第十章 會(huì)議組織
—、本章內(nèi)容
會(huì)議組織概述；會(huì)議組織的程序和會(huì)議工作的要求。
二、基本概念解釋
1.會(huì)議，指有組織、有領(lǐng)導(dǎo)的召集人們商議事情的行為過(guò)程。
2.會(huì)議預(yù)案，是會(huì)議的籌備方案。
3.會(huì)間調(diào)度，指會(huì)議進(jìn)行時(shí)間對(duì)會(huì)議程序、內(nèi)容及會(huì)場(chǎng)服務(wù)等所作的調(diào)整和安排。
三、基本問(wèn)題提示
1.會(huì)議成立的基本條件：有組織；有領(lǐng)導(dǎo)；商議事情；集會(huì)。
2.會(huì)議構(gòu)成的要素：會(huì)議名稱、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議人員、會(huì)議組織、會(huì)議主題等。
3.從最本質(zhì)的意義上講，會(huì)議是社會(huì)民主的表現(xiàn)方式，是領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的有效手段。會(huì)議組織的作用是：
（1）會(huì)議是社會(huì)民主的表現(xiàn)方式。作為一項(xiàng)聚眾議事的活動(dòng)，會(huì)議本身就有著民主的內(nèi)涵。每個(gè)與會(huì)者都代表著一定數(shù)量的社會(huì)公眾。會(huì)議本身又賦予與會(huì)者充分發(fā)表自己觀點(diǎn)、見解的權(quán)力，因此會(huì)議成為社會(huì)民主的有力表現(xiàn)形式。
（2）會(huì)議是領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的有效手段。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)制定政策、布置工作、調(diào)查情況、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、宣傳動(dòng)員等活動(dòng)的開展，都離不開會(huì)議。從控制論的觀點(diǎn)看，領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)是由收集信息、制定決策、監(jiān)督控制、反饋調(diào)節(jié)等構(gòu)成的一個(gè)環(huán)閉系統(tǒng)，在這個(gè)系統(tǒng)中的每一個(gè)環(huán)節(jié)，都可借助會(huì)議的獨(dú)特作用。
4.良好的會(huì)議組織工作，可以實(shí)現(xiàn)以下具體的功能：
（1）決策功能。會(huì)議是廣開言路、集思廣益的重要渠道，通過(guò)會(huì)議進(jìn)行決策，是實(shí)現(xiàn)決策科學(xué)化、民主化的有效手段。
（2）執(zhí)行功能。通過(guò)會(huì)議，可以傳達(dá)上級(jí)的政策和指令，可以都署本組織的中心工作和重大行動(dòng)，可以責(zé)成所屬單位統(tǒng)一行動(dòng)步調(diào)，可以解決工作進(jìn)行中的某些問(wèn)題。因此，會(huì)議能起到行政手段的作用。
（3）溝通功能。任何會(huì)議都是某種信息的輸入、傳遞、輸出的過(guò)程。通過(guò)會(huì)議可以上傳下達(dá)，聯(lián)絡(luò)左右，互通情況，交流經(jīng)驗(yàn)，發(fā)揮信息溝通的作用。較之其他溝通形式，會(huì)議溝通具有直接、快速和形象的優(yōu)勢(shì)。
（4）協(xié)調(diào)功能。對(duì)于工作中的矛盾和沖突，運(yùn)用座談、對(duì)話、協(xié)商等會(huì)議形式往往會(huì)收到事半功倍的良好協(xié)調(diào)效果。
（5）監(jiān)督功能。決策的實(shí)施離不開檢查、督促，而監(jiān)督功能的實(shí)現(xiàn)往往離不開會(huì)議，如各種匯報(bào)會(huì)、總結(jié)會(huì)、評(píng)比會(huì)等，都是實(shí)施監(jiān)督的有效形式。
5.會(huì)議預(yù)案包括的內(nèi)容有：會(huì)議名稱、會(huì)議主題、出席人員、會(huì)議工作班子及其職責(zé)分工、選擇與布置會(huì)場(chǎng)、會(huì)議的其他活動(dòng)。
6.大中型會(huì)議的工作機(jī)構(gòu)通常有：
一般說(shuō)來(lái)，大中型會(huì)議在會(huì)議秘書長(zhǎng)統(tǒng)籌下的會(huì)議工作機(jī)構(gòu)通常有：
（1）秘書組（處）。負(fù)責(zé)會(huì)議文字工作以及會(huì)議期間交辦的事項(xiàng)。
（2）資料組。負(fù)責(zé)各種會(huì)議文件的印刷、保管、發(fā)放、回收以及會(huì)議文件的匯集、歸檔等。
（3）組織組。負(fù)責(zé)與會(huì)人員編組、簽到以及代表選舉、代表資格審查等事宜。
（4）宣傳組。負(fù)責(zé)會(huì)議的宣傳報(bào)道以及文化娛樂、攝影、錄影等工作。
（5）后勤組。負(fù)責(zé)會(huì)議票證準(zhǔn)備，會(huì)場(chǎng)布置，會(huì)間食宿、用車、生活用品供應(yīng)、返程票購(gòu)買等后勤保障工作。
（6）保衛(wèi)組。負(fù)責(zé)重要會(huì)議的安全保衛(wèi)工作。
—、本章內(nèi)容
會(huì)議組織概述；會(huì)議組織的程序和會(huì)議工作的要求。
二、基本概念解釋
1.會(huì)議，指有組織、有領(lǐng)導(dǎo)的召集人們商議事情的行為過(guò)程。
2.會(huì)議預(yù)案，是會(huì)議的籌備方案。
3.會(huì)間調(diào)度，指會(huì)議進(jìn)行時(shí)間對(duì)會(huì)議程序、內(nèi)容及會(huì)場(chǎng)服務(wù)等所作的調(diào)整和安排。
三、基本問(wèn)題提示
1.會(huì)議成立的基本條件：有組織；有領(lǐng)導(dǎo)；商議事情；集會(huì)。
2.會(huì)議構(gòu)成的要素：會(huì)議名稱、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議人員、會(huì)議組織、會(huì)議主題等。
3.從最本質(zhì)的意義上講，會(huì)議是社會(huì)民主的表現(xiàn)方式，是領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的有效手段。會(huì)議組織的作用是：
（1）會(huì)議是社會(huì)民主的表現(xiàn)方式。作為一項(xiàng)聚眾議事的活動(dòng)，會(huì)議本身就有著民主的內(nèi)涵。每個(gè)與會(huì)者都代表著一定數(shù)量的社會(huì)公眾。會(huì)議本身又賦予與會(huì)者充分發(fā)表自己觀點(diǎn)、見解的權(quán)力，因此會(huì)議成為社會(huì)民主的有力表現(xiàn)形式。
（2）會(huì)議是領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的有效手段。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)制定政策、布置工作、調(diào)查情況、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、宣傳動(dòng)員等活動(dòng)的開展，都離不開會(huì)議。從控制論的觀點(diǎn)看，領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)是由收集信息、制定決策、監(jiān)督控制、反饋調(diào)節(jié)等構(gòu)成的一個(gè)環(huán)閉系統(tǒng)，在這個(gè)系統(tǒng)中的每一個(gè)環(huán)節(jié)，都可借助會(huì)議的獨(dú)特作用。
4.良好的會(huì)議組織工作，可以實(shí)現(xiàn)以下具體的功能：
（1）決策功能。會(huì)議是廣開言路、集思廣益的重要渠道，通過(guò)會(huì)議進(jìn)行決策，是實(shí)現(xiàn)決策科學(xué)化、民主化的有效手段。
（2）執(zhí)行功能。通過(guò)會(huì)議，可以傳達(dá)上級(jí)的政策和指令，可以都署本組織的中心工作和重大行動(dòng)，可以責(zé)成所屬單位統(tǒng)一行動(dòng)步調(diào)，可以解決工作進(jìn)行中的某些問(wèn)題。因此，會(huì)議能起到行政手段的作用。
（3）溝通功能。任何會(huì)議都是某種信息的輸入、傳遞、輸出的過(guò)程。通過(guò)會(huì)議可以上傳下達(dá)，聯(lián)絡(luò)左右，互通情況，交流經(jīng)驗(yàn)，發(fā)揮信息溝通的作用。較之其他溝通形式，會(huì)議溝通具有直接、快速和形象的優(yōu)勢(shì)。
（4）協(xié)調(diào)功能。對(duì)于工作中的矛盾和沖突，運(yùn)用座談、對(duì)話、協(xié)商等會(huì)議形式往往會(huì)收到事半功倍的良好協(xié)調(diào)效果。
（5）監(jiān)督功能。決策的實(shí)施離不開檢查、督促，而監(jiān)督功能的實(shí)現(xiàn)往往離不開會(huì)議，如各種匯報(bào)會(huì)、總結(jié)會(huì)、評(píng)比會(huì)等，都是實(shí)施監(jiān)督的有效形式。
5.會(huì)議預(yù)案包括的內(nèi)容有：會(huì)議名稱、會(huì)議主題、出席人員、會(huì)議工作班子及其職責(zé)分工、選擇與布置會(huì)場(chǎng)、會(huì)議的其他活動(dòng)。
6.大中型會(huì)議的工作機(jī)構(gòu)通常有：
一般說(shuō)來(lái)，大中型會(huì)議在會(huì)議秘書長(zhǎng)統(tǒng)籌下的會(huì)議工作機(jī)構(gòu)通常有：
（1）秘書組（處）。負(fù)責(zé)會(huì)議文字工作以及會(huì)議期間交辦的事項(xiàng)。
（2）資料組。負(fù)責(zé)各種會(huì)議文件的印刷、保管、發(fā)放、回收以及會(huì)議文件的匯集、歸檔等。
（3）組織組。負(fù)責(zé)與會(huì)人員編組、簽到以及代表選舉、代表資格審查等事宜。
（4）宣傳組。負(fù)責(zé)會(huì)議的宣傳報(bào)道以及文化娛樂、攝影、錄影等工作。
（5）后勤組。負(fù)責(zé)會(huì)議票證準(zhǔn)備，會(huì)場(chǎng)布置，會(huì)間食宿、用車、生活用品供應(yīng)、返程票購(gòu)買等后勤保障工作。
（6）保衛(wèi)組。負(fù)責(zé)重要會(huì)議的安全保衛(wèi)工作。