開啟財務(wù)之門的金鑰匙——現(xiàn)代項目管理

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編者按:
    越來越多的有識之士感受和體會到項目管理給社會和企業(yè)帶來的巨大益處,正在努力推動著這項事業(yè)的發(fā)展。然而具體落實到項目管理的實施上,卻有許多不盡如人意的地方。我國建設(shè)工程領(lǐng)域推行項目管理的時間比較長,有著可資借鑒的經(jīng)驗和教訓(xùn),同時也可以作為反映我國項目管理現(xiàn)狀的一個縮影。我們一直努力尋求和征集這個領(lǐng)域進行項目管理實踐的文章,希望能以此引起讀者對項目管理的重視和思考,推動我國現(xiàn)代項目管理的應(yīng)用研究,真正促進企業(yè)競爭能力的加強和經(jīng)濟效益的提高。為此我們將收集到的稿件匯編成集,分別刊登在本期和下期,以饗讀者。
    在整理、篩選稿件的過程中,為了確保文章的質(zhì)量,我們特請專家協(xié)助審稿。本文即是周長安教授在參與審稿過程中,有感而發(fā),總結(jié)其多年項目管理的理論研究與實踐經(jīng)驗,針對一些現(xiàn)代項目管理應(yīng)用中的關(guān)鍵問題提出的看法,供項目管理實踐工作者參考。周教授長期活躍在建設(shè)工程項目管理實踐中,是國家執(zhí)業(yè)監(jiān)理工程師、北京市一級總監(jiān)、現(xiàn)任北京中科項目管理研究所高級顧問及學(xué)術(shù)委員會副主任、國際職業(yè)項目管理專家委員會專家、建設(shè)部計算機多媒體專業(yè)委員會常委、中國建筑工程總公司管理學(xué)院客座教授。
    項目管理被譽為21世紀(jì)面對激烈市場競爭求得生存和發(fā)展的關(guān)鍵技術(shù),已成為世界的熱點應(yīng)用技術(shù),是發(fā)達國家政府和企業(yè)的主要管理模式,人們把項目管理當(dāng)做開啟財富之門的金鑰匙。
    國內(nèi)各行各業(yè)的企業(yè)家、政府部門的官員、活躍在各條戰(zhàn)線的管理人員、高校和科研院所的專家學(xué)者都十分關(guān)注項目管理,不少培訓(xùn)班都為推行這一熱點技術(shù)辛勤地耕耘,國內(nèi)外項目管理認證多種多樣,吸引眾多有志之士爭相證實自己的職業(yè)技能……。
    項目管理作為一種產(chǎn)生于實踐的管理科學(xué),也必然在實踐中得到發(fā)展。從《項目管理技術(shù)》雜志構(gòu)建的欄目中可以看出,雜志強調(diào)了對世界項目管理新理論和實踐的跟蹤,更強調(diào)了項目管理在我國的應(yīng)用研究與實踐,在這種思想的指導(dǎo)下,本期和下期較集中地收集了建設(shè)工程項目管理的文章。
    所收集到的文章內(nèi)容綜述
    這兩期共刊載14篇建設(shè)工程項目管理的文章,其中屬于建設(shè)工程項目前期管理、策劃和后期接產(chǎn)移交管理的共3篇,對加強概念設(shè)計階段、結(jié)束階段的科學(xué)性、規(guī)范化均有借鑒意義,對立項的科學(xué)合理性和項目投產(chǎn)正常高效運行的作用很大;涉及國際項目管理的文章有3篇,論述了國際工程的管理特點、BOT模式和培養(yǎng)適應(yīng)國際工程復(fù)合型人才等問題做了介紹,對提高國際化工程的管理水平將起到一定作用;涉及項目管理方法與管理專論5篇,包括WBS的分解方法和準(zhǔn)則、失敗工程項目的分析評價、高新技術(shù)項目的創(chuàng)新項目管理、變更管理、實施工程量清單后的合同管理;涉及新領(lǐng)域探索應(yīng)用項目管理的文章3篇,它們是水電設(shè)計行業(yè)使用項目管理的探索,對信息系統(tǒng)建立過程實施監(jiān)理的介紹以及對物業(yè)管理招投標(biāo)的思考。上述內(nèi)容比較豐富,但我們同時也期待對數(shù)量巨大,涉及面極廣的傳統(tǒng)型項目管理企業(yè),項目管理現(xiàn)狀的分析和實施現(xiàn)代項目管理的文章。
    推行和應(yīng)用現(xiàn)代項目管理的艱難性
    國內(nèi)外的項目管理實踐也已經(jīng)表明,現(xiàn)代項目管理的應(yīng)用與推行相當(dāng)艱難,如:一些傳統(tǒng)項目型企業(yè)長期推行項目管理成效并不明顯:II行業(yè)投資效益不高、軟件銷售受阻;特殊行業(yè)項目管理的推行無章可循;學(xué)習(xí)者在項目管理學(xué)習(xí)時條條是道,信心倍增,用時腦中一片空白;企業(yè)啟動項目管理,其難度遠遠超乎想象;企業(yè)盈利困難,舉步維艱……。作為項目管理的工作者必須面對現(xiàn)實,勇于探索并解決這些問題。
    現(xiàn)代項目管理已顯示出巨大的威力,其作用巨大的原因是什么?
    該問題的探索有實際意義,既可了解問題原因所在,更可在應(yīng)用現(xiàn)代項目管理中,抓住現(xiàn)代項目發(fā)揮威力的實質(zhì),保持其核心內(nèi)涵不被漏掉和替換。
    現(xiàn)代項目管理之所以威力巨大,大致有下列三個原因:
    1) 系統(tǒng)工程是解決復(fù)雜開放系統(tǒng)的關(guān)鍵技術(shù),然面由于系統(tǒng)的復(fù)雜性,使系統(tǒng)工程應(yīng)用極其艱難,對一些企業(yè)而言是舉步維艱,現(xiàn)代項目管理是把復(fù)雜開放系統(tǒng)分解為它的若干基本單元----項目,面對其實施管理,就簡化了問題 ,使系統(tǒng)工程便于具體應(yīng)用,顯示出強大的生命力。
    2) 項目團體擁有有較大的權(quán)力且更貼近于項目,能及時決策和解決項目問題。縱觀國際現(xiàn)代管理的標(biāo)志性項目及我國的各種工程項目指揮部,無不具備這種特點。
    3) 現(xiàn)代項目管理中必然大量使用當(dāng)代自然科學(xué)、人類行為科學(xué)及計算機技術(shù)與計算機網(wǎng)絡(luò)。
    現(xiàn)代項目管理基本的內(nèi)容和特征
    通過成功的工程項目管理案例和對現(xiàn)代項目管理的分析,現(xiàn)代項目管理基本的工作內(nèi)容是:
    1) 基于對項目目標(biāo)、約束條件、項目內(nèi)容和組織實施能力深入了解的基礎(chǔ)上、制訂項目切實可行的基準(zhǔn)計劃。
    2) 實施過程中進行計劃的實時跟蹤、對比分析、調(diào)整控制和預(yù)測。對項目的基本期望目標(biāo):進度、費用、質(zhì)量求得綜合平衡,使項目實施過程呈常態(tài)。(指均衡的資源投入、正常的進度安排、常規(guī)的技術(shù)和質(zhì)量要求等)??荚嚧笫占?BR>    3) 項目成本控制是項目綜合管理的體現(xiàn),現(xiàn)代項目成本管理成本應(yīng)做到COA ( Cost On Activity )基于工序的成本管理水平,真正起到降低成本,獲取大利潤的目的。
    4) 項目實施結(jié)果的分析評價、數(shù)據(jù)的收集與整理。
    做到了上述的基本工作,才有可能使現(xiàn)代項目管理發(fā)揮出巨大的作用,才能稱得上對項目實施了基本的現(xiàn)代項目管理。從以上內(nèi)容看,制定基準(zhǔn)計劃是基礎(chǔ),是前提,計劃的跟蹤控制強調(diào)了反饋,COA的成本管理體現(xiàn)了項目綜合管理能力,而結(jié)果評價和數(shù)據(jù)收集與整理是PDCA循環(huán)和定量分析的要求。
    現(xiàn)代項目管理的基本特征為:計劃的控制與反饋。反饋和控制是項目管理的重要內(nèi)容。在項目實施過程中,使項目在人為控制下進行,這種人為控制的結(jié)果為:對項目的結(jié)果有預(yù)見性、使項目有節(jié)奏、均衡地進行。實踐標(biāo)明:按現(xiàn)代項目管理的項目,關(guān)鍵路線以外的非必要停頓約占整個工期的0%~10%,而未按此法的非必要停頓占整個工期的9%~32%,甚至發(fā)生在關(guān)鍵路線上。
    組織管理模式對推行現(xiàn)代項目管理的制約
    目前有不少單位很難做到現(xiàn)代項目管理要求的這些基本管理工作,原因很多,其中在當(dāng)前兩層管理模式下開展現(xiàn)代項目管理存在很大難度。
    流行的兩層管理模式是指企業(yè)――項目經(jīng)理部
    項目管理是一種科學(xué)管理方法,在大型、復(fù)雜項目管理中取得了巨大成功,證實了其有效性,因而它的應(yīng)用越來越廣泛。從單獨的項目發(fā)展到各行各業(yè)的性任務(wù)?,F(xiàn)在社會中存在主要以實施各項目為任務(wù)的組織和主要以周而復(fù)始的活動為任務(wù)的組織。當(dāng)代不但傳統(tǒng)的項目型企業(yè)實行項目管理,運作型企業(yè)也將其任務(wù)作為項目實行項目管理。因而出現(xiàn)了流行的兩層管理模式:企業(yè)――項目經(jīng)理部。當(dāng)前建筑業(yè)大都采用這種模式,即相對固定的企業(yè)管理層和臨時性的項目經(jīng)理部,該模式主要面臨的問題為:實現(xiàn)企業(yè)資源效用大化、企業(yè)與項目經(jīng)理部間的利益協(xié)調(diào)、企業(yè)管理層和項目管理層的職責(zé)分配、企業(yè)職能從領(lǐng)導(dǎo)向控制和服務(wù)轉(zhuǎn)化等。
    兩層管理模式是當(dāng)前企業(yè)的主要模式,推行現(xiàn)代項目管理首先遇到的就是公司管理層薄弱,對項目部控制不了,也指導(dǎo)服務(wù)不好。
    現(xiàn)代項目管理這項管理技術(shù)的應(yīng)用,不是一種簡單的方法使用,它是一項強調(diào)系統(tǒng)綜合、強調(diào)過程、注重實時性的技術(shù),它與傳統(tǒng)的條塊模式相沖突,與習(xí)慣的作法相矛盾,它對管理人員的素質(zhì)要求極高,對信息處理的手段要求也很高。因而現(xiàn)代項目管理的應(yīng)用涉及人們管理理念的改變、工作流程的變更、機構(gòu)的調(diào)整。任何指望單靠推行一個軟件,就能解決問題的想法是不實際的。因此組織如何啟動現(xiàn)代項目管理是一個重要問題。
    中國國民經(jīng)濟快速發(fā)展,加之加入WTO和北京舉辦2008年奧運會的強力驅(qū)動,使各業(yè)迎來了經(jīng)濟好的發(fā)展時期,但市場競爭激烈,在這種機遇中企業(yè)若不能發(fā)展,等待的結(jié)果只能是破產(chǎn)。個的實力必須迅速增強,出路只有一條:真正實施現(xiàn)代項目管理。
    現(xiàn)代項目管理強調(diào)的是系統(tǒng)化思維和過程化管理
    現(xiàn)代項目管理,這種基于系統(tǒng)和過程的管理方法與現(xiàn)實的體系和人們的思維模式存在巨大的矛盾,且不宜被人覺察、認識。不少企業(yè)應(yīng)用項目管理多年,但從未“融入”現(xiàn)代項目管理核心特征和方法,而停留在企業(yè)與項目的權(quán)利分配,放權(quán)、收權(quán)上反復(fù)變換;不分析過去規(guī)章制度的成敗、一切由零開始,反復(fù)制定繁瑣、很難執(zhí)行的缺乏系統(tǒng)聯(lián)系的規(guī)章制度。其結(jié)果基礎(chǔ)管理不斷消弱,到手的活獲利差,管不好,流于粗放經(jīng)營的狀態(tài)。
    這種基于系統(tǒng)和過程的管理方法,與過去的條塊管理模式很不相容,傳統(tǒng)管理模式下的企業(yè),缺乏計劃的嚴(yán)肅性、過程管不細、不習(xí)慣使用反饋技術(shù)(美國學(xué)者西蒙說,沒有反饋就沒有管理)、寶貴數(shù)據(jù)無人收集分析,更缺少定量分析。
    所謂思維是指基于對事務(wù)表象、概念的分析、綜合、判斷、推理的認識過程。
    什么是系統(tǒng)思維,有別于線性因果思維模式,而考慮系統(tǒng)各因素相互關(guān)聯(lián)與作用的分析、綜合、判斷、推理的認識過程。
    努力識別過程的相互作用、對變化的響應(yīng)、對發(fā)展的預(yù)測、主動地使用反饋技術(shù)。
    為確保項目各相關(guān)工作有機地協(xié)調(diào)和配合,開展綜合性、全局性的項目管理活動和過程稱為項目的集成管理。
    在項目管理中如何使用系統(tǒng)思維?考試大提供
    強調(diào)項目目的,從總體上把握項目,通過有計劃的不斷的努力去實現(xiàn)項目的基本目標(biāo);實現(xiàn)過程中,注意識別各子過程的相互關(guān)系,對變化做出迅速的響應(yīng),對發(fā)展做出預(yù)測,主動使用反饋技術(shù)。
    什么是過程化管理?
    過程是一組將輸入轉(zhuǎn)化為輸出的相互關(guān)聯(lián)或相互作用的活動。過程方法:為使組織有效運行,必須識別這種關(guān)聯(lián)與作用,系統(tǒng)地識別和管理組織所應(yīng)用的過程,特別是這些過程之間的相互作用,稱為“過程方法”。
    項目是一種有起止時間、有項目目標(biāo)和約束條件的特定過程。而系統(tǒng)地識別和管理這些過程,特別注意到它們的聯(lián)系和作用所使用的方法為過程化管理。
    現(xiàn)代項目管理強調(diào)的是系統(tǒng)化的思維和過程化的管理,正體現(xiàn)了系統(tǒng)論的本質(zhì):其實質(zhì)是用相互關(guān)聯(lián)的綜合思想來取代分析性的零星思想、是用有條理、有層次的科學(xué)綜合方法去揭示、把握復(fù)雜系統(tǒng)。這種方法的基本特點是整體性、綜合性和優(yōu)性,是信息的綜合和共享,其方向是管理功能的集中化。
    現(xiàn)代項目管理的啟動
    由于傳統(tǒng)企業(yè)在推行現(xiàn)代項目管理中存在的差距往往是帶有根本性的,因而啟動現(xiàn)代項目管理是不少企業(yè)面臨的問題。實踐已經(jīng)表明:啟動現(xiàn)代項目管理雖然難度很大,但只要從基本內(nèi)容上起步,會很快收到實效,巨大的投入產(chǎn)出比是誘人的。啟動現(xiàn)代項目管理,本身就是一個項目。它是一個復(fù)雜、艱難的過程,觸及人們的觀念、組織機構(gòu)、工作流程、人員素質(zhì)和工作手段。隨著項目管理的深化,這些矛盾會愈加突出。
    這是一篇未完的文章,得到的東西雖不多,卻十分艱辛,但畢竟是起步的探索,留給讀者的是教訓(xùn)、啟迪和希望。