隨著企業(yè)改革的不斷深化．檔案界一直在探討現(xiàn)代企業(yè)擋案工作的管理模式。筆者認(rèn)為．建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度應(yīng)是合理的選擇。所謂現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制
度實(shí)際上是一種多元、高效、靈活的擋案管理方式．是企業(yè)檔案工作為適應(yīng)企業(yè)制度變革的需要在管理制度上的一種變革。這一制度目前雖尚未完全成形，但通過(guò)廣大檔案工作者多年的理論探討和實(shí)踐已初見(jiàn)端倪。本文試就其產(chǎn)生背景、基本特征與機(jī)制構(gòu)筑談?wù)剛€(gè)人的認(rèn)識(shí)
一、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的提出
現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的提出，應(yīng)該說(shuō)是有深刻的時(shí)代背景的．首先它是企業(yè)制度變革的產(chǎn)物。我國(guó)自1993年黨的十四屆三中全會(huì)提出建立社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)
濟(jì)體制以來(lái)，國(guó)有企業(yè)改制進(jìn)入了改革的快車(chē)道，建立產(chǎn)權(quán)明晰、責(zé)任明確、政企分開(kāi)、管理科學(xué)的現(xiàn)代公司制成為企業(yè)改革的主旋律。與傳統(tǒng)國(guó)有企業(yè)相比現(xiàn)代企業(yè)具有明顯的時(shí)代特征：(1)變黨委領(lǐng)導(dǎo)下的廠長(zhǎng)負(fù)責(zé)制為建立有規(guī)范的法人治理結(jié)構(gòu)、科學(xué)的領(lǐng)導(dǎo)體制和組織制度；(2)一改國(guó)有企業(yè)一統(tǒng)天下的局面。投資主體多元化、企業(yè)資產(chǎn)脫權(quán)化使企業(yè)出現(xiàn)了多種所有制并存的格局；(3)檔案所有權(quán)的變化．企業(yè)所有權(quán)的多元化導(dǎo)致了檔案所有權(quán)的多元化；(4)企業(yè)經(jīng)營(yíng)形態(tài)的多樣化．從規(guī)模形態(tài)上看是少盤(pán)骨干性大型企業(yè)集團(tuán)與大量中小型民營(yíng)企業(yè)并存，為適應(yīng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的需要出現(xiàn)了一批以產(chǎn)權(quán)為紐帶、以母公司為主體、以獲取利潤(rùn)和提高市場(chǎng)占有率為目標(biāo)的跨行業(yè)、跨地區(qū)、跨所有制的大型企業(yè)集團(tuán)．同時(shí)亦出現(xiàn)了數(shù)量上占優(yōu)勢(shì)的民營(yíng)企業(yè)；從技術(shù)形態(tài)上看企業(yè)工業(yè)化管理與信息化管理并存，在信息化帶動(dòng)工業(yè)化戰(zhàn)略的指導(dǎo)下．已有不少企業(yè)從工業(yè)化管理進(jìn)入信息化、知識(shí)化管理階段?？傊?。企業(yè)在日益面向市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的驅(qū)動(dòng)下，與傳統(tǒng)國(guó)有企業(yè)相比在所有制、規(guī)模、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)與形態(tài)上都發(fā)生了深刻的變革．傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理模式已不適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度的需要。
其次是企業(yè)為維護(hù)自身利益需要的產(chǎn)物。我國(guó)自1959年正式建立企業(yè)擋案工作以來(lái)，在企業(yè)幾經(jīng)改革中企業(yè)檔案工作雖曾屢受沖擊．但企業(yè)檔案工作始終是與企業(yè)相伴而行的，企業(yè)檔案工作始終存在的事實(shí)說(shuō)明企業(yè)需要檔案工作。歷的企業(yè)改革尤其是在建立現(xiàn)代企業(yè)制度中對(duì)企業(yè)檔案工作的沖擊。我們不應(yīng)該僅視為一種沖擊．而應(yīng)視為完善企業(yè)檔案工作的機(jī)遇，無(wú)數(shù)企業(yè)的檔案工作在當(dāng)
前企業(yè)改革中得到發(fā)展與強(qiáng)化的現(xiàn)實(shí)也說(shuō)明了這一點(diǎn)。事實(shí)上在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下企業(yè)面臨的形勢(shì)更為復(fù)雜．它不僅需要企業(yè)檔案工作為維護(hù)企業(yè)日常管理與生產(chǎn)活動(dòng)提供服務(wù)．而且需要企業(yè)檔案工作在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，在經(jīng)濟(jì)糾紛中為維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益服務(wù)．在企業(yè)管理中為企業(yè)文化建設(shè)提供服務(wù)。因此．現(xiàn)代企業(yè)制度的建立并不排斥檔案工作，它對(duì)企業(yè)擋案工作的沖擊實(shí)際上是對(duì)傳統(tǒng)國(guó)有企業(yè)檔案管理模式的揚(yáng)棄，為維護(hù)自身利益的需要．要求在企業(yè)檔案管理制度、管理方式、管理手段與運(yùn)行機(jī)制上做相應(yīng)的變革．即要求建立與現(xiàn)代企業(yè)制度相適應(yīng)的現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度。
二、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的基本特征
現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度作為一種管理制度．屬制度的范疇．具有制度的共性。為體現(xiàn)企業(yè)檔案工作的價(jià)值觀．規(guī)范企業(yè)檔案管理和維護(hù)企業(yè)利益．我們認(rèn)為現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度不是一種固定的管理模式．而是一種檔案權(quán)屬明確、管理科學(xué)、企業(yè)自律的一種企業(yè)檔案管理制度。
檔案權(quán)屬明確是現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的首要特征。在企業(yè)改制前，國(guó)有企業(yè)一統(tǒng)天下，其形成的檔案理所當(dāng)然的是國(guó)有檔案，并由國(guó)家對(duì)其實(shí)行統(tǒng)一管理。隨著企業(yè)投資主體多元化和民營(yíng)企業(yè)的涌現(xiàn)．出現(xiàn)了國(guó)有企業(yè)檔案、中外合資企業(yè)檔案、民營(yíng)企業(yè)檔案等不同檔案所有制共存的局面。據(jù)2001年統(tǒng)計(jì)。按企業(yè)資產(chǎn)形態(tài)國(guó)有企業(yè)占總數(shù)的26．74％，集體企業(yè)占44．05％，聯(lián)營(yíng)企業(yè)占0．86％，股份制公司占27．75％，其它企業(yè)占0．57％。企業(yè)產(chǎn)權(quán)決定了檔案的所有權(quán)，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下，企業(yè)檔案權(quán)屬明確的含義指：(1)國(guó)有或國(guó)有控股企業(yè)形成的檔案應(yīng)歸國(guó)家所有；(2)民營(yíng)企業(yè)形成的檔案歸民營(yíng)企業(yè)所有；(3)外商獨(dú)資企業(yè)形成的檔案所有權(quán)歸外商，但歸屬權(quán)屬中國(guó)；(4)中外合資企業(yè)形成的檔案歸合資雙方所有；(5)非國(guó)有檔案中對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值者國(guó)家擁有控制權(quán)．所有者不得私自買(mǎi)賣(mài)和銷毀。在檔案管理領(lǐng)域同其它領(lǐng)域一樣，誰(shuí)擁有所有權(quán)。誰(shuí)就有了管理的控制權(quán)與自主權(quán)．檔案權(quán)屬的變化必將深刻影響到檔案的管理制度與管理方式。
管理科學(xué)是現(xiàn)代企業(yè)管理制度的另一重要特征。管理科學(xué)要求按檔案管理規(guī)律建立一套符合本企業(yè)需要的科學(xué)的檔案組織管理制度，其含義一是指按檔案工作一般規(guī)律要建立健全文件歸檔制度、檔案整理制度、檔案鑒定制度、檔案保管制度、檔案利用制度等，用制度規(guī)范企業(yè)檔案管理工作；二是各企業(yè)在建立各種檔案管理制度時(shí)要符合本企業(yè)的實(shí)際。如前所述，由于各企業(yè)規(guī)模、經(jīng)營(yíng)、技術(shù)、管理形態(tài)的不同，不僅檔案工作的機(jī)構(gòu)設(shè)置、運(yùn)行機(jī)制不同，而且在檔案管理的形態(tài)、方式、手段上也會(huì)有所區(qū)別，企業(yè)在確定檔案管理制度時(shí)應(yīng)注意符合本企業(yè)的特征。
企業(yè)自律也是現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度區(qū)別于傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理制度的一個(gè)特征。企業(yè)對(duì)檔案管理自律含自主、自理之意，在國(guó)家有關(guān)檔案工作法律的框架內(nèi)，企業(yè)有權(quán)自主決定檔案的管理形式與管理對(duì)象，企業(yè)的建檔工作應(yīng)屬企業(yè)行為。企業(yè)自律原則突出了企業(yè)在建檔工作中的主體地位，其理論基礎(chǔ)是企業(yè)法人財(cái)產(chǎn)權(quán)。在管理方式上不能像國(guó)有企業(yè)那樣一定要按設(shè)定的統(tǒng)一管理模式管理企業(yè)
檔案．可以自己建檔集中管理或?qū)Σ糠謾n案集中管理．也可以委托文件中心或檔案中介機(jī)構(gòu)代管、代理。我們相信．只要企業(yè)認(rèn)識(shí)到檔案的價(jià)值所在．一定能自己管理好檔案。企業(yè)有能力搞好生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理．還沒(méi)能力管理好檔案嗎?
由上述可知．現(xiàn)代企業(yè)管理制度包含有檔案管理制度，但又不等同于具體的檔案管理制度．它既是一種管理理念，又是一種管理體系．其實(shí)質(zhì)是要建立一種多元、靈活、高效的檔案管理制度。
三、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的構(gòu)筑
現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的建立與運(yùn)行是一個(gè)長(zhǎng)期的、動(dòng)態(tài)的過(guò)程．它不僅與現(xiàn)代企業(yè)有一個(gè)磨合期，而且還會(huì)隨著現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展而發(fā)展。在我國(guó)現(xiàn)代企業(yè)制度建設(shè)已有十年的歷史，從檔案工作的正反經(jīng)驗(yàn)看．在構(gòu)筑現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度中應(yīng)著重注意以下幾個(gè)問(wèn)題：
(一)建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度要以史為鑒。
現(xiàn)代企業(yè)與傳統(tǒng)企業(yè)雖然有著本質(zhì)的區(qū)別，但現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度與傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理制度卻有一定的共性．尤其是在具體檔案管理制度上。檔案權(quán)屬的不同與企業(yè)建檔自律原則會(huì)在一定程度上影響到企業(yè)檔案管理制度，但鑒于兩類型企業(yè)都具有生產(chǎn)與管理的職能。在制定現(xiàn)代企業(yè)檔案規(guī)范化管理制度時(shí)不需要白手起家。傳統(tǒng)企業(yè)檔案工作的不少理論與實(shí)踐均值得借鑒，例如檔案集中統(tǒng)一管理理論、科技文件“三納入”理論、科技檔案成套性理論、檔案保管與整理理論、檔案利用理論等。這些具體的檔案管理理論既可以服務(wù)于傳統(tǒng)企業(yè)，也可以服務(wù)于現(xiàn)代企業(yè)。以集中統(tǒng)一管理理論為例，對(duì)檔案是否要實(shí)行集中統(tǒng)一管理與企業(yè)所有制形式?jīng)]有必然的聯(lián)系。集中統(tǒng)一管理應(yīng)是檔案工作一般規(guī)律的要求．不同的只是集中統(tǒng)一管理的范圍、內(nèi)容的差別。現(xiàn)代企業(yè)可以對(duì)全部檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，也可以按衙對(duì)部分檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。例如有的民營(yíng)企業(yè)只對(duì)下屬企業(yè)有關(guān)資質(zhì)認(rèn)證、資產(chǎn)、會(huì)計(jì)等檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理．而其它檔案則由各企業(yè)自行管理。這種情況不僅適用于部分民營(yíng)企業(yè)。對(duì)大型企業(yè)集團(tuán)尤具有普遍指導(dǎo)意義，大型企業(yè)集團(tuán)下屬單位多且分散，集團(tuán)公司對(duì)整個(gè)集團(tuán)公司的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理既無(wú)可能又無(wú)必要。再以科技文件工作“三納入”為例．在借鑒這一理論時(shí)既可以按傳統(tǒng)的“三納入“做法對(duì)科技文件實(shí)施管理，也可根據(jù)企業(yè)的實(shí)際納入企業(yè)資產(chǎn)管理、納入企業(yè)信息化進(jìn)程、納入質(zhì)量認(rèn)證管理活動(dòng)。充分借鑒傳統(tǒng)企業(yè)檔案規(guī)范化管理制度可以大大縮短建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的進(jìn)程．不少民營(yíng)企業(yè)白手起家摸索建檔的教訓(xùn)及國(guó)有股份公司檔案管理順利過(guò)渡的經(jīng)驗(yàn)都證明了這一點(diǎn)。
(二)檔案行政管理部門(mén)要加強(qiáng)引導(dǎo)。
在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下．檔案行政管理部門(mén)與專業(yè)主管部門(mén)對(duì)企業(yè)檔案工作具有領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查的職責(zé)，多以管理者的形象出現(xiàn)在企業(yè)面前。在建立社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制中，一方面是專業(yè)主管機(jī)關(guān)職能發(fā)生轉(zhuǎn)變，有的撤消．有的由行政管理轉(zhuǎn)為經(jīng)營(yíng)性管理．大部分企業(yè)成了無(wú)主管企業(yè)，與之同時(shí)檔案行政管理部門(mén)的職能也在發(fā)生轉(zhuǎn)變。要由偏重微觀管理轉(zhuǎn)向宏觀調(diào)控；另一方面是隨著企業(yè)改制出現(xiàn)了多元化所有制的局面，由此決定在建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度中需要重新定位檔案行政管理部門(mén)與企業(yè)的關(guān)系。檔案行政管理部門(mén)應(yīng)采取分類指導(dǎo)的方針，例如對(duì)國(guó)有企業(yè)檔案管理實(shí)行監(jiān)督、檢查為主。對(duì)民營(yíng)企業(yè)實(shí)行服務(wù)、指導(dǎo)為主。以民營(yíng)企業(yè)檔案工作為例。一個(gè)普遍的規(guī)律是民營(yíng)企業(yè)在創(chuàng)業(yè)初期無(wú)暇顧及檔案工作，但發(fā)展到一定階段時(shí)便會(huì)自發(fā)要求建檔。用上海一位民營(yíng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的話說(shuō)：“沒(méi)有檔案我怎么證明我們是依法經(jīng)營(yíng)的．當(dāng)發(fā)生經(jīng)濟(jì)糾紛時(shí)我拿什么打官司?”但由于信息不靈、檔案人員業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差等原因，他們的自發(fā)建檔工作往往要經(jīng)過(guò)較長(zhǎng)時(shí)間的摸索。例如上海某民營(yíng)企業(yè)在實(shí)踐中總結(jié)出了需要?dú)w檔的12類文件，但在長(zhǎng)達(dá)5年的時(shí)間里卻一直沒(méi)有形成書(shū)面的歸檔制度．這些文件歸檔范圍僅停留在分管領(lǐng)導(dǎo)的腦海里或口頭表達(dá)上，事實(shí)上他們所摸索的內(nèi)容在有關(guān)檔案工作文件中早已有之。由此說(shuō)明檔案行政管理部門(mén)在推進(jìn)建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度中完全可以有所作為．通過(guò)提供法規(guī)服務(wù)、培訓(xùn)服務(wù)、信息服務(wù)、中介服務(wù)等加快現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的建立。企業(yè)自律是現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的重要內(nèi)容，但企業(yè)自律不排斥檔案行政管理部門(mén)的引導(dǎo)與服務(wù)．檔案行政管理部門(mén)有責(zé)任讓企業(yè)了解檔案工作自律的要求、內(nèi)容．自律不是放任自流，但遺憾的是目前不少檔案行政管理部門(mén)在觀念上對(duì)民營(yíng)企業(yè)的檔案工作還沒(méi)有擺脫傳統(tǒng)管理觀念的束縛。
(三)重在構(gòu)筑現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的運(yùn)行機(jī)制。
現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的建立與運(yùn)行。關(guān)鍵在于建立起現(xiàn)代企業(yè)檔案工作的運(yùn)行機(jī)制。所謂運(yùn)行機(jī)制可以理解為在一定社會(huì)條件下企業(yè)檔案工作內(nèi)外各要素之間相互作用、自我調(diào)節(jié)和控制的功能和過(guò)程。這種機(jī)制涉及的范圍較廣，例如企業(yè)制度、與周邊機(jī)構(gòu)關(guān)系、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境、利益結(jié)構(gòu)等。但歸納起來(lái)主要是動(dòng)力機(jī)制和約束機(jī)制。
動(dòng)力機(jī)制是推動(dòng)現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度運(yùn)行的基礎(chǔ)和動(dòng)力，傳統(tǒng)企業(yè)檔案工作之所以缺乏活力就是缺乏動(dòng)力機(jī)制，究其原因并非企業(yè)檔案人員工作不努力．關(guān)鍵是企業(yè)自身缺乏活力。在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下，由于缺少市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)．企業(yè)產(chǎn)品多年不創(chuàng)新、設(shè)備改造缺乏資金、生產(chǎn)技術(shù)陳舊，在低水平發(fā)展中對(duì)檔案很少有回溯性利用，體現(xiàn)不出檔案應(yīng)有的價(jià)值，檔案工作當(dāng)然也就缺乏動(dòng)力。在企業(yè)檔案工作現(xiàn)實(shí)中我們可以發(fā)現(xiàn)這樣一個(gè)事實(shí)，越是產(chǎn)品單一、技術(shù)創(chuàng)新不足、缺乏活力的企業(yè)，越顯不出企業(yè)檔案工作的地位與作用。企業(yè)檔案工作的歷史告訴我們，企業(yè)檔案工作作為企業(yè)工作的一部分．企業(yè)檔案人員的主觀能動(dòng)性對(duì)推動(dòng)企業(yè)檔案的運(yùn)行固然重要。但推動(dòng)企業(yè)檔案工作運(yùn)行的動(dòng)力機(jī)制主要源于企業(yè)自身的動(dòng)力機(jī)制。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下，推動(dòng)企業(yè)發(fā)展的外部動(dòng)力主要是市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)和社會(huì)需求，企業(yè)為在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中取得一席之地必然要不斷進(jìn)行創(chuàng)新：推動(dòng)企業(yè)發(fā)展的內(nèi)部動(dòng)力是企業(yè)制度建設(shè)、企業(yè)文化建設(shè)和創(chuàng)新能力．因此．為構(gòu)筑現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度運(yùn)行機(jī)制，應(yīng)使企業(yè)檔案工作緊貼企業(yè)的需求．對(duì)外滿足企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的需求．對(duì)內(nèi)滿足企業(yè)制度創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新和企業(yè)文化的需求，變企業(yè)的動(dòng)力為企業(yè)檔案工作的動(dòng)力，在主動(dòng)參與信息服務(wù)上狠下功夫。在這一背景下，為有效形成現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的動(dòng)力機(jī)制，對(duì)檔案部門(mén)應(yīng)建立相應(yīng)責(zé)權(quán)利機(jī)制、競(jìng)爭(zhēng)上崗機(jī)制、職績(jī)考核機(jī)制等也是十分必要的。
在構(gòu)筑現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度運(yùn)行機(jī)制中，還應(yīng)有必要的約束機(jī)制，用以保證檔案工作的健康發(fā)展。約束機(jī)制的建立可以從制度約束、成本核算約束、檔案質(zhì)量控制約束等著手。首先是制度約束．現(xiàn)代企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)督促檔案部門(mén)建立一套規(guī)范化檔案管理制度和檔案人員任職制度，克服檔案管理任意化的傾向，用制度規(guī)范檔案管理工作，尤其是對(duì)外向型與信息化程度較高的企業(yè)，檔案的規(guī)范化管理更顯重要。其次是成本核算機(jī)制與檔案質(zhì)量控制機(jī)制。它們雖各有其內(nèi)涵，但其共性是通過(guò)控制檔案的質(zhì)量來(lái)約束企業(yè)檔案工作。企業(yè)的目標(biāo)是獲取利潤(rùn)，引入成本核算機(jī)制意在控制檔案機(jī)構(gòu)與人員規(guī)模，改變單純按檔案數(shù)量定人員編制的做法。傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理的內(nèi)容過(guò)于陳舊，數(shù)量過(guò)大，價(jià)值不大的檔案保存過(guò)長(zhǎng)，這種狀況應(yīng)當(dāng)加以改變。實(shí)際上目前在現(xiàn)代企業(yè)已自覺(jué)或不自覺(jué)引入成本控制機(jī)制，其表現(xiàn)一是專職檔案人員大大減少，多為兼職檔案人員；二是減少了用于保管檔案的空間。如果我們站在傳統(tǒng)檔案工作角度看．這無(wú)疑是對(duì)檔案工作的削弱，但如果換一個(gè)思路來(lái)看問(wèn)題卻具有一定的合理性。作為企業(yè)來(lái)講，它不可能過(guò)多過(guò)久地保存無(wú)利用價(jià)值的檔案，國(guó)外企業(yè)檔案工作情況也可以驗(yàn)證這一點(diǎn)。例如據(jù)有關(guān)資料介紹．美國(guó)企業(yè)檔案館保存檔案占文件總盤(pán)的比例．沒(méi)有超過(guò)6％的，強(qiáng)調(diào)檔案用于“維護(hù)企業(yè)的歷史。保護(hù)企業(yè)的產(chǎn)品商標(biāo)權(quán)、產(chǎn)權(quán)不受侵害，維護(hù)企業(yè)產(chǎn)品的信譽(yù)”。一般而言，檔案是一種歷史記錄，企業(yè)需要檔案記錄與保存歷史，但企業(yè)的歷史與文化不僅存在于檔案中。更多地是體現(xiàn)在企業(yè)的傳統(tǒng)與觀念中，這已為無(wú)數(shù)民辦企業(yè)、外資企業(yè)、國(guó)有改制企業(yè)成功的歷史所證明。對(duì)企業(yè)認(rèn)為無(wú)實(shí)用價(jià)值的檔案，或由檔案館挑選有社會(huì)意義的檔案繼續(xù)保存，或銷毀。通過(guò)建立成本與質(zhì)量控制機(jī)制使企業(yè)檔案工作達(dá)到高效、簡(jiǎn)潔的要求。
綜上所述，現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度是檔案管理與現(xiàn)代企業(yè)的有機(jī)結(jié)合．是按現(xiàn)代企業(yè)制度需要建立的檔案權(quán)屬明確、管理科學(xué)、企業(yè)自律的一種檔案管理方式，是一種多元、靈活、高效的檔案管理制度。
度實(shí)際上是一種多元、高效、靈活的擋案管理方式．是企業(yè)檔案工作為適應(yīng)企業(yè)制度變革的需要在管理制度上的一種變革。這一制度目前雖尚未完全成形，但通過(guò)廣大檔案工作者多年的理論探討和實(shí)踐已初見(jiàn)端倪。本文試就其產(chǎn)生背景、基本特征與機(jī)制構(gòu)筑談?wù)剛€(gè)人的認(rèn)識(shí)
一、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的提出
現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的提出，應(yīng)該說(shuō)是有深刻的時(shí)代背景的．首先它是企業(yè)制度變革的產(chǎn)物。我國(guó)自1993年黨的十四屆三中全會(huì)提出建立社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)
濟(jì)體制以來(lái)，國(guó)有企業(yè)改制進(jìn)入了改革的快車(chē)道，建立產(chǎn)權(quán)明晰、責(zé)任明確、政企分開(kāi)、管理科學(xué)的現(xiàn)代公司制成為企業(yè)改革的主旋律。與傳統(tǒng)國(guó)有企業(yè)相比現(xiàn)代企業(yè)具有明顯的時(shí)代特征：(1)變黨委領(lǐng)導(dǎo)下的廠長(zhǎng)負(fù)責(zé)制為建立有規(guī)范的法人治理結(jié)構(gòu)、科學(xué)的領(lǐng)導(dǎo)體制和組織制度；(2)一改國(guó)有企業(yè)一統(tǒng)天下的局面。投資主體多元化、企業(yè)資產(chǎn)脫權(quán)化使企業(yè)出現(xiàn)了多種所有制并存的格局；(3)檔案所有權(quán)的變化．企業(yè)所有權(quán)的多元化導(dǎo)致了檔案所有權(quán)的多元化；(4)企業(yè)經(jīng)營(yíng)形態(tài)的多樣化．從規(guī)模形態(tài)上看是少盤(pán)骨干性大型企業(yè)集團(tuán)與大量中小型民營(yíng)企業(yè)并存，為適應(yīng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的需要出現(xiàn)了一批以產(chǎn)權(quán)為紐帶、以母公司為主體、以獲取利潤(rùn)和提高市場(chǎng)占有率為目標(biāo)的跨行業(yè)、跨地區(qū)、跨所有制的大型企業(yè)集團(tuán)．同時(shí)亦出現(xiàn)了數(shù)量上占優(yōu)勢(shì)的民營(yíng)企業(yè)；從技術(shù)形態(tài)上看企業(yè)工業(yè)化管理與信息化管理并存，在信息化帶動(dòng)工業(yè)化戰(zhàn)略的指導(dǎo)下．已有不少企業(yè)從工業(yè)化管理進(jìn)入信息化、知識(shí)化管理階段?？傊?。企業(yè)在日益面向市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的驅(qū)動(dòng)下，與傳統(tǒng)國(guó)有企業(yè)相比在所有制、規(guī)模、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)與形態(tài)上都發(fā)生了深刻的變革．傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理模式已不適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度的需要。
其次是企業(yè)為維護(hù)自身利益需要的產(chǎn)物。我國(guó)自1959年正式建立企業(yè)擋案工作以來(lái)，在企業(yè)幾經(jīng)改革中企業(yè)檔案工作雖曾屢受沖擊．但企業(yè)檔案工作始終是與企業(yè)相伴而行的，企業(yè)檔案工作始終存在的事實(shí)說(shuō)明企業(yè)需要檔案工作。歷的企業(yè)改革尤其是在建立現(xiàn)代企業(yè)制度中對(duì)企業(yè)檔案工作的沖擊。我們不應(yīng)該僅視為一種沖擊．而應(yīng)視為完善企業(yè)檔案工作的機(jī)遇，無(wú)數(shù)企業(yè)的檔案工作在當(dāng)
前企業(yè)改革中得到發(fā)展與強(qiáng)化的現(xiàn)實(shí)也說(shuō)明了這一點(diǎn)。事實(shí)上在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下企業(yè)面臨的形勢(shì)更為復(fù)雜．它不僅需要企業(yè)檔案工作為維護(hù)企業(yè)日常管理與生產(chǎn)活動(dòng)提供服務(wù)．而且需要企業(yè)檔案工作在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，在經(jīng)濟(jì)糾紛中為維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益服務(wù)．在企業(yè)管理中為企業(yè)文化建設(shè)提供服務(wù)。因此．現(xiàn)代企業(yè)制度的建立并不排斥檔案工作，它對(duì)企業(yè)擋案工作的沖擊實(shí)際上是對(duì)傳統(tǒng)國(guó)有企業(yè)檔案管理模式的揚(yáng)棄，為維護(hù)自身利益的需要．要求在企業(yè)檔案管理制度、管理方式、管理手段與運(yùn)行機(jī)制上做相應(yīng)的變革．即要求建立與現(xiàn)代企業(yè)制度相適應(yīng)的現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度。
二、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的基本特征
現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度作為一種管理制度．屬制度的范疇．具有制度的共性。為體現(xiàn)企業(yè)檔案工作的價(jià)值觀．規(guī)范企業(yè)檔案管理和維護(hù)企業(yè)利益．我們認(rèn)為現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度不是一種固定的管理模式．而是一種檔案權(quán)屬明確、管理科學(xué)、企業(yè)自律的一種企業(yè)檔案管理制度。
檔案權(quán)屬明確是現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的首要特征。在企業(yè)改制前，國(guó)有企業(yè)一統(tǒng)天下，其形成的檔案理所當(dāng)然的是國(guó)有檔案，并由國(guó)家對(duì)其實(shí)行統(tǒng)一管理。隨著企業(yè)投資主體多元化和民營(yíng)企業(yè)的涌現(xiàn)．出現(xiàn)了國(guó)有企業(yè)檔案、中外合資企業(yè)檔案、民營(yíng)企業(yè)檔案等不同檔案所有制共存的局面。據(jù)2001年統(tǒng)計(jì)。按企業(yè)資產(chǎn)形態(tài)國(guó)有企業(yè)占總數(shù)的26．74％，集體企業(yè)占44．05％，聯(lián)營(yíng)企業(yè)占0．86％，股份制公司占27．75％，其它企業(yè)占0．57％。企業(yè)產(chǎn)權(quán)決定了檔案的所有權(quán)，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下，企業(yè)檔案權(quán)屬明確的含義指：(1)國(guó)有或國(guó)有控股企業(yè)形成的檔案應(yīng)歸國(guó)家所有；(2)民營(yíng)企業(yè)形成的檔案歸民營(yíng)企業(yè)所有；(3)外商獨(dú)資企業(yè)形成的檔案所有權(quán)歸外商，但歸屬權(quán)屬中國(guó)；(4)中外合資企業(yè)形成的檔案歸合資雙方所有；(5)非國(guó)有檔案中對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值者國(guó)家擁有控制權(quán)．所有者不得私自買(mǎi)賣(mài)和銷毀。在檔案管理領(lǐng)域同其它領(lǐng)域一樣，誰(shuí)擁有所有權(quán)。誰(shuí)就有了管理的控制權(quán)與自主權(quán)．檔案權(quán)屬的變化必將深刻影響到檔案的管理制度與管理方式。
管理科學(xué)是現(xiàn)代企業(yè)管理制度的另一重要特征。管理科學(xué)要求按檔案管理規(guī)律建立一套符合本企業(yè)需要的科學(xué)的檔案組織管理制度，其含義一是指按檔案工作一般規(guī)律要建立健全文件歸檔制度、檔案整理制度、檔案鑒定制度、檔案保管制度、檔案利用制度等，用制度規(guī)范企業(yè)檔案管理工作；二是各企業(yè)在建立各種檔案管理制度時(shí)要符合本企業(yè)的實(shí)際。如前所述，由于各企業(yè)規(guī)模、經(jīng)營(yíng)、技術(shù)、管理形態(tài)的不同，不僅檔案工作的機(jī)構(gòu)設(shè)置、運(yùn)行機(jī)制不同，而且在檔案管理的形態(tài)、方式、手段上也會(huì)有所區(qū)別，企業(yè)在確定檔案管理制度時(shí)應(yīng)注意符合本企業(yè)的特征。
企業(yè)自律也是現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度區(qū)別于傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理制度的一個(gè)特征。企業(yè)對(duì)檔案管理自律含自主、自理之意，在國(guó)家有關(guān)檔案工作法律的框架內(nèi)，企業(yè)有權(quán)自主決定檔案的管理形式與管理對(duì)象，企業(yè)的建檔工作應(yīng)屬企業(yè)行為。企業(yè)自律原則突出了企業(yè)在建檔工作中的主體地位，其理論基礎(chǔ)是企業(yè)法人財(cái)產(chǎn)權(quán)。在管理方式上不能像國(guó)有企業(yè)那樣一定要按設(shè)定的統(tǒng)一管理模式管理企業(yè)
檔案．可以自己建檔集中管理或?qū)Σ糠謾n案集中管理．也可以委托文件中心或檔案中介機(jī)構(gòu)代管、代理。我們相信．只要企業(yè)認(rèn)識(shí)到檔案的價(jià)值所在．一定能自己管理好檔案。企業(yè)有能力搞好生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理．還沒(méi)能力管理好檔案嗎?
由上述可知．現(xiàn)代企業(yè)管理制度包含有檔案管理制度，但又不等同于具體的檔案管理制度．它既是一種管理理念，又是一種管理體系．其實(shí)質(zhì)是要建立一種多元、靈活、高效的檔案管理制度。
三、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的構(gòu)筑
現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的建立與運(yùn)行是一個(gè)長(zhǎng)期的、動(dòng)態(tài)的過(guò)程．它不僅與現(xiàn)代企業(yè)有一個(gè)磨合期，而且還會(huì)隨著現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展而發(fā)展。在我國(guó)現(xiàn)代企業(yè)制度建設(shè)已有十年的歷史，從檔案工作的正反經(jīng)驗(yàn)看．在構(gòu)筑現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度中應(yīng)著重注意以下幾個(gè)問(wèn)題：
(一)建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度要以史為鑒。
現(xiàn)代企業(yè)與傳統(tǒng)企業(yè)雖然有著本質(zhì)的區(qū)別，但現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度與傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理制度卻有一定的共性．尤其是在具體檔案管理制度上。檔案權(quán)屬的不同與企業(yè)建檔自律原則會(huì)在一定程度上影響到企業(yè)檔案管理制度，但鑒于兩類型企業(yè)都具有生產(chǎn)與管理的職能。在制定現(xiàn)代企業(yè)檔案規(guī)范化管理制度時(shí)不需要白手起家。傳統(tǒng)企業(yè)檔案工作的不少理論與實(shí)踐均值得借鑒，例如檔案集中統(tǒng)一管理理論、科技文件“三納入”理論、科技檔案成套性理論、檔案保管與整理理論、檔案利用理論等。這些具體的檔案管理理論既可以服務(wù)于傳統(tǒng)企業(yè)，也可以服務(wù)于現(xiàn)代企業(yè)。以集中統(tǒng)一管理理論為例，對(duì)檔案是否要實(shí)行集中統(tǒng)一管理與企業(yè)所有制形式?jīng)]有必然的聯(lián)系。集中統(tǒng)一管理應(yīng)是檔案工作一般規(guī)律的要求．不同的只是集中統(tǒng)一管理的范圍、內(nèi)容的差別。現(xiàn)代企業(yè)可以對(duì)全部檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，也可以按衙對(duì)部分檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。例如有的民營(yíng)企業(yè)只對(duì)下屬企業(yè)有關(guān)資質(zhì)認(rèn)證、資產(chǎn)、會(huì)計(jì)等檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理．而其它檔案則由各企業(yè)自行管理。這種情況不僅適用于部分民營(yíng)企業(yè)。對(duì)大型企業(yè)集團(tuán)尤具有普遍指導(dǎo)意義，大型企業(yè)集團(tuán)下屬單位多且分散，集團(tuán)公司對(duì)整個(gè)集團(tuán)公司的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理既無(wú)可能又無(wú)必要。再以科技文件工作“三納入”為例．在借鑒這一理論時(shí)既可以按傳統(tǒng)的“三納入“做法對(duì)科技文件實(shí)施管理，也可根據(jù)企業(yè)的實(shí)際納入企業(yè)資產(chǎn)管理、納入企業(yè)信息化進(jìn)程、納入質(zhì)量認(rèn)證管理活動(dòng)。充分借鑒傳統(tǒng)企業(yè)檔案規(guī)范化管理制度可以大大縮短建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的進(jìn)程．不少民營(yíng)企業(yè)白手起家摸索建檔的教訓(xùn)及國(guó)有股份公司檔案管理順利過(guò)渡的經(jīng)驗(yàn)都證明了這一點(diǎn)。
(二)檔案行政管理部門(mén)要加強(qiáng)引導(dǎo)。
在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下．檔案行政管理部門(mén)與專業(yè)主管部門(mén)對(duì)企業(yè)檔案工作具有領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查的職責(zé)，多以管理者的形象出現(xiàn)在企業(yè)面前。在建立社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制中，一方面是專業(yè)主管機(jī)關(guān)職能發(fā)生轉(zhuǎn)變，有的撤消．有的由行政管理轉(zhuǎn)為經(jīng)營(yíng)性管理．大部分企業(yè)成了無(wú)主管企業(yè)，與之同時(shí)檔案行政管理部門(mén)的職能也在發(fā)生轉(zhuǎn)變。要由偏重微觀管理轉(zhuǎn)向宏觀調(diào)控；另一方面是隨著企業(yè)改制出現(xiàn)了多元化所有制的局面，由此決定在建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度中需要重新定位檔案行政管理部門(mén)與企業(yè)的關(guān)系。檔案行政管理部門(mén)應(yīng)采取分類指導(dǎo)的方針，例如對(duì)國(guó)有企業(yè)檔案管理實(shí)行監(jiān)督、檢查為主。對(duì)民營(yíng)企業(yè)實(shí)行服務(wù)、指導(dǎo)為主。以民營(yíng)企業(yè)檔案工作為例。一個(gè)普遍的規(guī)律是民營(yíng)企業(yè)在創(chuàng)業(yè)初期無(wú)暇顧及檔案工作，但發(fā)展到一定階段時(shí)便會(huì)自發(fā)要求建檔。用上海一位民營(yíng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的話說(shuō)：“沒(méi)有檔案我怎么證明我們是依法經(jīng)營(yíng)的．當(dāng)發(fā)生經(jīng)濟(jì)糾紛時(shí)我拿什么打官司?”但由于信息不靈、檔案人員業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差等原因，他們的自發(fā)建檔工作往往要經(jīng)過(guò)較長(zhǎng)時(shí)間的摸索。例如上海某民營(yíng)企業(yè)在實(shí)踐中總結(jié)出了需要?dú)w檔的12類文件，但在長(zhǎng)達(dá)5年的時(shí)間里卻一直沒(méi)有形成書(shū)面的歸檔制度．這些文件歸檔范圍僅停留在分管領(lǐng)導(dǎo)的腦海里或口頭表達(dá)上，事實(shí)上他們所摸索的內(nèi)容在有關(guān)檔案工作文件中早已有之。由此說(shuō)明檔案行政管理部門(mén)在推進(jìn)建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度中完全可以有所作為．通過(guò)提供法規(guī)服務(wù)、培訓(xùn)服務(wù)、信息服務(wù)、中介服務(wù)等加快現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的建立。企業(yè)自律是現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的重要內(nèi)容，但企業(yè)自律不排斥檔案行政管理部門(mén)的引導(dǎo)與服務(wù)．檔案行政管理部門(mén)有責(zé)任讓企業(yè)了解檔案工作自律的要求、內(nèi)容．自律不是放任自流，但遺憾的是目前不少檔案行政管理部門(mén)在觀念上對(duì)民營(yíng)企業(yè)的檔案工作還沒(méi)有擺脫傳統(tǒng)管理觀念的束縛。
(三)重在構(gòu)筑現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的運(yùn)行機(jī)制。
現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的建立與運(yùn)行。關(guān)鍵在于建立起現(xiàn)代企業(yè)檔案工作的運(yùn)行機(jī)制。所謂運(yùn)行機(jī)制可以理解為在一定社會(huì)條件下企業(yè)檔案工作內(nèi)外各要素之間相互作用、自我調(diào)節(jié)和控制的功能和過(guò)程。這種機(jī)制涉及的范圍較廣，例如企業(yè)制度、與周邊機(jī)構(gòu)關(guān)系、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境、利益結(jié)構(gòu)等。但歸納起來(lái)主要是動(dòng)力機(jī)制和約束機(jī)制。
動(dòng)力機(jī)制是推動(dòng)現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度運(yùn)行的基礎(chǔ)和動(dòng)力，傳統(tǒng)企業(yè)檔案工作之所以缺乏活力就是缺乏動(dòng)力機(jī)制，究其原因并非企業(yè)檔案人員工作不努力．關(guān)鍵是企業(yè)自身缺乏活力。在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下，由于缺少市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)．企業(yè)產(chǎn)品多年不創(chuàng)新、設(shè)備改造缺乏資金、生產(chǎn)技術(shù)陳舊，在低水平發(fā)展中對(duì)檔案很少有回溯性利用，體現(xiàn)不出檔案應(yīng)有的價(jià)值，檔案工作當(dāng)然也就缺乏動(dòng)力。在企業(yè)檔案工作現(xiàn)實(shí)中我們可以發(fā)現(xiàn)這樣一個(gè)事實(shí)，越是產(chǎn)品單一、技術(shù)創(chuàng)新不足、缺乏活力的企業(yè)，越顯不出企業(yè)檔案工作的地位與作用。企業(yè)檔案工作的歷史告訴我們，企業(yè)檔案工作作為企業(yè)工作的一部分．企業(yè)檔案人員的主觀能動(dòng)性對(duì)推動(dòng)企業(yè)檔案的運(yùn)行固然重要。但推動(dòng)企業(yè)檔案工作運(yùn)行的動(dòng)力機(jī)制主要源于企業(yè)自身的動(dòng)力機(jī)制。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下，推動(dòng)企業(yè)發(fā)展的外部動(dòng)力主要是市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)和社會(huì)需求，企業(yè)為在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中取得一席之地必然要不斷進(jìn)行創(chuàng)新：推動(dòng)企業(yè)發(fā)展的內(nèi)部動(dòng)力是企業(yè)制度建設(shè)、企業(yè)文化建設(shè)和創(chuàng)新能力．因此．為構(gòu)筑現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度運(yùn)行機(jī)制，應(yīng)使企業(yè)檔案工作緊貼企業(yè)的需求．對(duì)外滿足企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的需求．對(duì)內(nèi)滿足企業(yè)制度創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新和企業(yè)文化的需求，變企業(yè)的動(dòng)力為企業(yè)檔案工作的動(dòng)力，在主動(dòng)參與信息服務(wù)上狠下功夫。在這一背景下，為有效形成現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的動(dòng)力機(jī)制，對(duì)檔案部門(mén)應(yīng)建立相應(yīng)責(zé)權(quán)利機(jī)制、競(jìng)爭(zhēng)上崗機(jī)制、職績(jī)考核機(jī)制等也是十分必要的。
在構(gòu)筑現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度運(yùn)行機(jī)制中，還應(yīng)有必要的約束機(jī)制，用以保證檔案工作的健康發(fā)展。約束機(jī)制的建立可以從制度約束、成本核算約束、檔案質(zhì)量控制約束等著手。首先是制度約束．現(xiàn)代企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)督促檔案部門(mén)建立一套規(guī)范化檔案管理制度和檔案人員任職制度，克服檔案管理任意化的傾向，用制度規(guī)范檔案管理工作，尤其是對(duì)外向型與信息化程度較高的企業(yè)，檔案的規(guī)范化管理更顯重要。其次是成本核算機(jī)制與檔案質(zhì)量控制機(jī)制。它們雖各有其內(nèi)涵，但其共性是通過(guò)控制檔案的質(zhì)量來(lái)約束企業(yè)檔案工作。企業(yè)的目標(biāo)是獲取利潤(rùn)，引入成本核算機(jī)制意在控制檔案機(jī)構(gòu)與人員規(guī)模，改變單純按檔案數(shù)量定人員編制的做法。傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理的內(nèi)容過(guò)于陳舊，數(shù)量過(guò)大，價(jià)值不大的檔案保存過(guò)長(zhǎng)，這種狀況應(yīng)當(dāng)加以改變。實(shí)際上目前在現(xiàn)代企業(yè)已自覺(jué)或不自覺(jué)引入成本控制機(jī)制，其表現(xiàn)一是專職檔案人員大大減少，多為兼職檔案人員；二是減少了用于保管檔案的空間。如果我們站在傳統(tǒng)檔案工作角度看．這無(wú)疑是對(duì)檔案工作的削弱，但如果換一個(gè)思路來(lái)看問(wèn)題卻具有一定的合理性。作為企業(yè)來(lái)講，它不可能過(guò)多過(guò)久地保存無(wú)利用價(jià)值的檔案，國(guó)外企業(yè)檔案工作情況也可以驗(yàn)證這一點(diǎn)。例如據(jù)有關(guān)資料介紹．美國(guó)企業(yè)檔案館保存檔案占文件總盤(pán)的比例．沒(méi)有超過(guò)6％的，強(qiáng)調(diào)檔案用于“維護(hù)企業(yè)的歷史。保護(hù)企業(yè)的產(chǎn)品商標(biāo)權(quán)、產(chǎn)權(quán)不受侵害，維護(hù)企業(yè)產(chǎn)品的信譽(yù)”。一般而言，檔案是一種歷史記錄，企業(yè)需要檔案記錄與保存歷史，但企業(yè)的歷史與文化不僅存在于檔案中。更多地是體現(xiàn)在企業(yè)的傳統(tǒng)與觀念中，這已為無(wú)數(shù)民辦企業(yè)、外資企業(yè)、國(guó)有改制企業(yè)成功的歷史所證明。對(duì)企業(yè)認(rèn)為無(wú)實(shí)用價(jià)值的檔案，或由檔案館挑選有社會(huì)意義的檔案繼續(xù)保存，或銷毀。通過(guò)建立成本與質(zhì)量控制機(jī)制使企業(yè)檔案工作達(dá)到高效、簡(jiǎn)潔的要求。
綜上所述，現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度是檔案管理與現(xiàn)代企業(yè)的有機(jī)結(jié)合．是按現(xiàn)代企業(yè)制度需要建立的檔案權(quán)屬明確、管理科學(xué)、企業(yè)自律的一種檔案管理方式，是一種多元、靈活、高效的檔案管理制度。