一、行文
(一)學(xué)習(xí)目標(biāo)
掌握行文制度的具體內(nèi)容，正確運(yùn)用行文原則。
(二)行文制度與行文原則
1.行文制度
行文制度是指單位與單位之間互相傳遞處理文書時必須遵守的制度，包括行文的方向和方式。按照行文制度的規(guī)定，各單位之間的行文可以分為上行、下行、平行三個方向，并根據(jù)工作需要采用不同的方式。
(1)上行文。上行文是下級向所屬上級的行文。根據(jù)實(shí)際工作的需要，上行文可以采用逐級行文、多級行文和越級行文三種方式。
逐級行文：也叫逐級上行文。是指下級向直接上級的行文，這是上行文最基本的行文方式。
多級行文：也叫多級上行文。是指下級同時向自己的直接上級和更高的上級單位的行文。這種行文方式只有在少數(shù)特殊情況下才可以采用，如：直接上級布置的或問題重大需要同時報(bào)請更高的上級。
越級行文：也叫越級上行文。是指下級越過自己的直接上級給更高的上級單位的行文。這種行文方式是不可以隨意采用的，只有在特殊必要的情況下才可以采用。如：因情況特殊緊急，逐級傳遞將誤失時機(jī)的問題，如發(fā)生戰(zhàn)爭、嚴(yán)重的自然災(zāi)害等；上級交辦并指定越級上報(bào)的問題；對直接上級檢舉或控告的問題；經(jīng)多次請示直接上級而長期沒有得到解決的問題；與直接上級有爭議而無法解決的問題；催辦、詢問與聯(lián)系極個別的無需經(jīng)過直接上級的具體問題，如調(diào)查、參觀、運(yùn)輸、加工等。
(2)下行文。下行文是上級向所屬下級的行文。根據(jù)實(shí)際工作的需要，下行文也可采用逐級行文、多級行文、直達(dá)基層組織或群眾的行文三種方式。
逐級行文：也叫逐級下行文。是指上級向自己的直屬下級的行文。
多級行文：也叫多級下行文。是指上級向下級行文時，根據(jù)需要同時下達(dá)到所屬幾級的下屬單位，免得逐級轉(zhuǎn)發(fā)，以提高時效。
直達(dá)基層組織或群眾的行文：即黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)向下行文，直接發(fā)到最基層的黨政組織或傳達(dá)到人民群眾。有些還采用登報(bào)、廣播、張貼等形式直接與廣大群眾見面。
(3)平行文。平行文是指凡互相沒有隸屬關(guān)系、業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位之間的行文。具體地說，平行文可以在不分系統(tǒng)、級別、地區(qū)的黨政機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位之間使用，這些機(jī)關(guān)單位之間相互聯(lián)系工作都可以直接使用函，采取平行文的方式行文。這樣可以免去按系統(tǒng)傳遞、增加運(yùn)轉(zhuǎn)層次的麻煩，節(jié)約時間，提高辦事效率。
2.行文制度的重要性
正確地建立行文制度對提高各單位的組織管理效能有極其重要的作用。它有助于各單位工作的正常進(jìn)行，加速文書的運(yùn)轉(zhuǎn)和處理，提高工作效率；并可避免行文混亂，減少不必要的行文。
3.行文原則
行文原則是為了執(zhí)行行文制度、規(guī)范各單位的行文秩序而制定的規(guī)則或準(zhǔn)則。主要包括以下幾點(diǎn)：
第一，除非確有必要，一般不越級行文，否則會打亂正常的領(lǐng)導(dǎo)、被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，使主管部門的工作陷入被動，有時會造成文書往返周轉(zhuǎn)的情況，延誤時間。所以，各單位在行文時，既使遇到特殊緊急的問題必須越級行文時，除了對直接上級保密的問題外，也應(yīng)同時抄報(bào)給直接上級一份。同樣道理，如果上級遇特殊或緊急問題必須越級向下行文時，亦應(yīng)同時抄送直屬下級。
第二，行文要精減，嚴(yán)格控制發(fā)文的數(shù)量和范圍?？砂l(fā)可不發(fā)的，一律不發(fā)；可以用電話、面談等辦法解決問題的，就不必行文；同樣內(nèi)容或內(nèi)容基本相同的已發(fā)過一次就不必再發(fā)。為了控制發(fā)文范圍，應(yīng)盡量直接對口行文，減少中間運(yùn)轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)。
第三，注意行文常規(guī)。行文時要分清黨與政、領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)關(guān)系。上級黨委可以向政府機(jī)關(guān)和群眾團(tuán)體的黨組黨委行文，但不宜直接向政府機(jī)關(guān)發(fā)指示；政府機(jī)關(guān)也不得對黨組織作指示、交任務(wù)。單位內(nèi)部的業(yè)務(wù)部門一般不可對上級或下級單位行文。等等。這些都是行文常規(guī)，每一個文秘工作者都必須熟悉和掌握。
第四，正確確定主送單位和抄送單位。請示或要求答復(fù)的問題，只應(yīng)主送一個單位，切莫多頭主送；受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位向上級行文，應(yīng)根據(jù)內(nèi)容寫明主報(bào)單位和抄報(bào)單位；向上級的請示，不要同時向下級抄送；接受抄送件的單位，不應(yīng)再向其它單位抄送。
第五，同級單位可以聯(lián)合行文，但注意必須是確有必要，且聯(lián)合單位不宜過多。
二、文書立卷與歸檔
(一)學(xué)習(xí)目標(biāo)
掌握文書立卷的步驟與方法、歸檔的基本概念。
(二)文書立卷與歸檔
1.文書立卷的步驟與方法
文書立卷是整理與保存文書的一種方法，即將已經(jīng)處理完畢的并且具有保存價(jià)值的文書組合為一個一個的案卷。其程序是：
第一，按照文書的特征和聯(lián)系進(jìn)行組卷。"按照文書的特征組卷"的含義，就是將具有某些共同特征的文書組合在一起立卷。文書的特征，是從文書的組成結(jié)構(gòu)中概括出來的文書所共有的特點(diǎn)，其中最基本的、最能夠說明文書面貌的是：作者、內(nèi)容、文種、日期和地點(diǎn)。由此可概括出文書的六個特征：作者特征、問題特征、文種特征、時間特征、通訊者特征(作者的轉(zhuǎn)化形式)和地區(qū)特征。如果文書具有相同的特征，它們之間就有著特定的聯(lián)系，可據(jù)此特征將文書組成案卷。
作者特征與按作者特征組卷："作者"指制發(fā)文書的單位或個人。按作者特征組卷，就是將同一作者的文書組合在一個卷內(nèi)。按作者特征組卷，便于反映同一個作者的活動。
問題特征與按問題特征組卷："問題"指文書內(nèi)容反映的主題，包括事件、人物、事物、具體問題、某項(xiàng)業(yè)務(wù)等。按問題特征組卷，就是將內(nèi)容反映同一問題的文書組合在一起立卷。問題特征是組卷時運(yùn)用最多的特征。
文種特征與按文種特征組卷："文種"是指文書的名稱，如：函、通知、計(jì)劃等。按文種特征組卷，就是將文種相同的文書放在一起組卷。合同類文書適合按文種特征組卷。
時間特征與按時間特征組卷："時間"指文書內(nèi)容針對的時間和文書形成的時間。按時間特征組卷，就是將內(nèi)容針對同一時間或形成于同一時間的文書集中立卷。如："××公司1998年生產(chǎn)情況統(tǒng)計(jì)表"。
通訊者特征與按通訊者特征組卷：通訊者特征指的是文書的收發(fā)單位共同構(gòu)成的特征，即行文相互往來問復(fù)的雙方單位構(gòu)成一對通訊者，將一對通訊者的問復(fù)文書組合立卷，叫作按通訊者特征立卷。如"××公司與×××公司關(guān)于聯(lián)合開發(fā)××產(chǎn)品問題的來往函件"。
地區(qū)特征與按地區(qū)特征組卷：地區(qū)特征(又叫地理特征)，一是指文書內(nèi)容所針對或涉及的地區(qū)，一是指文書作者所在地區(qū)。按地區(qū)特征組卷，就是將文書內(nèi)容針對同一地區(qū)或文書責(zé)任者屬于同一地區(qū)的文書放在一起組卷。如"上海市各縣糧、棉增產(chǎn)情況的調(diào)查統(tǒng)計(jì)材料"。
第二，結(jié)合運(yùn)用、靈活運(yùn)用六個特征組卷。文書之間在某一方面具有共同特征，反映了某一方面的聯(lián)系。如果結(jié)合運(yùn)用兩個以上的特征組卷，則可以使卷內(nèi)文書具有兩個以上方面的共同點(diǎn)與聯(lián)系，它們之間的聯(lián)系就更為緊密，檢索和利用時會更為方便。結(jié)合運(yùn)用立卷特征組卷的具體方法，通常采用以問題特征為主，結(jié)合其它各種特征來組卷。一個單位一年內(nèi)形成的文書材料很多，可以根據(jù)不同類型的文書材料，靈活使用不同的特征進(jìn)行組卷。例如：上級來文，就適合按作者特征結(jié)合其它特征組卷；合同類文書，就適合按名稱特征結(jié)合其它特征組卷；計(jì)劃、總結(jié)類文書，就適合按時間特征結(jié)合其它特征組卷。等等。
第三，適當(dāng)照顧文書的價(jià)值和數(shù)量。每份文書的重要程度及對本單位所起的作用是不相同的，因此需要保存的期限也不一樣。為了便于將來檔案的保管和鑒定工作，應(yīng)把保存價(jià)值不同的文書，適當(dāng)分開組卷。根據(jù)國家檔案局關(guān)于文書檔案保管期限的規(guī)定，案卷應(yīng)劃分為永久保管、長期保管、短期保管三種保管期限。劃分的原則和標(biāo)準(zhǔn)是：凡是記載和反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌的，對于本單位工作及國家的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、政治斗爭、科學(xué)研究、文化建設(shè)具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的，應(yīng)當(dāng)永久保管；凡是反映本單位的工作活動，在相當(dāng)長的時間內(nèi)本單位需要查考的，應(yīng)當(dāng)長期保存(保管年限16-50年)；只對本單位工作具有短期查考價(jià)值的，應(yīng)列入短期保存(保管年限1-15年)。另外，組卷時案卷不宜太厚或太薄，否則不便于保管和利用。厚的不能超過200張，薄的張數(shù)不應(yīng)少到不便翻閱的程度。
(一)學(xué)習(xí)目標(biāo)
掌握行文制度的具體內(nèi)容，正確運(yùn)用行文原則。
(二)行文制度與行文原則
1.行文制度
行文制度是指單位與單位之間互相傳遞處理文書時必須遵守的制度，包括行文的方向和方式。按照行文制度的規(guī)定，各單位之間的行文可以分為上行、下行、平行三個方向，并根據(jù)工作需要采用不同的方式。
(1)上行文。上行文是下級向所屬上級的行文。根據(jù)實(shí)際工作的需要，上行文可以采用逐級行文、多級行文和越級行文三種方式。
逐級行文：也叫逐級上行文。是指下級向直接上級的行文，這是上行文最基本的行文方式。
多級行文：也叫多級上行文。是指下級同時向自己的直接上級和更高的上級單位的行文。這種行文方式只有在少數(shù)特殊情況下才可以采用，如：直接上級布置的或問題重大需要同時報(bào)請更高的上級。
越級行文：也叫越級上行文。是指下級越過自己的直接上級給更高的上級單位的行文。這種行文方式是不可以隨意采用的，只有在特殊必要的情況下才可以采用。如：因情況特殊緊急，逐級傳遞將誤失時機(jī)的問題，如發(fā)生戰(zhàn)爭、嚴(yán)重的自然災(zāi)害等；上級交辦并指定越級上報(bào)的問題；對直接上級檢舉或控告的問題；經(jīng)多次請示直接上級而長期沒有得到解決的問題；與直接上級有爭議而無法解決的問題；催辦、詢問與聯(lián)系極個別的無需經(jīng)過直接上級的具體問題，如調(diào)查、參觀、運(yùn)輸、加工等。
(2)下行文。下行文是上級向所屬下級的行文。根據(jù)實(shí)際工作的需要，下行文也可采用逐級行文、多級行文、直達(dá)基層組織或群眾的行文三種方式。
逐級行文：也叫逐級下行文。是指上級向自己的直屬下級的行文。
多級行文：也叫多級下行文。是指上級向下級行文時，根據(jù)需要同時下達(dá)到所屬幾級的下屬單位，免得逐級轉(zhuǎn)發(fā)，以提高時效。
直達(dá)基層組織或群眾的行文：即黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)向下行文，直接發(fā)到最基層的黨政組織或傳達(dá)到人民群眾。有些還采用登報(bào)、廣播、張貼等形式直接與廣大群眾見面。
(3)平行文。平行文是指凡互相沒有隸屬關(guān)系、業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位之間的行文。具體地說，平行文可以在不分系統(tǒng)、級別、地區(qū)的黨政機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位之間使用，這些機(jī)關(guān)單位之間相互聯(lián)系工作都可以直接使用函，采取平行文的方式行文。這樣可以免去按系統(tǒng)傳遞、增加運(yùn)轉(zhuǎn)層次的麻煩，節(jié)約時間，提高辦事效率。
2.行文制度的重要性
正確地建立行文制度對提高各單位的組織管理效能有極其重要的作用。它有助于各單位工作的正常進(jìn)行，加速文書的運(yùn)轉(zhuǎn)和處理，提高工作效率；并可避免行文混亂，減少不必要的行文。
3.行文原則
行文原則是為了執(zhí)行行文制度、規(guī)范各單位的行文秩序而制定的規(guī)則或準(zhǔn)則。主要包括以下幾點(diǎn)：
第一，除非確有必要，一般不越級行文，否則會打亂正常的領(lǐng)導(dǎo)、被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，使主管部門的工作陷入被動，有時會造成文書往返周轉(zhuǎn)的情況，延誤時間。所以，各單位在行文時，既使遇到特殊緊急的問題必須越級行文時，除了對直接上級保密的問題外，也應(yīng)同時抄報(bào)給直接上級一份。同樣道理，如果上級遇特殊或緊急問題必須越級向下行文時，亦應(yīng)同時抄送直屬下級。
第二，行文要精減，嚴(yán)格控制發(fā)文的數(shù)量和范圍?？砂l(fā)可不發(fā)的，一律不發(fā)；可以用電話、面談等辦法解決問題的，就不必行文；同樣內(nèi)容或內(nèi)容基本相同的已發(fā)過一次就不必再發(fā)。為了控制發(fā)文范圍，應(yīng)盡量直接對口行文，減少中間運(yùn)轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)。
第三，注意行文常規(guī)。行文時要分清黨與政、領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)關(guān)系。上級黨委可以向政府機(jī)關(guān)和群眾團(tuán)體的黨組黨委行文，但不宜直接向政府機(jī)關(guān)發(fā)指示；政府機(jī)關(guān)也不得對黨組織作指示、交任務(wù)。單位內(nèi)部的業(yè)務(wù)部門一般不可對上級或下級單位行文。等等。這些都是行文常規(guī)，每一個文秘工作者都必須熟悉和掌握。
第四，正確確定主送單位和抄送單位。請示或要求答復(fù)的問題，只應(yīng)主送一個單位，切莫多頭主送；受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位向上級行文，應(yīng)根據(jù)內(nèi)容寫明主報(bào)單位和抄報(bào)單位；向上級的請示，不要同時向下級抄送；接受抄送件的單位，不應(yīng)再向其它單位抄送。
第五，同級單位可以聯(lián)合行文，但注意必須是確有必要，且聯(lián)合單位不宜過多。
二、文書立卷與歸檔
(一)學(xué)習(xí)目標(biāo)
掌握文書立卷的步驟與方法、歸檔的基本概念。
(二)文書立卷與歸檔
1.文書立卷的步驟與方法
文書立卷是整理與保存文書的一種方法，即將已經(jīng)處理完畢的并且具有保存價(jià)值的文書組合為一個一個的案卷。其程序是：
第一，按照文書的特征和聯(lián)系進(jìn)行組卷。"按照文書的特征組卷"的含義，就是將具有某些共同特征的文書組合在一起立卷。文書的特征，是從文書的組成結(jié)構(gòu)中概括出來的文書所共有的特點(diǎn)，其中最基本的、最能夠說明文書面貌的是：作者、內(nèi)容、文種、日期和地點(diǎn)。由此可概括出文書的六個特征：作者特征、問題特征、文種特征、時間特征、通訊者特征(作者的轉(zhuǎn)化形式)和地區(qū)特征。如果文書具有相同的特征，它們之間就有著特定的聯(lián)系，可據(jù)此特征將文書組成案卷。
作者特征與按作者特征組卷："作者"指制發(fā)文書的單位或個人。按作者特征組卷，就是將同一作者的文書組合在一個卷內(nèi)。按作者特征組卷，便于反映同一個作者的活動。
問題特征與按問題特征組卷："問題"指文書內(nèi)容反映的主題，包括事件、人物、事物、具體問題、某項(xiàng)業(yè)務(wù)等。按問題特征組卷，就是將內(nèi)容反映同一問題的文書組合在一起立卷。問題特征是組卷時運(yùn)用最多的特征。
文種特征與按文種特征組卷："文種"是指文書的名稱，如：函、通知、計(jì)劃等。按文種特征組卷，就是將文種相同的文書放在一起組卷。合同類文書適合按文種特征組卷。
時間特征與按時間特征組卷："時間"指文書內(nèi)容針對的時間和文書形成的時間。按時間特征組卷，就是將內(nèi)容針對同一時間或形成于同一時間的文書集中立卷。如："××公司1998年生產(chǎn)情況統(tǒng)計(jì)表"。
通訊者特征與按通訊者特征組卷：通訊者特征指的是文書的收發(fā)單位共同構(gòu)成的特征，即行文相互往來問復(fù)的雙方單位構(gòu)成一對通訊者，將一對通訊者的問復(fù)文書組合立卷，叫作按通訊者特征立卷。如"××公司與×××公司關(guān)于聯(lián)合開發(fā)××產(chǎn)品問題的來往函件"。
地區(qū)特征與按地區(qū)特征組卷：地區(qū)特征(又叫地理特征)，一是指文書內(nèi)容所針對或涉及的地區(qū)，一是指文書作者所在地區(qū)。按地區(qū)特征組卷，就是將文書內(nèi)容針對同一地區(qū)或文書責(zé)任者屬于同一地區(qū)的文書放在一起組卷。如"上海市各縣糧、棉增產(chǎn)情況的調(diào)查統(tǒng)計(jì)材料"。
第二，結(jié)合運(yùn)用、靈活運(yùn)用六個特征組卷。文書之間在某一方面具有共同特征，反映了某一方面的聯(lián)系。如果結(jié)合運(yùn)用兩個以上的特征組卷，則可以使卷內(nèi)文書具有兩個以上方面的共同點(diǎn)與聯(lián)系，它們之間的聯(lián)系就更為緊密，檢索和利用時會更為方便。結(jié)合運(yùn)用立卷特征組卷的具體方法，通常采用以問題特征為主，結(jié)合其它各種特征來組卷。一個單位一年內(nèi)形成的文書材料很多，可以根據(jù)不同類型的文書材料，靈活使用不同的特征進(jìn)行組卷。例如：上級來文，就適合按作者特征結(jié)合其它特征組卷；合同類文書，就適合按名稱特征結(jié)合其它特征組卷；計(jì)劃、總結(jié)類文書，就適合按時間特征結(jié)合其它特征組卷。等等。
第三，適當(dāng)照顧文書的價(jià)值和數(shù)量。每份文書的重要程度及對本單位所起的作用是不相同的，因此需要保存的期限也不一樣。為了便于將來檔案的保管和鑒定工作，應(yīng)把保存價(jià)值不同的文書，適當(dāng)分開組卷。根據(jù)國家檔案局關(guān)于文書檔案保管期限的規(guī)定，案卷應(yīng)劃分為永久保管、長期保管、短期保管三種保管期限。劃分的原則和標(biāo)準(zhǔn)是：凡是記載和反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌的，對于本單位工作及國家的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、政治斗爭、科學(xué)研究、文化建設(shè)具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的，應(yīng)當(dāng)永久保管；凡是反映本單位的工作活動，在相當(dāng)長的時間內(nèi)本單位需要查考的，應(yīng)當(dāng)長期保存(保管年限16-50年)；只對本單位工作具有短期查考價(jià)值的，應(yīng)列入短期保存(保管年限1-15年)。另外，組卷時案卷不宜太厚或太薄，否則不便于保管和利用。厚的不能超過200張，薄的張數(shù)不應(yīng)少到不便翻閱的程度。