1. 當(dāng)機(jī)立斷的勇氣
各式各樣的文件資料、電話留言、企劃表、進(jìn)度書(shū)、復(fù)印本、備忘錄等，正一步步淹沒(méi)管理者的工作環(huán)境。在信息泛濫的時(shí)代，任何文件都要經(jīng)過(guò)兩種選擇：
(1)是否有保存整理的必要；
(2)是否應(yīng)該舍棄?？紤]這兩點(diǎn)后，就要馬上決定處理。
取舍的時(shí)效非常重要，很多人都覺(jué)得無(wú)所謂，可以待會(huì)兒再做，但一旦有了下次、明天、月底的念頭后，人就不會(huì)處理它了；永遠(yuǎn)不要存著"暫時(shí)保留"的想法，現(xiàn)在不處理，以后每過(guò)一天，處理的功夫就得增加一倍。
2. "邊讀邊丟"法
"無(wú)法處理"有時(shí)候就等于"不知如何處理"，心中毫無(wú)取舍的標(biāo)準(zhǔn)。整理者應(yīng)該掌握一項(xiàng)基本原則：
將來(lái)能再度取得的資料，當(dāng)下就要丟掉。
對(duì)商界人士來(lái)說(shuō)，報(bào)紙、雜志上已經(jīng)公開(kāi)的一般資料，使用率并不高，反而是一些不成文章的數(shù)字、描述才是真正有用的信息?，F(xiàn)在電腦和電話傳真的通訊功能愈來(lái)愈普及，一通電話或電腦連線就能得到的資料就可以丟棄。或者退一步想，只要把非常必要的資料剪存下來(lái)，其它的敘述不看也行。報(bào)紙和雜志是很占空間的，是一邊讀就一邊撕、剪、割，讀完了，該留的已經(jīng)處理完，其它就送進(jìn)垃圾筒了事。
拿到資料時(shí)，就應(yīng)鼓起割舍的勇氣，做到眼、腦、手并用。唯有如此，才不會(huì)在"垃圾"中工作。
3. 舍棄多余的復(fù)印資料
復(fù)印機(jī)愈來(lái)愈普及，功能愈多樣化，其后果之一就是"垃圾資料"愈多。人們常說(shuō)的"信息洪流"并不是多樣信息滿溢，而是同樣信息重復(fù)出現(xiàn)。這種"重復(fù)信息"的盛況因?yàn)閺?fù)印機(jī)的普及而更上一層樓。
不得不復(fù)印時(shí)，盡量利用縮小功能或雙面復(fù)印，以盡量節(jié)省資源。
4. 注明出處
任何要保存的資料，在放進(jìn)資料袋前，都必須注明出處。注明出處就是要在資料上標(biāo)示：何人、何時(shí)、何處。除了性能優(yōu)異的電腦或智慧型文字處理機(jī)附有記憶出處的功能外，一般還是要靠手寫(xiě)來(lái)記錄資料來(lái)源，尤其在復(fù)印書(shū)籍的部分資料時(shí)，這道手續(xù)更不可缺少。在復(fù)印部分書(shū)籍時(shí)，一定要將封面及版權(quán)頁(yè)復(fù)印下來(lái)；報(bào)紙、雜志資料則一定要標(biāo)明報(bào)紙、雜志名、日期、作者或發(fā)行單位。其它的商業(yè)文件在保存前至少要記下日期，日后只要翻看日志就可以查出與會(huì)人。
5．復(fù)印文件的原始名稱
一般來(lái)說(shuō)，許多公司的便條紙都印有自己公司的名稱或標(biāo)識(shí)，復(fù)印資料時(shí)也可把原始擁有者的名字復(fù)印出來(lái)。可以利用電腦或文字處理機(jī)打出一條1公分寬的名條，用透明膠帶貼在復(fù)印機(jī)的上方或下方，這樣任何復(fù)印出來(lái)的文件都會(huì)印上名條，文件就自動(dòng)有了身份證明?，F(xiàn)在利用電腦或文字處理機(jī)來(lái)寫(xiě)書(shū)信、文件的人愈來(lái)愈多，反而缺少特色，不妨利用復(fù)印，印上自己的名條。
6. 制作規(guī)格化的表格
使用規(guī)格化的表格，會(huì)讓資料處理工作進(jìn)行得更順利。在辦公室里常會(huì)用旅費(fèi)申報(bào)表、工資明細(xì)表、估價(jià)表等固定表格，但在個(gè)人方面上卻幾乎沒(méi)有類(lèi)似的表格。一般的文具供應(yīng)商或印刷廠很難個(gè)別為不同的個(gè)人設(shè)計(jì)并供應(yīng)種種不同的表格；而一般個(gè)人想要求印刷廠承制極少量卻多樣的表格時(shí)，也必須付出極高的代價(jià)。事實(shí)上如果能靈活運(yùn)用文字處理機(jī)或復(fù)印機(jī)，同樣可以為自己設(shè)計(jì)專(zhuān)用表格。
7． "文件資料的整理"注意事項(xiàng)?
文件資料的整理有七個(gè)注意事項(xiàng)：
(1)信息化的社會(huì)幾乎等同于"文件社會(huì)"，因此跨入商業(yè)社會(huì)的第一步就是要善于運(yùn)用文件資料；
(2)文件資料無(wú)時(shí)無(wú)刻都處于重復(fù)、泛濫的境地，為了不讓無(wú)價(jià)值的資料阻礙工作效率，當(dāng)取得資料時(shí)，要立刻判斷、決定取舍；
(3)統(tǒng)一規(guī)格是資料整理的基礎(chǔ)，任何資料規(guī)格都要遵守既定的格式，并持續(xù)使用，不得變更；
(4)要統(tǒng)一不同規(guī)格的資料時(shí)，可借重復(fù)印機(jī)，但要節(jié)省紙資源；
(5)在任何文件資料上，都要注明出處，以便日后引用時(shí)，能追究資料的來(lái)源、背景；
(6)不妨將同樣主題的有關(guān)資料編定成冊(cè)，并加以編號(hào)，用于檢索；
(7)復(fù)印機(jī)是個(gè)人工作上最重要的輔助工具，能負(fù)擔(dān)很大的工作量，但要慎防濫用。
各式各樣的文件資料、電話留言、企劃表、進(jìn)度書(shū)、復(fù)印本、備忘錄等，正一步步淹沒(méi)管理者的工作環(huán)境。在信息泛濫的時(shí)代，任何文件都要經(jīng)過(guò)兩種選擇：
(1)是否有保存整理的必要；
(2)是否應(yīng)該舍棄?？紤]這兩點(diǎn)后，就要馬上決定處理。
取舍的時(shí)效非常重要，很多人都覺(jué)得無(wú)所謂，可以待會(huì)兒再做，但一旦有了下次、明天、月底的念頭后，人就不會(huì)處理它了；永遠(yuǎn)不要存著"暫時(shí)保留"的想法，現(xiàn)在不處理，以后每過(guò)一天，處理的功夫就得增加一倍。
2. "邊讀邊丟"法
"無(wú)法處理"有時(shí)候就等于"不知如何處理"，心中毫無(wú)取舍的標(biāo)準(zhǔn)。整理者應(yīng)該掌握一項(xiàng)基本原則：
將來(lái)能再度取得的資料，當(dāng)下就要丟掉。
對(duì)商界人士來(lái)說(shuō)，報(bào)紙、雜志上已經(jīng)公開(kāi)的一般資料，使用率并不高，反而是一些不成文章的數(shù)字、描述才是真正有用的信息?，F(xiàn)在電腦和電話傳真的通訊功能愈來(lái)愈普及，一通電話或電腦連線就能得到的資料就可以丟棄。或者退一步想，只要把非常必要的資料剪存下來(lái)，其它的敘述不看也行。報(bào)紙和雜志是很占空間的，是一邊讀就一邊撕、剪、割，讀完了，該留的已經(jīng)處理完，其它就送進(jìn)垃圾筒了事。
拿到資料時(shí)，就應(yīng)鼓起割舍的勇氣，做到眼、腦、手并用。唯有如此，才不會(huì)在"垃圾"中工作。
3. 舍棄多余的復(fù)印資料
復(fù)印機(jī)愈來(lái)愈普及，功能愈多樣化，其后果之一就是"垃圾資料"愈多。人們常說(shuō)的"信息洪流"并不是多樣信息滿溢，而是同樣信息重復(fù)出現(xiàn)。這種"重復(fù)信息"的盛況因?yàn)閺?fù)印機(jī)的普及而更上一層樓。
不得不復(fù)印時(shí)，盡量利用縮小功能或雙面復(fù)印，以盡量節(jié)省資源。
4. 注明出處
任何要保存的資料，在放進(jìn)資料袋前，都必須注明出處。注明出處就是要在資料上標(biāo)示：何人、何時(shí)、何處。除了性能優(yōu)異的電腦或智慧型文字處理機(jī)附有記憶出處的功能外，一般還是要靠手寫(xiě)來(lái)記錄資料來(lái)源，尤其在復(fù)印書(shū)籍的部分資料時(shí)，這道手續(xù)更不可缺少。在復(fù)印部分書(shū)籍時(shí)，一定要將封面及版權(quán)頁(yè)復(fù)印下來(lái)；報(bào)紙、雜志資料則一定要標(biāo)明報(bào)紙、雜志名、日期、作者或發(fā)行單位。其它的商業(yè)文件在保存前至少要記下日期，日后只要翻看日志就可以查出與會(huì)人。
5．復(fù)印文件的原始名稱
一般來(lái)說(shuō)，許多公司的便條紙都印有自己公司的名稱或標(biāo)識(shí)，復(fù)印資料時(shí)也可把原始擁有者的名字復(fù)印出來(lái)。可以利用電腦或文字處理機(jī)打出一條1公分寬的名條，用透明膠帶貼在復(fù)印機(jī)的上方或下方，這樣任何復(fù)印出來(lái)的文件都會(huì)印上名條，文件就自動(dòng)有了身份證明?，F(xiàn)在利用電腦或文字處理機(jī)來(lái)寫(xiě)書(shū)信、文件的人愈來(lái)愈多，反而缺少特色，不妨利用復(fù)印，印上自己的名條。
6. 制作規(guī)格化的表格
使用規(guī)格化的表格，會(huì)讓資料處理工作進(jìn)行得更順利。在辦公室里常會(huì)用旅費(fèi)申報(bào)表、工資明細(xì)表、估價(jià)表等固定表格，但在個(gè)人方面上卻幾乎沒(méi)有類(lèi)似的表格。一般的文具供應(yīng)商或印刷廠很難個(gè)別為不同的個(gè)人設(shè)計(jì)并供應(yīng)種種不同的表格；而一般個(gè)人想要求印刷廠承制極少量卻多樣的表格時(shí)，也必須付出極高的代價(jià)。事實(shí)上如果能靈活運(yùn)用文字處理機(jī)或復(fù)印機(jī)，同樣可以為自己設(shè)計(jì)專(zhuān)用表格。
7． "文件資料的整理"注意事項(xiàng)?
文件資料的整理有七個(gè)注意事項(xiàng)：
(1)信息化的社會(huì)幾乎等同于"文件社會(huì)"，因此跨入商業(yè)社會(huì)的第一步就是要善于運(yùn)用文件資料；
(2)文件資料無(wú)時(shí)無(wú)刻都處于重復(fù)、泛濫的境地，為了不讓無(wú)價(jià)值的資料阻礙工作效率，當(dāng)取得資料時(shí)，要立刻判斷、決定取舍；
(3)統(tǒng)一規(guī)格是資料整理的基礎(chǔ)，任何資料規(guī)格都要遵守既定的格式，并持續(xù)使用，不得變更；
(4)要統(tǒng)一不同規(guī)格的資料時(shí)，可借重復(fù)印機(jī)，但要節(jié)省紙資源；
(5)在任何文件資料上，都要注明出處，以便日后引用時(shí)，能追究資料的來(lái)源、背景；
(6)不妨將同樣主題的有關(guān)資料編定成冊(cè)，并加以編號(hào)，用于檢索；
(7)復(fù)印機(jī)是個(gè)人工作上最重要的輔助工具，能負(fù)擔(dān)很大的工作量，但要慎防濫用。