機關(guān)公文辦理包括擬稿、核稿、會簽、審核、簽發(fā)、繕印、校對、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等程序。
一、擬稿
以黨組、局機關(guān)名義發(fā)文，根據(jù)內(nèi)容由各科室擬稿，非職能科室業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的綜合性和重要文件由辦公室擬稿。草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：
1．符合黨的方針政策，符合局黨組、局機關(guān)有關(guān)規(guī)定。
2．情況確實，觀點明確，條理清楚，文字精煉，書寫工整，標(biāo)點準(zhǔn)確，篇幅力求簡短。一律用簽字筆或鋼筆書寫，不能用鉛筆或圓珠筆。
3．人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。日期應(yīng)當(dāng)寫具體的年、月、日。
4．結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為一、，第二層為（一），第三層為⒈，第四層為（1）。
5．公文中的數(shù)字，除成文時間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。
二、核稿、會簽
公文起草后，擬稿科室負責(zé)人必須認真核稿并簽名。行文內(nèi)容涉及兩個或兩個以上科室或部門，必須履行會簽手續(xù)。
三、審核
以黨組、局機關(guān)名義發(fā)文，公文送局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之前，應(yīng)當(dāng)由局辦公室進行審核。審核的重點是：是否需要行文，是否符合黨的方針、政策及有關(guān)規(guī)定，是否與有關(guān)部門協(xié)商、會簽，文字表述、文種使用、公文格式等是否符合有關(guān)規(guī)定。
局辦公室對下列文稿予以退回重辦：
1．未經(jīng)來文科室負責(zé)人核稿的。
2．文件格式混亂、眉目不清、頭尾不全、附件遺漏及主抄送單位不清的。
3．文稿潦草，字跡不清，自造簡化字，用鉛筆或圓珠筆起草或修改的。
四、簽發(fā)
審批公文，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見，并寫上姓名和審批時間。其他審批人圈閱，應(yīng)當(dāng)視為同意。以黨組、局機關(guān)名義發(fā)文由局辦公室送黨組書記、局長簽發(fā)。公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定，對具有查考利用價值的公文，應(yīng)及時整理（立卷）、歸檔，按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交。個人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。
隨著社會的發(fā)展，科技的進步，各機關(guān)職能的不斷擴展，公文以幾何級數(shù)在增加。面對浩如煙海的公文，人們不能也沒有必要保留全部公文，而應(yīng)有選擇地重點保存其中有參考利用價值的公文，以備日后查考，為此，必須規(guī)定公文的歸檔范圍。
一、應(yīng)歸檔的范圍
公文的歸檔范圍，是指應(yīng)予立卷歸檔的公文范圍。立卷歸檔就是將辦畢公文按照一定的原則組合成案卷后移交檔案部門的活動。一個單位公文歸檔范圍的劃定必須考慮三個要素：
（1）本機關(guān)職能活動，即公文的內(nèi)容真實地再現(xiàn)本機關(guān)產(chǎn)生、發(fā)展的歷史軌跡，客觀地反映了這個單位的管理活動，如行政管理、生產(chǎn)、科研、教學(xué)等各種性質(zhì)單位總是形成具有自身職能活動特點的，其他單位的公文。因此，反映本機關(guān)主要職能活動和基本狀況的公文應(yīng)作為歸檔的重點，這些內(nèi)容的公文一旦丟棄或銷毀是無法恢復(fù)，無處可尋的。當(dāng)然，這里所言的“職能活動的公文”，并不只是“本機關(guān)”形成的公文，還應(yīng)包括本機關(guān)為了實現(xiàn)自身職能活動所接受的上下級和其他機關(guān)的公文，因為職能的實現(xiàn)總是在與各級各類組織的配合中完成的。
（2）公文辦理完畢，即公文在處理程序上已經(jīng)運轉(zhuǎn)完畢，一方面是指收文程序如簽發(fā)登記、擬辦、批辦、承辦等各個環(huán)節(jié)的工作均以處理完畢，完全實現(xiàn)了公文的現(xiàn)實執(zhí)行效用；另一方面是指發(fā)文程序如擬稿、會商、審核、簽發(fā)、繕印、用印、傳遞等多種環(huán)節(jié)的工作已經(jīng)完成，但對于收文機關(guān)來說，其現(xiàn)實執(zhí)行效用才剛剛開始?？梢?，歸檔公文強調(diào)的是公文處理“程序”的完畢，而非指公文“信息內(nèi)容” 的完全處理完畢。
（3）具有查考利用價值，即歸檔公文必須對本機關(guān)日后的工作具有查考憑據(jù)作用，或者對社會某一方面的工作具有參考利用價值。公文歸檔的最終目的只有一個：利用公文承載的信息內(nèi)容，了解工作情況，解決工作中的問題。如果沒有保存利用價值，人們就沒有必要花費如此多的人力、物力和時間來進行公文整理、保管、管理、開發(fā)信息等工作。
一、擬稿
以黨組、局機關(guān)名義發(fā)文，根據(jù)內(nèi)容由各科室擬稿，非職能科室業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的綜合性和重要文件由辦公室擬稿。草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：
1．符合黨的方針政策，符合局黨組、局機關(guān)有關(guān)規(guī)定。
2．情況確實，觀點明確，條理清楚，文字精煉，書寫工整，標(biāo)點準(zhǔn)確，篇幅力求簡短。一律用簽字筆或鋼筆書寫，不能用鉛筆或圓珠筆。
3．人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。日期應(yīng)當(dāng)寫具體的年、月、日。
4．結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為一、，第二層為（一），第三層為⒈，第四層為（1）。
5．公文中的數(shù)字，除成文時間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。
二、核稿、會簽
公文起草后，擬稿科室負責(zé)人必須認真核稿并簽名。行文內(nèi)容涉及兩個或兩個以上科室或部門，必須履行會簽手續(xù)。
三、審核
以黨組、局機關(guān)名義發(fā)文，公文送局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之前，應(yīng)當(dāng)由局辦公室進行審核。審核的重點是：是否需要行文，是否符合黨的方針、政策及有關(guān)規(guī)定，是否與有關(guān)部門協(xié)商、會簽，文字表述、文種使用、公文格式等是否符合有關(guān)規(guī)定。
局辦公室對下列文稿予以退回重辦：
1．未經(jīng)來文科室負責(zé)人核稿的。
2．文件格式混亂、眉目不清、頭尾不全、附件遺漏及主抄送單位不清的。
3．文稿潦草，字跡不清，自造簡化字，用鉛筆或圓珠筆起草或修改的。
四、簽發(fā)
審批公文，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見，并寫上姓名和審批時間。其他審批人圈閱，應(yīng)當(dāng)視為同意。以黨組、局機關(guān)名義發(fā)文由局辦公室送黨組書記、局長簽發(fā)。公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定，對具有查考利用價值的公文，應(yīng)及時整理（立卷）、歸檔，按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交。個人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。
隨著社會的發(fā)展，科技的進步，各機關(guān)職能的不斷擴展，公文以幾何級數(shù)在增加。面對浩如煙海的公文，人們不能也沒有必要保留全部公文，而應(yīng)有選擇地重點保存其中有參考利用價值的公文，以備日后查考，為此，必須規(guī)定公文的歸檔范圍。
一、應(yīng)歸檔的范圍
公文的歸檔范圍，是指應(yīng)予立卷歸檔的公文范圍。立卷歸檔就是將辦畢公文按照一定的原則組合成案卷后移交檔案部門的活動。一個單位公文歸檔范圍的劃定必須考慮三個要素：
（1）本機關(guān)職能活動，即公文的內(nèi)容真實地再現(xiàn)本機關(guān)產(chǎn)生、發(fā)展的歷史軌跡，客觀地反映了這個單位的管理活動，如行政管理、生產(chǎn)、科研、教學(xué)等各種性質(zhì)單位總是形成具有自身職能活動特點的，其他單位的公文。因此，反映本機關(guān)主要職能活動和基本狀況的公文應(yīng)作為歸檔的重點，這些內(nèi)容的公文一旦丟棄或銷毀是無法恢復(fù)，無處可尋的。當(dāng)然，這里所言的“職能活動的公文”，并不只是“本機關(guān)”形成的公文，還應(yīng)包括本機關(guān)為了實現(xiàn)自身職能活動所接受的上下級和其他機關(guān)的公文，因為職能的實現(xiàn)總是在與各級各類組織的配合中完成的。
（2）公文辦理完畢，即公文在處理程序上已經(jīng)運轉(zhuǎn)完畢，一方面是指收文程序如簽發(fā)登記、擬辦、批辦、承辦等各個環(huán)節(jié)的工作均以處理完畢，完全實現(xiàn)了公文的現(xiàn)實執(zhí)行效用；另一方面是指發(fā)文程序如擬稿、會商、審核、簽發(fā)、繕印、用印、傳遞等多種環(huán)節(jié)的工作已經(jīng)完成，但對于收文機關(guān)來說，其現(xiàn)實執(zhí)行效用才剛剛開始?？梢?，歸檔公文強調(diào)的是公文處理“程序”的完畢，而非指公文“信息內(nèi)容” 的完全處理完畢。
（3）具有查考利用價值，即歸檔公文必須對本機關(guān)日后的工作具有查考憑據(jù)作用，或者對社會某一方面的工作具有參考利用價值。公文歸檔的最終目的只有一個：利用公文承載的信息內(nèi)容，了解工作情況，解決工作中的問題。如果沒有保存利用價值，人們就沒有必要花費如此多的人力、物力和時間來進行公文整理、保管、管理、開發(fā)信息等工作。