第授課
一、秘書學的定義及性質(zhì)
（一）秘書學是研究秘書工作規(guī)律及其應用的學科。
（二）秘書學的三大內(nèi)容：
1．秘書人員（又稱為“秘書工作人員”、“秘書工作者”、“秘書從業(yè)者”、“秘書從業(yè)人員”，或者徑直稱作“秘書”）
2．秘書機構(gòu)（又稱為“秘書部門”、“秘書班子”、“文秘部門”、“辦公廳”或“辦公室”）
3．秘書工作（又稱為“秘書活動”）
（三）秘書學是一門綜合性、實踐性很強的新興的應用型學科。
二、秘書的定義
（一）秘書的定義：
秘書是為政府機關(guān)、企事業(yè)單位、團體或個人提供輔助管理、綜合服務的人員。
（二）秘書定義的三個構(gòu)成部分：
1．服務對象（存在領(lǐng)域）：政府機關(guān)、企事業(yè)單位、團體或個人
2．主要功能（主要作用）：提供輔助管理、綜合服務
3．職業(yè)屬性（“職業(yè)”、“職務”之分）：秘書首先是一種職業(yè)名稱（秘書人員在社會中所從事的作為其主要生活來源的一種社會活動），在某些特殊場合同時又是一種職務名稱。
附：［職業(yè)］個人在社會中所從事的作為主要生活來源的工作。
［職務］機關(guān)或團體中由職位規(guī)定的應該擔任的工作。
三、秘書的類別與層次
（一）秘書的類別（劃分標準不同，類別各異）
1．公務秘書與私人秘書（區(qū)分的關(guān)鍵在于經(jīng)濟來源，而非服務對象是否為個人）。
2．從所屬部門的角度劃分，更大的意義在于顯示秘書遍布于社會各行各業(yè)。
3．從具體工作的角度劃分，意義在于提示秘書可以而且必須承擔哪些具體工作。
（1）“生活秘書”、“警衛(wèi)秘書”等類型確實存在過，不能簡單地予以否定。
（2）按此標準劃分，還有“新聞秘書”、“軍事秘書”、“公關(guān)秘書”等類型。
（二）秘書的層次
1．秘書所在單位級別有高有低，相應地有三個層次的秘書。
2．同一單位內(nèi)部，秘書人員的職位有高低之分：
（1）初級秘書：主要從事一般日常工作；
（2）中級秘書：主要負責起草文稿、辦理公文、處理信息；
（3）高級秘書：工作以參政議政為主，較多參與決策。
四、秘書的修養(yǎng)
（一）政治理論修養(yǎng)
（二）秘書的職業(yè)道德
1．［職業(yè)道德］從事一定職業(yè)的人在其特定的職業(yè)活動中必須遵循的行為規(guī)范。
2．秘書職業(yè)道德的基本內(nèi)容：服從、謹行、合作、守紀
五、秘書的知識結(jié)構(gòu)
扎實的基礎知識、系統(tǒng)的專業(yè)知識（秘書業(yè)務知識＋所屬行業(yè)知識）、必要的輔助知識
六、秘書的能力結(jié)構(gòu)
辦事能力：1．理解和領(lǐng)會能力（迅速準確地領(lǐng)會領(lǐng)導的意圖）；2．分析能力（分清輕重緩急）；3．應變能力（靈活處理突發(fā)性事件、政策“真空”狀態(tài)下的各類特殊事件）
交際能力：1．秘書從事公關(guān)活動的主要目的：幫助所在單位及服務對象樹立良好的社會形象；2．第四章《秘書交際》重點內(nèi)容提示：①p30雙向互惠，②p31換位思考，③p34學會傾聽，④p36深切了解領(lǐng)導，⑤p37若無其事，⑥p39雪中送炭與火上澆油，⑦p40等邊距離
表達能力：1．基本要求：能說會寫；2．共同標準：準確、規(guī)范、簡潔
操作能力：各類常見辦公設備的熟練操作與簡單維護
七、秘書人員的心理素質(zhì)
（一）培養(yǎng)秘書意志力
1．意志：具有確定目的、實現(xiàn)目標、支配控制自己行動的心理素質(zhì)。
2．秘書意志力的表現(xiàn)：①自覺，②自制，③堅韌，④果斷
（二）塑造適合于秘書工作的性格
1．性格：一個人對現(xiàn)實的穩(wěn)定的態(tài)度、行為方式。
2．性格的特點：既有穩(wěn)定性，又有可塑性。
3．比較適合于秘書工作的性格“模式”：順從與獨立相結(jié)合，外向與內(nèi)向相結(jié)合。
（三）維護心理健康
1．心理健康的表現(xiàn)：①智力正常，②情緒成熟，③行為協(xié)調(diào)，④工作專注，⑤關(guān)系和諧
2．秘書工作容易滋生的不良心理：①唯上，②恃勢，③驕傲，④自卑
3．培養(yǎng)正常的情感情緒，時常調(diào)節(jié)個體行為，隨時矯正異常心理。
八、秘書的培養(yǎng)目標和培養(yǎng)途徑
（一）培養(yǎng)目標：
1．秘書人員應是具有比較廣博的基礎知識、掌握系統(tǒng)的專業(yè)知識、熟悉了解行業(yè)知識的通才—專才型人才。
2．通才與專才之辨
（二）培養(yǎng)途徑：自我培養(yǎng)＋外界培養(yǎng)
（三）秘書人員與優(yōu)化群體
1．優(yōu)化群體：按照異質(zhì)結(jié)合的原則，由不同專長、學歷、年齡、性格、性別、籍貫的人科學組合起來的工作群體。
2．優(yōu)化群體的特點：①各有所長，②各得其所，③各司其職，④比例適中，⑤動態(tài)平衡
3．秘書部門及秘書人員在優(yōu)化群體中可以發(fā)揮的作用：
①根據(jù)因事設人的原則，協(xié)助領(lǐng)導組建工作群體；②協(xié)助領(lǐng)導了解組成成員的各自情況，因人制宜，做好分工；③協(xié)調(diào)上下左右的關(guān)系，增強內(nèi)部凝聚力；④時刻注意工作動態(tài)，根據(jù)需要，及時加以調(diào)整。
九、秘書機構(gòu)的定義及特點
（一）秘書機構(gòu)的定義：黨政機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位為領(lǐng)導機構(gòu)及處理綜合事務的輔助性機構(gòu)。（提示：與秘書的定義相對照）
（二）秘書機構(gòu)的性質(zhì)
1．秘書機構(gòu)屬于綜合性機構(gòu)，既非決策性機構(gòu)，也非職能性機構(gòu)（或稱“業(yè)務性機構(gòu)”、“職能部門”、“業(yè)務部門”）
2．比較兩類機構(gòu)：
（1）職能性機構(gòu)：承擔具體業(yè)務工作，專業(yè)性強，分工明確，職能界線清晰；
（2）綜合性機構(gòu)：不承擔具體業(yè)務工作，處理綜合事務，全面協(xié)調(diào)，拾遺補缺。
（三）秘書機構(gòu)的特點
1．附屬性：直接隸屬于領(lǐng)導機關(guān)
2．綜合性：活動內(nèi)容綜合性強
3．輔助性：活動形式是向上輔助，而非向下指揮或執(zhí)行監(jiān)督
（四）秘書機構(gòu)的設置原則和具體要求
＊總原則：秘書機構(gòu)的設置，要適應機關(guān)或單位管理工作的實際需要。
＊具體要求：
1．凡獨立單位必須設置秘書機構(gòu)（從獨立行文角度把握）。
2．秘書機構(gòu)的組織形式、人員配備必須符合精簡、合理、高效的要求。
3．秘書機構(gòu)與所屬機關(guān)、單位在工作性質(zhì)上必須相適應。
一、秘書學的定義及性質(zhì)
（一）秘書學是研究秘書工作規(guī)律及其應用的學科。
（二）秘書學的三大內(nèi)容：
1．秘書人員（又稱為“秘書工作人員”、“秘書工作者”、“秘書從業(yè)者”、“秘書從業(yè)人員”，或者徑直稱作“秘書”）
2．秘書機構(gòu)（又稱為“秘書部門”、“秘書班子”、“文秘部門”、“辦公廳”或“辦公室”）
3．秘書工作（又稱為“秘書活動”）
（三）秘書學是一門綜合性、實踐性很強的新興的應用型學科。
二、秘書的定義
（一）秘書的定義：
秘書是為政府機關(guān)、企事業(yè)單位、團體或個人提供輔助管理、綜合服務的人員。
（二）秘書定義的三個構(gòu)成部分：
1．服務對象（存在領(lǐng)域）：政府機關(guān)、企事業(yè)單位、團體或個人
2．主要功能（主要作用）：提供輔助管理、綜合服務
3．職業(yè)屬性（“職業(yè)”、“職務”之分）：秘書首先是一種職業(yè)名稱（秘書人員在社會中所從事的作為其主要生活來源的一種社會活動），在某些特殊場合同時又是一種職務名稱。
附：［職業(yè)］個人在社會中所從事的作為主要生活來源的工作。
［職務］機關(guān)或團體中由職位規(guī)定的應該擔任的工作。
三、秘書的類別與層次
（一）秘書的類別（劃分標準不同，類別各異）
1．公務秘書與私人秘書（區(qū)分的關(guān)鍵在于經(jīng)濟來源，而非服務對象是否為個人）。
2．從所屬部門的角度劃分，更大的意義在于顯示秘書遍布于社會各行各業(yè)。
3．從具體工作的角度劃分，意義在于提示秘書可以而且必須承擔哪些具體工作。
（1）“生活秘書”、“警衛(wèi)秘書”等類型確實存在過，不能簡單地予以否定。
（2）按此標準劃分，還有“新聞秘書”、“軍事秘書”、“公關(guān)秘書”等類型。
（二）秘書的層次
1．秘書所在單位級別有高有低，相應地有三個層次的秘書。
2．同一單位內(nèi)部，秘書人員的職位有高低之分：
（1）初級秘書：主要從事一般日常工作；
（2）中級秘書：主要負責起草文稿、辦理公文、處理信息；
（3）高級秘書：工作以參政議政為主，較多參與決策。
四、秘書的修養(yǎng)
（一）政治理論修養(yǎng)
（二）秘書的職業(yè)道德
1．［職業(yè)道德］從事一定職業(yè)的人在其特定的職業(yè)活動中必須遵循的行為規(guī)范。
2．秘書職業(yè)道德的基本內(nèi)容：服從、謹行、合作、守紀
五、秘書的知識結(jié)構(gòu)
扎實的基礎知識、系統(tǒng)的專業(yè)知識（秘書業(yè)務知識＋所屬行業(yè)知識）、必要的輔助知識
六、秘書的能力結(jié)構(gòu)
辦事能力：1．理解和領(lǐng)會能力（迅速準確地領(lǐng)會領(lǐng)導的意圖）；2．分析能力（分清輕重緩急）；3．應變能力（靈活處理突發(fā)性事件、政策“真空”狀態(tài)下的各類特殊事件）
交際能力：1．秘書從事公關(guān)活動的主要目的：幫助所在單位及服務對象樹立良好的社會形象；2．第四章《秘書交際》重點內(nèi)容提示：①p30雙向互惠，②p31換位思考，③p34學會傾聽，④p36深切了解領(lǐng)導，⑤p37若無其事，⑥p39雪中送炭與火上澆油，⑦p40等邊距離
表達能力：1．基本要求：能說會寫；2．共同標準：準確、規(guī)范、簡潔
操作能力：各類常見辦公設備的熟練操作與簡單維護
七、秘書人員的心理素質(zhì)
（一）培養(yǎng)秘書意志力
1．意志：具有確定目的、實現(xiàn)目標、支配控制自己行動的心理素質(zhì)。
2．秘書意志力的表現(xiàn)：①自覺，②自制，③堅韌，④果斷
（二）塑造適合于秘書工作的性格
1．性格：一個人對現(xiàn)實的穩(wěn)定的態(tài)度、行為方式。
2．性格的特點：既有穩(wěn)定性，又有可塑性。
3．比較適合于秘書工作的性格“模式”：順從與獨立相結(jié)合，外向與內(nèi)向相結(jié)合。
（三）維護心理健康
1．心理健康的表現(xiàn)：①智力正常，②情緒成熟，③行為協(xié)調(diào)，④工作專注，⑤關(guān)系和諧
2．秘書工作容易滋生的不良心理：①唯上，②恃勢，③驕傲，④自卑
3．培養(yǎng)正常的情感情緒，時常調(diào)節(jié)個體行為，隨時矯正異常心理。
八、秘書的培養(yǎng)目標和培養(yǎng)途徑
（一）培養(yǎng)目標：
1．秘書人員應是具有比較廣博的基礎知識、掌握系統(tǒng)的專業(yè)知識、熟悉了解行業(yè)知識的通才—專才型人才。
2．通才與專才之辨
（二）培養(yǎng)途徑：自我培養(yǎng)＋外界培養(yǎng)
（三）秘書人員與優(yōu)化群體
1．優(yōu)化群體：按照異質(zhì)結(jié)合的原則，由不同專長、學歷、年齡、性格、性別、籍貫的人科學組合起來的工作群體。
2．優(yōu)化群體的特點：①各有所長，②各得其所，③各司其職，④比例適中，⑤動態(tài)平衡
3．秘書部門及秘書人員在優(yōu)化群體中可以發(fā)揮的作用：
①根據(jù)因事設人的原則，協(xié)助領(lǐng)導組建工作群體；②協(xié)助領(lǐng)導了解組成成員的各自情況，因人制宜，做好分工；③協(xié)調(diào)上下左右的關(guān)系，增強內(nèi)部凝聚力；④時刻注意工作動態(tài)，根據(jù)需要，及時加以調(diào)整。
九、秘書機構(gòu)的定義及特點
（一）秘書機構(gòu)的定義：黨政機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位為領(lǐng)導機構(gòu)及處理綜合事務的輔助性機構(gòu)。（提示：與秘書的定義相對照）
（二）秘書機構(gòu)的性質(zhì)
1．秘書機構(gòu)屬于綜合性機構(gòu)，既非決策性機構(gòu)，也非職能性機構(gòu)（或稱“業(yè)務性機構(gòu)”、“職能部門”、“業(yè)務部門”）
2．比較兩類機構(gòu)：
（1）職能性機構(gòu)：承擔具體業(yè)務工作，專業(yè)性強，分工明確，職能界線清晰；
（2）綜合性機構(gòu)：不承擔具體業(yè)務工作，處理綜合事務，全面協(xié)調(diào)，拾遺補缺。
（三）秘書機構(gòu)的特點
1．附屬性：直接隸屬于領(lǐng)導機關(guān)
2．綜合性：活動內(nèi)容綜合性強
3．輔助性：活動形式是向上輔助，而非向下指揮或執(zhí)行監(jiān)督
（四）秘書機構(gòu)的設置原則和具體要求
＊總原則：秘書機構(gòu)的設置，要適應機關(guān)或單位管理工作的實際需要。
＊具體要求：
1．凡獨立單位必須設置秘書機構(gòu)（從獨立行文角度把握）。
2．秘書機構(gòu)的組織形式、人員配備必須符合精簡、合理、高效的要求。
3．秘書機構(gòu)與所屬機關(guān)、單位在工作性質(zhì)上必須相適應。