第一部分：應用文寫作
第一節(jié)、應用文寫作總論
一、大綱透析
2005年，經(jīng)過修訂的《全國碩士研究生入學統(tǒng)一考試（英語）考試大綱》規(guī)定，寫作部分由A、B兩個部分組成，其中A部分是新增的應用文寫作，從而使得作文的分值由原來的20分提高到了30分。大綱對于應用文寫作的具體要求如下：考生根據(jù)所給情景寫出一篇約100詞（標點符號不計算在內(nèi)）的應用性短文，包括私人和公務信函、備忘錄、摘要、報告等?？忌诖痤}卡2上作答?？偡?0分。
大綱要求考生能寫出不同類型的應用文，并能夠：
1）做到語法、拼寫、標點正確， 用詞恰當；
2）遵循文章的特定文體格式；
3）合理組織文章結(jié)構(gòu)，使其內(nèi)容統(tǒng)一、連貫；
4）根據(jù)寫作目的和特定讀者，恰當選用語域。
從這一新變化中我們可以看出，大綱對于考生掌握和運用語言的能力提出了更高的要求，尤其是對于考生在實際生活和場景中對于語言的運用能力。從字數(shù)上看來，A部分難度并不大，耗時大約15-20分鐘，共寫作100字左右。文章長度如不符合要求將酌情扣分。同時，考生應該尤其注意，不同的應用文體有著不同的格式及語域要求，關(guān)于這一點我們將在下面有所詳述。
應用文的題材非常廣泛，主要圍繞考生熟悉的平時學習、生活場景展開，主要考查的是英文的日常應用能力，文體靈活、實用性強，而且不一定都是書面語。因此，對于A部分的評分側(cè)重點就在于是否包含了所有的信息點、文章架構(gòu)是否合理、語言是否連貫、格式是否準確以及語域是否恰當[1]。對于語法結(jié)構(gòu)和詞匯多樣性的要求將根據(jù)具體試題調(diào)整。允許在作文中使用提示語中出現(xiàn)過的關(guān)鍵詞，但是使用提示語中出現(xiàn)過的詞組或句子將被扣分。
具體的評分標準如下：
分數(shù)擋
評分標準
9-10分
很好地完成了試題規(guī)定的任務。
包含了所有內(nèi)容要點；
使用豐富的語法結(jié)構(gòu)和詞匯；
語言自然流暢，語法錯誤極少；
有效地采用了多種銜接手法，文字連貫，層次清晰；
格式和語域恰當貼切；
對目標讀者完全產(chǎn)生了預期的效果。
7-8分
較好地完成了試題規(guī)定的任務。
包含所有內(nèi)容要點，允許漏掉一、兩個次重點；
使用較豐富的語法結(jié)構(gòu)和詞匯；
語言基本準確，只有在試圖使用比較復雜或較高級詞匯時才有個別錯誤；
格式和語域較恰當；
對目標讀者產(chǎn)生了預期的效果。
5-6分
基本完成了試題規(guī)定的任務。
雖漏掉一些內(nèi)容，但包含多數(shù)內(nèi)容要點；
應用的語法結(jié)構(gòu)和詞匯能滿足任務的要求；
有一些語法和詞匯錯誤，但不影響理解；
采用了簡單的銜接手法，內(nèi)容較連貫，層次較清晰；
格式和語域基本合理。
對目標讀者基本產(chǎn)生了預期的效果
3-4分
未能按要求完成試題規(guī)定的任務。
漏掉或未能有效闡述一些內(nèi)容要點，寫了一些無關(guān)內(nèi)容；
語法結(jié)構(gòu)單調(diào)，詞匯項目有限；
有較多語法結(jié)構(gòu)或詞匯方面的錯誤，影響了對寫作內(nèi)容的理解；
未采用恰當?shù)你暯邮址ǎ瑑?nèi)容缺少連貫性；
格式和語域不恰當。
未能清楚地傳達信息給讀者。
1-2分
未完成試題規(guī)定的任務。
明顯遺漏主要內(nèi)容，且有許多不相關(guān)的內(nèi)容；
語法項目和詞匯的使用單調(diào)、重復；
語言錯誤多，有礙讀者對內(nèi)容的理解，語言運用能力差；
未使用任何銜接手段，內(nèi)容不連貫，缺少組織、分段；
未能傳達信息給讀者。
0分
所傳達的信息或所用語言太少，無法評價；內(nèi)容與要求無關(guān)或無法辨認。
二、命題分析
當前全球社會的發(fā)展使得英語應用文寫作能力的重要性日益凸顯，這種能力不僅能體現(xiàn)出一個人的基本語言水平，同時也為日后從事現(xiàn)代化辦公、順利開展社會交流尤其是國際交流打下良好的基礎(chǔ)。因此，考研作文中增加應用文寫作部分不僅是大勢所趨，同時也體現(xiàn)出了我國教育者的良苦用心。
相對于大作文來說，應用文的寫作還是比較容易把握的。但是在大約15分鐘的時間內(nèi)理解題意并迅速將內(nèi)容要點擴充成一篇100字的短文也是有較大難度的，考生不僅能夠恰當?shù)馗鶕?jù)給定情境迅速成文，而且也要有較高的語言能力。因此，在平時的準備過程中，考生要重視這類文體的準備工作，全面了解和掌握各種應用文體的寫作格式、方法和特點，尤其是要熟悉各類文體的基本結(jié)構(gòu)和套話。
應用文文體的種類非常豐富，大綱中規(guī)定的就包括私人和公務信函、備忘錄、摘要、報告等。鑒于考試的要求和考場的條件限制、文章的長度以及文體的應用廣泛程度而言，我們認為各類信件、便箋、以及備忘錄在研究生考試中的考查幾率比較大。其中信件種類繁多、內(nèi)容廣泛，因此最為重要；便箋的寫法與格式都和信件相類似；備忘錄在公務和商業(yè)往來中使用較多，但也可能在考生平時的校園生活中出現(xiàn)。因此，本書將以信件、便箋和備忘錄的寫法為重點詳加闡述。
應用文的實際用途決定了其語言應以簡潔明了為基本原則，并不要求復雜多變。應用文一般需要開門見山，行文一開始就要盡快地表達主要意思；文章要求邏輯清晰、有條有理，目標明確；語氣要恰如其分，尤其在公文信函中，一定要注意語言的正式和禮貌，遵循交際原則；最后還要注意細節(jié)，確保事件、數(shù)字、日期等信息的準確傳達和標點符號的正確使用。
下面以2007年的大綱樣題為例來具體分析考研應用短文的出題思路和應對步驟：
Directions: You are preparing for an English test and are in need of some reference books. Write a letter to the sales department of a bookstore to ask for:
1) detailed information about the books you want,
2) methods of payment,
3) time and way of delivery.
You should write about 100 words on ANSWER SHEET 2. Do not sign your own name at the end of the letter. Use “Li Ming” instead. You do not need to write the address.
通過這個題目可以看出，考研的應用文題目是以日常生活的場景為基礎(chǔ)的。我們有以下的“三步走”策略：
第一、判斷題型。在閱讀完題干以后，考生應迅速判斷這是一篇請求信，此時準備充分的考生應在腦海中以最快速度搜索此類信件的寫作框架、流程、常用套語和詞匯等（本書中提供了詳實的模版供考生參考）。
第二、重新讀題，并用鉛筆劃出題目中包含的重點信息。這些信息都是考生在寫文章的時候必須包含在其中的。本題的重點信息包括preparing for an English test, in need of some reference books, a letter to the sales department of a book store, detailed information, payment, delivery等。
第三、擴充成文并仔細檢查。在擴充細節(jié)的時候，考生要結(jié)合平時的生活積累、發(fā)揮充分的想象力。如在本題中，考生應思考的細節(jié)包括準備何種英語考試，需要哪些參考書，對參考書的質(zhì)量和內(nèi)容有什么要求，付款方式是現(xiàn)金還是信用卡，運送方式是EMS、郵局還是其他等等。在這些方面考生可以自由發(fā)揮，但是注意要符合我們的生活常識和日常規(guī)律。在完成文章以后，一定要花大約1分鐘的時間重新檢查一遍信件的結(jié)構(gòu)是否完整、所要求的細節(jié)是否全部包含在內(nèi)、以及是否有拼寫錯誤等。
三、題型解析
（1）書信
書信是人類交流的一種最古老也是最重要的方式之一，對于人類的交際具有重要的意義。大學生無論在何時何地，都需要因為各種原因而給相關(guān)人士寫信，來表達自己的動機、目的和愿望等。書信分為私人信函和公務信函。私人信函屬于非正式文體，一般是指與熟人、家人和朋友之間進行日常事務交流的信件。私人信件用詞可以比較隨意，但是語氣要真摯。
公務信件則屬于正式文體，通常用于商務和外貿(mào)場合，以及公司與公司之間、與客戶之間的業(yè)務往來等。其中最實用也是最重要的包括辭職信、請求信、建議信、求職信、道歉信、感謝信、申請信、投訴信、詢問信、邀請信和祝賀信等。
盡管書信類別多樣，但是我們一定要牢記，所有的書信都是“萬變不離其宗”，只要掌握其格式、框架和基本語氣，就能夠?qū)懗鲆黄|(zhì)量上乘的書信出來。
書信的寫作格式
當前的書信格式主要有英式和美式兩種。英式結(jié)構(gòu)即縮進式結(jié)構(gòu)，屬于比較傳統(tǒng)的結(jié)構(gòu)，即每一段的第一行都向里縮進4-8個字符，且所有段落的縮進距離必須保持一致；稱呼頂格寫，落款則在中間偏右的位置。美式結(jié)構(gòu)則是齊頭式結(jié)構(gòu)，在商務英語中比較流行，尤其普遍運用于電子郵件的交流中，其特點是所有段落的第一行都頂格寫，段與段之間空一行，另外稱呼、落款等也都頂格寫。具體如下所示：
縮進式：
Dear Kate,
I wonder if you can lend me your MLA Handbook for Academic Writing. I am in the process of writing my graduation thesis, and need to consult the book now and then for standard formatting. Thus I might need to keep the book for about a month and a half, and I hope that would not bring any inconvenience to you. I assure you that I will maintain the book in good condition.
If possible, please give me a call and I will come by your house to pick up the book. Thanks a lot.
Yours,
Judy
齊頭式：
Dear Kate,
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If possible, please give me a call and I will come by your house to pick up the book. Thanks a lot.
Yours,
Judy
書信的結(jié)構(gòu)：
英文的書信結(jié)構(gòu)通常包括6個組成部分：信頭（heading，包括寄信人地址和日期）、信內(nèi)地址（inside address，指收信人地址）、稱呼（salutation）、正文（body）、結(jié)束語（complimentary）、簽名（signature），有時候還包括附言（postscript）和附件（attachment）。具體如下圖所示：
No. 5, Yiheyuan Road
Beijing, 100971, 信頭
P.R.China
Mar. 12, 2007
Professor John Smith
13 Broadway Avenue 信內(nèi)地址
San Francisco
California 93011
U.S.A
Dear Prof. Smith, 稱呼
I am very glad to hear from you.
…… 正文
……
Yours sincerely, 結(jié)束語
Judy 簽名
P. S.: …… 附言
一般的考研作文由于篇幅所限，只要求考生在書信中包括稱呼、正文、結(jié)束語和簽名四個部分，因此本章也重點討論這四個部分需要注意的一些問題。
稱呼：
稱呼是書信的開頭部分，是寫信人對收信人的稱謂。無論是私人信件、還是公務信件，一般都以“Dear”作為開頭引出收信人的姓名和頭銜。稱呼的后面一般都要求加逗號。
在私人信件中，如果寫信人與收信人關(guān)系比較親密，則稱呼可以比較隨意，一般都是“Dear”后面直接加人名，如“Dear Anna, Dear Tom”等；或者“Dear”后面加長輩的稱呼，如“Dear Papa, Dear Aunt”；如果關(guān)系不是非常親密，則要稱呼對方的姓，寫做“Dear Mr. Smith, Dear Mrs. Smith, Dear Miss Smith, Dear Ms Smith”。注意，在不知道女士的婚嫁狀況的時候，宜用“Ms.”。
在公務信件中，一般的稱呼格式是在收信人頭銜后加姓，或者加收信人全名。要特別注意收信人的頭銜。具體稱呼方式及縮寫如下：
男士：Mr.
女士：Mrs., Ms., Miss
教授/博士：Prof./Dr.
市長、法官、議員或其他高官：Hon. (Honorable，即“尊敬的”)
編輯：Editor
不知對方姓名：Dear Sir/Sirs, Dear Madam/Madams, Dear Sir or Madam, To Whom It May Concern
正文：
正文一般包括三個部分。第一部分是開頭，需要開門見山地說明寫信的原因和目的。如果是寫給不認識的人，還要加上一個簡單的自我介紹。如果是回信，還要說明何時收到對方關(guān)于什么內(nèi)容的信。
第二部分是信的核心和主要內(nèi)容，把開頭提出的問題進行充分的說明和解釋。
第三部分是信的結(jié)尾，通常以禮貌的祝福或者愿望來結(jié)束。如：
I am looking forward to your reply.
Please pass my best wishes to all your family.
結(jié)束語：
結(jié)束語是寫信人對于收信人的謙稱和致敬。
在私人信件中，一般可以用“Best wishes, Best regards, Best, Regards, Warmest Regards, Yours, Yours ever, Yours sincerely, Cordially”。如果是用于關(guān)系非常親密的朋友或者親人，則還可以用“Yours affectionately, Affectionately, Love, Lovingly, Cheers, Your devoted friend, Your loving son (daughter, nephew, niece, grandson, granddaughter, father, mother, husband, wife, etc.)”。
在公務信件中，一般可以用“Yours sincerely, yours faithfully, Yours truly, Yours respectfully, Yours gratefully, Yours cordially”等。
特別是在給一些團體和不知名的個人的正式信件中，除了以上結(jié)束語外還可以采用以下形式：Truly yours, Sincerely yours, Faithfully yours, etc.
英文信件結(jié)束語形式非常多，對于考生來說如果能夠掌握各種情況下的不同結(jié)束語自然，但是對于應試來說，考生掌握一個“Yours sincerely”就可以以不變應萬變，因為這個結(jié)束語普遍適用于私人和公務信件。
簽名：
關(guān)于簽名的注意點就是，考試中不允許考生留下自己的名字，只能用“Li Ming”這個名字。
（2）備忘錄
備忘錄是用于各部門之間傳遞信息、提醒和督促對方做某事的一種文書。備忘錄一般用于各種機構(gòu)組織中，在大學生中用的比較少。備忘錄有約定俗成的結(jié)構(gòu)和格式，一般由五個部分組成：
To: 收文人
From: 發(fā)文人
Date: 日期
Subject: 事由，內(nèi)容只需要用名詞或動名詞等少數(shù)幾個詞，甚至一個詞做簡略陳述。
Message: 正文，直入主題，列出最重要的信息或結(jié)論。
備忘錄的內(nèi)容有如新聞寫作，需要包括以下幾個要素：誰，什么，何時，何地，為什么。備忘錄有可能是通知，也可能是呼吁人們參加某個活動或采取某個行動，因此，語氣一般比較正式、禮貌且簡明扼要，表達清楚準確，以使廣大的讀者能夠迅速正確地理解。需要注意的是，備忘錄的收文人只要寫全名即可，無需稱呼語，結(jié)尾處也不需要結(jié)束語和簽名。
（3）便箋
便箋是為了各種目的而寫的簡短書信體留言，用于熟人、親人、朋友和同事等之間對于近一兩天內(nèi)將發(fā)生事情的聯(lián)系，如請假條、約會、告別、道歉、借東西、留言等。便箋的形式簡單，語言隨意、簡潔且口語化。
相比較書信而言，便箋的語言和格式都更加輕松。便箋較短，因此必須言簡意賅，避免繁文縟節(jié)。同時，便箋一般直接用收信人的名字，省略“Dear”等稱呼，結(jié)尾處也不用結(jié)束語，直接簽名。特別需要注意的是，便箋上一定要注明日期。其中美式英語的日期格式為“Mar. 20, 2007”，而英式英語的日期格式為“20 Mar. 2007”，兩種格式都適用于考試。英語中12個月份的縮寫如下：Jan., Feb., Mar., Apr., May, June, July, Aug., Sept., Oct., Nov., Dec.
便箋的形式如下：
Mar. 20, 2007 日期
Tom, 稱呼
…… 正文
Anne 簽名
第一節(jié)、應用文寫作總論
一、大綱透析
2005年，經(jīng)過修訂的《全國碩士研究生入學統(tǒng)一考試（英語）考試大綱》規(guī)定，寫作部分由A、B兩個部分組成，其中A部分是新增的應用文寫作，從而使得作文的分值由原來的20分提高到了30分。大綱對于應用文寫作的具體要求如下：考生根據(jù)所給情景寫出一篇約100詞（標點符號不計算在內(nèi)）的應用性短文，包括私人和公務信函、備忘錄、摘要、報告等?？忌诖痤}卡2上作答?？偡?0分。
大綱要求考生能寫出不同類型的應用文，并能夠：
1）做到語法、拼寫、標點正確， 用詞恰當；
2）遵循文章的特定文體格式；
3）合理組織文章結(jié)構(gòu)，使其內(nèi)容統(tǒng)一、連貫；
4）根據(jù)寫作目的和特定讀者，恰當選用語域。
從這一新變化中我們可以看出，大綱對于考生掌握和運用語言的能力提出了更高的要求，尤其是對于考生在實際生活和場景中對于語言的運用能力。從字數(shù)上看來，A部分難度并不大，耗時大約15-20分鐘，共寫作100字左右。文章長度如不符合要求將酌情扣分。同時，考生應該尤其注意，不同的應用文體有著不同的格式及語域要求，關(guān)于這一點我們將在下面有所詳述。
應用文的題材非常廣泛，主要圍繞考生熟悉的平時學習、生活場景展開，主要考查的是英文的日常應用能力，文體靈活、實用性強，而且不一定都是書面語。因此，對于A部分的評分側(cè)重點就在于是否包含了所有的信息點、文章架構(gòu)是否合理、語言是否連貫、格式是否準確以及語域是否恰當[1]。對于語法結(jié)構(gòu)和詞匯多樣性的要求將根據(jù)具體試題調(diào)整。允許在作文中使用提示語中出現(xiàn)過的關(guān)鍵詞，但是使用提示語中出現(xiàn)過的詞組或句子將被扣分。
具體的評分標準如下：
分數(shù)擋
評分標準
9-10分
很好地完成了試題規(guī)定的任務。
包含了所有內(nèi)容要點；
使用豐富的語法結(jié)構(gòu)和詞匯；
語言自然流暢，語法錯誤極少；
有效地采用了多種銜接手法，文字連貫，層次清晰；
格式和語域恰當貼切；
對目標讀者完全產(chǎn)生了預期的效果。
7-8分
較好地完成了試題規(guī)定的任務。
包含所有內(nèi)容要點，允許漏掉一、兩個次重點；
使用較豐富的語法結(jié)構(gòu)和詞匯；
語言基本準確，只有在試圖使用比較復雜或較高級詞匯時才有個別錯誤；
格式和語域較恰當；
對目標讀者產(chǎn)生了預期的效果。
5-6分
基本完成了試題規(guī)定的任務。
雖漏掉一些內(nèi)容，但包含多數(shù)內(nèi)容要點；
應用的語法結(jié)構(gòu)和詞匯能滿足任務的要求；
有一些語法和詞匯錯誤，但不影響理解；
采用了簡單的銜接手法，內(nèi)容較連貫，層次較清晰；
格式和語域基本合理。
對目標讀者基本產(chǎn)生了預期的效果
3-4分
未能按要求完成試題規(guī)定的任務。
漏掉或未能有效闡述一些內(nèi)容要點，寫了一些無關(guān)內(nèi)容；
語法結(jié)構(gòu)單調(diào)，詞匯項目有限；
有較多語法結(jié)構(gòu)或詞匯方面的錯誤，影響了對寫作內(nèi)容的理解；
未采用恰當?shù)你暯邮址ǎ瑑?nèi)容缺少連貫性；
格式和語域不恰當。
未能清楚地傳達信息給讀者。
1-2分
未完成試題規(guī)定的任務。
明顯遺漏主要內(nèi)容，且有許多不相關(guān)的內(nèi)容；
語法項目和詞匯的使用單調(diào)、重復；
語言錯誤多，有礙讀者對內(nèi)容的理解，語言運用能力差；
未使用任何銜接手段，內(nèi)容不連貫，缺少組織、分段；
未能傳達信息給讀者。
0分
所傳達的信息或所用語言太少，無法評價；內(nèi)容與要求無關(guān)或無法辨認。
二、命題分析
當前全球社會的發(fā)展使得英語應用文寫作能力的重要性日益凸顯，這種能力不僅能體現(xiàn)出一個人的基本語言水平，同時也為日后從事現(xiàn)代化辦公、順利開展社會交流尤其是國際交流打下良好的基礎(chǔ)。因此，考研作文中增加應用文寫作部分不僅是大勢所趨，同時也體現(xiàn)出了我國教育者的良苦用心。
相對于大作文來說，應用文的寫作還是比較容易把握的。但是在大約15分鐘的時間內(nèi)理解題意并迅速將內(nèi)容要點擴充成一篇100字的短文也是有較大難度的，考生不僅能夠恰當?shù)馗鶕?jù)給定情境迅速成文，而且也要有較高的語言能力。因此，在平時的準備過程中，考生要重視這類文體的準備工作，全面了解和掌握各種應用文體的寫作格式、方法和特點，尤其是要熟悉各類文體的基本結(jié)構(gòu)和套話。
應用文文體的種類非常豐富，大綱中規(guī)定的就包括私人和公務信函、備忘錄、摘要、報告等。鑒于考試的要求和考場的條件限制、文章的長度以及文體的應用廣泛程度而言，我們認為各類信件、便箋、以及備忘錄在研究生考試中的考查幾率比較大。其中信件種類繁多、內(nèi)容廣泛，因此最為重要；便箋的寫法與格式都和信件相類似；備忘錄在公務和商業(yè)往來中使用較多，但也可能在考生平時的校園生活中出現(xiàn)。因此，本書將以信件、便箋和備忘錄的寫法為重點詳加闡述。
應用文的實際用途決定了其語言應以簡潔明了為基本原則，并不要求復雜多變。應用文一般需要開門見山，行文一開始就要盡快地表達主要意思；文章要求邏輯清晰、有條有理，目標明確；語氣要恰如其分，尤其在公文信函中，一定要注意語言的正式和禮貌，遵循交際原則；最后還要注意細節(jié)，確保事件、數(shù)字、日期等信息的準確傳達和標點符號的正確使用。
下面以2007年的大綱樣題為例來具體分析考研應用短文的出題思路和應對步驟：
Directions: You are preparing for an English test and are in need of some reference books. Write a letter to the sales department of a bookstore to ask for:
1) detailed information about the books you want,
2) methods of payment,
3) time and way of delivery.
You should write about 100 words on ANSWER SHEET 2. Do not sign your own name at the end of the letter. Use “Li Ming” instead. You do not need to write the address.
通過這個題目可以看出，考研的應用文題目是以日常生活的場景為基礎(chǔ)的。我們有以下的“三步走”策略：
第一、判斷題型。在閱讀完題干以后，考生應迅速判斷這是一篇請求信，此時準備充分的考生應在腦海中以最快速度搜索此類信件的寫作框架、流程、常用套語和詞匯等（本書中提供了詳實的模版供考生參考）。
第二、重新讀題，并用鉛筆劃出題目中包含的重點信息。這些信息都是考生在寫文章的時候必須包含在其中的。本題的重點信息包括preparing for an English test, in need of some reference books, a letter to the sales department of a book store, detailed information, payment, delivery等。
第三、擴充成文并仔細檢查。在擴充細節(jié)的時候，考生要結(jié)合平時的生活積累、發(fā)揮充分的想象力。如在本題中，考生應思考的細節(jié)包括準備何種英語考試，需要哪些參考書，對參考書的質(zhì)量和內(nèi)容有什么要求，付款方式是現(xiàn)金還是信用卡，運送方式是EMS、郵局還是其他等等。在這些方面考生可以自由發(fā)揮，但是注意要符合我們的生活常識和日常規(guī)律。在完成文章以后，一定要花大約1分鐘的時間重新檢查一遍信件的結(jié)構(gòu)是否完整、所要求的細節(jié)是否全部包含在內(nèi)、以及是否有拼寫錯誤等。
三、題型解析
（1）書信
書信是人類交流的一種最古老也是最重要的方式之一，對于人類的交際具有重要的意義。大學生無論在何時何地，都需要因為各種原因而給相關(guān)人士寫信，來表達自己的動機、目的和愿望等。書信分為私人信函和公務信函。私人信函屬于非正式文體，一般是指與熟人、家人和朋友之間進行日常事務交流的信件。私人信件用詞可以比較隨意，但是語氣要真摯。
公務信件則屬于正式文體，通常用于商務和外貿(mào)場合，以及公司與公司之間、與客戶之間的業(yè)務往來等。其中最實用也是最重要的包括辭職信、請求信、建議信、求職信、道歉信、感謝信、申請信、投訴信、詢問信、邀請信和祝賀信等。
盡管書信類別多樣，但是我們一定要牢記，所有的書信都是“萬變不離其宗”，只要掌握其格式、框架和基本語氣，就能夠?qū)懗鲆黄|(zhì)量上乘的書信出來。
書信的寫作格式
當前的書信格式主要有英式和美式兩種。英式結(jié)構(gòu)即縮進式結(jié)構(gòu)，屬于比較傳統(tǒng)的結(jié)構(gòu)，即每一段的第一行都向里縮進4-8個字符，且所有段落的縮進距離必須保持一致；稱呼頂格寫，落款則在中間偏右的位置。美式結(jié)構(gòu)則是齊頭式結(jié)構(gòu)，在商務英語中比較流行，尤其普遍運用于電子郵件的交流中，其特點是所有段落的第一行都頂格寫，段與段之間空一行，另外稱呼、落款等也都頂格寫。具體如下所示：
縮進式：
Dear Kate,
I wonder if you can lend me your MLA Handbook for Academic Writing. I am in the process of writing my graduation thesis, and need to consult the book now and then for standard formatting. Thus I might need to keep the book for about a month and a half, and I hope that would not bring any inconvenience to you. I assure you that I will maintain the book in good condition.
If possible, please give me a call and I will come by your house to pick up the book. Thanks a lot.
Yours,
Judy
齊頭式：
Dear Kate,
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Yours,
Judy
書信的結(jié)構(gòu)：
英文的書信結(jié)構(gòu)通常包括6個組成部分：信頭（heading，包括寄信人地址和日期）、信內(nèi)地址（inside address，指收信人地址）、稱呼（salutation）、正文（body）、結(jié)束語（complimentary）、簽名（signature），有時候還包括附言（postscript）和附件（attachment）。具體如下圖所示：
No. 5, Yiheyuan Road
Beijing, 100971, 信頭
P.R.China
Mar. 12, 2007
Professor John Smith
13 Broadway Avenue 信內(nèi)地址
San Francisco
California 93011
U.S.A
Dear Prof. Smith, 稱呼
I am very glad to hear from you.
…… 正文
……
Yours sincerely, 結(jié)束語
Judy 簽名
P. S.: …… 附言
一般的考研作文由于篇幅所限，只要求考生在書信中包括稱呼、正文、結(jié)束語和簽名四個部分，因此本章也重點討論這四個部分需要注意的一些問題。
稱呼：
稱呼是書信的開頭部分，是寫信人對收信人的稱謂。無論是私人信件、還是公務信件，一般都以“Dear”作為開頭引出收信人的姓名和頭銜。稱呼的后面一般都要求加逗號。
在私人信件中，如果寫信人與收信人關(guān)系比較親密，則稱呼可以比較隨意，一般都是“Dear”后面直接加人名，如“Dear Anna, Dear Tom”等；或者“Dear”后面加長輩的稱呼，如“Dear Papa, Dear Aunt”；如果關(guān)系不是非常親密，則要稱呼對方的姓，寫做“Dear Mr. Smith, Dear Mrs. Smith, Dear Miss Smith, Dear Ms Smith”。注意，在不知道女士的婚嫁狀況的時候，宜用“Ms.”。
在公務信件中，一般的稱呼格式是在收信人頭銜后加姓，或者加收信人全名。要特別注意收信人的頭銜。具體稱呼方式及縮寫如下：
男士：Mr.
女士：Mrs., Ms., Miss
教授/博士：Prof./Dr.
市長、法官、議員或其他高官：Hon. (Honorable，即“尊敬的”)
編輯：Editor
不知對方姓名：Dear Sir/Sirs, Dear Madam/Madams, Dear Sir or Madam, To Whom It May Concern
正文：
正文一般包括三個部分。第一部分是開頭，需要開門見山地說明寫信的原因和目的。如果是寫給不認識的人，還要加上一個簡單的自我介紹。如果是回信，還要說明何時收到對方關(guān)于什么內(nèi)容的信。
第二部分是信的核心和主要內(nèi)容，把開頭提出的問題進行充分的說明和解釋。
第三部分是信的結(jié)尾，通常以禮貌的祝福或者愿望來結(jié)束。如：
I am looking forward to your reply.
Please pass my best wishes to all your family.
結(jié)束語：
結(jié)束語是寫信人對于收信人的謙稱和致敬。
在私人信件中，一般可以用“Best wishes, Best regards, Best, Regards, Warmest Regards, Yours, Yours ever, Yours sincerely, Cordially”。如果是用于關(guān)系非常親密的朋友或者親人，則還可以用“Yours affectionately, Affectionately, Love, Lovingly, Cheers, Your devoted friend, Your loving son (daughter, nephew, niece, grandson, granddaughter, father, mother, husband, wife, etc.)”。
在公務信件中，一般可以用“Yours sincerely, yours faithfully, Yours truly, Yours respectfully, Yours gratefully, Yours cordially”等。
特別是在給一些團體和不知名的個人的正式信件中，除了以上結(jié)束語外還可以采用以下形式：Truly yours, Sincerely yours, Faithfully yours, etc.
英文信件結(jié)束語形式非常多，對于考生來說如果能夠掌握各種情況下的不同結(jié)束語自然，但是對于應試來說，考生掌握一個“Yours sincerely”就可以以不變應萬變，因為這個結(jié)束語普遍適用于私人和公務信件。
簽名：
關(guān)于簽名的注意點就是，考試中不允許考生留下自己的名字，只能用“Li Ming”這個名字。
（2）備忘錄
備忘錄是用于各部門之間傳遞信息、提醒和督促對方做某事的一種文書。備忘錄一般用于各種機構(gòu)組織中，在大學生中用的比較少。備忘錄有約定俗成的結(jié)構(gòu)和格式，一般由五個部分組成：
To: 收文人
From: 發(fā)文人
Date: 日期
Subject: 事由，內(nèi)容只需要用名詞或動名詞等少數(shù)幾個詞，甚至一個詞做簡略陳述。
Message: 正文，直入主題，列出最重要的信息或結(jié)論。
備忘錄的內(nèi)容有如新聞寫作，需要包括以下幾個要素：誰，什么，何時，何地，為什么。備忘錄有可能是通知，也可能是呼吁人們參加某個活動或采取某個行動，因此，語氣一般比較正式、禮貌且簡明扼要，表達清楚準確，以使廣大的讀者能夠迅速正確地理解。需要注意的是，備忘錄的收文人只要寫全名即可，無需稱呼語，結(jié)尾處也不需要結(jié)束語和簽名。
（3）便箋
便箋是為了各種目的而寫的簡短書信體留言，用于熟人、親人、朋友和同事等之間對于近一兩天內(nèi)將發(fā)生事情的聯(lián)系，如請假條、約會、告別、道歉、借東西、留言等。便箋的形式簡單，語言隨意、簡潔且口語化。
相比較書信而言，便箋的語言和格式都更加輕松。便箋較短，因此必須言簡意賅，避免繁文縟節(jié)。同時，便箋一般直接用收信人的名字，省略“Dear”等稱呼，結(jié)尾處也不用結(jié)束語，直接簽名。特別需要注意的是，便箋上一定要注明日期。其中美式英語的日期格式為“Mar. 20, 2007”，而英式英語的日期格式為“20 Mar. 2007”，兩種格式都適用于考試。英語中12個月份的縮寫如下：Jan., Feb., Mar., Apr., May, June, July, Aug., Sept., Oct., Nov., Dec.
便箋的形式如下：
Mar. 20, 2007 日期
Tom, 稱呼
…… 正文
Anne 簽名