隨著外國企業(yè)到中國投資合作的增多，跨國公司的首腦秘書、董事長秘書、總裁秘書、商務(wù)秘書等職位正日益成為搶手“香餑餑” 。在我國，秘書這一行業(yè)的從業(yè)人員已超過2000萬。據(jù)了解，參加勞動和社會保障部舉辦的 秘書職業(yè)資格鑒定的人數(shù)已達23萬多，但在17萬通過認證的人中，真正經(jīng)驗豐富、職業(yè)素養(yǎng)很高、掌握多種技能的復(fù)合型秘書可謂鳳毛麟角，真正受過正規(guī)系統(tǒng)培訓(xùn)的人員卻不多。近期在京舉辦的幾場大型招聘會中，有許多企業(yè)都在招聘總裁助理、總裁秘書、經(jīng)理秘書，雖然應(yīng)聘人員很多，但真正令企業(yè)滿意的很少。一家企業(yè)的人力資源部經(jīng)理抱怨道：“我們一直招不到合適的經(jīng)理秘書，因此每次招聘會都會招這個崗位，招一個高水平的秘書真難！”
在協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)工作方面，秘書素質(zhì)的高低對一個企業(yè)很重要，因此，開展這一行業(yè)的職業(yè)技能鑒定工作，提高從業(yè)人員的素質(zhì)就顯得非常重要。按國際秘書聯(lián)合會的定義，“秘書”是上司的特殊助手，他們掌握辦公室工作的技巧，能在上司沒有過問的情況下表現(xiàn)自己的責(zé)任感，以實際行動顯示主動性和判斷力，并在所有給予的權(quán)利范圍內(nèi)做出決定。目前國內(nèi)秘書人才的培養(yǎng)與西方差距很大，企業(yè)還很難尋覓到高級秘書人才。
專業(yè)秘書需要什么條件和能力
在過去的幾十年中，秘書的角色變化得很快，她們不再是打字員或是辦事員。這個變化表明了秘書開始被歸入行政管理工作范疇，秘書的工作職能將涉及項目管理、計算機軟件應(yīng)用、組織會議和出差、外部網(wǎng)和內(nèi)部網(wǎng)的通信、文件信息整理、辦公室管理等方面。
在21世紀，秘書需要有以下五方面的能力：一、多元化才能。秘書應(yīng)用懂得兩國甚至三國以上的語言，具有一定的語言處理能力和計算機技能。二、組織能力。秘書應(yīng)當(dāng)是一個組織者，她要為各種會議和活動作計劃，并落實安排。同時，她還需要應(yīng)付一大堆的工作日記、計劃表、文件和電子檔案。三、溝通能力。秘書需要和老板、同事以及客戶打交道，她要善于協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)外部的關(guān)系。四、獲取新知識的能力。秘書必須通過繼續(xù)深造來不斷增長知識和提高技能，特別是在辦公技術(shù)方面，她需要跟上計算機應(yīng)用的發(fā)展步伐。五、團隊合作能力。秘書要參加到許多實際項目中去，她需要收集信息，需要督促團隊努力工作。因此團隊合作能力也是秘書工作的一個關(guān)鍵部分。來自網(wǎng)易教育作者為佚名發(fā)表的觀點中認為，專業(yè)秘書的必備條件，與傳統(tǒng)秘書截然不同，20世紀的秘書所被賦予的職責(zé)，是消極地等待主管的命令，配合周圍的工作環(huán)境；而新世紀來臨之際，由于網(wǎng)絡(luò)的四通八達，企業(yè)扁平化、全球化的發(fā)展，促使秘書積極順應(yīng)變局，創(chuàng)新思維。因此，21世紀的秘書，除了外形利落出色、學(xué)識涵養(yǎng)豐富、個性成熟穩(wěn)重等傳統(tǒng)的標準之外，還應(yīng)具備現(xiàn)代條件：
第一，有問題，能自己找答案。資深參謀人員應(yīng)為主管設(shè)想出合理的方法，要主管做選擇題而非是非題。
第二，情緒問題，能自行排解。世界上95％的秘書都是女性，下個世紀無疑將是女性發(fā)展快速也是具挑戰(zhàn)機會的世紀。專業(yè)秘書必須克服自身的情緒問題，力求成熟穩(wěn)重。
第三，不斷給自己找機會?；粍訛橹鲃印ＮC就是轉(zhuǎn)機。
第四，隨時準備。許多秘書抱怨加班，比老總還忙，這就違反了秘書工作的要求。主管隨傳隨到這是必須的。
第五，話不多但中聽。多數(shù)主管都很忙碌，沒有時間聽閑話。所以秘書在回答前必須思考，做到能言不繁。
第六，做事有分寸。做秘書難的一件事，是揣度主管的心意。許多反應(yīng)及作風(fēng)都是在日積月累的溝通和協(xié)調(diào)中了解的。所以過度反應(yīng)是需要避免的。
第七，凡事多觀察。秘書就像氣象局一樣，主管及辦公室的風(fēng)吹草動都唯你是問。要適應(yīng)環(huán)境，而非要環(huán)境適應(yīng)你；要改變自己而非改他人。
第八，能設(shè)身處地的考慮。秘書是未來辦公室資訊的整合者，在這個前提下，你所擁有的資源多也完整，所以你的思維應(yīng)該不是單一的，而是整合的。
第九，能扮黑白臉。許多會議和談判的場合可能需要你適當(dāng)?shù)某霈F(xiàn)，配合主管完成工作。所以你的溝通協(xié)調(diào)能力是相當(dāng)重要的。
第十，有公關(guān)能力。秘書工作會涉及更多的顧客服務(wù)，也就是對外涉及聯(lián)絡(luò)的能力。秘書也將逐步邁向公關(guān)經(jīng)理人或甚至發(fā)言人的角色。
在協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)工作方面，秘書素質(zhì)的高低對一個企業(yè)很重要，因此，開展這一行業(yè)的職業(yè)技能鑒定工作，提高從業(yè)人員的素質(zhì)就顯得非常重要。按國際秘書聯(lián)合會的定義，“秘書”是上司的特殊助手，他們掌握辦公室工作的技巧，能在上司沒有過問的情況下表現(xiàn)自己的責(zé)任感，以實際行動顯示主動性和判斷力，并在所有給予的權(quán)利范圍內(nèi)做出決定。目前國內(nèi)秘書人才的培養(yǎng)與西方差距很大，企業(yè)還很難尋覓到高級秘書人才。
專業(yè)秘書需要什么條件和能力
在過去的幾十年中，秘書的角色變化得很快，她們不再是打字員或是辦事員。這個變化表明了秘書開始被歸入行政管理工作范疇，秘書的工作職能將涉及項目管理、計算機軟件應(yīng)用、組織會議和出差、外部網(wǎng)和內(nèi)部網(wǎng)的通信、文件信息整理、辦公室管理等方面。
在21世紀，秘書需要有以下五方面的能力：一、多元化才能。秘書應(yīng)用懂得兩國甚至三國以上的語言，具有一定的語言處理能力和計算機技能。二、組織能力。秘書應(yīng)當(dāng)是一個組織者，她要為各種會議和活動作計劃，并落實安排。同時，她還需要應(yīng)付一大堆的工作日記、計劃表、文件和電子檔案。三、溝通能力。秘書需要和老板、同事以及客戶打交道，她要善于協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)外部的關(guān)系。四、獲取新知識的能力。秘書必須通過繼續(xù)深造來不斷增長知識和提高技能，特別是在辦公技術(shù)方面，她需要跟上計算機應(yīng)用的發(fā)展步伐。五、團隊合作能力。秘書要參加到許多實際項目中去，她需要收集信息，需要督促團隊努力工作。因此團隊合作能力也是秘書工作的一個關(guān)鍵部分。來自網(wǎng)易教育作者為佚名發(fā)表的觀點中認為，專業(yè)秘書的必備條件，與傳統(tǒng)秘書截然不同，20世紀的秘書所被賦予的職責(zé)，是消極地等待主管的命令，配合周圍的工作環(huán)境；而新世紀來臨之際，由于網(wǎng)絡(luò)的四通八達，企業(yè)扁平化、全球化的發(fā)展，促使秘書積極順應(yīng)變局，創(chuàng)新思維。因此，21世紀的秘書，除了外形利落出色、學(xué)識涵養(yǎng)豐富、個性成熟穩(wěn)重等傳統(tǒng)的標準之外，還應(yīng)具備現(xiàn)代條件：
第一，有問題，能自己找答案。資深參謀人員應(yīng)為主管設(shè)想出合理的方法，要主管做選擇題而非是非題。
第二，情緒問題，能自行排解。世界上95％的秘書都是女性，下個世紀無疑將是女性發(fā)展快速也是具挑戰(zhàn)機會的世紀。專業(yè)秘書必須克服自身的情緒問題，力求成熟穩(wěn)重。
第三，不斷給自己找機會?；粍訛橹鲃印ＮC就是轉(zhuǎn)機。
第四，隨時準備。許多秘書抱怨加班，比老總還忙，這就違反了秘書工作的要求。主管隨傳隨到這是必須的。
第五，話不多但中聽。多數(shù)主管都很忙碌，沒有時間聽閑話。所以秘書在回答前必須思考，做到能言不繁。
第六，做事有分寸。做秘書難的一件事，是揣度主管的心意。許多反應(yīng)及作風(fēng)都是在日積月累的溝通和協(xié)調(diào)中了解的。所以過度反應(yīng)是需要避免的。
第七，凡事多觀察。秘書就像氣象局一樣，主管及辦公室的風(fēng)吹草動都唯你是問。要適應(yīng)環(huán)境，而非要環(huán)境適應(yīng)你；要改變自己而非改他人。
第八，能設(shè)身處地的考慮。秘書是未來辦公室資訊的整合者，在這個前提下，你所擁有的資源多也完整，所以你的思維應(yīng)該不是單一的，而是整合的。
第九，能扮黑白臉。許多會議和談判的場合可能需要你適當(dāng)?shù)某霈F(xiàn)，配合主管完成工作。所以你的溝通協(xié)調(diào)能力是相當(dāng)重要的。
第十，有公關(guān)能力。秘書工作會涉及更多的顧客服務(wù)，也就是對外涉及聯(lián)絡(luò)的能力。秘書也將逐步邁向公關(guān)經(jīng)理人或甚至發(fā)言人的角色。