談機關(guān)公文寫作的基本特點
近，我拜讀了李明倫先生的力作《秘書寫作技巧》(1994年10月，山西教育出版社出版)一書，仔細研究了本書“緒論”部分中提出的公文寫作特點的論述，頗受教益。明倫先生提出的關(guān)于公文寫作的特點不僅很有見地，而且對于把握現(xiàn)代機關(guān)公文寫作具有一定指導意義。所以，我依照他提出的問題寫下了這篇文章，算是自己的具體體會，也可以說是對明倫同志所提觀點的佐證和補充，目的是想把這些觀點再次介紹給更多的同行，使之產(chǎn)生更大的指導作用。
公文是文章大“家族”中別具一格的文章類型，它具有一般文章的基本要素，又有別于一般文章的風格和特點，因而，它是獨秀于文章大“家族”中的另一種文章現(xiàn)象，即應用文。所以，公文寫作屬于應用寫作范疇。其特點雖然與一般文章和一般應用文保持著必然的聯(lián)系，但更多的方面卻是自成體系、獨樹一幟。
一、公文的作者不是公文撰寫者本人。而是一定社會集團或它的。公文要求它的讀者必須貫徹執(zhí)行、遵照辦理。這就決定了公文具有作者的群體性、秘書寫作成果的隱匿性和它本身的實踐性特點
公文寫作不像搞文藝創(chuàng)作、科學著作那樣屬于個人的勞動，其寫作成果也不能是撰寫者個人。作為公文撰寫者的秘書人員，不過是為一定社會集團或他的們代行“立言”就是了，這也就是人們常說的“為他人做嫁衣裳”和“代天行事”。這一點，秘書同志應該明白，而且要十分地明白。須知天下公文千千萬，有哪一篇是簽署著秘書個人的姓名的?沒有。難怪有些從事了大半輩子公文撰寫的秘書人員，到頭來喟嘆沒有為自己寫出一篇文章。同樣的道理，作為一定社會集團的，嚴格的講，他在安排秘書人員撰寫公文時也不是以他個人的身份出現(xiàn)的，只是作為機關(guān)或單位的代表出現(xiàn)。即使他們在一些文稿中以第一人稱的“我”出現(xiàn)，也只是形式上的個人或虛化了的“我”，這也就是人們通常所說的“代理人”，或“代表人物”，在他的背后實質(zhì)上是一種有形或無形的領(lǐng)導集團或這個領(lǐng)導集團的思想、主張和意圖。從公文制作的全過程來看，一般性公文都要經(jīng)過授意、構(gòu)思、擬稿、討論、修改、核稿、簽發(fā)、印制等一整套工作程序，重要文件的產(chǎn)生往往要反復征求意見，反復修改，組織成百上千人參加討論、修改才能完成。黨的十四大報告起草歷時7個月時間。期間，中央政治局常委會討論4次，政治局討論2次，江澤民同志同起草小組座談3次，黨中央、國務院的一些領(lǐng)導同志還個別和起草小組談了重要意見。其中，根據(jù)中央政治局討論時提出的要求和鄧小平同志的意見又進行了兩次重要修改。后來中央決定又將第6稿印發(fā)到全國119個地方、部門和單位征求意見。黨的十三屆中央委員、候補委員，中央顧問委員會委員，中紀委委員，黨的十四大代表，中央黨政軍各部門、各人民團體的黨員負責同志，各省、自治區(qū)、直轄市和各大軍區(qū)的黨委負責同志等3000多人參加了討論，每個單位都修改出了一份稿子。
同時，中共中央還委托統(tǒng)戰(zhàn)部征求各民主黨派、全國工商聯(lián)負責人和無黨派人士的意見。在此過程中，江澤民、喬石邀請他們在懷仁堂座談了3個多小時。
各地、各部門對報告進行了認真討論，從總體上對報告給予了肯定和評價。同時，也提出了許多意見.大到報告的結(jié)構(gòu)、實際內(nèi)容，小到文句字詞、標點符號，態(tài)度嚴肅、認真，意見中閃耀著真知灼見。根據(jù)各地的意見，起草小組對報告征求意見稿做了450多處修改。其中，對十三大以來5年的工作、建設(shè)有中國特色社會主義理論的概括、經(jīng)濟增長速度、建立社會主義市場經(jīng)濟體制、加強社會主義民主法制和精神文明建設(shè)、加強黨的建設(shè)等部分做了較大的調(diào)整、充實和加強。
對建設(shè)有中國特色社會主義理論的概括，在征求意見時.大家提出，自黨的十一屆三中全會這十四年來，改革開放給我國帶來巨大變化，積累了豐富的經(jīng)驗，在理論上應進一步升華。經(jīng)反復研究，后將這部分調(diào)整為9個方面，同時強調(diào)，建設(shè)有中國特色社會主義理論是全黨和全國人民集體智慧的結(jié)晶，鄧小平同志為這個理論的創(chuàng)立做出了歷史性的重大貢獻。
報告一稿比一稿成熟、完善。9月，中央政治局和政治局全體會議分別審議通過了修改后的報告稿，決定提請黨的十三屆九中全會審議。
10月5日，黨的十三屆九中全會在北京開幕。根據(jù)各組討論的意見，26000字的報告，又做了170多處修改。提到十四大時，已是第10稿。(引自1992年10月24日《甘肅日報》)
可見，任何一份公文都是一個群體勞動的過程，是集體智慧的結(jié)晶。這是公文在產(chǎn)生過程中所表現(xiàn)出來的不同于任何個人創(chuàng)作的獨有的特點。公文發(fā)出之后.所產(chǎn)生的實際效用和它接受社會實踐檢驗的方式就更具有其他文章所不具備的特點。一份公文，或表現(xiàn)為供上級領(lǐng)導機關(guān)和下級隸屬機關(guān)了解信息或參閱;或表現(xiàn)為向下傳達，要求貫徹執(zhí)行;或表現(xiàn)為公之于眾，公告周知，規(guī)范人們的行為等。公文所產(chǎn)生的這些諸多效用所包含的內(nèi)容，并不全是收文者像閱讀文學作品那樣自覺地去看，而是公文的強制性、約束力和閱文者自身利益驅(qū)動在起作用。這時，閱文者首先關(guān)注的是這份公文說了些什么，對本單位、本行業(yè)有何用處，實質(zhì)上關(guān)心的是公文的社會經(jīng)濟效用，卻很少去評價公文本身的藝術(shù)價值;更多的是在研究公文所包含的具體內(nèi)容，琢磨其中有無新的政策規(guī)定，哪些方針、政第是解決本單位、本部門存在問題的依據(jù)，很少有人去欣賞和品昧公文的文采;他們中很少有人去打聽和提及公文是誰起草撰寫的，倒是有品評上級領(lǐng)導的這一決策如何，此舉措效果怎樣，是否抓到點子上，等等。這就從根本上決定了公文在寫作目的、自身功能、社會效益以及確定主題、結(jié)構(gòu)篇章、表達形式、運用語言等方而與其他文章寫作的迥然不同，從根本上決定了公文寫作必須有自己鮮明的政治性色彩、政策性功能、群體性特點、準確性要求和實踐性標準。這就會使我們有這樣一個體會：秘書人員要寫好公文就必須跳出個人創(chuàng)作的圈子，而且要注意克服“學生腔”、“文藝調(diào)”.特別是從學校剛走上秘書工作崗位的新手，更應該注意這方面的問題。努力根據(jù)公文的特點和需要.掌握一套有別于一般寫作的應用寫作力法并進步形成自己的風格。
二、公文寫作不是作者自己主動而發(fā)，而是因?qū)嶋H需要被動而發(fā)。公文一經(jīng)發(fā)出不僅對宣傳政治主張、統(tǒng)一思想、增進共識有現(xiàn)實指導意義.而且要能夠起到指導工作、商洽事務、解決問題的作用。這就決定了公文具有它制發(fā)的針對性、文字表達的明確性和它本身的權(quán)威性特點
制發(fā)公文的根本目的是為了解決工作中存在的問題.指導人們正確有序地進行社會實踐活動。因此，發(fā)不發(fā)公文，發(fā)什么形式的公文，什么時候發(fā)，實質(zhì)上是由客觀實際決定的，不是任何人隨心所欲地在制發(fā)公文。既然公文是客觀實際的需要，制發(fā)公文就必然要有的放矢，有很強的針對，要有指導工作的正確的方略，要有解決問題的具體的措施和方法。只有這樣，閱文者才能有效地去貫徹執(zhí)行、才能起到指導工作的作用。千萬不能把公文寫得既沒有操作性.也沒有可行性，特別是公文中的指令性要求和具體措施，不能讓人覺得可以辦，也可以不辦，缺乏政策性;既可以這樣辦，也可以那樣辦，缺乏原則性;不能想著讓人們按你的辦，而實際上又不按你的辦，缺少權(quán)威性。這就要求制作公文必先解決針對性的問題。
還有一個很重要的問題就是要做到文意表達要十分清楚，既要把事情交待得一清二楚、十分明確，又要做到穩(wěn)詞妥，通體通順，好讓人家不折不扣地了解你說的是什么。關(guān)于這一點，不少從事文字工作的秘書人員都有這樣的感覺，就是文稿中用幾個好詞語并不難，難的是要把話說清楚、講樸實，做到分是分、寸是寸、恰到好處非常的不容易。難怪過去的秘書人員有“一字人公文，九牛拔不出”的深刻體會，也有現(xiàn)代秘書工作者描述公文的權(quán)威性和準確性時寫下的這樣的詩句：“筆下確財產(chǎn)萬千，筆下有人命關(guān)天，筆下有是非曲直.筆下有毀譽忠*?！庇纱诵枰赋龅氖?，公文所要求的莊重美、質(zhì)樸美，無不要求每個公文作者必須在平實、簡要、準確上下功夫。特別要在公文語言藝術(shù)風格的主旋律——平實方面多花費一番心血，努力使自己撰寫的公文符合如下基本要求：在公文主旨上，真正從客觀實際出發(fā)，具有很強的針對性，切實解決實際存在的問題;在文字表達上，真正合乎邏輯，能夠揭示出“無量數(shù)”真理.顯示出公文固有的權(quán)威性;在語言運用上，正確使用現(xiàn)代漢語的書面語言(即白話文)，做到平實、簡要、準確。只要遵循這些規(guī)律，就會使自己的公文寫作水平大大提高一步。
三、公文不是文藝作品，而是各級領(lǐng)導的思想、主張、意圖的表達工具;公文制作不是一定時空范圍里的個別行為，而是一種在歷史沿革過程中體現(xiàn)國家根本制度、符合國家法律、法規(guī)規(guī)范的管理實踐活動。這就決定了公文具有它的制作活動的連續(xù)性、格式的完整性和它自身價值的歷史性特點
公文是社會歷史發(fā)展的產(chǎn)物。同時，也是社會歷史進程中的政治、經(jīng)濟、文化、社會公務活動的一種文字標志和原始記錄。隨著人類社會歷史的不斷進步和發(fā)展，隨著各個歷史時期統(tǒng)治階級管理國家、指揮國事水平的不斷革新和提高，公文這一管理國家的工具也在不斷地完善和發(fā)展，盡可能地與不同歷史時期的國家管理需要相適應。資產(chǎn)階級民主共和時代的公文，有不少成分就沿襲了君主專制時代公文中的有用的成分，但更多的成分是適合資產(chǎn)階級民主時代國家管理需要的創(chuàng)新與發(fā)展?，F(xiàn)在，我們所處的人民民主專政時代的公文，是經(jīng)過了千百年的歷史沿革，幾經(jīng)變化、幾經(jīng)改革建立起來的一種具有全新的內(nèi)容和完美的形式，一個同我國黨政領(lǐng)導機關(guān)公務活動基本相適應的文書制度和公文體式.正繼續(xù)朝著更加規(guī)范、更加科學的方向發(fā)展。
我國建立的新時期的文書制度和公文體式的具體要求是：公文處理必須堅持“黨政分開”的原則。在中國共產(chǎn)黨機關(guān)同國家行政機關(guān)的公文處理中，對各自的“公文種類”、“公文格式”、“行文規(guī)范”、“公文辦理”、“公文立卷、歸檔和銷毀”等問題都分別做出了明確的規(guī)定，提出丁具體的要求。所有這些方面的問題，都是黨和國家以法規(guī)的形式規(guī)定了公文不同于其他文字材料和文學作品的基本的特點，秘書人員在公文撰寫和制作中必須嚴格遵守。正因為公文具有不同于其他文章的特點，所以，在公文主旨的確定、素材的積累、結(jié)構(gòu)的安排、語言的運用等方面都有它嚴格而特殊的要求，具體到各個文種的撰寫上，不管它怎樣干變?nèi)f化.但必須使各類公文都成為一定社會集團的“立著”，準確有效地為傳達一定社會集團的思想、主張和意圖服務。從寫作角度講，各類公文都是公文撰寫者的“遵命寫作”。這是公文撰寫的一個原則。
公文產(chǎn)生于官場，生效于社會，擔負著傳達社會領(lǐng)導集團的政治主張、思想意圖的任務，起著號令四方、治國安邦的作用.所以，它要求公文必須具有規(guī)范化、制度化、科學化的特點，保證黨和國家的各項公務活動做到令行禁止，這就從客觀上要求公文必須具有被社會公認的、約定俗成的、在各個機關(guān)都通用的規(guī)范和標識，也就是公文的格式要求。在現(xiàn)代公文中，不論是中國共產(chǎn)黨機關(guān)的公文.還是國家行政機關(guān)的公文，公文格式的限定和規(guī)范都是十分具體和明確的。1996年5月3日中共中央辦公廳印發(fā)的《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》規(guī)定，中國共產(chǎn)黨機關(guān)的公文格式主要有17種。國務院辦公廳1993年11月21日發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》規(guī)定，國家行政機關(guān)公文格式主要有16種。這些規(guī)定都是公文制作中不可缺少的內(nèi)容，正確使用公文格式.就會使公文體式完整、規(guī)范通用。除了公文的格式規(guī)定之外，公文長期使用過程中形成的許多約定俗成的內(nèi)容，也是撰寫公文時必須注意的。在通用公文中，文體各具風格，內(nèi)容結(jié)構(gòu)條理化，開頭與結(jié)尾具有一定的程式，特別是公文用語具有特別的結(jié)構(gòu)和很強的固定性等。在專用公文和其它日常應用文中，格式化的要求就更具體、更嚴格。所以，我們在撰寫公文中.一定要十分注意公文格式方面的問題，千萬不能有所疏漏。只要我們在公文撰寫中既能夠把握好公文的內(nèi)容，又能夠注意公文的格式，就一定會使公文質(zhì)量達到內(nèi)容與形式統(tǒng)一美的境界。
四、公文寫作為寫作的一個分支。有別于其他寫作，在其龐大的“家族"中，公文以它具有多種文體的形式獨樹一幟。這就決定了公文具有寫作方法的多樣性、內(nèi)容對文種的選擇性和公文撰寫對社會變革的適應性特點
公文寫作屬于應用寫作的范疇。應用寫作具有非常廣泛的天地。在這塊天地里，隨著各個機關(guān)團體的公務活動日益增加，隨著每個社會的人的社交往來日益活躍，應用文的使用不但愈加廣泛，而且日漸增多。據(jù)有關(guān)研究人員估計，當前，我國機關(guān)團體和社會各階層使用的應用文共有300多種。這些種類繁多的應用文，。涉及人們的社會實踐和日常生活的各個領(lǐng)域，有政治的、經(jīng)濟的、文化的，有外交的、軍事的、司法的、財政的，有接待禮儀的、往來應酬的、婚喪嫁娶的，以及涉及生活瑣事的，等等。所有這些應用文，都是出自各個層次和社會各方面的秘書人員和其他相關(guān)人員之手。在各級領(lǐng)導機關(guān)，免不了要起草各類機關(guān)公文，上情下達，下情上達;從事科研工作的人員就要寫學術(shù)報告、課題論文等;經(jīng)濟工作部門根據(jù)工作需要，經(jīng)常要撰寫市場調(diào)查、情況分析、信息收集等報告和材料。管理機關(guān)按照自己的工作職責必然要編制規(guī)劃、提出可行性報告，以及向上請示、向下發(fā)號施令，這些都需使用相應的文字材料;即使是工人、農(nóng)民、解放軍戰(zhàn)士和在校學生，也免不了要遇到寫信、留贈言、打便條等簡易應用文寫作問題。對于任何一個黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、人民團體的秘書人員，特別是綜合部門和基層單位的秘書人員，幾乎所有的應用文體都可能接觸到，大至報告、請示、計劃、總結(jié)、指示、命令，小到對聯(lián)、題字、請柬以及其他社會應酬方面的常用應用文等。人們把秘書稱為“全才"、“通才"，這當然也就包括除機關(guān)通用公文以外，也會寫、善寫其他應用文。因為在日常工作和生活中，人們總是這樣看待和要求秘書人員的。在有些情況下，事情總是具有突發(fā)性的，秘書人員的寫作水平要能夠得心應手地應對這種突如其來的突發(fā)性場面。我們接待福建省來甘肅觀光游覽的代表團時，一位市委領(lǐng)導邀請一位書法家書寫“慎獨”兩個字，按照章法還應加小注對這兩個字加以說明。但是，當時一急，這位先生只寫了前半句，后半句怎么也想不出來了，這時我急忙從旁邊提醒了一下，他很快就落了筆。這位市委領(lǐng)導和在場人員看著揮灑有力的“慎獨"兩個大字和飄逸秀美的“莫見乎隱，莫顯乎微，故君子慎其獨也”(見《禮記·中庸》)這句小注，大家都向我投來非常敬佩的目光。還有，一位女書法家于1990年初春時節(jié)在蘭州成功地舉辦了個人書展，她很高興。臨走時，要我給她留句贈言，我答應了她的要求，贈了一幅自撰的對聯(lián)：
硯池水淺藏波瀾，
筆端墨淡寫春秋。
她看后，有著如同她書展成功一樣的滿意。
應用文具有常用常新的特點。隨著社會的進步、經(jīng)濟的發(fā)展、人民生活水平的提高，特別是由于社會主義市場經(jīng)濟體制的建立，一些新的應用文體，如信息稿、電傳稿、廣告稿等應用而生，還有一些過去不被秘書人員留意的合同書、招標書、述職報告等也開始頻繁使用。隨著信息時代的出現(xiàn)，人們工作、生活節(jié)奏的加快，辦公自動化日益實現(xiàn)，文件的制作手段、傳輸方式和速度的改變，都給秘書人員撰寫公文提出了新的要求。同時，也給秘書人員提高公文撰寫水平開辟了新的途徑，秘書人員應該積極進取，很快適應社會發(fā)展，用我們手中的這枝筆撰寫出各種合乎我們事業(yè)要求的機關(guān)公文和其他應用文。這是我們秘書人員的責任。
近，我拜讀了李明倫先生的力作《秘書寫作技巧》(1994年10月，山西教育出版社出版)一書，仔細研究了本書“緒論”部分中提出的公文寫作特點的論述，頗受教益。明倫先生提出的關(guān)于公文寫作的特點不僅很有見地，而且對于把握現(xiàn)代機關(guān)公文寫作具有一定指導意義。所以，我依照他提出的問題寫下了這篇文章，算是自己的具體體會，也可以說是對明倫同志所提觀點的佐證和補充，目的是想把這些觀點再次介紹給更多的同行，使之產(chǎn)生更大的指導作用。
公文是文章大“家族”中別具一格的文章類型，它具有一般文章的基本要素，又有別于一般文章的風格和特點，因而，它是獨秀于文章大“家族”中的另一種文章現(xiàn)象，即應用文。所以，公文寫作屬于應用寫作范疇。其特點雖然與一般文章和一般應用文保持著必然的聯(lián)系，但更多的方面卻是自成體系、獨樹一幟。
一、公文的作者不是公文撰寫者本人。而是一定社會集團或它的。公文要求它的讀者必須貫徹執(zhí)行、遵照辦理。這就決定了公文具有作者的群體性、秘書寫作成果的隱匿性和它本身的實踐性特點
公文寫作不像搞文藝創(chuàng)作、科學著作那樣屬于個人的勞動，其寫作成果也不能是撰寫者個人。作為公文撰寫者的秘書人員，不過是為一定社會集團或他的們代行“立言”就是了，這也就是人們常說的“為他人做嫁衣裳”和“代天行事”。這一點，秘書同志應該明白，而且要十分地明白。須知天下公文千千萬，有哪一篇是簽署著秘書個人的姓名的?沒有。難怪有些從事了大半輩子公文撰寫的秘書人員，到頭來喟嘆沒有為自己寫出一篇文章。同樣的道理，作為一定社會集團的，嚴格的講，他在安排秘書人員撰寫公文時也不是以他個人的身份出現(xiàn)的，只是作為機關(guān)或單位的代表出現(xiàn)。即使他們在一些文稿中以第一人稱的“我”出現(xiàn)，也只是形式上的個人或虛化了的“我”，這也就是人們通常所說的“代理人”，或“代表人物”，在他的背后實質(zhì)上是一種有形或無形的領(lǐng)導集團或這個領(lǐng)導集團的思想、主張和意圖。從公文制作的全過程來看，一般性公文都要經(jīng)過授意、構(gòu)思、擬稿、討論、修改、核稿、簽發(fā)、印制等一整套工作程序，重要文件的產(chǎn)生往往要反復征求意見，反復修改，組織成百上千人參加討論、修改才能完成。黨的十四大報告起草歷時7個月時間。期間，中央政治局常委會討論4次，政治局討論2次，江澤民同志同起草小組座談3次，黨中央、國務院的一些領(lǐng)導同志還個別和起草小組談了重要意見。其中，根據(jù)中央政治局討論時提出的要求和鄧小平同志的意見又進行了兩次重要修改。后來中央決定又將第6稿印發(fā)到全國119個地方、部門和單位征求意見。黨的十三屆中央委員、候補委員，中央顧問委員會委員，中紀委委員，黨的十四大代表，中央黨政軍各部門、各人民團體的黨員負責同志，各省、自治區(qū)、直轄市和各大軍區(qū)的黨委負責同志等3000多人參加了討論，每個單位都修改出了一份稿子。
同時，中共中央還委托統(tǒng)戰(zhàn)部征求各民主黨派、全國工商聯(lián)負責人和無黨派人士的意見。在此過程中，江澤民、喬石邀請他們在懷仁堂座談了3個多小時。
各地、各部門對報告進行了認真討論，從總體上對報告給予了肯定和評價。同時，也提出了許多意見.大到報告的結(jié)構(gòu)、實際內(nèi)容，小到文句字詞、標點符號，態(tài)度嚴肅、認真，意見中閃耀著真知灼見。根據(jù)各地的意見，起草小組對報告征求意見稿做了450多處修改。其中，對十三大以來5年的工作、建設(shè)有中國特色社會主義理論的概括、經(jīng)濟增長速度、建立社會主義市場經(jīng)濟體制、加強社會主義民主法制和精神文明建設(shè)、加強黨的建設(shè)等部分做了較大的調(diào)整、充實和加強。
對建設(shè)有中國特色社會主義理論的概括，在征求意見時.大家提出，自黨的十一屆三中全會這十四年來，改革開放給我國帶來巨大變化，積累了豐富的經(jīng)驗，在理論上應進一步升華。經(jīng)反復研究，后將這部分調(diào)整為9個方面，同時強調(diào)，建設(shè)有中國特色社會主義理論是全黨和全國人民集體智慧的結(jié)晶，鄧小平同志為這個理論的創(chuàng)立做出了歷史性的重大貢獻。
報告一稿比一稿成熟、完善。9月，中央政治局和政治局全體會議分別審議通過了修改后的報告稿，決定提請黨的十三屆九中全會審議。
10月5日，黨的十三屆九中全會在北京開幕。根據(jù)各組討論的意見，26000字的報告，又做了170多處修改。提到十四大時，已是第10稿。(引自1992年10月24日《甘肅日報》)
可見，任何一份公文都是一個群體勞動的過程，是集體智慧的結(jié)晶。這是公文在產(chǎn)生過程中所表現(xiàn)出來的不同于任何個人創(chuàng)作的獨有的特點。公文發(fā)出之后.所產(chǎn)生的實際效用和它接受社會實踐檢驗的方式就更具有其他文章所不具備的特點。一份公文，或表現(xiàn)為供上級領(lǐng)導機關(guān)和下級隸屬機關(guān)了解信息或參閱;或表現(xiàn)為向下傳達，要求貫徹執(zhí)行;或表現(xiàn)為公之于眾，公告周知，規(guī)范人們的行為等。公文所產(chǎn)生的這些諸多效用所包含的內(nèi)容，并不全是收文者像閱讀文學作品那樣自覺地去看，而是公文的強制性、約束力和閱文者自身利益驅(qū)動在起作用。這時，閱文者首先關(guān)注的是這份公文說了些什么，對本單位、本行業(yè)有何用處，實質(zhì)上關(guān)心的是公文的社會經(jīng)濟效用，卻很少去評價公文本身的藝術(shù)價值;更多的是在研究公文所包含的具體內(nèi)容，琢磨其中有無新的政策規(guī)定，哪些方針、政第是解決本單位、本部門存在問題的依據(jù)，很少有人去欣賞和品昧公文的文采;他們中很少有人去打聽和提及公文是誰起草撰寫的，倒是有品評上級領(lǐng)導的這一決策如何，此舉措效果怎樣，是否抓到點子上，等等。這就從根本上決定了公文在寫作目的、自身功能、社會效益以及確定主題、結(jié)構(gòu)篇章、表達形式、運用語言等方而與其他文章寫作的迥然不同，從根本上決定了公文寫作必須有自己鮮明的政治性色彩、政策性功能、群體性特點、準確性要求和實踐性標準。這就會使我們有這樣一個體會：秘書人員要寫好公文就必須跳出個人創(chuàng)作的圈子，而且要注意克服“學生腔”、“文藝調(diào)”.特別是從學校剛走上秘書工作崗位的新手，更應該注意這方面的問題。努力根據(jù)公文的特點和需要.掌握一套有別于一般寫作的應用寫作力法并進步形成自己的風格。
二、公文寫作不是作者自己主動而發(fā)，而是因?qū)嶋H需要被動而發(fā)。公文一經(jīng)發(fā)出不僅對宣傳政治主張、統(tǒng)一思想、增進共識有現(xiàn)實指導意義.而且要能夠起到指導工作、商洽事務、解決問題的作用。這就決定了公文具有它制發(fā)的針對性、文字表達的明確性和它本身的權(quán)威性特點
制發(fā)公文的根本目的是為了解決工作中存在的問題.指導人們正確有序地進行社會實踐活動。因此，發(fā)不發(fā)公文，發(fā)什么形式的公文，什么時候發(fā)，實質(zhì)上是由客觀實際決定的，不是任何人隨心所欲地在制發(fā)公文。既然公文是客觀實際的需要，制發(fā)公文就必然要有的放矢，有很強的針對，要有指導工作的正確的方略，要有解決問題的具體的措施和方法。只有這樣，閱文者才能有效地去貫徹執(zhí)行、才能起到指導工作的作用。千萬不能把公文寫得既沒有操作性.也沒有可行性，特別是公文中的指令性要求和具體措施，不能讓人覺得可以辦，也可以不辦，缺乏政策性;既可以這樣辦，也可以那樣辦，缺乏原則性;不能想著讓人們按你的辦，而實際上又不按你的辦，缺少權(quán)威性。這就要求制作公文必先解決針對性的問題。
還有一個很重要的問題就是要做到文意表達要十分清楚，既要把事情交待得一清二楚、十分明確，又要做到穩(wěn)詞妥，通體通順，好讓人家不折不扣地了解你說的是什么。關(guān)于這一點，不少從事文字工作的秘書人員都有這樣的感覺，就是文稿中用幾個好詞語并不難，難的是要把話說清楚、講樸實，做到分是分、寸是寸、恰到好處非常的不容易。難怪過去的秘書人員有“一字人公文，九牛拔不出”的深刻體會，也有現(xiàn)代秘書工作者描述公文的權(quán)威性和準確性時寫下的這樣的詩句：“筆下確財產(chǎn)萬千，筆下有人命關(guān)天，筆下有是非曲直.筆下有毀譽忠*?！庇纱诵枰赋龅氖?，公文所要求的莊重美、質(zhì)樸美，無不要求每個公文作者必須在平實、簡要、準確上下功夫。特別要在公文語言藝術(shù)風格的主旋律——平實方面多花費一番心血，努力使自己撰寫的公文符合如下基本要求：在公文主旨上，真正從客觀實際出發(fā)，具有很強的針對性，切實解決實際存在的問題;在文字表達上，真正合乎邏輯，能夠揭示出“無量數(shù)”真理.顯示出公文固有的權(quán)威性;在語言運用上，正確使用現(xiàn)代漢語的書面語言(即白話文)，做到平實、簡要、準確。只要遵循這些規(guī)律，就會使自己的公文寫作水平大大提高一步。
三、公文不是文藝作品，而是各級領(lǐng)導的思想、主張、意圖的表達工具;公文制作不是一定時空范圍里的個別行為，而是一種在歷史沿革過程中體現(xiàn)國家根本制度、符合國家法律、法規(guī)規(guī)范的管理實踐活動。這就決定了公文具有它的制作活動的連續(xù)性、格式的完整性和它自身價值的歷史性特點
公文是社會歷史發(fā)展的產(chǎn)物。同時，也是社會歷史進程中的政治、經(jīng)濟、文化、社會公務活動的一種文字標志和原始記錄。隨著人類社會歷史的不斷進步和發(fā)展，隨著各個歷史時期統(tǒng)治階級管理國家、指揮國事水平的不斷革新和提高，公文這一管理國家的工具也在不斷地完善和發(fā)展，盡可能地與不同歷史時期的國家管理需要相適應。資產(chǎn)階級民主共和時代的公文，有不少成分就沿襲了君主專制時代公文中的有用的成分，但更多的成分是適合資產(chǎn)階級民主時代國家管理需要的創(chuàng)新與發(fā)展?，F(xiàn)在，我們所處的人民民主專政時代的公文，是經(jīng)過了千百年的歷史沿革，幾經(jīng)變化、幾經(jīng)改革建立起來的一種具有全新的內(nèi)容和完美的形式，一個同我國黨政領(lǐng)導機關(guān)公務活動基本相適應的文書制度和公文體式.正繼續(xù)朝著更加規(guī)范、更加科學的方向發(fā)展。
我國建立的新時期的文書制度和公文體式的具體要求是：公文處理必須堅持“黨政分開”的原則。在中國共產(chǎn)黨機關(guān)同國家行政機關(guān)的公文處理中，對各自的“公文種類”、“公文格式”、“行文規(guī)范”、“公文辦理”、“公文立卷、歸檔和銷毀”等問題都分別做出了明確的規(guī)定，提出丁具體的要求。所有這些方面的問題，都是黨和國家以法規(guī)的形式規(guī)定了公文不同于其他文字材料和文學作品的基本的特點，秘書人員在公文撰寫和制作中必須嚴格遵守。正因為公文具有不同于其他文章的特點，所以，在公文主旨的確定、素材的積累、結(jié)構(gòu)的安排、語言的運用等方面都有它嚴格而特殊的要求，具體到各個文種的撰寫上，不管它怎樣干變?nèi)f化.但必須使各類公文都成為一定社會集團的“立著”，準確有效地為傳達一定社會集團的思想、主張和意圖服務。從寫作角度講，各類公文都是公文撰寫者的“遵命寫作”。這是公文撰寫的一個原則。
公文產(chǎn)生于官場，生效于社會，擔負著傳達社會領(lǐng)導集團的政治主張、思想意圖的任務，起著號令四方、治國安邦的作用.所以，它要求公文必須具有規(guī)范化、制度化、科學化的特點，保證黨和國家的各項公務活動做到令行禁止，這就從客觀上要求公文必須具有被社會公認的、約定俗成的、在各個機關(guān)都通用的規(guī)范和標識，也就是公文的格式要求。在現(xiàn)代公文中，不論是中國共產(chǎn)黨機關(guān)的公文.還是國家行政機關(guān)的公文，公文格式的限定和規(guī)范都是十分具體和明確的。1996年5月3日中共中央辦公廳印發(fā)的《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》規(guī)定，中國共產(chǎn)黨機關(guān)的公文格式主要有17種。國務院辦公廳1993年11月21日發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》規(guī)定，國家行政機關(guān)公文格式主要有16種。這些規(guī)定都是公文制作中不可缺少的內(nèi)容，正確使用公文格式.就會使公文體式完整、規(guī)范通用。除了公文的格式規(guī)定之外，公文長期使用過程中形成的許多約定俗成的內(nèi)容，也是撰寫公文時必須注意的。在通用公文中，文體各具風格，內(nèi)容結(jié)構(gòu)條理化，開頭與結(jié)尾具有一定的程式，特別是公文用語具有特別的結(jié)構(gòu)和很強的固定性等。在專用公文和其它日常應用文中，格式化的要求就更具體、更嚴格。所以，我們在撰寫公文中.一定要十分注意公文格式方面的問題，千萬不能有所疏漏。只要我們在公文撰寫中既能夠把握好公文的內(nèi)容，又能夠注意公文的格式，就一定會使公文質(zhì)量達到內(nèi)容與形式統(tǒng)一美的境界。
四、公文寫作為寫作的一個分支。有別于其他寫作，在其龐大的“家族"中，公文以它具有多種文體的形式獨樹一幟。這就決定了公文具有寫作方法的多樣性、內(nèi)容對文種的選擇性和公文撰寫對社會變革的適應性特點
公文寫作屬于應用寫作的范疇。應用寫作具有非常廣泛的天地。在這塊天地里，隨著各個機關(guān)團體的公務活動日益增加，隨著每個社會的人的社交往來日益活躍，應用文的使用不但愈加廣泛，而且日漸增多。據(jù)有關(guān)研究人員估計，當前，我國機關(guān)團體和社會各階層使用的應用文共有300多種。這些種類繁多的應用文，。涉及人們的社會實踐和日常生活的各個領(lǐng)域，有政治的、經(jīng)濟的、文化的，有外交的、軍事的、司法的、財政的，有接待禮儀的、往來應酬的、婚喪嫁娶的，以及涉及生活瑣事的，等等。所有這些應用文，都是出自各個層次和社會各方面的秘書人員和其他相關(guān)人員之手。在各級領(lǐng)導機關(guān)，免不了要起草各類機關(guān)公文，上情下達，下情上達;從事科研工作的人員就要寫學術(shù)報告、課題論文等;經(jīng)濟工作部門根據(jù)工作需要，經(jīng)常要撰寫市場調(diào)查、情況分析、信息收集等報告和材料。管理機關(guān)按照自己的工作職責必然要編制規(guī)劃、提出可行性報告，以及向上請示、向下發(fā)號施令，這些都需使用相應的文字材料;即使是工人、農(nóng)民、解放軍戰(zhàn)士和在校學生，也免不了要遇到寫信、留贈言、打便條等簡易應用文寫作問題。對于任何一個黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、人民團體的秘書人員，特別是綜合部門和基層單位的秘書人員，幾乎所有的應用文體都可能接觸到，大至報告、請示、計劃、總結(jié)、指示、命令，小到對聯(lián)、題字、請柬以及其他社會應酬方面的常用應用文等。人們把秘書稱為“全才"、“通才"，這當然也就包括除機關(guān)通用公文以外，也會寫、善寫其他應用文。因為在日常工作和生活中，人們總是這樣看待和要求秘書人員的。在有些情況下，事情總是具有突發(fā)性的，秘書人員的寫作水平要能夠得心應手地應對這種突如其來的突發(fā)性場面。我們接待福建省來甘肅觀光游覽的代表團時，一位市委領(lǐng)導邀請一位書法家書寫“慎獨”兩個字，按照章法還應加小注對這兩個字加以說明。但是，當時一急，這位先生只寫了前半句，后半句怎么也想不出來了，這時我急忙從旁邊提醒了一下，他很快就落了筆。這位市委領(lǐng)導和在場人員看著揮灑有力的“慎獨"兩個大字和飄逸秀美的“莫見乎隱，莫顯乎微，故君子慎其獨也”(見《禮記·中庸》)這句小注，大家都向我投來非常敬佩的目光。還有，一位女書法家于1990年初春時節(jié)在蘭州成功地舉辦了個人書展，她很高興。臨走時，要我給她留句贈言，我答應了她的要求，贈了一幅自撰的對聯(lián)：
硯池水淺藏波瀾，
筆端墨淡寫春秋。
她看后，有著如同她書展成功一樣的滿意。
應用文具有常用常新的特點。隨著社會的進步、經(jīng)濟的發(fā)展、人民生活水平的提高，特別是由于社會主義市場經(jīng)濟體制的建立，一些新的應用文體，如信息稿、電傳稿、廣告稿等應用而生，還有一些過去不被秘書人員留意的合同書、招標書、述職報告等也開始頻繁使用。隨著信息時代的出現(xiàn)，人們工作、生活節(jié)奏的加快，辦公自動化日益實現(xiàn)，文件的制作手段、傳輸方式和速度的改變，都給秘書人員撰寫公文提出了新的要求。同時，也給秘書人員提高公文撰寫水平開辟了新的途徑，秘書人員應該積極進取，很快適應社會發(fā)展，用我們手中的這枝筆撰寫出各種合乎我們事業(yè)要求的機關(guān)公文和其他應用文。這是我們秘書人員的責任。