一個優(yōu)秀或稱職的秘書，應(yīng)是收集、整理、加工信息的能手，如果你熱愛秘書這個職業(yè)，那么你一定會朝著這個方向努力。
信息的處理就是對獲取的各種信息進行加工、分析、綜合、歸類、過濾，從中獲取有用的情況、數(shù)據(jù)，進而提煉出新的思想、理論，用以指導(dǎo)工作實踐的全過程。信息的處理包括信息的整理加工、信息的儲存、信息的傳遞三個部分?！?BR> 信息的整理加工，是整個信息工作的核心。它是對收集到的原始信息在數(shù)量上加以濃縮，在質(zhì)量上加以提高，在形式上加以變化，使之便于儲存和轉(zhuǎn)遞的過程，亦即去粗取精、去偽存真、由此及彼、由表及里的改造制作過程。整理加工的產(chǎn)物是信息資料。信息成為信息資料，有四道程序：
（１）篩選。即對收集到的大量信息進行甄別，經(jīng)過初步分析和研究，淘汰內(nèi)容貧乏的，選出內(nèi)容新穎、有價值的。概括地說，就是要力求選出的每條信息都符合"實、新、精、準(zhǔn) "的要求。完全做到這一點雖然不大可能，但剔除無用的或用處不大的，只允許有用的通過，這不僅可能而且應(yīng)該做到。這就是篩選的基本任務(wù)。
（２）校核。即對經(jīng)過初步甄別的信息作進一步的校驗核實。任何信息都內(nèi)含著自身的價值，其價值的大小，在于是否真實地反映了客觀事物發(fā)展的狀況，即是否具有真實性。由于信息的來源、信息的傳播渠道中難免有客觀的雜質(zhì)和主觀的因素干擾，因此秘書接觸到的信息往往帶有一定的模糊度、多余度、滯后度，有的含有虛假成分，有的可能完全是假象。信息中的不真實因素，一般表現(xiàn)為偏頗、夸張、拼湊、添枝加葉、捕風(fēng)捉影等幾種情況。如果說篩選是過粗篩子，把有用的信息挑選出來，而上述各種不真實的信息則可能因表面有用而漏網(wǎng)。這就需要校核，好比是再過一遍細篩子，把各種"有用"的水分?jǐn)D干，確保信息的真實、準(zhǔn)確。進行校核的方法有多種，其中最常見的方法有三種：第一，分析法，即對原始信息中所表述的事實和敘述方法進行邏輯分析，發(fā)現(xiàn)其中的破綻和疑點，從而辨別其真?zhèn)?。例如，同一材料中前后矛盾，就可以判斷其中必有一個有錯，或者兩個都錯。分析法的長處在于一般不需要借助于其他手段，僅從原始信息本身就能發(fā)現(xiàn)某些錯誤。第二，核對法，即依據(jù)權(quán)威性的信息材料進行對照分析，發(fā)現(xiàn)和糾正原始信息中的某些差錯。所謂權(quán)威性材料，即其本身的正確性是勿容置疑的。比如，用《中國統(tǒng)計年鑒》來對照某一部門的年終統(tǒng)計材料；用國家頒布的標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)定來對照某些產(chǎn)品的標(biāo)準(zhǔn)程度等。這就是核對法的具體運用。這里的關(guān)鍵是要掌握直接的、最新的權(quán)威性材料。第三，調(diào)查法，即對原始信息中所表達的事物的運動變化情況，通過現(xiàn)場的調(diào)查來驗證它的真實性和準(zhǔn)確性。這種方法需要花費較多的人力和時間，一般只對重要的原始信息進行現(xiàn)場調(diào)查鑒別。
（3）加工。加工是更具創(chuàng)造性的整理階段。加工的范圍非常廣泛，涉及信息的內(nèi)容和形式各個方面。在信息的加工過程中要注意這樣幾個問題：第一，充實內(nèi)容。對零碎、膚淺、雜亂而又有價值的信息，要弄清它的性質(zhì)、范圍、意義和發(fā)展趨勢，充實、豐富它的內(nèi)容。常用縱深法對信息進行此類加工。所謂縱深法，即"打破沙鍋紋（問）到底"的方法，從縱的方面，按原始信息資料提供的某一主題層層逼近，或按某一活動的時間順序，或按某一事件的歷史進程生發(fā)開去，以搞清問題的來龍去脈。這種方法既需要利用各種最新信息資料，也需要充分利用早以儲存的信息資料，進行對比分析，以揭示某一事物發(fā)展變化的特征。經(jīng)過這樣加工的信息，往往受到領(lǐng)導(dǎo)的重視和歡迎。第二，綜合分析，即對一段是內(nèi)獲得的信息，從整體上進行系統(tǒng)的歸納、分類，作出定性、定量的分析和判斷。通過對同類或相關(guān)的信息進行綜合分析，可以發(fā)現(xiàn)帶有規(guī)律性的變化和傾向性的問題，這對領(lǐng)導(dǎo)掌握全局情況，預(yù)測未來，指導(dǎo)工作，有著重要的參考價值。常用歸納法對信息進行此類加工。所謂歸納法，是將反映某一主題的原始信息材料集中在一起，加以系統(tǒng)地綜合、歸納，以完整地、明晰地說明某一方面的工作狀態(tài)。歸納法要求分類合理，線條清楚，綜合準(zhǔn)確，因而要求加工者有較強的邏輯思維能力和文字表達能力，防止信息在歸納中產(chǎn)生變異。第三，提出意見，即對經(jīng)過整理的一些重要信息資料提出相應(yīng)的處理意見，供領(lǐng)導(dǎo)參考。這是信息整理中的重要一環(huán)，也是秘書信息工作與其他部門信息工作的顯著區(qū)別之一。秘書在信息整理的過程中，要有的放矢地提出參考性建議、辦法、觀點、方案，才能發(fā)揮參謀助手的作用。第四，修飾潤色。即對信息材料的語言文字、篇章結(jié)構(gòu)等方面進行認(rèn)真推敲，反復(fù)修改，使之趨于完善。
（4）編制。編制是對信息進行有序化處理，是信息整理的最后步驟。編制的質(zhì)量如何，直接影響到信息作用的發(fā)揮。信息的編制方法有些已經(jīng)在"信息的加工"中涉及。除此之外，還有以下一些方法：第一，轉(zhuǎn)換法。原始信息資料中若有數(shù)據(jù)出現(xiàn)，應(yīng)把不易理解的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成容易理解的數(shù)據(jù)。使用轉(zhuǎn)換法要注意兩點，一是要找出合適的轉(zhuǎn)換對象，轉(zhuǎn)換對象之間要有可比性；二是轉(zhuǎn)換的結(jié)果要通俗易懂，不能越轉(zhuǎn)換越深奧，使人不得要領(lǐng)。第二，對比法。就是用比較的方法強烈地反映出事物變化的特征。對比法有縱向的對比和橫向的對比兩種?？v向的對比就是將某一事物自身變化的今昔進行對比；橫向的對比就是將某一事物的某一階段發(fā)展?fàn)顩r與同類事物同階段發(fā)展?fàn)顩r進行對比。第三，圖表法。如果原始的信息資料中的數(shù)據(jù)有一定的規(guī)律性，就可以將數(shù)據(jù)制成圖表，使人一目了然，既便于傳達，也便于利用。
信息的處理就是對獲取的各種信息進行加工、分析、綜合、歸類、過濾，從中獲取有用的情況、數(shù)據(jù)，進而提煉出新的思想、理論，用以指導(dǎo)工作實踐的全過程。信息的處理包括信息的整理加工、信息的儲存、信息的傳遞三個部分?！?BR> 信息的整理加工，是整個信息工作的核心。它是對收集到的原始信息在數(shù)量上加以濃縮，在質(zhì)量上加以提高，在形式上加以變化，使之便于儲存和轉(zhuǎn)遞的過程，亦即去粗取精、去偽存真、由此及彼、由表及里的改造制作過程。整理加工的產(chǎn)物是信息資料。信息成為信息資料，有四道程序：
（１）篩選。即對收集到的大量信息進行甄別，經(jīng)過初步分析和研究，淘汰內(nèi)容貧乏的，選出內(nèi)容新穎、有價值的。概括地說，就是要力求選出的每條信息都符合"實、新、精、準(zhǔn) "的要求。完全做到這一點雖然不大可能，但剔除無用的或用處不大的，只允許有用的通過，這不僅可能而且應(yīng)該做到。這就是篩選的基本任務(wù)。
（２）校核。即對經(jīng)過初步甄別的信息作進一步的校驗核實。任何信息都內(nèi)含著自身的價值，其價值的大小，在于是否真實地反映了客觀事物發(fā)展的狀況，即是否具有真實性。由于信息的來源、信息的傳播渠道中難免有客觀的雜質(zhì)和主觀的因素干擾，因此秘書接觸到的信息往往帶有一定的模糊度、多余度、滯后度，有的含有虛假成分，有的可能完全是假象。信息中的不真實因素，一般表現(xiàn)為偏頗、夸張、拼湊、添枝加葉、捕風(fēng)捉影等幾種情況。如果說篩選是過粗篩子，把有用的信息挑選出來，而上述各種不真實的信息則可能因表面有用而漏網(wǎng)。這就需要校核，好比是再過一遍細篩子，把各種"有用"的水分?jǐn)D干，確保信息的真實、準(zhǔn)確。進行校核的方法有多種，其中最常見的方法有三種：第一，分析法，即對原始信息中所表述的事實和敘述方法進行邏輯分析，發(fā)現(xiàn)其中的破綻和疑點，從而辨別其真?zhèn)?。例如，同一材料中前后矛盾，就可以判斷其中必有一個有錯，或者兩個都錯。分析法的長處在于一般不需要借助于其他手段，僅從原始信息本身就能發(fā)現(xiàn)某些錯誤。第二，核對法，即依據(jù)權(quán)威性的信息材料進行對照分析，發(fā)現(xiàn)和糾正原始信息中的某些差錯。所謂權(quán)威性材料，即其本身的正確性是勿容置疑的。比如，用《中國統(tǒng)計年鑒》來對照某一部門的年終統(tǒng)計材料；用國家頒布的標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)定來對照某些產(chǎn)品的標(biāo)準(zhǔn)程度等。這就是核對法的具體運用。這里的關(guān)鍵是要掌握直接的、最新的權(quán)威性材料。第三，調(diào)查法，即對原始信息中所表達的事物的運動變化情況，通過現(xiàn)場的調(diào)查來驗證它的真實性和準(zhǔn)確性。這種方法需要花費較多的人力和時間，一般只對重要的原始信息進行現(xiàn)場調(diào)查鑒別。
（3）加工。加工是更具創(chuàng)造性的整理階段。加工的范圍非常廣泛，涉及信息的內(nèi)容和形式各個方面。在信息的加工過程中要注意這樣幾個問題：第一，充實內(nèi)容。對零碎、膚淺、雜亂而又有價值的信息，要弄清它的性質(zhì)、范圍、意義和發(fā)展趨勢，充實、豐富它的內(nèi)容。常用縱深法對信息進行此類加工。所謂縱深法，即"打破沙鍋紋（問）到底"的方法，從縱的方面，按原始信息資料提供的某一主題層層逼近，或按某一活動的時間順序，或按某一事件的歷史進程生發(fā)開去，以搞清問題的來龍去脈。這種方法既需要利用各種最新信息資料，也需要充分利用早以儲存的信息資料，進行對比分析，以揭示某一事物發(fā)展變化的特征。經(jīng)過這樣加工的信息，往往受到領(lǐng)導(dǎo)的重視和歡迎。第二，綜合分析，即對一段是內(nèi)獲得的信息，從整體上進行系統(tǒng)的歸納、分類，作出定性、定量的分析和判斷。通過對同類或相關(guān)的信息進行綜合分析，可以發(fā)現(xiàn)帶有規(guī)律性的變化和傾向性的問題，這對領(lǐng)導(dǎo)掌握全局情況，預(yù)測未來，指導(dǎo)工作，有著重要的參考價值。常用歸納法對信息進行此類加工。所謂歸納法，是將反映某一主題的原始信息材料集中在一起，加以系統(tǒng)地綜合、歸納，以完整地、明晰地說明某一方面的工作狀態(tài)。歸納法要求分類合理，線條清楚，綜合準(zhǔn)確，因而要求加工者有較強的邏輯思維能力和文字表達能力，防止信息在歸納中產(chǎn)生變異。第三，提出意見，即對經(jīng)過整理的一些重要信息資料提出相應(yīng)的處理意見，供領(lǐng)導(dǎo)參考。這是信息整理中的重要一環(huán)，也是秘書信息工作與其他部門信息工作的顯著區(qū)別之一。秘書在信息整理的過程中，要有的放矢地提出參考性建議、辦法、觀點、方案，才能發(fā)揮參謀助手的作用。第四，修飾潤色。即對信息材料的語言文字、篇章結(jié)構(gòu)等方面進行認(rèn)真推敲，反復(fù)修改，使之趨于完善。
（4）編制。編制是對信息進行有序化處理，是信息整理的最后步驟。編制的質(zhì)量如何，直接影響到信息作用的發(fā)揮。信息的編制方法有些已經(jīng)在"信息的加工"中涉及。除此之外，還有以下一些方法：第一，轉(zhuǎn)換法。原始信息資料中若有數(shù)據(jù)出現(xiàn)，應(yīng)把不易理解的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成容易理解的數(shù)據(jù)。使用轉(zhuǎn)換法要注意兩點，一是要找出合適的轉(zhuǎn)換對象，轉(zhuǎn)換對象之間要有可比性；二是轉(zhuǎn)換的結(jié)果要通俗易懂，不能越轉(zhuǎn)換越深奧，使人不得要領(lǐng)。第二，對比法。就是用比較的方法強烈地反映出事物變化的特征。對比法有縱向的對比和橫向的對比兩種?？v向的對比就是將某一事物自身變化的今昔進行對比；橫向的對比就是將某一事物的某一階段發(fā)展?fàn)顩r與同類事物同階段發(fā)展?fàn)顩r進行對比。第三，圖表法。如果原始的信息資料中的數(shù)據(jù)有一定的規(guī)律性，就可以將數(shù)據(jù)制成圖表，使人一目了然，既便于傳達，也便于利用。