管理程序概述
具體要求和級(jí)別
掌握管理程序定義（適合三級(jí)）。
明確管理程序的確定性、穩(wěn)定性和可操作性特點(diǎn)（適合三級(jí)）。
了解什么是強(qiáng)制性程序（適合三級(jí)）。
了解什么是選擇性程序（適合三級(jí)）。
◆ 程序是指事物運(yùn)動(dòng)過(guò)程中必須遵循的前后相連的穩(wěn)定的步驟系列。
◆ 管理程序是指為實(shí)現(xiàn)某項(xiàng)功能目標(biāo)而對(duì)各運(yùn)作環(huán)節(jié)、工作事物過(guò)程、辦事流程所作的有序安排，體現(xiàn)出管理規(guī)律的穩(wěn)定步驟系列。
在處理辦公室事務(wù)的過(guò)程中不難發(fā)現(xiàn)，我們每天都在做著大量重復(fù)性的勞動(dòng)，有些工作甚至連先后順序都是完全一樣的，為了提高效率、節(jié)約勞動(dòng)，我們可以把在同一條件下的處理同一具體事務(wù)的步驟、方法及其先后次序確定下來(lái)，再把它運(yùn)用于以后的所有同類或相似事務(wù)的處理過(guò)程并形成穩(wěn)定的模式，這種模式就是管理程序?？梢哉f(shuō)，管理程序在一定意義上是對(duì)管理活動(dòng)規(guī)律的具體反映。
管理步驟一般包括兩個(gè)以及兩個(gè)以上的工作步驟，這些步驟間有規(guī)定性的時(shí)間順序，每個(gè)步驟又有其具體的工作方法等等。通過(guò)管理程序，我們可以非常明確地認(rèn)識(shí)到，應(yīng)該有步驟地實(shí)施管理活動(dòng)，包括工作由誰(shuí)來(lái)做、怎樣做、何時(shí)完成、上下環(huán)節(jié)和工作步驟間是一種什么樣的關(guān)系、用什么樣的方法處理這種關(guān)系、需要什么手續(xù)、采用什么方式和手段以及達(dá)到什么樣的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等等。
（1）管理程序的構(gòu)成要素
★ 時(shí)間因素
“一寸光陰一寸金”，時(shí)間是任何管理活動(dòng)中的極其重要的資源，如果能夠在特殊的時(shí)期把握發(fā)展機(jī)遇，在工作的時(shí)序安排上科學(xué)合理，就能確保單位或部門(mén)的穩(wěn)定發(fā)展。因此，管理程序的制定和運(yùn)行必須充分考慮時(shí)間因素。
★ 空間因素
空間因素指的是單位或部門(mén)充分發(fā)揮其職能作用的領(lǐng)域，即發(fā)揮作用的范圍。管理程序必須充分把握運(yùn)作空間，注重空間控制。要將單位的職能活動(dòng)從縱向上劃分為若干層級(jí)，明確橫向上各專業(yè)職能管理的職責(zé)、職權(quán)，將之配置給各個(gè)部門(mén)，從而保證分工的明確與合理。
★ 權(quán)責(zé)因素
管理權(quán)責(zé)是各項(xiàng)管理的基礎(chǔ)和重要資源。從某種意義上講，管理程序?qū)嶋H上是對(duì)權(quán)責(zé)在實(shí)際運(yùn)作中的有序配置，各個(gè)程序都要確定其責(zé)任和權(quán)力，即該程序系統(tǒng)要完成哪些任務(wù)、要遵從哪些規(guī)范和要求、擁有哪些權(quán)力、在怎樣的權(quán)限范圍內(nèi)可以自主處置問(wèn)題等等。一定要在每個(gè)程序的各個(gè)環(huán)節(jié)明確權(quán)力和責(zé)任。
★ 事項(xiàng)因素
事項(xiàng)是管理程序的對(duì)象。一般說(shuō)來(lái)，管理事項(xiàng)可以分為程序化管理事項(xiàng)和非程序化管理事項(xiàng)。對(duì)程序化管理事項(xiàng)制定管理程序，有利于職能活動(dòng)的穩(wěn)定和有序；對(duì)非程序化管理事項(xiàng)制定管理程序，可以對(duì)隨機(jī)出現(xiàn)的事項(xiàng)進(jìn)行規(guī)范管理。
（2）管理程序的特征
★ 確定性
管理程序必須由實(shí)施該程序的部門(mén)來(lái)制定，體現(xiàn)某一部門(mén)的意志。因此，程序要有明確的規(guī)定，以書(shū)面形式確定，而不是“約定俗成”的。單位要嚴(yán)密地規(guī)定程序，工作人員要嚴(yán)格執(zhí)行程序，無(wú)論是誰(shuí)違反了程序，都需要承擔(dān)相應(yīng)的后果。
★ 穩(wěn)定性
管理程序必須保持在相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間范圍內(nèi)穩(wěn)定有效，絕對(duì)不允許“朝令夕改”。這就表明，制定管理程序必須慎重，必須在具備一定條件之后才能進(jìn)行，更不能輕易更動(dòng)、廢止。
★ 可操作性
管理程序是用來(lái)執(zhí)行的，因此必須明確、具體、可行。這就要求我們?cè)谥贫ǔ绦驎r(shí)必須遵循客觀規(guī)律，使其合法、合理，確有效果，程序本身也必須具體， 不能模棱兩可。
（3）管理程序的功能
★ 提高工作效率，改善工作質(zhì)量
★ 維護(hù)公民的合法權(quán)益
開(kāi)發(fā)管理程程序
具體要求和級(jí)別
學(xué)會(huì)設(shè)定程序的目標(biāo)(適合三級(jí))。
對(duì)已有程序進(jìn)行檢查，找出問(wèn)題所在(適合三級(jí))。
針對(duì)存在的問(wèn)題接見(jiàn)雇員、開(kāi)展調(diào)查問(wèn)卷，尋求專家建議，并對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行記錄和分析(適合三級(jí))。
分析程序的成本(適合三級(jí))。
學(xué)會(huì)用各種流程圖將程序描繪出來(lái)(適合三級(jí))。
向管理層匯報(bào)并獲得批準(zhǔn)(適合三級(jí))。
（1）程序設(shè)計(jì)要求
★ 目標(biāo)一致
管理程序的設(shè)計(jì)，其最終目的是為了更好地實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)，這就要求每一個(gè)程序的每一個(gè)環(huán)節(jié)、每一個(gè)工作都有共同的目標(biāo)，并為實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)而運(yùn)作。因此，在程序設(shè)計(jì)中，無(wú)論是整體還是局部、無(wú)論是系統(tǒng)還是環(huán)節(jié)，乃至程序內(nèi)各環(huán)節(jié)之間、程序與程序之間都要強(qiáng)調(diào)目標(biāo)一致。擁有共同目標(biāo)的管理程序才能符合管理的實(shí)際需要。
★ 系統(tǒng)規(guī)范
☆ 程序設(shè)計(jì)必須從總體要求出發(fā)，使每個(gè)子程序都符合總的規(guī)范要求，從而構(gòu)成總體的規(guī)范系統(tǒng)。
☆ 各個(gè)管理程序要根據(jù)工作內(nèi)容的性質(zhì)，考慮其自身的規(guī)范。
☆ 要確定相應(yīng)的制度，以保證管理程序的系統(tǒng)規(guī)范在實(shí)踐中發(fā)揮作用。
★ 環(huán)環(huán)相扣
管理程序的各個(gè)環(huán)節(jié)必須密切聯(lián)系、相互銜接，前一環(huán)節(jié)的成果是后一環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)和起點(diǎn)，后一環(huán)節(jié)的工作是前一環(huán)節(jié)的繼承和延伸。管理程序要將各要素有機(jī)地結(jié)合在一起，才能構(gòu)成科學(xué)有效的管理程序系統(tǒng)。
★ 制約明確
管理程序要對(duì)管理行為進(jìn)行規(guī)范和制約，以確保管理的效益，因此，在管理程序中，必須明確各種制約關(guān)系。這種制約包括程序間的制約關(guān)系和程序內(nèi)各環(huán)節(jié)的制約機(jī)制，并讓工作人員理解和遵從這種制約機(jī)制和制約關(guān)系。
★ 有機(jī)整合
管理程序強(qiáng)調(diào)分工，更強(qiáng)調(diào)橫向、縱向的整合和連接，沒(méi)有有機(jī)整合的管理程序是各行其是、相互混亂的管理程序，甚至難以形成。
此外，管理程序的設(shè)計(jì)還要盡可能做到合法合理、簡(jiǎn)便和適用等等。
（2）開(kāi)發(fā)程序的方法步驟
★ 明確目的、任務(wù)
要明確程序設(shè)計(jì)的具體目的、任務(wù)，是要新建立一個(gè)程序還是更新改造一個(gè)既有的程序。如果是建立新程序，要實(shí)現(xiàn)什么目的、效果以及有哪些方面的具體 要求，如果是改造舊程序，要指出其問(wèn)題產(chǎn)生的具體原因、后果和相互關(guān)系，并盡可能將任務(wù)予以分解。
★ 檢查程序、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題
只有找到了問(wèn)題的癥結(jié)所在，才能“對(duì)癥下藥”，針對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題，制定方案。因此，在改造已有程序的過(guò)程中，要注意檢查程序，敏銳地捕捉一些工作信號(hào)。
☆ 如果一個(gè)程序出現(xiàn)如下情況，就很可能意味著這個(gè)程序出了問(wèn)題。
具體要求和級(jí)別
掌握管理程序定義（適合三級(jí)）。
明確管理程序的確定性、穩(wěn)定性和可操作性特點(diǎn)（適合三級(jí)）。
了解什么是強(qiáng)制性程序（適合三級(jí)）。
了解什么是選擇性程序（適合三級(jí)）。
◆ 程序是指事物運(yùn)動(dòng)過(guò)程中必須遵循的前后相連的穩(wěn)定的步驟系列。
◆ 管理程序是指為實(shí)現(xiàn)某項(xiàng)功能目標(biāo)而對(duì)各運(yùn)作環(huán)節(jié)、工作事物過(guò)程、辦事流程所作的有序安排，體現(xiàn)出管理規(guī)律的穩(wěn)定步驟系列。
在處理辦公室事務(wù)的過(guò)程中不難發(fā)現(xiàn)，我們每天都在做著大量重復(fù)性的勞動(dòng)，有些工作甚至連先后順序都是完全一樣的，為了提高效率、節(jié)約勞動(dòng)，我們可以把在同一條件下的處理同一具體事務(wù)的步驟、方法及其先后次序確定下來(lái)，再把它運(yùn)用于以后的所有同類或相似事務(wù)的處理過(guò)程并形成穩(wěn)定的模式，這種模式就是管理程序?？梢哉f(shuō)，管理程序在一定意義上是對(duì)管理活動(dòng)規(guī)律的具體反映。
管理步驟一般包括兩個(gè)以及兩個(gè)以上的工作步驟，這些步驟間有規(guī)定性的時(shí)間順序，每個(gè)步驟又有其具體的工作方法等等。通過(guò)管理程序，我們可以非常明確地認(rèn)識(shí)到，應(yīng)該有步驟地實(shí)施管理活動(dòng)，包括工作由誰(shuí)來(lái)做、怎樣做、何時(shí)完成、上下環(huán)節(jié)和工作步驟間是一種什么樣的關(guān)系、用什么樣的方法處理這種關(guān)系、需要什么手續(xù)、采用什么方式和手段以及達(dá)到什么樣的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等等。
（1）管理程序的構(gòu)成要素
★ 時(shí)間因素
“一寸光陰一寸金”，時(shí)間是任何管理活動(dòng)中的極其重要的資源，如果能夠在特殊的時(shí)期把握發(fā)展機(jī)遇，在工作的時(shí)序安排上科學(xué)合理，就能確保單位或部門(mén)的穩(wěn)定發(fā)展。因此，管理程序的制定和運(yùn)行必須充分考慮時(shí)間因素。
★ 空間因素
空間因素指的是單位或部門(mén)充分發(fā)揮其職能作用的領(lǐng)域，即發(fā)揮作用的范圍。管理程序必須充分把握運(yùn)作空間，注重空間控制。要將單位的職能活動(dòng)從縱向上劃分為若干層級(jí)，明確橫向上各專業(yè)職能管理的職責(zé)、職權(quán)，將之配置給各個(gè)部門(mén)，從而保證分工的明確與合理。
★ 權(quán)責(zé)因素
管理權(quán)責(zé)是各項(xiàng)管理的基礎(chǔ)和重要資源。從某種意義上講，管理程序?qū)嶋H上是對(duì)權(quán)責(zé)在實(shí)際運(yùn)作中的有序配置，各個(gè)程序都要確定其責(zé)任和權(quán)力，即該程序系統(tǒng)要完成哪些任務(wù)、要遵從哪些規(guī)范和要求、擁有哪些權(quán)力、在怎樣的權(quán)限范圍內(nèi)可以自主處置問(wèn)題等等。一定要在每個(gè)程序的各個(gè)環(huán)節(jié)明確權(quán)力和責(zé)任。
★ 事項(xiàng)因素
事項(xiàng)是管理程序的對(duì)象。一般說(shuō)來(lái)，管理事項(xiàng)可以分為程序化管理事項(xiàng)和非程序化管理事項(xiàng)。對(duì)程序化管理事項(xiàng)制定管理程序，有利于職能活動(dòng)的穩(wěn)定和有序；對(duì)非程序化管理事項(xiàng)制定管理程序，可以對(duì)隨機(jī)出現(xiàn)的事項(xiàng)進(jìn)行規(guī)范管理。
（2）管理程序的特征
★ 確定性
管理程序必須由實(shí)施該程序的部門(mén)來(lái)制定，體現(xiàn)某一部門(mén)的意志。因此，程序要有明確的規(guī)定，以書(shū)面形式確定，而不是“約定俗成”的。單位要嚴(yán)密地規(guī)定程序，工作人員要嚴(yán)格執(zhí)行程序，無(wú)論是誰(shuí)違反了程序，都需要承擔(dān)相應(yīng)的后果。
★ 穩(wěn)定性
管理程序必須保持在相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間范圍內(nèi)穩(wěn)定有效，絕對(duì)不允許“朝令夕改”。這就表明，制定管理程序必須慎重，必須在具備一定條件之后才能進(jìn)行，更不能輕易更動(dòng)、廢止。
★ 可操作性
管理程序是用來(lái)執(zhí)行的，因此必須明確、具體、可行。這就要求我們?cè)谥贫ǔ绦驎r(shí)必須遵循客觀規(guī)律，使其合法、合理，確有效果，程序本身也必須具體， 不能模棱兩可。
（3）管理程序的功能
★ 提高工作效率，改善工作質(zhì)量
★ 維護(hù)公民的合法權(quán)益
開(kāi)發(fā)管理程程序
具體要求和級(jí)別
學(xué)會(huì)設(shè)定程序的目標(biāo)(適合三級(jí))。
對(duì)已有程序進(jìn)行檢查，找出問(wèn)題所在(適合三級(jí))。
針對(duì)存在的問(wèn)題接見(jiàn)雇員、開(kāi)展調(diào)查問(wèn)卷，尋求專家建議，并對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行記錄和分析(適合三級(jí))。
分析程序的成本(適合三級(jí))。
學(xué)會(huì)用各種流程圖將程序描繪出來(lái)(適合三級(jí))。
向管理層匯報(bào)并獲得批準(zhǔn)(適合三級(jí))。
（1）程序設(shè)計(jì)要求
★ 目標(biāo)一致
管理程序的設(shè)計(jì)，其最終目的是為了更好地實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)，這就要求每一個(gè)程序的每一個(gè)環(huán)節(jié)、每一個(gè)工作都有共同的目標(biāo)，并為實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)而運(yùn)作。因此，在程序設(shè)計(jì)中，無(wú)論是整體還是局部、無(wú)論是系統(tǒng)還是環(huán)節(jié)，乃至程序內(nèi)各環(huán)節(jié)之間、程序與程序之間都要強(qiáng)調(diào)目標(biāo)一致。擁有共同目標(biāo)的管理程序才能符合管理的實(shí)際需要。
★ 系統(tǒng)規(guī)范
☆ 程序設(shè)計(jì)必須從總體要求出發(fā)，使每個(gè)子程序都符合總的規(guī)范要求，從而構(gòu)成總體的規(guī)范系統(tǒng)。
☆ 各個(gè)管理程序要根據(jù)工作內(nèi)容的性質(zhì)，考慮其自身的規(guī)范。
☆ 要確定相應(yīng)的制度，以保證管理程序的系統(tǒng)規(guī)范在實(shí)踐中發(fā)揮作用。
★ 環(huán)環(huán)相扣
管理程序的各個(gè)環(huán)節(jié)必須密切聯(lián)系、相互銜接，前一環(huán)節(jié)的成果是后一環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)和起點(diǎn)，后一環(huán)節(jié)的工作是前一環(huán)節(jié)的繼承和延伸。管理程序要將各要素有機(jī)地結(jié)合在一起，才能構(gòu)成科學(xué)有效的管理程序系統(tǒng)。
★ 制約明確
管理程序要對(duì)管理行為進(jìn)行規(guī)范和制約，以確保管理的效益，因此，在管理程序中，必須明確各種制約關(guān)系。這種制約包括程序間的制約關(guān)系和程序內(nèi)各環(huán)節(jié)的制約機(jī)制，并讓工作人員理解和遵從這種制約機(jī)制和制約關(guān)系。
★ 有機(jī)整合
管理程序強(qiáng)調(diào)分工，更強(qiáng)調(diào)橫向、縱向的整合和連接，沒(méi)有有機(jī)整合的管理程序是各行其是、相互混亂的管理程序，甚至難以形成。
此外，管理程序的設(shè)計(jì)還要盡可能做到合法合理、簡(jiǎn)便和適用等等。
（2）開(kāi)發(fā)程序的方法步驟
★ 明確目的、任務(wù)
要明確程序設(shè)計(jì)的具體目的、任務(wù)，是要新建立一個(gè)程序還是更新改造一個(gè)既有的程序。如果是建立新程序，要實(shí)現(xiàn)什么目的、效果以及有哪些方面的具體 要求，如果是改造舊程序，要指出其問(wèn)題產(chǎn)生的具體原因、后果和相互關(guān)系，并盡可能將任務(wù)予以分解。
★ 檢查程序、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題
只有找到了問(wèn)題的癥結(jié)所在，才能“對(duì)癥下藥”，針對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題，制定方案。因此，在改造已有程序的過(guò)程中，要注意檢查程序，敏銳地捕捉一些工作信號(hào)。
☆ 如果一個(gè)程序出現(xiàn)如下情況，就很可能意味著這個(gè)程序出了問(wèn)題。