國際貿(mào)易信函寫作

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含義
     在進(jìn)出口國際業(yè)務(wù)中,交易磋商,確認(rèn)成交是一個十分重要的環(huán)節(jié)。磋商有兩種,一是口頭磋商,一是書面磋商。書面磋商是以外貿(mào)信函的形式表現(xiàn)的,是指雙方通過信函、電報、電傳等書面形式來洽談交易。
     寫作格式
     外貿(mào)信函在寫作格式上一般由七個部分組成,即:信頭、行文對象、事由、正文、祝頌語、落款、附件。
     1。信頭。信頭包括發(fā)函公司的名稱、地址、電報掛號、電傳號碼以及發(fā)文字號。一般公司都用印有信頭的專用發(fā)函紙。
     2。行文對象。行文對象是指信函的受文者,函件發(fā)給的公司、商號、店主、經(jīng)理等。如“英國××公司”。如果寫給負(fù)責(zé)人,要在公司名稱和對方名字之后加官銜或職務(wù),或者依照習(xí)慣可接著寫上“臺覽”、“惠覽”、“雅鑒”等敬詞。
     3。事由。業(yè)務(wù)函件,寫信人為了讓收信人一見便知道內(nèi)容,往往以“事由”的形式把內(nèi)容要點(diǎn)標(biāo)出來。這樣可省時間,便于工作。
     4。正文。正文一般由三部分組成。即:開頭、主體、結(jié)尾。開頭大致有兩種寫法:開門見山,直述發(fā)函意圖;對客戶作自我介紹或引述對方來函。比如:“我公司專營×××”,或“貴公司×月×日來函收悉”等等。
     5。主體。主體是信函的中心內(nèi)容,主要闡明發(fā)函者的意見、目的、意圖。文字要簡明,事由要講清楚,力求有理有據(jù),有分寸,使對方能夠接受。作者應(yīng)依內(nèi)容的多寡,或分段寫,或分條列項,確保條理清楚。
     6。結(jié)尾。外貿(mào)業(yè)務(wù)函件的結(jié)尾務(wù)必簡潔,往往用一兩句表示希望回信或提出與本函件的主旨有關(guān)的要求。結(jié)尾是點(diǎn)睛之處,特別要寫好。
     7。祝頌語。祝頌語分兩部分,祝頌語寫于正文結(jié)尾的下面。前部寫于正文的中部,后部另起行,頂格書寫。如“謹(jǐn)視商安”“謹(jǐn)?!睂懹谡闹胁?,“商安”另起行,頂格書寫。
     8。落款。落款寫明發(fā)函單位名稱,如“××公司”。如有負(fù)責(zé)人簽字,須注明職銜,年、月、日要寫全。
     9。附件。隨函附發(fā)的有關(guān)材料,如報價單、發(fā)票、確認(rèn)書、單據(jù)等,都可作為附件處理。
     格式
     ×××××公司:
     傳真:×××地址:××縣×路×號
     電傳:×××電話:×××××”
     編號:×××
     事由:
     開頭.
     主體.
     結(jié)尾.
     此致
     附件:
     ××公司
     ××××年×月×日
     范文
     ×××公司:
     前從××處獲悉,貴公司為發(fā)展轉(zhuǎn)口貿(mào)易,擬訂購我公司××食品,直銷美國。針對你方開展的這一業(yè)務(wù),我們愿意提供支持與合作?,F(xiàn)報供10000箱,每箱2美元的美國凈價;交貨期××年×月×日,分兩批各5000箱,付款條件是不可撤銷即期信用證。
     上述發(fā)盤×日復(fù)到有效。
     ××進(jìn)出口公司
     ××××年×月×日