聯(lián)系。如果結(jié)合運(yùn)用兩個(gè)以上的特征組卷，則可以使卷內(nèi)文書具有兩個(gè)以上方面的共同點(diǎn)與聯(lián)系，它們之間的聯(lián)系就更為緊密，檢索和利用時(shí)會(huì)更為方便。結(jié)合運(yùn)用立卷特征組卷的具體方法，通常采用以問題特征為主，結(jié)合其它各種特征來(lái)組卷。一個(gè)單位一年內(nèi)形成的文書材料很多，可以根據(jù)不同類型的文書材料，靈活使用不同的特征進(jìn)行組卷。例如：上級(jí)來(lái)文，就適合按作者特征結(jié)合其它特征組卷；合同類文書，就適合按名稱特征結(jié)合其它特征組卷；計(jì)劃、總結(jié)類文書，就適合按時(shí)間特征結(jié)合其它特征組卷。等等。
第三，適當(dāng)照顧文書的價(jià)值和數(shù)量。每份文書的重要程度及對(duì)本單位所起的作用是不相同的，因此需要保存的期限也不一樣。為了便于將來(lái)檔案的保管和鑒定工作，應(yīng)把保存價(jià)值不同的文書，適當(dāng)分開組卷。根據(jù)國(guó)家檔案局關(guān)于文書檔案保管期限的規(guī)定，案卷應(yīng)劃分為永久保管、長(zhǎng)期保管、短期保管三種保管期限。劃分的原則和標(biāo)準(zhǔn)是：凡是記載和反映本單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)于本單位工作及國(guó)家的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、政治斗爭(zhēng)、科學(xué)研究、文化建設(shè)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的，應(yīng)當(dāng)永久保管；凡是反映本單位的工作活動(dòng)，在相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)本單位需要查考的，應(yīng)當(dāng)長(zhǎng)期保存(保管年限16-50年)；只對(duì)本單位工作具有短期查考價(jià)值的，應(yīng)列入短期保存(保管年限1-15年)。另外，組卷時(shí)案卷不宜太厚或太薄，否則不便于保管和利用。厚的不能超過200張，薄的張數(shù)不應(yīng)少到不便翻閱的程度。