ISO 10006 溝通
5.9 與溝通有關(guān)的過程
與溝通有關(guān)的各過程旨在促進(jìn)項(xiàng)目必需的信息交換。這些過程確保項(xiàng)目信息定期和及時(shí)產(chǎn)生、采集、傳遞、存貯和最終處置。這些過程如下:
—溝通規(guī)劃:編制項(xiàng)目的信息和溝通系統(tǒng)；
—信息管理:將必需的信息提供給項(xiàng)目組織的成員及其它利益相關(guān)者使用；
—溝通管理:按著計(jì)劃的溝通系統(tǒng)控制溝通。
5.9.1 溝通規(guī)劃
編制溝通計(jì)劃應(yīng)考慮項(xiàng)目及項(xiàng)目涉及的個(gè)人的需要。溝通計(jì)劃應(yīng)確定要正式溝通的信息、傳遞信息采用的媒體及溝通頻次。會(huì)議的目的、時(shí)間、頻次應(yīng)在計(jì)劃中規(guī)定。
應(yīng)確定文件的格式、語言及結(jié)構(gòu)，以確保適用。計(jì)劃應(yīng)確定信息管理系統(tǒng)，規(guī)定何人發(fā)送及何人接收信息，引用哪些有關(guān)的文件控制程序及保密程序。進(jìn)展報(bào)告的格式應(yīng)設(shè)計(jì)成易于表述出與項(xiàng)目計(jì)劃的差異。
5.9.2 信息管理
設(shè)計(jì)信息管理系統(tǒng)應(yīng)考慮項(xiàng)目組織及發(fā)起組織兩者的需要。信息管理系統(tǒng)應(yīng)包括信息的編寫、收集、標(biāo)識、分類、分發(fā)、匯總、修訂、歸檔和檢索程序。信息應(yīng)包括信息產(chǎn)生時(shí)刻的現(xiàn)行條件，使其它項(xiàng)目在使用這些信息之前，能核查信息的可用性及適合性。
為了信息的有效性，信息應(yīng)適用于接受者的需要，應(yīng)嚴(yán)格按時(shí)間進(jìn)度提出并分發(fā)。所有影響項(xiàng)目實(shí)施的協(xié)議，包括非正式協(xié)議，均應(yīng)形成正式文件。如果可能，應(yīng)用電子媒體可能是有利的。
應(yīng)確定適用于各種會(huì)議的類別會(huì)議規(guī)則和指南。會(huì)議日程應(yīng)提前分發(fā)并列出各項(xiàng)會(huì)議的參加人員。會(huì)議備忘錄應(yīng)包括做出的決策、重要問題及認(rèn)可的措施和執(zhí)行措施的人員。應(yīng)將這些備忘錄在一個(gè)同意的時(shí)間內(nèi)分發(fā)到有關(guān)各方。
5.9.3 溝通控制
溝通系統(tǒng)應(yīng)根據(jù)計(jì)劃運(yùn)行，并進(jìn)行監(jiān)控和評審，以確保持續(xù)滿足項(xiàng)目需要。應(yīng)特別注意經(jīng)常發(fā)生矛盾和誤解的職能和組織之間的溝通渠道。
5.9 與溝通有關(guān)的過程
與溝通有關(guān)的各過程旨在促進(jìn)項(xiàng)目必需的信息交換。這些過程確保項(xiàng)目信息定期和及時(shí)產(chǎn)生、采集、傳遞、存貯和最終處置。這些過程如下:
—溝通規(guī)劃:編制項(xiàng)目的信息和溝通系統(tǒng)；
—信息管理:將必需的信息提供給項(xiàng)目組織的成員及其它利益相關(guān)者使用；
—溝通管理:按著計(jì)劃的溝通系統(tǒng)控制溝通。
5.9.1 溝通規(guī)劃
編制溝通計(jì)劃應(yīng)考慮項(xiàng)目及項(xiàng)目涉及的個(gè)人的需要。溝通計(jì)劃應(yīng)確定要正式溝通的信息、傳遞信息采用的媒體及溝通頻次。會(huì)議的目的、時(shí)間、頻次應(yīng)在計(jì)劃中規(guī)定。
應(yīng)確定文件的格式、語言及結(jié)構(gòu)，以確保適用。計(jì)劃應(yīng)確定信息管理系統(tǒng)，規(guī)定何人發(fā)送及何人接收信息，引用哪些有關(guān)的文件控制程序及保密程序。進(jìn)展報(bào)告的格式應(yīng)設(shè)計(jì)成易于表述出與項(xiàng)目計(jì)劃的差異。
5.9.2 信息管理
設(shè)計(jì)信息管理系統(tǒng)應(yīng)考慮項(xiàng)目組織及發(fā)起組織兩者的需要。信息管理系統(tǒng)應(yīng)包括信息的編寫、收集、標(biāo)識、分類、分發(fā)、匯總、修訂、歸檔和檢索程序。信息應(yīng)包括信息產(chǎn)生時(shí)刻的現(xiàn)行條件，使其它項(xiàng)目在使用這些信息之前，能核查信息的可用性及適合性。
為了信息的有效性，信息應(yīng)適用于接受者的需要，應(yīng)嚴(yán)格按時(shí)間進(jìn)度提出并分發(fā)。所有影響項(xiàng)目實(shí)施的協(xié)議，包括非正式協(xié)議，均應(yīng)形成正式文件。如果可能，應(yīng)用電子媒體可能是有利的。
應(yīng)確定適用于各種會(huì)議的類別會(huì)議規(guī)則和指南。會(huì)議日程應(yīng)提前分發(fā)并列出各項(xiàng)會(huì)議的參加人員。會(huì)議備忘錄應(yīng)包括做出的決策、重要問題及認(rèn)可的措施和執(zhí)行措施的人員。應(yīng)將這些備忘錄在一個(gè)同意的時(shí)間內(nèi)分發(fā)到有關(guān)各方。
5.9.3 溝通控制
溝通系統(tǒng)應(yīng)根據(jù)計(jì)劃運(yùn)行，并進(jìn)行監(jiān)控和評審，以確保持續(xù)滿足項(xiàng)目需要。應(yīng)特別注意經(jīng)常發(fā)生矛盾和誤解的職能和組織之間的溝通渠道。