將本公司在工作辦理完畢的文件材料挑選出有查閱、保存價(jià)值的部分，按照它們形成過程中的聯(lián)系和規(guī)律，組成案卷，叫文書立卷。文書立卷是本公司有關(guān)人員完成和處理他們工作的情況的反應(yīng)，一般公司由秘書負(fù)責(zé)文件的收發(fā)、登記、立卷等工作，既要保證案卷質(zhì)量，又要便于本公司有關(guān)人員需要時(shí)快速查找。
a、立卷的原則
按照文件形成的自然規(guī)律，保持它們之間的聯(lián)系，使案卷正確反映企業(yè)活動(dòng)的本來面貌，分門別類，便于保管和利用。
b、立卷的要求
文書立卷時(shí)，要求你準(zhǔn)確地劃分保管期限。避免將需永久或長(zhǎng)期保存的文件材料同短期保管的文件材料相互混雜，給檔案的保管、統(tǒng)計(jì)、利用工作帶來不便，甚至影響重要檔案的齊全完整。
c、立卷的方法
立卷方法正確與否，關(guān)系到能否保持文件聯(lián)系。文件的聯(lián)系是多方面的，不同文件具有相同的特征，都可看作為文件之間的相互聯(lián)系。把若干具有相同特征的文件組在一個(gè)案卷內(nèi)，這就是按文件的特征立卷，是一種比較科學(xué)方法。一般情況下，可根據(jù)文件的下列特征進(jìn)行立卷：
1）按主題特征立卷。
就是將各文件中主題性質(zhì)相同的文件組成卷宗。主題可以概括，也可以具體，這要根據(jù)文件的多少來確定。例如，如一年中業(yè)務(wù)工作方面的文件，就可按什么性質(zhì)的業(yè)務(wù)來分類立成一卷；如這方面的文件數(shù)量較多，則又可細(xì)分若干卷。
2）按時(shí)間特征立卷。
就是按文件形成的時(shí)間或文件內(nèi)容所針對(duì)的時(shí)間立卷。一般來說，案卷多數(shù)具有時(shí)間特征。因此，在組卷時(shí)，只有對(duì)那些時(shí)間針對(duì)性強(qiáng)的文件才以時(shí)間特征為主組卷。如年度預(yù)決算、季度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、期刊、簡(jiǎn)報(bào)等等。
3）按“作者”特征立卷。
“作者”是指制發(fā)文件部門或個(gè)人。同一作者或部門的文件材料組合成為案卷，就是按作者特征立卷。對(duì)各部門文件應(yīng)分別立卷但要注意文件的整體、密不可分性。
4）按文件名稱特征立卷。
就是將同一名稱的文件、材料組成案卷。如總結(jié)、請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、批復(fù)、簡(jiǎn)報(bào)、通知等分別立卷。一般情況下，這種立卷方法往往同按作者、按主題特征立卷方法相結(jié)合，一般不單獨(dú)采用。
5）按收發(fā)文單位特征立卷。
就是將針對(duì)一個(gè)或幾個(gè)具體雙方來往文件組合成立案卷。
上述特征在立卷工作中，運(yùn)用得最多最廣的是按主題特征立卷的方法。但同時(shí)還應(yīng)與其他立卷特征結(jié)合起來應(yīng)用。特別是主題、作者、名稱三個(gè)特征，經(jīng)常結(jié)合運(yùn)用。
以上幾種方法立卷時(shí)，應(yīng)仔細(xì)研究比較，選擇其中的一兩種相結(jié)合來立卷，以確保案卷的質(zhì)量。
***特別提醒
立卷時(shí)應(yīng)考慮每一個(gè)案卷內(nèi)的文件數(shù)量。一個(gè)案卷一般200頁(yè)左右為宜。個(gè)別案卷的文件數(shù)量確實(shí)達(dá)不到這么多時(shí)，一般也不能少于40頁(yè)。否則，則應(yīng)考慮與其他類案卷合并。避免“一柜子檔案，半柜子卷皮”。
d、堅(jiān)持做好平時(shí)立卷工作
秘書應(yīng)根據(jù)案卷類目及時(shí)把文件歸入按條款設(shè)置的卷內(nèi)，就是平時(shí)立卷。做好平日立卷工作要注意：
1）編好案卷類目。
案卷類目就是按照立卷的原則和方法，為便于立卷而編出的案卷名冊(cè)。案卷類目是由類目和條款組成的。案卷類目對(duì)平時(shí)立卷工作是十分重要的，可以保證文件的完整，便于平時(shí)查找利用文件。
2）準(zhǔn)確確定立卷歸檔的范圍。
一個(gè)公司每年經(jīng)過文書處理的文件、材料是大量的，但不能將所有的文件、材料，都立卷歸檔。
立卷歸檔的重點(diǎn)，應(yīng)以本公司形成的文件、材料為主，同時(shí)，還應(yīng)包括能夠反映和記述本公司主要職能活動(dòng)的具有保存價(jià)值的文件。具體講，有以下幾個(gè)主要方面：
*本公司工作、生產(chǎn)、社會(huì)活動(dòng)中形成的具有查考價(jià)值的各種文件、材料、傳真、電報(bào)（包括一些應(yīng)歸檔而往往平時(shí)收集不夠的材料，如匯報(bào)材料，調(diào)查報(bào)告，以個(gè)人名義向報(bào)刊、電臺(tái)發(fā)表反映本公司工作的文章稿件；組織、人事工作活動(dòng)中形成的文件材料；各種統(tǒng)計(jì)數(shù)字、報(bào)表、規(guī)章制度等等）。
*各部門報(bào)送重要統(tǒng)計(jì)、報(bào)告及其他有重要查考價(jià)值的文件。
*重要的來信、來訪材料。
e、調(diào)整定卷和歸檔
調(diào)整定卷工作是在平時(shí)立卷的基礎(chǔ)上，對(duì)案卷進(jìn)行全面的復(fù)查、調(diào)整、最終確定案卷內(nèi)容，并做好歸檔前的各項(xiàng)工作。
1）復(fù)查案卷工作，確定保管期限。
復(fù)查案卷文件，就是要根據(jù)立卷原則、要求和特征，對(duì)卷內(nèi)文件進(jìn)行復(fù)查，剔除不需立卷歸檔的文件，糾正分類不準(zhǔn)確的文件。然后根據(jù)檔案材料保管期限來確定案卷保管期。
2）排列卷內(nèi)文件。
卷內(nèi)文件的排列可按照時(shí)間、主題、地區(qū)、作者、名稱等排列。排列時(shí)要注意正文在前，附件在后，請(qǐng)示在前，附文在后，最后的定稿在前，討論修改稿在后，發(fā)文時(shí)間早的在前，發(fā)文時(shí)間晚的在后。
3）編寫卷內(nèi)文件。
凡列為永久和長(zhǎng)期保管的案卷，都必須編寫張?zhí)?。編寫張?zhí)枒?yīng)注意：
依次為文件的每一張編一個(gè)號(hào)，而不是為每一頁(yè)編號(hào)；空白紙不編張?zhí)枴?BR> *卷內(nèi)的小冊(cè)子與其他文件合在一起編張?zhí)枴?BR> *折疊的文件兩頁(yè)編一個(gè)張?zhí)枴?BR> *左側(cè)裝訂的在右上角編張?zhí)枺覀?cè)裝訂的在左上角編號(hào)。
*張?zhí)柧帉懝ぷ鞅仨氉龅綔?zhǔn)確無誤。
4）填寫卷內(nèi)目錄和備考表。
案卷經(jīng)過復(fù)查調(diào)整，在裝訂前，應(yīng)及時(shí)填寫卷內(nèi)目錄。填寫卷內(nèi)目錄時(shí)一般每一份文件分別填寫。如幾份文件的內(nèi)容完全是針對(duì)著某一個(gè)具體問題的，也可以綜合起來填寫。永久、長(zhǎng)期保管的案卷填寫卷內(nèi)目錄，短期保管案卷可不填寫卷內(nèi)目錄。卷內(nèi)目錄一般可填寫相同的兩份，其中一份附在卷首，不編張?zhí)枺硪环萘粢詡洳椤?BR> 永久、長(zhǎng)期保存的案卷還要填寫備考表，主要是為說明卷內(nèi)文件的某些缺點(diǎn)或問題，并注明立卷人姓名，以備查考。備考表附在卷末，不編張?zhí)?，?yīng)在裝訂前填好。
5）裝訂案卷的要求。
裝訂案卷時(shí)，要注意：
*修整文件，去掉文件上的所有金屬物。
*不裝訂的一側(cè)和下邊，要取齊，使案卷整齊美觀。
*裝訂一側(cè)線外要留有一定的余地避免翻閱時(shí)掉頁(yè)，但又要注意不要把文件的字句訂住。
*一般橫排橫寫的文件在左側(cè)裝訂，豎排豎寫的在右側(cè)裝訂。
6）填寫案卷封面。
案卷封面應(yīng)工整地填寫，填寫的項(xiàng)目為：企業(yè)名稱（如按問題分類，應(yīng)填寫類的名稱）、案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件起止日期，卷內(nèi)文件張數(shù)、保管期限、文書處理號(hào)。
***特別提醒：
標(biāo)題要反映出卷內(nèi)文件的內(nèi)容、作者和名稱，如文件的作者和名稱較多，可只標(biāo)明主要作者和名稱。
f、案卷的排列和編號(hào)
調(diào)卷工作結(jié)束后，要根據(jù)文件之間的聯(lián)系和分類原則，對(duì)案卷進(jìn)行系統(tǒng)的排列，將類目相同和保管期限相同的案卷依次排列。并逐個(gè)編上案卷順序號(hào)。順序號(hào)可以從第一卷到最后一個(gè)卷連續(xù)流水填寫，也可分類編號(hào)。
g、編制案卷目錄
將已經(jīng)排列、編號(hào)的案卷，按卷號(hào)順序登記在統(tǒng)一印制的案卷目錄上，就是編制案卷目錄。案卷目錄是最基本的檢索工具。
h、歸檔
完成了全部立卷工作，編好案卷目錄后，按照檔案管理的規(guī)定，將全部案卷和案卷目錄移向歸檔案室。歸檔時(shí)，檔案室就根據(jù)案卷目錄逐卷進(jìn)行檢查接收。如有不符合要求的地方，可進(jìn)行改正。
a、立卷的原則
按照文件形成的自然規(guī)律，保持它們之間的聯(lián)系，使案卷正確反映企業(yè)活動(dòng)的本來面貌，分門別類，便于保管和利用。
b、立卷的要求
文書立卷時(shí)，要求你準(zhǔn)確地劃分保管期限。避免將需永久或長(zhǎng)期保存的文件材料同短期保管的文件材料相互混雜，給檔案的保管、統(tǒng)計(jì)、利用工作帶來不便，甚至影響重要檔案的齊全完整。
c、立卷的方法
立卷方法正確與否，關(guān)系到能否保持文件聯(lián)系。文件的聯(lián)系是多方面的，不同文件具有相同的特征，都可看作為文件之間的相互聯(lián)系。把若干具有相同特征的文件組在一個(gè)案卷內(nèi)，這就是按文件的特征立卷，是一種比較科學(xué)方法。一般情況下，可根據(jù)文件的下列特征進(jìn)行立卷：
1）按主題特征立卷。
就是將各文件中主題性質(zhì)相同的文件組成卷宗。主題可以概括，也可以具體，這要根據(jù)文件的多少來確定。例如，如一年中業(yè)務(wù)工作方面的文件，就可按什么性質(zhì)的業(yè)務(wù)來分類立成一卷；如這方面的文件數(shù)量較多，則又可細(xì)分若干卷。
2）按時(shí)間特征立卷。
就是按文件形成的時(shí)間或文件內(nèi)容所針對(duì)的時(shí)間立卷。一般來說，案卷多數(shù)具有時(shí)間特征。因此，在組卷時(shí)，只有對(duì)那些時(shí)間針對(duì)性強(qiáng)的文件才以時(shí)間特征為主組卷。如年度預(yù)決算、季度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、期刊、簡(jiǎn)報(bào)等等。
3）按“作者”特征立卷。
“作者”是指制發(fā)文件部門或個(gè)人。同一作者或部門的文件材料組合成為案卷，就是按作者特征立卷。對(duì)各部門文件應(yīng)分別立卷但要注意文件的整體、密不可分性。
4）按文件名稱特征立卷。
就是將同一名稱的文件、材料組成案卷。如總結(jié)、請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、批復(fù)、簡(jiǎn)報(bào)、通知等分別立卷。一般情況下，這種立卷方法往往同按作者、按主題特征立卷方法相結(jié)合，一般不單獨(dú)采用。
5）按收發(fā)文單位特征立卷。
就是將針對(duì)一個(gè)或幾個(gè)具體雙方來往文件組合成立案卷。
上述特征在立卷工作中，運(yùn)用得最多最廣的是按主題特征立卷的方法。但同時(shí)還應(yīng)與其他立卷特征結(jié)合起來應(yīng)用。特別是主題、作者、名稱三個(gè)特征，經(jīng)常結(jié)合運(yùn)用。
以上幾種方法立卷時(shí)，應(yīng)仔細(xì)研究比較，選擇其中的一兩種相結(jié)合來立卷，以確保案卷的質(zhì)量。
***特別提醒
立卷時(shí)應(yīng)考慮每一個(gè)案卷內(nèi)的文件數(shù)量。一個(gè)案卷一般200頁(yè)左右為宜。個(gè)別案卷的文件數(shù)量確實(shí)達(dá)不到這么多時(shí)，一般也不能少于40頁(yè)。否則，則應(yīng)考慮與其他類案卷合并。避免“一柜子檔案，半柜子卷皮”。
d、堅(jiān)持做好平時(shí)立卷工作
秘書應(yīng)根據(jù)案卷類目及時(shí)把文件歸入按條款設(shè)置的卷內(nèi)，就是平時(shí)立卷。做好平日立卷工作要注意：
1）編好案卷類目。
案卷類目就是按照立卷的原則和方法，為便于立卷而編出的案卷名冊(cè)。案卷類目是由類目和條款組成的。案卷類目對(duì)平時(shí)立卷工作是十分重要的，可以保證文件的完整，便于平時(shí)查找利用文件。
2）準(zhǔn)確確定立卷歸檔的范圍。
一個(gè)公司每年經(jīng)過文書處理的文件、材料是大量的，但不能將所有的文件、材料，都立卷歸檔。
立卷歸檔的重點(diǎn)，應(yīng)以本公司形成的文件、材料為主，同時(shí)，還應(yīng)包括能夠反映和記述本公司主要職能活動(dòng)的具有保存價(jià)值的文件。具體講，有以下幾個(gè)主要方面：
*本公司工作、生產(chǎn)、社會(huì)活動(dòng)中形成的具有查考價(jià)值的各種文件、材料、傳真、電報(bào)（包括一些應(yīng)歸檔而往往平時(shí)收集不夠的材料，如匯報(bào)材料，調(diào)查報(bào)告，以個(gè)人名義向報(bào)刊、電臺(tái)發(fā)表反映本公司工作的文章稿件；組織、人事工作活動(dòng)中形成的文件材料；各種統(tǒng)計(jì)數(shù)字、報(bào)表、規(guī)章制度等等）。
*各部門報(bào)送重要統(tǒng)計(jì)、報(bào)告及其他有重要查考價(jià)值的文件。
*重要的來信、來訪材料。
e、調(diào)整定卷和歸檔
調(diào)整定卷工作是在平時(shí)立卷的基礎(chǔ)上，對(duì)案卷進(jìn)行全面的復(fù)查、調(diào)整、最終確定案卷內(nèi)容，并做好歸檔前的各項(xiàng)工作。
1）復(fù)查案卷工作，確定保管期限。
復(fù)查案卷文件，就是要根據(jù)立卷原則、要求和特征，對(duì)卷內(nèi)文件進(jìn)行復(fù)查，剔除不需立卷歸檔的文件，糾正分類不準(zhǔn)確的文件。然后根據(jù)檔案材料保管期限來確定案卷保管期。
2）排列卷內(nèi)文件。
卷內(nèi)文件的排列可按照時(shí)間、主題、地區(qū)、作者、名稱等排列。排列時(shí)要注意正文在前，附件在后，請(qǐng)示在前，附文在后，最后的定稿在前，討論修改稿在后，發(fā)文時(shí)間早的在前，發(fā)文時(shí)間晚的在后。
3）編寫卷內(nèi)文件。
凡列為永久和長(zhǎng)期保管的案卷，都必須編寫張?zhí)?。編寫張?zhí)枒?yīng)注意：
依次為文件的每一張編一個(gè)號(hào)，而不是為每一頁(yè)編號(hào)；空白紙不編張?zhí)枴?BR> *卷內(nèi)的小冊(cè)子與其他文件合在一起編張?zhí)枴?BR> *折疊的文件兩頁(yè)編一個(gè)張?zhí)枴?BR> *左側(cè)裝訂的在右上角編張?zhí)枺覀?cè)裝訂的在左上角編號(hào)。
*張?zhí)柧帉懝ぷ鞅仨氉龅綔?zhǔn)確無誤。
4）填寫卷內(nèi)目錄和備考表。
案卷經(jīng)過復(fù)查調(diào)整，在裝訂前，應(yīng)及時(shí)填寫卷內(nèi)目錄。填寫卷內(nèi)目錄時(shí)一般每一份文件分別填寫。如幾份文件的內(nèi)容完全是針對(duì)著某一個(gè)具體問題的，也可以綜合起來填寫。永久、長(zhǎng)期保管的案卷填寫卷內(nèi)目錄，短期保管案卷可不填寫卷內(nèi)目錄。卷內(nèi)目錄一般可填寫相同的兩份，其中一份附在卷首，不編張?zhí)枺硪环萘粢詡洳椤?BR> 永久、長(zhǎng)期保存的案卷還要填寫備考表，主要是為說明卷內(nèi)文件的某些缺點(diǎn)或問題，并注明立卷人姓名，以備查考。備考表附在卷末，不編張?zhí)?，?yīng)在裝訂前填好。
5）裝訂案卷的要求。
裝訂案卷時(shí)，要注意：
*修整文件，去掉文件上的所有金屬物。
*不裝訂的一側(cè)和下邊，要取齊，使案卷整齊美觀。
*裝訂一側(cè)線外要留有一定的余地避免翻閱時(shí)掉頁(yè)，但又要注意不要把文件的字句訂住。
*一般橫排橫寫的文件在左側(cè)裝訂，豎排豎寫的在右側(cè)裝訂。
6）填寫案卷封面。
案卷封面應(yīng)工整地填寫，填寫的項(xiàng)目為：企業(yè)名稱（如按問題分類，應(yīng)填寫類的名稱）、案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件起止日期，卷內(nèi)文件張數(shù)、保管期限、文書處理號(hào)。
***特別提醒：
標(biāo)題要反映出卷內(nèi)文件的內(nèi)容、作者和名稱，如文件的作者和名稱較多，可只標(biāo)明主要作者和名稱。
f、案卷的排列和編號(hào)
調(diào)卷工作結(jié)束后，要根據(jù)文件之間的聯(lián)系和分類原則，對(duì)案卷進(jìn)行系統(tǒng)的排列，將類目相同和保管期限相同的案卷依次排列。并逐個(gè)編上案卷順序號(hào)。順序號(hào)可以從第一卷到最后一個(gè)卷連續(xù)流水填寫，也可分類編號(hào)。
g、編制案卷目錄
將已經(jīng)排列、編號(hào)的案卷，按卷號(hào)順序登記在統(tǒng)一印制的案卷目錄上，就是編制案卷目錄。案卷目錄是最基本的檢索工具。
h、歸檔
完成了全部立卷工作，編好案卷目錄后，按照檔案管理的規(guī)定，將全部案卷和案卷目錄移向歸檔案室。歸檔時(shí)，檔案室就根據(jù)案卷目錄逐卷進(jìn)行檢查接收。如有不符合要求的地方，可進(jìn)行改正。