夠制定多種活動方案并組織實施
(一)學習目標
掌握公務接待工作的基本要求，能夠制定多種活動方案并組織實施。
(二)活動方案的制定
領導的公務活動多種多樣，秘書要能夠按照基本要求制定多種活動方案并組織實施。其中主要是做好活動預安排和掌握各種活動的安排方法。
1.活動預安排
所謂公務活動預安排，就是把領導每月、每周、每日的主要活動納入計劃，明文印發(fā)給有關部門或人員。有些活動，安排之后可能有變化，調整是難免的，但只要溝通及時，并不會有多大影響。但是，這些安排應事先征求本人的意見。搞好預安排有許多好處，一是便于班子內部工作的協(xié)調，互相之間主要活動都清楚，溝通了情況；二是使領
導掌握了自己的"命運"，可以"見縫插針"安排工作，一般不會"撞車"；三是方便了各工作部門，他們請示、匯報工作，可以預約"掛號"、到時候登門，不會吃閉門羹；四是有利于辦公室跟蹤掌握領導活動，及時搞好信息反饋，遇有重要工作也便于同領導及時取得聯(lián)系。領導活動日程安排，實質上形成了工作日志，積累了活動情況，為查找資料提供線索。
(1)月安排
每月安排一次，一般在上月底或是當月初。安排的方法有兩種，一種是由主管領導召開領導辦公會議，各位領導成員匯報上月工作完成情況，提出下月工作計劃，再結合集體議定事項，由會議記錄人員制表，經主要領導過目后印發(fā)諸位領導和有關部門。因故缺席的人，由會議記錄人員會后征求其意見，補充在當月安排中。另一種方法是，月底領導班子每個成員都把自己下月的主要活動設想書面或口頭交代給辦公室工作人員(一般交給辦公室主任或預先指定的同志，再由辦公室人員分別上門征求領導的意見)，由辦公室綜合，有矛盾沖突的加以溝通調整，然后拿出初步安排交主要領導審定，再印發(fā)各位領導和有關部門。兩種方法各有利弊，但比較而言，第一種方法好些，尤其一些集體活動，當場就能定下來，可避免反復。
領導公務活動月安排比較粗，主要涉及安排重要活動和重要會議的參加人員和時間，但也應力求準確，項目應包括內事、外事的一切公務活動。
(2)周安排
在月安排的基礎上，做出周安排。方法是每周一上午主要領導碰頭會根據(jù)月安排和本周情況，確定本周的主要工作安排，加上秘書部門平時收集、了解的項目，綜合制表后，由辦公室主任過目，印發(fā)領導班子成員和有關部門。
周安排計劃，事實上是逐日實施計劃，應準確無誤，力爭不改動或少改動。要求比較詳細、具體，一些臨時準備增加的活動，都要安排進去，甚至分上午下午。一般按人安排。
如主要領導開會碰頭有困難，辦公室應分別上門征求意見，商定活動項目安排。
2.各種活動的安排方法
主要是領導參觀學習活動、下廠下鄉(xiāng)外出活動、集體視察活動、宴請活動、參觀游覽活動、慰問活動、儀式活動、節(jié)慶活動、紀念活動、慶功祝捷活動和悼念活動等活動的安排方法。
(三)相應知識
1.領導參觀學習時的活動安排
出發(fā)前的準備包括思想準備、資料準備和物質準備。
思想準備。辦公室要對即將開始的參觀學習目的、所走的路線、到些什么地方和單位、需要多長時間搞明確，要領會領導的意圖，避免盲目、被動。
資料準備。對參觀學習單位的主要經驗、主要特點要有所了解；對該單位領導成員、
姓名，主要負責人的簡歷、生產形勢、規(guī)模、技術設備條件、歷年來主要經濟技術指標也要有所了解；對該地自然環(huán)境、風土人情、歷史、現(xiàn)狀、特產資源方面的情況也要掌握。同時還要準備本地、本單位這些方面的基本情況，以便領導在參觀過程中分析比較，使學習更有針對性。
后勤物質準備。除了準備好領導的辦公用具、生活用具、必備藥物外，還要預支足夠的經費。如果用專車，還應關照司機，提前檢修好車輛，并準備好所需的備用器材。
2.領導檢查工作、調查研究時的活動安排方法
領導檢查工作，親自調查研究，也可能現(xiàn)場解決一些問題。辦公室隨從人員主要注意以下兩個方面：
首先是在接受領導交給的任務后，要了解領導外出的任務、意圖、時間、方向和地點，然后根據(jù)具體任務進行必要的學習和研究，考慮完成這次任務的措施。
在外出期間，第一，對于領導的活動日程(如聽取匯報、調查研究、座談走訪、參觀接見、行動路線等)進行周密細致的安排。在征得領導同意后，通知有關單位領導，并協(xié)助該單位做好組織和準備工作?；顒又幸鶕?jù)領導的習慣，及時提供有關資料，如所去單位領導的姓名及主要情況等。第二，根據(jù)領導意圖，圍繞外出的主要任務，搞好調查研究，掌握第一手材料，為編寫專題調查報告或綜合匯報材料打好基礎。
3.集體視察活動安排方法
(1)問清：視察的內容和指導思想；視察的對象和重點；視察的程序和時間安排；參觀視察的人員組成；要求被視察的單位提供什么情況；視察前，需要查閱什么文件資料，或是需要召開什么預備會議；等等。
(2)方案批準后，擬定視察名單，通知開會；印發(fā)視察方案和日程安排；分幾個視察小組，明確各組組長、視察范圍、重點和程序；通知被視察單位有關事宜；指定各視察組記錄人；安排好膳宿交通。
(3)視察中，要注意抓好：分別將視察程序、時間通知各被視察單位；檢查落實被視察單位的準備工作；做好記錄和有關主要資料的收集；注意掌握各視察組的進度。
(4)視察后，應做到：匯集各視察小組的情況小結；及時整理寫好視察報告初稿，并提請有關領導同志審定；印發(fā)視察報告；及時了解視察報告中所提出的問題的解決落實情況，做到善始善終，收到如期的效果。
4.宴請活動的安排
宴請活動主要是在一些有影響的"大舉動"開始之時或是收尾之際，為了表示謝意或借以擴大影響，如大型廠礦企業(yè)奠基、開工、竣工，大型展銷等舉行的宴會。宴請多在有涉外的情況下才舉行，在國內除特殊情況外，本著節(jié)約的原則，一般不搞。不論哪一種情況，基本上有以下程序：
(1)邀請。各種正式的宴請活動，一般均發(fā)請柬，這既是表示鄭重和禮貌，亦對客人起提醒、備忘之用。當然一般便宴和工作進餐可不發(fā)請柬，以派人邀請或電話聯(lián)系為宜。
(2)安排席位。正式宴會一般安排席位，也可只排部分主賓席位，其他人只排桌次?；蛉胂巴ㄖ恳晃怀鱿?，或入席有人引導，或餐桌上放置名單牌(排座幾種樣式如圖所示，圖中 、 、 為第一主賓和第二主賓，不設第二主賓的非正式宴會安排見
(3)服務工作。賓主入席后，服務工作一般是由經過專門訓練的賓館、飯店服務人員負責的。一般應注意以下幾個問題： 要熱情禮貌。 上菜要從客人左邊上，斟酒從客人右側斟，先給第一客人斟，再給第一主人斟，然后一左一右或是順時針逐次斟完。 主賓講話時，服務員停止上菜、斟酒，并不要發(fā)出聲響。 除備餐巾以外，飯前飯后要遞送消毒毛巾。 如不慎打翻酒水，服務員應撤去杯子，用干凈餐巾墊上或輕輕擦凈，如濺在客人身上，要協(xié)助遞送毛巾或餐巾，幫助擦干(如客人是婦女，男服務員不要動手幫擦)。如客人不慎將勺、筷掉在地上，要迅速遞備用勺，筷，爾后將丟掉的勺、筷揀起拿走。 散宴后，服務員要打開門簾，侍立，先賓后主或同時出門。
5.參觀游覽活動的安排方法
每個地區(qū)都有自己的工農業(yè)建設特點和名勝古跡、療養(yǎng)勝地和紀念遺址。選擇參觀、游覽項目要征得客人同意，然后通知參觀、游覽地作好準備。要有職務相當?shù)闹魅伺阃?，邊看邊介紹。尤其是參觀工農業(yè)項目，要有本單位懂業(yè)務、了解情況的負責人陪同，以解答客人的提問。全天參觀，要定好午飯和午休的場所。
有些重要的參觀游覽地配有導游，當導游介紹完畢后，要有禮貌地鼓掌表示感謝。在參觀中，陪同人員即使到參觀地點去過多次，也要一直陪同參觀全過程，不可中途離開或表現(xiàn)得心不在焉。
6.慰問活動的方案。
慰問活動要以精神鼓勵為主，也可酌情適當備一點慰問品。對傷病者一般送鮮花和水果等，對節(jié)日期間互相慰問可贈送象征性紀念物品。比較遠的、不能前往的，可發(fā)函電，如慰問信、慰問電等。被慰問的一方要回感謝信、感謝電等。
7.儀式活動安排
影響較大的展覽會開幕、工程項目動工、竣工和交接等，有時要舉行儀式。這些儀式通常由經辦一方主持，邀請有關客人出席，并發(fā)出請柬。儀式開始要有簡短的講話和剪彩。剪彩要由在場身份的領導或知名人士、工程技術人員進行，接著進行參觀介紹，有時參觀畢可舉行簡單酒會招待。
8.節(jié)慶活動的安排
節(jié)慶活動如國慶節(jié)、建軍節(jié)和春節(jié)、潑水節(jié)等等。這些不同的慶祝活動要采取不同的形式和禮儀，如聯(lián)歡晚會、舞會、文藝晚會、電影晚會、游園活動，舉行演講會，報告會以及花會、燈會、茶話會、座談會等等。無論采用什么形式都要注意：
(1)活動靈活、新穎、歡快；
(2)盡量節(jié)省開支，防止鋪張浪費；
(3)精心組織，防止擠壓傷人和壞人破壞；
(4)重大活動可請當?shù)刂饕蛴嘘P領導人出席；
(5)講話簡短、精彩，防止套話連篇；
(6)政治性慶?；顒右脧V播、報紙、電視宣傳配合，擴大影響和烘托氣氛。
比較大型的集中活動，如廟會、燈會、煙火晚會等，一定要妥善組織，事先要對參加人數(shù)作科學的計算；出入口的位置選擇、多少要和參加人數(shù)相適應，并留有一定余地，活動場所的自然條件、周圍環(huán)境要詳細察看，對境內或附近的深坑、陷阱、*露低架電線、施工現(xiàn)場、障礙物等要采取有效的防護措施；對活動中可能發(fā)生的意外，如火警、停電、壞人搗亂等要有充分估計，并制訂出相應的應急措施；對集中活動場所以外的重要部門，如庫房、財貿、金融等，要做好防范工作，以防壞人乘機破壞。另外，對醫(yī)療救護、防盜等也都要作具體安排。
(一)學習目標
掌握公務接待工作的基本要求，能夠制定多種活動方案并組織實施。
(二)活動方案的制定
領導的公務活動多種多樣，秘書要能夠按照基本要求制定多種活動方案并組織實施。其中主要是做好活動預安排和掌握各種活動的安排方法。
1.活動預安排
所謂公務活動預安排，就是把領導每月、每周、每日的主要活動納入計劃，明文印發(fā)給有關部門或人員。有些活動，安排之后可能有變化，調整是難免的，但只要溝通及時，并不會有多大影響。但是，這些安排應事先征求本人的意見。搞好預安排有許多好處，一是便于班子內部工作的協(xié)調，互相之間主要活動都清楚，溝通了情況；二是使領
導掌握了自己的"命運"，可以"見縫插針"安排工作，一般不會"撞車"；三是方便了各工作部門，他們請示、匯報工作，可以預約"掛號"、到時候登門，不會吃閉門羹；四是有利于辦公室跟蹤掌握領導活動，及時搞好信息反饋，遇有重要工作也便于同領導及時取得聯(lián)系。領導活動日程安排，實質上形成了工作日志，積累了活動情況，為查找資料提供線索。
(1)月安排
每月安排一次，一般在上月底或是當月初。安排的方法有兩種，一種是由主管領導召開領導辦公會議，各位領導成員匯報上月工作完成情況，提出下月工作計劃，再結合集體議定事項，由會議記錄人員制表，經主要領導過目后印發(fā)諸位領導和有關部門。因故缺席的人，由會議記錄人員會后征求其意見，補充在當月安排中。另一種方法是，月底領導班子每個成員都把自己下月的主要活動設想書面或口頭交代給辦公室工作人員(一般交給辦公室主任或預先指定的同志，再由辦公室人員分別上門征求領導的意見)，由辦公室綜合，有矛盾沖突的加以溝通調整，然后拿出初步安排交主要領導審定，再印發(fā)各位領導和有關部門。兩種方法各有利弊，但比較而言，第一種方法好些，尤其一些集體活動，當場就能定下來，可避免反復。
領導公務活動月安排比較粗，主要涉及安排重要活動和重要會議的參加人員和時間，但也應力求準確，項目應包括內事、外事的一切公務活動。
(2)周安排
在月安排的基礎上，做出周安排。方法是每周一上午主要領導碰頭會根據(jù)月安排和本周情況，確定本周的主要工作安排，加上秘書部門平時收集、了解的項目，綜合制表后，由辦公室主任過目，印發(fā)領導班子成員和有關部門。
周安排計劃，事實上是逐日實施計劃，應準確無誤，力爭不改動或少改動。要求比較詳細、具體，一些臨時準備增加的活動，都要安排進去，甚至分上午下午。一般按人安排。
如主要領導開會碰頭有困難，辦公室應分別上門征求意見，商定活動項目安排。
2.各種活動的安排方法
主要是領導參觀學習活動、下廠下鄉(xiāng)外出活動、集體視察活動、宴請活動、參觀游覽活動、慰問活動、儀式活動、節(jié)慶活動、紀念活動、慶功祝捷活動和悼念活動等活動的安排方法。
(三)相應知識
1.領導參觀學習時的活動安排
出發(fā)前的準備包括思想準備、資料準備和物質準備。
思想準備。辦公室要對即將開始的參觀學習目的、所走的路線、到些什么地方和單位、需要多長時間搞明確，要領會領導的意圖，避免盲目、被動。
資料準備。對參觀學習單位的主要經驗、主要特點要有所了解；對該單位領導成員、
姓名，主要負責人的簡歷、生產形勢、規(guī)模、技術設備條件、歷年來主要經濟技術指標也要有所了解；對該地自然環(huán)境、風土人情、歷史、現(xiàn)狀、特產資源方面的情況也要掌握。同時還要準備本地、本單位這些方面的基本情況，以便領導在參觀過程中分析比較，使學習更有針對性。
后勤物質準備。除了準備好領導的辦公用具、生活用具、必備藥物外，還要預支足夠的經費。如果用專車，還應關照司機，提前檢修好車輛，并準備好所需的備用器材。
2.領導檢查工作、調查研究時的活動安排方法
領導檢查工作，親自調查研究，也可能現(xiàn)場解決一些問題。辦公室隨從人員主要注意以下兩個方面：
首先是在接受領導交給的任務后，要了解領導外出的任務、意圖、時間、方向和地點，然后根據(jù)具體任務進行必要的學習和研究，考慮完成這次任務的措施。
在外出期間，第一，對于領導的活動日程(如聽取匯報、調查研究、座談走訪、參觀接見、行動路線等)進行周密細致的安排。在征得領導同意后，通知有關單位領導，并協(xié)助該單位做好組織和準備工作?；顒又幸鶕?jù)領導的習慣，及時提供有關資料，如所去單位領導的姓名及主要情況等。第二，根據(jù)領導意圖，圍繞外出的主要任務，搞好調查研究，掌握第一手材料，為編寫專題調查報告或綜合匯報材料打好基礎。
3.集體視察活動安排方法
(1)問清：視察的內容和指導思想；視察的對象和重點；視察的程序和時間安排；參觀視察的人員組成；要求被視察的單位提供什么情況；視察前，需要查閱什么文件資料，或是需要召開什么預備會議；等等。
(2)方案批準后，擬定視察名單，通知開會；印發(fā)視察方案和日程安排；分幾個視察小組，明確各組組長、視察范圍、重點和程序；通知被視察單位有關事宜；指定各視察組記錄人；安排好膳宿交通。
(3)視察中，要注意抓好：分別將視察程序、時間通知各被視察單位；檢查落實被視察單位的準備工作；做好記錄和有關主要資料的收集；注意掌握各視察組的進度。
(4)視察后，應做到：匯集各視察小組的情況小結；及時整理寫好視察報告初稿，并提請有關領導同志審定；印發(fā)視察報告；及時了解視察報告中所提出的問題的解決落實情況，做到善始善終，收到如期的效果。
4.宴請活動的安排
宴請活動主要是在一些有影響的"大舉動"開始之時或是收尾之際，為了表示謝意或借以擴大影響，如大型廠礦企業(yè)奠基、開工、竣工，大型展銷等舉行的宴會。宴請多在有涉外的情況下才舉行，在國內除特殊情況外，本著節(jié)約的原則，一般不搞。不論哪一種情況，基本上有以下程序：
(1)邀請。各種正式的宴請活動，一般均發(fā)請柬，這既是表示鄭重和禮貌，亦對客人起提醒、備忘之用。當然一般便宴和工作進餐可不發(fā)請柬，以派人邀請或電話聯(lián)系為宜。
(2)安排席位。正式宴會一般安排席位，也可只排部分主賓席位，其他人只排桌次?；蛉胂巴ㄖ恳晃怀鱿?，或入席有人引導，或餐桌上放置名單牌(排座幾種樣式如圖所示，圖中 、 、 為第一主賓和第二主賓，不設第二主賓的非正式宴會安排見
(3)服務工作。賓主入席后，服務工作一般是由經過專門訓練的賓館、飯店服務人員負責的。一般應注意以下幾個問題： 要熱情禮貌。 上菜要從客人左邊上，斟酒從客人右側斟，先給第一客人斟，再給第一主人斟，然后一左一右或是順時針逐次斟完。 主賓講話時，服務員停止上菜、斟酒，并不要發(fā)出聲響。 除備餐巾以外，飯前飯后要遞送消毒毛巾。 如不慎打翻酒水，服務員應撤去杯子，用干凈餐巾墊上或輕輕擦凈，如濺在客人身上，要協(xié)助遞送毛巾或餐巾，幫助擦干(如客人是婦女，男服務員不要動手幫擦)。如客人不慎將勺、筷掉在地上，要迅速遞備用勺，筷，爾后將丟掉的勺、筷揀起拿走。 散宴后，服務員要打開門簾，侍立，先賓后主或同時出門。
5.參觀游覽活動的安排方法
每個地區(qū)都有自己的工農業(yè)建設特點和名勝古跡、療養(yǎng)勝地和紀念遺址。選擇參觀、游覽項目要征得客人同意，然后通知參觀、游覽地作好準備。要有職務相當?shù)闹魅伺阃?，邊看邊介紹。尤其是參觀工農業(yè)項目，要有本單位懂業(yè)務、了解情況的負責人陪同，以解答客人的提問。全天參觀，要定好午飯和午休的場所。
有些重要的參觀游覽地配有導游，當導游介紹完畢后，要有禮貌地鼓掌表示感謝。在參觀中，陪同人員即使到參觀地點去過多次，也要一直陪同參觀全過程，不可中途離開或表現(xiàn)得心不在焉。
6.慰問活動的方案。
慰問活動要以精神鼓勵為主，也可酌情適當備一點慰問品。對傷病者一般送鮮花和水果等，對節(jié)日期間互相慰問可贈送象征性紀念物品。比較遠的、不能前往的，可發(fā)函電，如慰問信、慰問電等。被慰問的一方要回感謝信、感謝電等。
7.儀式活動安排
影響較大的展覽會開幕、工程項目動工、竣工和交接等，有時要舉行儀式。這些儀式通常由經辦一方主持，邀請有關客人出席，并發(fā)出請柬。儀式開始要有簡短的講話和剪彩。剪彩要由在場身份的領導或知名人士、工程技術人員進行，接著進行參觀介紹，有時參觀畢可舉行簡單酒會招待。
8.節(jié)慶活動的安排
節(jié)慶活動如國慶節(jié)、建軍節(jié)和春節(jié)、潑水節(jié)等等。這些不同的慶祝活動要采取不同的形式和禮儀，如聯(lián)歡晚會、舞會、文藝晚會、電影晚會、游園活動，舉行演講會，報告會以及花會、燈會、茶話會、座談會等等。無論采用什么形式都要注意：
(1)活動靈活、新穎、歡快；
(2)盡量節(jié)省開支，防止鋪張浪費；
(3)精心組織，防止擠壓傷人和壞人破壞；
(4)重大活動可請當?shù)刂饕蛴嘘P領導人出席；
(5)講話簡短、精彩，防止套話連篇；
(6)政治性慶?；顒右脧V播、報紙、電視宣傳配合，擴大影響和烘托氣氛。
比較大型的集中活動，如廟會、燈會、煙火晚會等，一定要妥善組織，事先要對參加人數(shù)作科學的計算；出入口的位置選擇、多少要和參加人數(shù)相適應，并留有一定余地，活動場所的自然條件、周圍環(huán)境要詳細察看，對境內或附近的深坑、陷阱、*露低架電線、施工現(xiàn)場、障礙物等要采取有效的防護措施；對活動中可能發(fā)生的意外，如火警、停電、壞人搗亂等要有充分估計，并制訂出相應的應急措施；對集中活動場所以外的重要部門，如庫房、財貿、金融等，要做好防范工作，以防壞人乘機破壞。另外，對醫(yī)療救護、防盜等也都要作具體安排。