第七章原始憑證
本章提要：本章介紹原始憑證的種類、必須具備的內(nèi)容、原始憑證的審核方法和各種特殊原始憑證的處理方法。
1．原始憑證怎樣分類？
原始憑證是在經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時取得的，用以證明經(jīng)濟業(yè)務(wù)已經(jīng)發(fā)生或完成的最初書面證明文件，是會計核算的原始資料，編制記賬憑證的依據(jù)。根據(jù)不同的管理目的，可對原始憑證進(jìn)行如下分類：
（l）按取得來源分類。原始憑證按取得的來源可分為自制原始憑證和外來原始憑證。自制原始憑證是本單位內(nèi)部發(fā)生經(jīng)濟業(yè)務(wù)時，由本單位內(nèi)部經(jīng)辦業(yè)務(wù)的單位或個人填制的憑證。例如：倉庫保管人員填制的人庫單、領(lǐng)料部門填制的領(lǐng)料單、出差人員填制的差旅費報銷單等等。外來原始憑證是與外單位發(fā)生經(jīng)濟業(yè)務(wù)時，從外單位取得的憑證。例如：購貨時取得的發(fā)票，出差人員報銷的車票、飛機票、住宿費收據(jù)等等。
（2）按填制手續(xù)分類。原始憑證按填制手續(xù)可分為一次憑證、累計憑證和匯總憑證。一次憑證是指填制手續(xù)一次完成，一次記錄一項或若干項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的原始憑證。一次憑證是一次有效的憑證，已填列的憑證不能重復(fù)使用。外來的原始憑證都是一次憑證，自制原始憑證中的收料單、發(fā)貨票、銀行結(jié)算憑證等等都是一次憑證。累計憑證是在一定時期內(nèi)，在一張憑證上，連續(xù)多次記錄不斷重復(fù)發(fā)生的同類經(jīng)濟業(yè)務(wù)的原始憑證，隨時計算累計數(shù)及結(jié)余數(shù)，以便按計劃或限額進(jìn)行控制。制造業(yè)的限額領(lǐng)料單是典型的累計憑證。匯總憑證是將一定時期內(nèi)記錄同類經(jīng)濟業(yè)務(wù)的若干張原始憑證匯總起來編制的原始憑證。例如：工資結(jié)算匯總表、收貨匯總表、發(fā)出材料匯總表等等。
（3）按所起作用分類。原始憑證按所起作用可分為通知憑證、執(zhí)行憑證和計算憑證。通知憑證是對某項經(jīng)濟業(yè)務(wù)起通知或指示作用的憑證，對這類憑證的管理，不能完全等同于其他原始憑證，因為其不能證明經(jīng)濟業(yè)務(wù)已經(jīng)完成。例如：物資訂貨單、扣款通知等等。執(zhí)行憑證是對某項經(jīng)濟業(yè)務(wù)執(zhí)行后填制的原始憑證，可以證明經(jīng)濟業(yè)務(wù)已經(jīng)完成。例如：入庫單、出庫單、各種收據(jù)等等。計算憑證也是某項經(jīng)濟業(yè)務(wù)完成后填制的原始憑證，可以證明經(jīng)濟業(yè)務(wù)已經(jīng)完成。但是，該憑證上的數(shù)字是按照一定的方法計算后形成的。例如：工資結(jié)算匯總表、輔助生產(chǎn)費用分配表、制造費用分配表等等。
2．外來原始憑證必須具備哪些內(nèi)容？
根據(jù)財政部《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》第四十八條的規(guī)定，外來原始憑證必須具備如下內(nèi)容：
（l）憑證的名稱：外來原始憑證必須有明確的名稱，以便于憑證的管理和業(yè)務(wù)處理。
（2）填制憑證的日期：憑證填制的日期就是經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的日期，便于對經(jīng)濟業(yè)務(wù)的審查。
（3）填制憑證單位名稱或者填制人姓名：填制憑證的單位或個人是經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的證明人，有利于了解經(jīng)濟業(yè)務(wù)的來龍去脈。
（4）經(jīng)辦人員的簽名或者蓋章：憑證上的簽名、蓋章人，是經(jīng)濟業(yè)務(wù)的直接經(jīng)辦人，簽名、蓋章可以明確經(jīng)濟責(zé)任。
（5）接受憑證單位名稱：證明經(jīng)濟業(yè)務(wù)是否確實是本單位發(fā)生的，以便于記賬和查賬。值得注意的是，單位的名稱必須是全稱，不得省略。例如，“北京市XX五金商貿(mào)有限公司”，不得寫為“五商公司”。
（6）經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容：完整的填寫經(jīng)濟業(yè)務(wù)的內(nèi)容，便于了解經(jīng)濟業(yè)務(wù)的具體情況，檢查其真實性、合理性和合法性。
（7）數(shù)量、單價和金額：這是經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的量化證明，是保證會計資料真實性的基礎(chǔ)。特別是大、小寫金額必須按規(guī)定完整填寫，防止出現(xiàn)舞弊行為。
3．受理外來原始憑證時應(yīng)審核哪些方面？
外來原始憑證種類繁多，格式各異，但在審核時都要重點注意以下幾個方面：
（l）憑證真實性的審核。憑證是否真實，例如，是否為稅務(wù)局的統(tǒng)一發(fā)票，防止虛假發(fā)票；憑證所記載的經(jīng)濟業(yè)務(wù)是否真實發(fā)生；開出發(fā)票的單位是否存在等等。
（2）憑證完整性的審核。即審核外來原始憑證所應(yīng)填寫的內(nèi)容是否全部具備，不得有遺漏。
（3）憑證合規(guī)性的審核。憑證所記載的經(jīng)濟業(yè)務(wù)是否符合有關(guān)財經(jīng)法規(guī)和會計制度的規(guī)定；是否符合開支標(biāo)準(zhǔn)；憑證所填寫的文字和金額是否字跡清楚、規(guī)范，使用的筆和顏色是否符合要求等等。
4．什么樣的外來原始憑證不能接受？
失真、違規(guī)或不完整的外來原始憑證均不能接受，具體如下：
（1）應(yīng)蓋有稅務(wù)局發(fā)票監(jiān)制章、填制憑證單位公章的，而未加蓋。
（2）未填寫填制憑證單位名稱或者填制人姓名，沒有經(jīng)辦人員的簽名或者蓋章。
（3）填制單位的名稱與所蓋的公章不符。
（4）未填寫接受憑證單位名稱或者填寫的名稱與本單位不符。
（5）憑證的聯(lián)次不符。
（6）憑證有涂改。
（7）憑證所列的經(jīng)濟業(yè)務(wù)不符合開支范圍、開支標(biāo)準(zhǔn)。
（8）憑證所列的金額、數(shù)量計算不正確。
5．有問題的外來原始憑證怎樣處理？
根據(jù)《中華人民共和國會計法》第十四條的規(guī)定精神，有問題的外來原始憑證應(yīng)作如下處理：
（l）不真實、不合法的，會計人員有權(quán)不予接受，并向單位負(fù)責(zé)人報告。
（2）記載不準(zhǔn)確、不完整的，會計人員有權(quán)予以退回，要求其按照國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定，進(jìn)行更正、補充。
6．外來原始憑證的差錯誰來修改？
根據(jù)《中華人民共和國會計法》第十四條的規(guī)定精神，外來原始憑證如果出現(xiàn)差錯應(yīng)做如下處理：
（l）有錯誤的，退回出具單位重開或者更正，更正處應(yīng)當(dāng)加蓋出具單位印章。
（2）金額有錯誤的，應(yīng)當(dāng)由出具單位重開，不得在原始憑證上更正。
7．外來的原始憑證遺失怎樣處理？
根據(jù)財政部《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》第五十五條的規(guī)定，外來的原始憑證遺失，應(yīng)當(dāng)由原開出單位出具證明，證明經(jīng)濟業(yè)務(wù)的內(nèi)容、原始憑證的號碼、金額，證明必須加蓋原開出憑證單位的公章。然后由接受憑證單位的會計機構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計主管人員和單位領(lǐng)導(dǎo)人辦理批準(zhǔn)手續(xù)，手續(xù)齊全后，才能代作原始憑證。
有些外來原始憑證遺失無法取得證明的，例如，飛機票、火車票等可以由當(dāng)事人寫出詳細(xì)情況說明，然后由接受憑證單位的會計機構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計主管人員和單位領(lǐng)導(dǎo)人辦理批準(zhǔn)手續(xù)，手續(xù)齊全后，才能代作原始憑證。
8．發(fā)生銷貨退回時，憑證怎樣處理？
根據(jù)財政部《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》第四十八條的規(guī)定精神，發(fā)生銷貨退回時，首先要取得退貨驗收證明，然后填制退貨發(fā)票；退款時，首先要取得對方的收款收據(jù)或者匯款銀行的憑證，然后才能填制退款憑證。特別要注意的是，不能以退貨發(fā)票代替收據(jù)開具退款憑證。
本章提要：本章介紹原始憑證的種類、必須具備的內(nèi)容、原始憑證的審核方法和各種特殊原始憑證的處理方法。
1．原始憑證怎樣分類？
原始憑證是在經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時取得的，用以證明經(jīng)濟業(yè)務(wù)已經(jīng)發(fā)生或完成的最初書面證明文件，是會計核算的原始資料，編制記賬憑證的依據(jù)。根據(jù)不同的管理目的，可對原始憑證進(jìn)行如下分類：
（l）按取得來源分類。原始憑證按取得的來源可分為自制原始憑證和外來原始憑證。自制原始憑證是本單位內(nèi)部發(fā)生經(jīng)濟業(yè)務(wù)時，由本單位內(nèi)部經(jīng)辦業(yè)務(wù)的單位或個人填制的憑證。例如：倉庫保管人員填制的人庫單、領(lǐng)料部門填制的領(lǐng)料單、出差人員填制的差旅費報銷單等等。外來原始憑證是與外單位發(fā)生經(jīng)濟業(yè)務(wù)時，從外單位取得的憑證。例如：購貨時取得的發(fā)票，出差人員報銷的車票、飛機票、住宿費收據(jù)等等。
（2）按填制手續(xù)分類。原始憑證按填制手續(xù)可分為一次憑證、累計憑證和匯總憑證。一次憑證是指填制手續(xù)一次完成，一次記錄一項或若干項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的原始憑證。一次憑證是一次有效的憑證，已填列的憑證不能重復(fù)使用。外來的原始憑證都是一次憑證，自制原始憑證中的收料單、發(fā)貨票、銀行結(jié)算憑證等等都是一次憑證。累計憑證是在一定時期內(nèi)，在一張憑證上，連續(xù)多次記錄不斷重復(fù)發(fā)生的同類經(jīng)濟業(yè)務(wù)的原始憑證，隨時計算累計數(shù)及結(jié)余數(shù)，以便按計劃或限額進(jìn)行控制。制造業(yè)的限額領(lǐng)料單是典型的累計憑證。匯總憑證是將一定時期內(nèi)記錄同類經(jīng)濟業(yè)務(wù)的若干張原始憑證匯總起來編制的原始憑證。例如：工資結(jié)算匯總表、收貨匯總表、發(fā)出材料匯總表等等。
（3）按所起作用分類。原始憑證按所起作用可分為通知憑證、執(zhí)行憑證和計算憑證。通知憑證是對某項經(jīng)濟業(yè)務(wù)起通知或指示作用的憑證，對這類憑證的管理，不能完全等同于其他原始憑證，因為其不能證明經(jīng)濟業(yè)務(wù)已經(jīng)完成。例如：物資訂貨單、扣款通知等等。執(zhí)行憑證是對某項經(jīng)濟業(yè)務(wù)執(zhí)行后填制的原始憑證，可以證明經(jīng)濟業(yè)務(wù)已經(jīng)完成。例如：入庫單、出庫單、各種收據(jù)等等。計算憑證也是某項經(jīng)濟業(yè)務(wù)完成后填制的原始憑證，可以證明經(jīng)濟業(yè)務(wù)已經(jīng)完成。但是，該憑證上的數(shù)字是按照一定的方法計算后形成的。例如：工資結(jié)算匯總表、輔助生產(chǎn)費用分配表、制造費用分配表等等。
2．外來原始憑證必須具備哪些內(nèi)容？
根據(jù)財政部《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》第四十八條的規(guī)定，外來原始憑證必須具備如下內(nèi)容：
（l）憑證的名稱：外來原始憑證必須有明確的名稱，以便于憑證的管理和業(yè)務(wù)處理。
（2）填制憑證的日期：憑證填制的日期就是經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的日期，便于對經(jīng)濟業(yè)務(wù)的審查。
（3）填制憑證單位名稱或者填制人姓名：填制憑證的單位或個人是經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的證明人，有利于了解經(jīng)濟業(yè)務(wù)的來龍去脈。
（4）經(jīng)辦人員的簽名或者蓋章：憑證上的簽名、蓋章人，是經(jīng)濟業(yè)務(wù)的直接經(jīng)辦人，簽名、蓋章可以明確經(jīng)濟責(zé)任。
（5）接受憑證單位名稱：證明經(jīng)濟業(yè)務(wù)是否確實是本單位發(fā)生的，以便于記賬和查賬。值得注意的是，單位的名稱必須是全稱，不得省略。例如，“北京市XX五金商貿(mào)有限公司”，不得寫為“五商公司”。
（6）經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容：完整的填寫經(jīng)濟業(yè)務(wù)的內(nèi)容，便于了解經(jīng)濟業(yè)務(wù)的具體情況，檢查其真實性、合理性和合法性。
（7）數(shù)量、單價和金額：這是經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的量化證明，是保證會計資料真實性的基礎(chǔ)。特別是大、小寫金額必須按規(guī)定完整填寫，防止出現(xiàn)舞弊行為。
3．受理外來原始憑證時應(yīng)審核哪些方面？
外來原始憑證種類繁多，格式各異，但在審核時都要重點注意以下幾個方面：
（l）憑證真實性的審核。憑證是否真實，例如，是否為稅務(wù)局的統(tǒng)一發(fā)票，防止虛假發(fā)票；憑證所記載的經(jīng)濟業(yè)務(wù)是否真實發(fā)生；開出發(fā)票的單位是否存在等等。
（2）憑證完整性的審核。即審核外來原始憑證所應(yīng)填寫的內(nèi)容是否全部具備，不得有遺漏。
（3）憑證合規(guī)性的審核。憑證所記載的經(jīng)濟業(yè)務(wù)是否符合有關(guān)財經(jīng)法規(guī)和會計制度的規(guī)定；是否符合開支標(biāo)準(zhǔn)；憑證所填寫的文字和金額是否字跡清楚、規(guī)范，使用的筆和顏色是否符合要求等等。
4．什么樣的外來原始憑證不能接受？
失真、違規(guī)或不完整的外來原始憑證均不能接受，具體如下：
（1）應(yīng)蓋有稅務(wù)局發(fā)票監(jiān)制章、填制憑證單位公章的，而未加蓋。
（2）未填寫填制憑證單位名稱或者填制人姓名，沒有經(jīng)辦人員的簽名或者蓋章。
（3）填制單位的名稱與所蓋的公章不符。
（4）未填寫接受憑證單位名稱或者填寫的名稱與本單位不符。
（5）憑證的聯(lián)次不符。
（6）憑證有涂改。
（7）憑證所列的經(jīng)濟業(yè)務(wù)不符合開支范圍、開支標(biāo)準(zhǔn)。
（8）憑證所列的金額、數(shù)量計算不正確。
5．有問題的外來原始憑證怎樣處理？
根據(jù)《中華人民共和國會計法》第十四條的規(guī)定精神，有問題的外來原始憑證應(yīng)作如下處理：
（l）不真實、不合法的，會計人員有權(quán)不予接受，并向單位負(fù)責(zé)人報告。
（2）記載不準(zhǔn)確、不完整的，會計人員有權(quán)予以退回，要求其按照國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定，進(jìn)行更正、補充。
6．外來原始憑證的差錯誰來修改？
根據(jù)《中華人民共和國會計法》第十四條的規(guī)定精神，外來原始憑證如果出現(xiàn)差錯應(yīng)做如下處理：
（l）有錯誤的，退回出具單位重開或者更正，更正處應(yīng)當(dāng)加蓋出具單位印章。
（2）金額有錯誤的，應(yīng)當(dāng)由出具單位重開，不得在原始憑證上更正。
7．外來的原始憑證遺失怎樣處理？
根據(jù)財政部《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》第五十五條的規(guī)定，外來的原始憑證遺失，應(yīng)當(dāng)由原開出單位出具證明，證明經(jīng)濟業(yè)務(wù)的內(nèi)容、原始憑證的號碼、金額，證明必須加蓋原開出憑證單位的公章。然后由接受憑證單位的會計機構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計主管人員和單位領(lǐng)導(dǎo)人辦理批準(zhǔn)手續(xù)，手續(xù)齊全后，才能代作原始憑證。
有些外來原始憑證遺失無法取得證明的，例如，飛機票、火車票等可以由當(dāng)事人寫出詳細(xì)情況說明，然后由接受憑證單位的會計機構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計主管人員和單位領(lǐng)導(dǎo)人辦理批準(zhǔn)手續(xù)，手續(xù)齊全后，才能代作原始憑證。
8．發(fā)生銷貨退回時，憑證怎樣處理？
根據(jù)財政部《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》第四十八條的規(guī)定精神，發(fā)生銷貨退回時，首先要取得退貨驗收證明，然后填制退貨發(fā)票；退款時，首先要取得對方的收款收據(jù)或者匯款銀行的憑證，然后才能填制退款憑證。特別要注意的是，不能以退貨發(fā)票代替收據(jù)開具退款憑證。