要構建您的第一個Access數據庫，首先啟動Access，選擇“文件”菜單中的“新建”，然后點擊“空數據庫”選項。在彈出的對話框中填入您想用的數據庫名，然后點擊“創(chuàng)建”。屏幕中會彈出一個包含了軟件中所有的對象類型鏈接的對話框。在大部分情況下，不會所有的類型都要用，不過您可能會常用的類型包括表、查詢、窗體和報表。
創(chuàng)建表
我們先從表的創(chuàng)建開始。點擊“對象”菜單中的“表”鏈接。選擇“使用向導創(chuàng)建表”。彈出的“表向導”工具框中包含了可供使用的示例表。例如點擊“聯系人”，在“示例字段”中就能看到聯系人表中常用的字段列表。從這個列表中選擇你想用在自己的聯系人列表中的字段，例如名字、姓氏、地址、郵政編碼、電話和電子郵件帳戶名等等。
您選擇的字段將出現在“新表中的字段”框中。如果要給某個字段換個名字，可以選定該字段，然后點擊該框下面“重命名字段”按鈕。例如，您嫌“電子郵件帳戶名”這個字段名太長，就可以通過這個步驟把它換成“電子郵件”。字段選擇和修改完畢后，點擊“下一步”按鈕，選擇對話框中的“是，幫我設置一個主鍵”選項，然后點擊“下一步”;然后在接下來出現的對話框中，選擇“利用向導創(chuàng)建的窗體向表中輸入數據”選項，這樣向導就會為您創(chuàng)建一個數據輸入窗體，最后點擊“完成”。
輸入數據
向導創(chuàng)建的數據窗體能夠讓您更容易向表中輸入數據。如果您選擇了設置一個主鍵字段的選項，您會發(fā)現在字段列表中出現了一個額外字段，而其輸入框中已經顯示“(自動編號)”的字樣。當你添加記錄時，Access就會自動賦予每一條記錄一個獨一無二的序列號?，F在要做的是為您要添加的聯系人輸入數據。每輸入完一個聯系人的數據，就點擊窗體下方帶星號(*)的按鈕，添加一個新記錄，直到所有的聯系人數據都輸入完畢。
數據輸入完畢后，點擊關閉按鈕，看到提示是否保存對該窗體設計的更改時，選擇“是”，然后輸入窗體的名稱點擊“確定”。這時，您的表和窗體就出現在“對象”列表的“表”和“窗體”的鏈接區(qū)域當中。如果要添加新的聯系人，可以雙擊該“窗體”名，然后在窗體中添加即可。
創(chuàng)建查詢
把數據輸入到數據庫中很簡單，不過從數據庫中查找數據確時另一碼事。想要獲取數據，您需要創(chuàng)建能夠為您抽取數據的查詢。通過點擊“對象”列表中的“查詢”選項，然后選擇“使用向導創(chuàng)建查詢”。從彈出窗口中的“表/查詢”下拉菜單列表中選擇包含您想要搜索和查看的數據的表，接著從“可用字段”列表中添加您希望在查詢結果中出現的字段。
例如，如果你想知道住在某特定城市里的聯系人姓名，那就把名字、姓氏和市/縣這幾個字段都添加到“選定字段”當中，點擊“下一步”，并為該查詢指定一個標題，標題能體現查詢的目的。最后，點擊“打開查詢查看信息”按鈕并點擊“完成”。
彈出的查詢屏幕中顯示您所選擇查看字段的所有詳細信息，不過該數據文件中所有的聯系人記錄都出現在了查詢結果中。可以通過篩選功能來選擇性顯示您要查詢的聯系人信息。點擊主窗口上方工具欄里的“視圖”，然后選擇“設計視圖”選項，這樣您就可以自定義查詢來獲取數據庫中數據的子集。
例如，如果您從數據文件中獲取了所有聯系人記錄的名字、姓氏和市/縣字段資料，你就可以通過設計視圖把顯示范圍限制在某個市/縣，在“市/縣”列對應“條件”行的格中寫入您想要查找的市/縣名稱(例如，在例圖中輸入北京市)，然后點擊主窗口工具條上的“查詢”選項，在下拉菜單中點擊“運行”鍵，然后在彈出的“選擇查詢”視圖中就會只顯示在所選市/縣的聯系人記錄。
除了查詢之外，還有一種方法可以從數據庫中抽取數據，那就是報表功能。從“對象”列表中選擇“報表”，然后雙擊“使用向導創(chuàng)建報表”。接下來的操作和創(chuàng)建查詢時基本相同，選擇目標表然后選擇您想要在報表中顯示的字段，同樣的不需要全選。
選擇完字段信息之后，點擊“下一步”，然后可以應用分組功能對數據進行分類和設定顯示優(yōu)先級。例如，您可以利用這個功能，按照聯系人所在的城市進行排序顯示。這樣，報表打印出來之后，您就可以順著查找某個城市，然后就可以看到您的聯系人名單中居住在該城市的所有聯系人信息。如果要添加分組，選定“請確定是否添加分組級別：”下方面板中的字段，通過添加按鈕(>)將該字段提取出來作為分組的依據。接下來可以繼續(xù)選擇字段作為次優(yōu)先級的分組標準;或者直接點擊“下一步”，然后設置字段的排序方式。例如，您可以選擇首先按照姓氏排列，然后按照名字排列。設置完畢后，點擊“下一步”，然后選擇報表的布局方式，例如左對齊1，點擊“下一步”，選擇報表打印所用的樣式。再次點擊“下一步”，給報表指定標題。最后選擇“預覽報表”點擊“完成”，關閉報表。這時，創(chuàng)建的報表就保存在主對話框中“報表”區(qū)里，只要雙擊其標題就可以再次訪問該報表。
到此為止，我們基本涉及了表、查詢、窗體和報表這幾個常用Access對象元素的基本使用方法，包括創(chuàng)建表，利用窗體為表輸入數據，以及利用窗體和報表來查詢獲取所需的數據子集，以后我們還會繼續(xù)討論Access數據庫相關的一些高級操作。
創(chuàng)建表
我們先從表的創(chuàng)建開始。點擊“對象”菜單中的“表”鏈接。選擇“使用向導創(chuàng)建表”。彈出的“表向導”工具框中包含了可供使用的示例表。例如點擊“聯系人”，在“示例字段”中就能看到聯系人表中常用的字段列表。從這個列表中選擇你想用在自己的聯系人列表中的字段，例如名字、姓氏、地址、郵政編碼、電話和電子郵件帳戶名等等。
您選擇的字段將出現在“新表中的字段”框中。如果要給某個字段換個名字，可以選定該字段，然后點擊該框下面“重命名字段”按鈕。例如，您嫌“電子郵件帳戶名”這個字段名太長，就可以通過這個步驟把它換成“電子郵件”。字段選擇和修改完畢后，點擊“下一步”按鈕，選擇對話框中的“是，幫我設置一個主鍵”選項，然后點擊“下一步”;然后在接下來出現的對話框中，選擇“利用向導創(chuàng)建的窗體向表中輸入數據”選項，這樣向導就會為您創(chuàng)建一個數據輸入窗體，最后點擊“完成”。
輸入數據
向導創(chuàng)建的數據窗體能夠讓您更容易向表中輸入數據。如果您選擇了設置一個主鍵字段的選項，您會發(fā)現在字段列表中出現了一個額外字段，而其輸入框中已經顯示“(自動編號)”的字樣。當你添加記錄時，Access就會自動賦予每一條記錄一個獨一無二的序列號?，F在要做的是為您要添加的聯系人輸入數據。每輸入完一個聯系人的數據，就點擊窗體下方帶星號(*)的按鈕，添加一個新記錄，直到所有的聯系人數據都輸入完畢。
數據輸入完畢后，點擊關閉按鈕，看到提示是否保存對該窗體設計的更改時，選擇“是”，然后輸入窗體的名稱點擊“確定”。這時，您的表和窗體就出現在“對象”列表的“表”和“窗體”的鏈接區(qū)域當中。如果要添加新的聯系人，可以雙擊該“窗體”名，然后在窗體中添加即可。
創(chuàng)建查詢
把數據輸入到數據庫中很簡單，不過從數據庫中查找數據確時另一碼事。想要獲取數據，您需要創(chuàng)建能夠為您抽取數據的查詢。通過點擊“對象”列表中的“查詢”選項，然后選擇“使用向導創(chuàng)建查詢”。從彈出窗口中的“表/查詢”下拉菜單列表中選擇包含您想要搜索和查看的數據的表，接著從“可用字段”列表中添加您希望在查詢結果中出現的字段。
例如，如果你想知道住在某特定城市里的聯系人姓名，那就把名字、姓氏和市/縣這幾個字段都添加到“選定字段”當中，點擊“下一步”，并為該查詢指定一個標題，標題能體現查詢的目的。最后，點擊“打開查詢查看信息”按鈕并點擊“完成”。
彈出的查詢屏幕中顯示您所選擇查看字段的所有詳細信息，不過該數據文件中所有的聯系人記錄都出現在了查詢結果中。可以通過篩選功能來選擇性顯示您要查詢的聯系人信息。點擊主窗口上方工具欄里的“視圖”，然后選擇“設計視圖”選項，這樣您就可以自定義查詢來獲取數據庫中數據的子集。
例如，如果您從數據文件中獲取了所有聯系人記錄的名字、姓氏和市/縣字段資料，你就可以通過設計視圖把顯示范圍限制在某個市/縣，在“市/縣”列對應“條件”行的格中寫入您想要查找的市/縣名稱(例如，在例圖中輸入北京市)，然后點擊主窗口工具條上的“查詢”選項，在下拉菜單中點擊“運行”鍵，然后在彈出的“選擇查詢”視圖中就會只顯示在所選市/縣的聯系人記錄。
除了查詢之外，還有一種方法可以從數據庫中抽取數據，那就是報表功能。從“對象”列表中選擇“報表”，然后雙擊“使用向導創(chuàng)建報表”。接下來的操作和創(chuàng)建查詢時基本相同，選擇目標表然后選擇您想要在報表中顯示的字段，同樣的不需要全選。
選擇完字段信息之后，點擊“下一步”，然后可以應用分組功能對數據進行分類和設定顯示優(yōu)先級。例如，您可以利用這個功能，按照聯系人所在的城市進行排序顯示。這樣，報表打印出來之后，您就可以順著查找某個城市，然后就可以看到您的聯系人名單中居住在該城市的所有聯系人信息。如果要添加分組，選定“請確定是否添加分組級別：”下方面板中的字段，通過添加按鈕(>)將該字段提取出來作為分組的依據。接下來可以繼續(xù)選擇字段作為次優(yōu)先級的分組標準;或者直接點擊“下一步”，然后設置字段的排序方式。例如，您可以選擇首先按照姓氏排列，然后按照名字排列。設置完畢后，點擊“下一步”，然后選擇報表的布局方式，例如左對齊1，點擊“下一步”，選擇報表打印所用的樣式。再次點擊“下一步”，給報表指定標題。最后選擇“預覽報表”點擊“完成”，關閉報表。這時，創(chuàng)建的報表就保存在主對話框中“報表”區(qū)里，只要雙擊其標題就可以再次訪問該報表。
到此為止，我們基本涉及了表、查詢、窗體和報表這幾個常用Access對象元素的基本使用方法，包括創(chuàng)建表，利用窗體為表輸入數據，以及利用窗體和報表來查詢獲取所需的數據子集，以后我們還會繼續(xù)討論Access數據庫相關的一些高級操作。