下面，我們就以山東電建二公司《關于表彰2006年投產機組突破500萬千瓦功臣集體和功臣個人的決定》這份公文為例，展示一下用word制作標準格式公文的全過程。
（一）頁面設置——
1.新建一個word文檔，單擊“文件”→“頁面設置”，打開“頁面設置”對話框，選擇“紙張”選項卡，把紙張大小設置為A4；
2.選擇“頁邊距”選項卡，首先在“頁碼范圍”設置欄的下拉選項中選擇“對稱頁邊距”，然后在“方向”設置欄中選擇“縱向”，然后在“頁邊距”設置欄中設置上37mm，下35mm，內28mm，外26mm。最后點“確定”。
（二）制作發(fā)文機關標識——
1.在文檔的第一行輸入一個回車符，并把這個回車符的大小和行距都設置為71磅，即25mm。
2.在文檔的第二行輸入“山東電建二公司文件”，并使之居中排列。選擇這行字，對它進行格式設置：點擊“格式”→“字體”，選擇“字體”選項卡，在“中文字體”選擇框中，選擇“小標宋”（如果電腦中沒有，可以從網(wǎng)上下載安裝，或者用微軟雅黑代替），在“字形”選擇框中選擇“常規(guī)”，在“字號”選擇框中直接輸入“62”，即單個字的寬和高都是62磅，也就是22mm，在“字體顏色”選擇框中選擇紅色；選擇“字符間距”選項卡，在“縮放”選擇框中選擇“68%”，使單個字的寬度縮小為高度的68%，即15mm。點擊“確定”，完成發(fā)文機關標識的制作。
3.選中第二行，把第二行的行距設置成固定值“62磅”，單擊確定。
（三）確定并標識發(fā)文字號——
1.在文檔的第三行和第四行分別輸入大小為3號字的回車符，并把這兩行的行距都設置成“固定值”“16磅”，即3號字的高度值，這樣就根據(jù)《格式》的要求，在發(fā)文機關標識下面空出了兩行的位置。
2.根據(jù)公文內容擬定發(fā)文字號，比如“魯電〔2006〕26號”，用3號仿微軟雅黑字居中排布在文檔的第五行。
3.選中第五行，并把第五行的行距設置成“固定值”“16磅”。
（四）標注紅色反線——
1.在文檔的第六行，輸入一個大小為11磅即約4mm的回車符；
2.選中第六行，并把第六行的行距設置為“固定值”“11磅”。
3.在第六行回車符的下面插入一條長度為156mm寬度為1mm的紅色反線：單擊“插入”→“圖片”→“自選圖形”，打開“自選圖形”工具欄，選擇直線工具，在第六行的下面畫一條與版心同寬的橫線→雙擊橫線，打開“設置自選圖形格式”對話框，選擇“顏色與線條”選項卡，設置線條顏色為“紅色”，線條虛實為“實線”，線條粗細為“2.8磅”，即1mm。單擊“確定”，完成線條格式設置。
（五）設置標題——
1.在文檔的第七行和第八行分別輸入一個3號字大小的回車符，并把這兩行的行距都設置成“固定值”“16磅”；
2.在文檔的第九行和第十行輸入公文的標題，（因為該公文標題較長，需占用兩行的位置）并設置成2號小標宋，居中排布。同時，把兩行的行距設置成“固定值”“33磅”。因為2號字的高度是22磅，把行距設置成33磅，就是使用了0.5倍行距，從視覺效果上看比較美觀。
（六）設置主送機關——
1.在文檔的第十一行輸入一個3號字大小的回車符，并把這一行的行距設置成“固定值”“16磅”；
2.在文檔的第十二行輸入主送機關名稱，并設置成3號仿微軟雅黑，居左頂格排布，后標全角冒號。然后，把這一行的行距設置成“固定值”“16磅”；
（七）設置正文——
1.自文檔的第十三行起，輸入公文的正文，每自然段首行左空2字，回行頂格。
2.輸入完畢后，選擇全部正文，設置成3號仿微軟雅黑字，行距為“固定值”“28.8”磅。根據(jù)公文格式標準一般情況下正文每頁排22行，每行排28個字的要求，正文的行距應該設置為28.8磅。
（八）設置成文日期——
成文日期的標注位置需要經(jīng)過計算。對于單一機關發(fā)文來說，成文日期的標注位置應該滿足加蓋印章時“印章上距正文2mm～4mm，下壓成文日期”的要求。由于一般機關或者企事業(yè)單位的印章直徑都是45mm，加上與正文的距離2mm～4mm，這就要求成文日期的下邊緣與正文最后一行的下邊緣之間的垂直距離保持在47mm～49mm之間。這個距離減去成文日期字符本身的高度16磅，即5.6mm，則需要在正文的最后一行與成文日期之間空出一個41.4mm～43.4mm的距離，換算成磅值，就是117磅～123磅。因此：
1.在正文最后一行的下面輸入一個高度為117磅～123磅的回車符，然后把這一行的行距設置為與回車符高度相等的“固定值”；
2.在空行的下面輸入成文日期，并設置成3號仿微軟雅黑字，采用右對齊方式；
3.把光標放在成文日期的最后，連續(xù)輸入8個空格，以滿足《格式》中單一機關發(fā)文成文日期“右空4字”的要求。
（九）設置印發(fā)機關和印發(fā)日期——
把光標放在公文末頁的最后一行，輸入印發(fā)機關和印發(fā)日期，并設置成3號仿微軟雅黑字，印發(fā)機關左空一字居左，印發(fā)時間右空一字居右。印發(fā)時間使用阿拉伯數(shù)碼標識。比如輸入印發(fā)機關“山東電建二公司辦公室”，“2006年12月31日印發(fā)”。
（十）標注主題詞——
1.根據(jù)公文的標題、正文，結合本單位的主題詞表，確定公文的主題詞。比如本公文的主題詞可確定為“人事”、“表彰”、“決定”；
2.把光標放在公文莫頁的倒數(shù)第二行，用黑體字居左頂格輸入“主題詞”三個字，后標全角冒號；
3.在全角冒號的后面，用3號小標微軟雅黑字輸入“人事”、“表彰”、“決定”這三個主題詞，每兩個主題詞之間輸入兩個空格，即空1個字的位置。
（十一）標注版記間隔線——
單擊“插入”→“圖片”→“自選圖形”，打開“自選圖形”工具欄，選擇直線工具，在“印發(fā)機關和印發(fā)時間”行和“主題詞”行的下面各劃一條與版心同寬的橫線→雙擊橫線，打開“設置自選圖形格式”對話框，選擇線條虛實為“實線”，線條粗細為“2.8磅”，即1mm。單擊“確定”，完成線條格式設置。
（十二）標注頁碼——
1.標注單頁頁碼：單擊“插入”→“文本框”→“橫排”，在單頁頁面的下頁邊畫一個與版心同寬的文本框，雙擊文本框，打開雙擊文本框的邊框，打開“設置文本框格式”對話框，選擇“顏色與線條”選項卡，把文本框的線條顏色設置成“無線條顏色”，單擊“確定”；然后，依次在文本框中插入特殊符號“—”→輸入單頁碼如“1”→插入特殊符號“—”→輸入兩個空格，選中該行，設置成白體（Tahoma）4號字，行距40磅，即約14mm，右對齊，這樣就滿足了一字線距版心下邊緣7mm，單頁碼居右空一字的要求。
2.標注雙頁頁碼：單擊“插入”→“文本框”→“橫排”，在雙頁頁面的下頁邊畫一個與版心同寬的文本框，雙擊文本框，打開雙擊文本框的邊框，打開“設置文本框格式”對話框，選擇“顏色與線條”選項卡，把文本框的線條顏色設置成“無線條顏色”，單擊“確定”；然后依次在文本框中輸入兩個空格→插入特殊符號“—”→輸入雙頁碼如“2”→插入特殊符號“—”，選中該行，設置成白體（Tahoma）4號字，行距40磅，即約14mm，左對齊，這樣就滿足了一字線距版心下邊緣7mm，雙頁碼居左空一字的要求。
到此為止，如附圖所示，一份漂亮的公文就設計完成了，剩下的工作就是打印、裝訂和蓋章了。
（一）頁面設置——
1.新建一個word文檔，單擊“文件”→“頁面設置”，打開“頁面設置”對話框，選擇“紙張”選項卡，把紙張大小設置為A4；
2.選擇“頁邊距”選項卡，首先在“頁碼范圍”設置欄的下拉選項中選擇“對稱頁邊距”，然后在“方向”設置欄中選擇“縱向”，然后在“頁邊距”設置欄中設置上37mm，下35mm，內28mm，外26mm。最后點“確定”。
（二）制作發(fā)文機關標識——
1.在文檔的第一行輸入一個回車符，并把這個回車符的大小和行距都設置為71磅，即25mm。
2.在文檔的第二行輸入“山東電建二公司文件”，并使之居中排列。選擇這行字，對它進行格式設置：點擊“格式”→“字體”，選擇“字體”選項卡，在“中文字體”選擇框中，選擇“小標宋”（如果電腦中沒有，可以從網(wǎng)上下載安裝，或者用微軟雅黑代替），在“字形”選擇框中選擇“常規(guī)”，在“字號”選擇框中直接輸入“62”，即單個字的寬和高都是62磅，也就是22mm，在“字體顏色”選擇框中選擇紅色；選擇“字符間距”選項卡，在“縮放”選擇框中選擇“68%”，使單個字的寬度縮小為高度的68%，即15mm。點擊“確定”，完成發(fā)文機關標識的制作。
3.選中第二行，把第二行的行距設置成固定值“62磅”，單擊確定。
（三）確定并標識發(fā)文字號——
1.在文檔的第三行和第四行分別輸入大小為3號字的回車符，并把這兩行的行距都設置成“固定值”“16磅”，即3號字的高度值，這樣就根據(jù)《格式》的要求，在發(fā)文機關標識下面空出了兩行的位置。
2.根據(jù)公文內容擬定發(fā)文字號，比如“魯電〔2006〕26號”，用3號仿微軟雅黑字居中排布在文檔的第五行。
3.選中第五行，并把第五行的行距設置成“固定值”“16磅”。
（四）標注紅色反線——
1.在文檔的第六行，輸入一個大小為11磅即約4mm的回車符；
2.選中第六行，并把第六行的行距設置為“固定值”“11磅”。
3.在第六行回車符的下面插入一條長度為156mm寬度為1mm的紅色反線：單擊“插入”→“圖片”→“自選圖形”，打開“自選圖形”工具欄，選擇直線工具，在第六行的下面畫一條與版心同寬的橫線→雙擊橫線，打開“設置自選圖形格式”對話框，選擇“顏色與線條”選項卡，設置線條顏色為“紅色”，線條虛實為“實線”，線條粗細為“2.8磅”，即1mm。單擊“確定”，完成線條格式設置。
（五）設置標題——
1.在文檔的第七行和第八行分別輸入一個3號字大小的回車符，并把這兩行的行距都設置成“固定值”“16磅”；
2.在文檔的第九行和第十行輸入公文的標題，（因為該公文標題較長，需占用兩行的位置）并設置成2號小標宋，居中排布。同時，把兩行的行距設置成“固定值”“33磅”。因為2號字的高度是22磅，把行距設置成33磅，就是使用了0.5倍行距，從視覺效果上看比較美觀。
（六）設置主送機關——
1.在文檔的第十一行輸入一個3號字大小的回車符，并把這一行的行距設置成“固定值”“16磅”；
2.在文檔的第十二行輸入主送機關名稱，并設置成3號仿微軟雅黑，居左頂格排布，后標全角冒號。然后，把這一行的行距設置成“固定值”“16磅”；
（七）設置正文——
1.自文檔的第十三行起，輸入公文的正文，每自然段首行左空2字，回行頂格。
2.輸入完畢后，選擇全部正文，設置成3號仿微軟雅黑字，行距為“固定值”“28.8”磅。根據(jù)公文格式標準一般情況下正文每頁排22行，每行排28個字的要求，正文的行距應該設置為28.8磅。
（八）設置成文日期——
成文日期的標注位置需要經(jīng)過計算。對于單一機關發(fā)文來說，成文日期的標注位置應該滿足加蓋印章時“印章上距正文2mm～4mm，下壓成文日期”的要求。由于一般機關或者企事業(yè)單位的印章直徑都是45mm，加上與正文的距離2mm～4mm，這就要求成文日期的下邊緣與正文最后一行的下邊緣之間的垂直距離保持在47mm～49mm之間。這個距離減去成文日期字符本身的高度16磅，即5.6mm，則需要在正文的最后一行與成文日期之間空出一個41.4mm～43.4mm的距離，換算成磅值，就是117磅～123磅。因此：
1.在正文最后一行的下面輸入一個高度為117磅～123磅的回車符，然后把這一行的行距設置為與回車符高度相等的“固定值”；
2.在空行的下面輸入成文日期，并設置成3號仿微軟雅黑字，采用右對齊方式；
3.把光標放在成文日期的最后，連續(xù)輸入8個空格，以滿足《格式》中單一機關發(fā)文成文日期“右空4字”的要求。
（九）設置印發(fā)機關和印發(fā)日期——
把光標放在公文末頁的最后一行，輸入印發(fā)機關和印發(fā)日期，并設置成3號仿微軟雅黑字，印發(fā)機關左空一字居左，印發(fā)時間右空一字居右。印發(fā)時間使用阿拉伯數(shù)碼標識。比如輸入印發(fā)機關“山東電建二公司辦公室”，“2006年12月31日印發(fā)”。
（十）標注主題詞——
1.根據(jù)公文的標題、正文，結合本單位的主題詞表，確定公文的主題詞。比如本公文的主題詞可確定為“人事”、“表彰”、“決定”；
2.把光標放在公文莫頁的倒數(shù)第二行，用黑體字居左頂格輸入“主題詞”三個字，后標全角冒號；
3.在全角冒號的后面，用3號小標微軟雅黑字輸入“人事”、“表彰”、“決定”這三個主題詞，每兩個主題詞之間輸入兩個空格，即空1個字的位置。
（十一）標注版記間隔線——
單擊“插入”→“圖片”→“自選圖形”，打開“自選圖形”工具欄，選擇直線工具，在“印發(fā)機關和印發(fā)時間”行和“主題詞”行的下面各劃一條與版心同寬的橫線→雙擊橫線，打開“設置自選圖形格式”對話框，選擇線條虛實為“實線”，線條粗細為“2.8磅”，即1mm。單擊“確定”，完成線條格式設置。
（十二）標注頁碼——
1.標注單頁頁碼：單擊“插入”→“文本框”→“橫排”，在單頁頁面的下頁邊畫一個與版心同寬的文本框，雙擊文本框，打開雙擊文本框的邊框，打開“設置文本框格式”對話框，選擇“顏色與線條”選項卡，把文本框的線條顏色設置成“無線條顏色”，單擊“確定”；然后，依次在文本框中插入特殊符號“—”→輸入單頁碼如“1”→插入特殊符號“—”→輸入兩個空格，選中該行，設置成白體（Tahoma）4號字，行距40磅，即約14mm，右對齊，這樣就滿足了一字線距版心下邊緣7mm，單頁碼居右空一字的要求。
2.標注雙頁頁碼：單擊“插入”→“文本框”→“橫排”，在雙頁頁面的下頁邊畫一個與版心同寬的文本框，雙擊文本框，打開雙擊文本框的邊框，打開“設置文本框格式”對話框，選擇“顏色與線條”選項卡，把文本框的線條顏色設置成“無線條顏色”，單擊“確定”；然后依次在文本框中輸入兩個空格→插入特殊符號“—”→輸入雙頁碼如“2”→插入特殊符號“—”，選中該行，設置成白體（Tahoma）4號字，行距40磅，即約14mm，左對齊，這樣就滿足了一字線距版心下邊緣7mm，雙頁碼居左空一字的要求。
到此為止，如附圖所示，一份漂亮的公文就設計完成了，剩下的工作就是打印、裝訂和蓋章了。