第授課
一、秘書學(xué)的定義及性質(zhì)
（一）秘書學(xué)是研究秘書工作規(guī)律及其應(yīng)用的學(xué)科。
（二）秘書學(xué)的三大內(nèi)容：
1．秘書人員（又稱為“秘書工作人員”、“秘書工作者”、“秘書從業(yè)者”、“秘書從業(yè)人員”，或者徑直稱作“秘書”）
2．秘書機(jī)構(gòu)（又稱為“秘書部門”、“秘書班子”、“文秘部門”、“辦公廳”或“辦公室”）
3．秘書工作（又稱為“秘書活動(dòng)”）
（三）秘書學(xué)是一門綜合性、實(shí)踐性很強(qiáng)的新興的應(yīng)用型學(xué)科。
二、秘書的定義
（一）秘書的定義：
秘書是為政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、團(tuán)體或個(gè)人提供輔助管理、綜合服務(wù)的人員。
（二）秘書定義的三個(gè)構(gòu)成部分：
1．服務(wù)對(duì)象（存在領(lǐng)域）：政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、團(tuán)體或個(gè)人
2．主要功能（主要作用）：提供輔助管理、綜合服務(wù)
3．職業(yè)屬性（“職業(yè)”、“職務(wù)”之分）：秘書首先是一種職業(yè)名稱（秘書人員在社會(huì)中所從事的作為其主要生活來源的一種社會(huì)活動(dòng)），在某些特殊場(chǎng)合同時(shí)又是一種職務(wù)名稱。
附：［職業(yè)］個(gè)人在社會(huì)中所從事的作為主要生活來源的工作。
［職務(wù)］機(jī)關(guān)或團(tuán)體中由職位規(guī)定的應(yīng)該擔(dān)任的工作。
三、秘書的類別與層次
（一）秘書的類別（劃分標(biāo)準(zhǔn)不同，類別各異）
1．公務(wù)秘書與私人秘書（區(qū)分的關(guān)鍵在于經(jīng)濟(jì)來源，而非服務(wù)對(duì)象是否為個(gè)人）。
2．從所屬部門的角度劃分，更大的意義在于顯示秘書遍布于社會(huì)各行各業(yè)。
3．從具體工作的角度劃分，意義在于提示秘書可以而且必須承擔(dān)哪些具體工作。
（1）“生活秘書”、“警衛(wèi)秘書”等類型確實(shí)存在過，不能簡(jiǎn)單地予以否定。
（2）按此標(biāo)準(zhǔn)劃分，還有“新聞秘書”、“軍事秘書”、“公關(guān)秘書”等類型。
（二）秘書的層次
1．秘書所在單位級(jí)別有高有低，相應(yīng)地有三個(gè)層次的秘書。
2．同一單位內(nèi)部，秘書人員的職位有高低之分：
（1）初級(jí)秘書：主要從事一般日常工作；
（2）中級(jí)秘書：主要負(fù)責(zé)起草文稿、辦理公文、處理信息；
（3）高級(jí)秘書：工作以參政議政為主，較多參與決策。
四、秘書的修養(yǎng)
（一）政治理論修養(yǎng)
（二）秘書的職業(yè)道德
1．［職業(yè)道德］從事一定職業(yè)的人在其特定的職業(yè)活動(dòng)中必須遵循的行為規(guī)范。
2．秘書職業(yè)道德的基本內(nèi)容：服從、謹(jǐn)行、合作、守紀(jì)
五、秘書的知識(shí)結(jié)構(gòu)
扎實(shí)的基礎(chǔ)知識(shí)、系統(tǒng)的專業(yè)知識(shí)（秘書業(yè)務(wù)知識(shí)＋所屬行業(yè)知識(shí)）、必要的輔助知識(shí)
六、秘書的能力結(jié)構(gòu)
辦事能力：1．理解和領(lǐng)會(huì)能力（迅速準(zhǔn)確地領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖）；2．分析能力（分清輕重緩急）；3．應(yīng)變能力（靈活處理突發(fā)性事件、政策“真空”狀態(tài)下的各類特殊事件）
交際能力：1．秘書從事公關(guān)活動(dòng)的主要目的：幫助所在單位及服務(wù)對(duì)象樹立良好的社會(huì)形象；2．第四章《秘書交際》重點(diǎn)內(nèi)容提示：①p30雙向互惠，②p31換位思考，③p34學(xué)會(huì)傾聽，④p36深切了解領(lǐng)導(dǎo)，⑤p37若無其事，⑥p39雪中送炭與火上澆油，⑦p40等邊距離
表達(dá)能力：1．基本要求：能說會(huì)寫；2．共同標(biāo)準(zhǔn)：準(zhǔn)確、規(guī)范、簡(jiǎn)潔
操作能力：各類常見辦公設(shè)備的熟練操作與簡(jiǎn)單維護(hù)
七、秘書人員的心理素質(zhì)
（一）培養(yǎng)秘書意志力
1．意志：具有確定目的、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)、支配控制自己行動(dòng)的心理素質(zhì)。
2．秘書意志力的表現(xiàn)：①自覺，②自制，③堅(jiān)韌，④果斷
（二）塑造適合于秘書工作的性格
1．性格：一個(gè)人對(duì)現(xiàn)實(shí)的穩(wěn)定的態(tài)度、行為方式。
2．性格的特點(diǎn)：既有穩(wěn)定性，又有可塑性。
3．比較適合于秘書工作的性格“模式”：順從與獨(dú)立相結(jié)合，外向與內(nèi)向相結(jié)合。
（三）維護(hù)心理健康
1．心理健康的表現(xiàn)：①智力正常，②情緒成熟，③行為協(xié)調(diào)，④工作專注，⑤關(guān)系和諧
2．秘書工作容易滋生的不良心理：①唯上，②恃勢(shì)，③驕傲，④自卑
3．培養(yǎng)正常的情感情緒，時(shí)常調(diào)節(jié)個(gè)體行為，隨時(shí)矯正異常心理。
八、秘書的培養(yǎng)目標(biāo)和培養(yǎng)途徑
（一）培養(yǎng)目標(biāo)：
1．秘書人員應(yīng)是具有比較廣博的基礎(chǔ)知識(shí)、掌握系統(tǒng)的專業(yè)知識(shí)、熟悉了解行業(yè)知識(shí)的通才—專才型人才。
2．通才與專才之辨
（二）培養(yǎng)途徑：自我培養(yǎng)＋外界培養(yǎng)
（三）秘書人員與優(yōu)化群體
1．優(yōu)化群體：按照異質(zhì)結(jié)合的原則，由不同專長(zhǎng)、學(xué)歷、年齡、性格、性別、籍貫的人科學(xué)組合起來的工作群體。
2．優(yōu)化群體的特點(diǎn)：①各有所長(zhǎng)，②各得其所，③各司其職，④比例適中，⑤動(dòng)態(tài)平衡
3．秘書部門及秘書人員在優(yōu)化群體中可以發(fā)揮的作用：
①根據(jù)因事設(shè)人的原則，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)組建工作群體；②協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)了解組成成員的各自情況，因人制宜，做好分工；③協(xié)調(diào)上下左右的關(guān)系，增強(qiáng)內(nèi)部凝聚力；④時(shí)刻注意工作動(dòng)態(tài)，根據(jù)需要，及時(shí)加以調(diào)整。
九、秘書機(jī)構(gòu)的定義及特點(diǎn)
（一）秘書機(jī)構(gòu)的定義：黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)及處理綜合事務(wù)的輔助性機(jī)構(gòu)。（提示：與秘書的定義相對(duì)照）
（二）秘書機(jī)構(gòu)的性質(zhì)
1．秘書機(jī)構(gòu)屬于綜合性機(jī)構(gòu)，既非決策性機(jī)構(gòu)，也非職能性機(jī)構(gòu)（或稱“業(yè)務(wù)性機(jī)構(gòu)”、“職能部門”、“業(yè)務(wù)部門”）
2．比較兩類機(jī)構(gòu)：
（1）職能性機(jī)構(gòu)：承擔(dān)具體業(yè)務(wù)工作，專業(yè)性強(qiáng)，分工明確，職能界線清晰；
（2）綜合性機(jī)構(gòu)：不承擔(dān)具體業(yè)務(wù)工作，處理綜合事務(wù)，全面協(xié)調(diào)，拾遺補(bǔ)缺。
（三）秘書機(jī)構(gòu)的特點(diǎn)
1．附屬性：直接隸屬于領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)
2．綜合性：活動(dòng)內(nèi)容綜合性強(qiáng)
3．輔助性：活動(dòng)形式是向上輔助，而非向下指揮或執(zhí)行監(jiān)督
（四）秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)置原則和具體要求
＊總原則：秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)置，要適應(yīng)機(jī)關(guān)或單位管理工作的實(shí)際需要。
＊具體要求：
1．凡獨(dú)立單位必須設(shè)置秘書機(jī)構(gòu)（從獨(dú)立行文角度把握）。
2．秘書機(jī)構(gòu)的組織形式、人員配備必須符合精簡(jiǎn)、合理、高效的要求。
3．秘書機(jī)構(gòu)與所屬機(jī)關(guān)、單位在工作性質(zhì)上必須相適應(yīng)。
一、秘書學(xué)的定義及性質(zhì)
（一）秘書學(xué)是研究秘書工作規(guī)律及其應(yīng)用的學(xué)科。
（二）秘書學(xué)的三大內(nèi)容：
1．秘書人員（又稱為“秘書工作人員”、“秘書工作者”、“秘書從業(yè)者”、“秘書從業(yè)人員”，或者徑直稱作“秘書”）
2．秘書機(jī)構(gòu)（又稱為“秘書部門”、“秘書班子”、“文秘部門”、“辦公廳”或“辦公室”）
3．秘書工作（又稱為“秘書活動(dòng)”）
（三）秘書學(xué)是一門綜合性、實(shí)踐性很強(qiáng)的新興的應(yīng)用型學(xué)科。
二、秘書的定義
（一）秘書的定義：
秘書是為政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、團(tuán)體或個(gè)人提供輔助管理、綜合服務(wù)的人員。
（二）秘書定義的三個(gè)構(gòu)成部分：
1．服務(wù)對(duì)象（存在領(lǐng)域）：政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、團(tuán)體或個(gè)人
2．主要功能（主要作用）：提供輔助管理、綜合服務(wù)
3．職業(yè)屬性（“職業(yè)”、“職務(wù)”之分）：秘書首先是一種職業(yè)名稱（秘書人員在社會(huì)中所從事的作為其主要生活來源的一種社會(huì)活動(dòng)），在某些特殊場(chǎng)合同時(shí)又是一種職務(wù)名稱。
附：［職業(yè)］個(gè)人在社會(huì)中所從事的作為主要生活來源的工作。
［職務(wù)］機(jī)關(guān)或團(tuán)體中由職位規(guī)定的應(yīng)該擔(dān)任的工作。
三、秘書的類別與層次
（一）秘書的類別（劃分標(biāo)準(zhǔn)不同，類別各異）
1．公務(wù)秘書與私人秘書（區(qū)分的關(guān)鍵在于經(jīng)濟(jì)來源，而非服務(wù)對(duì)象是否為個(gè)人）。
2．從所屬部門的角度劃分，更大的意義在于顯示秘書遍布于社會(huì)各行各業(yè)。
3．從具體工作的角度劃分，意義在于提示秘書可以而且必須承擔(dān)哪些具體工作。
（1）“生活秘書”、“警衛(wèi)秘書”等類型確實(shí)存在過，不能簡(jiǎn)單地予以否定。
（2）按此標(biāo)準(zhǔn)劃分，還有“新聞秘書”、“軍事秘書”、“公關(guān)秘書”等類型。
（二）秘書的層次
1．秘書所在單位級(jí)別有高有低，相應(yīng)地有三個(gè)層次的秘書。
2．同一單位內(nèi)部，秘書人員的職位有高低之分：
（1）初級(jí)秘書：主要從事一般日常工作；
（2）中級(jí)秘書：主要負(fù)責(zé)起草文稿、辦理公文、處理信息；
（3）高級(jí)秘書：工作以參政議政為主，較多參與決策。
四、秘書的修養(yǎng)
（一）政治理論修養(yǎng)
（二）秘書的職業(yè)道德
1．［職業(yè)道德］從事一定職業(yè)的人在其特定的職業(yè)活動(dòng)中必須遵循的行為規(guī)范。
2．秘書職業(yè)道德的基本內(nèi)容：服從、謹(jǐn)行、合作、守紀(jì)
五、秘書的知識(shí)結(jié)構(gòu)
扎實(shí)的基礎(chǔ)知識(shí)、系統(tǒng)的專業(yè)知識(shí)（秘書業(yè)務(wù)知識(shí)＋所屬行業(yè)知識(shí)）、必要的輔助知識(shí)
六、秘書的能力結(jié)構(gòu)
辦事能力：1．理解和領(lǐng)會(huì)能力（迅速準(zhǔn)確地領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖）；2．分析能力（分清輕重緩急）；3．應(yīng)變能力（靈活處理突發(fā)性事件、政策“真空”狀態(tài)下的各類特殊事件）
交際能力：1．秘書從事公關(guān)活動(dòng)的主要目的：幫助所在單位及服務(wù)對(duì)象樹立良好的社會(huì)形象；2．第四章《秘書交際》重點(diǎn)內(nèi)容提示：①p30雙向互惠，②p31換位思考，③p34學(xué)會(huì)傾聽，④p36深切了解領(lǐng)導(dǎo)，⑤p37若無其事，⑥p39雪中送炭與火上澆油，⑦p40等邊距離
表達(dá)能力：1．基本要求：能說會(huì)寫；2．共同標(biāo)準(zhǔn)：準(zhǔn)確、規(guī)范、簡(jiǎn)潔
操作能力：各類常見辦公設(shè)備的熟練操作與簡(jiǎn)單維護(hù)
七、秘書人員的心理素質(zhì)
（一）培養(yǎng)秘書意志力
1．意志：具有確定目的、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)、支配控制自己行動(dòng)的心理素質(zhì)。
2．秘書意志力的表現(xiàn)：①自覺，②自制，③堅(jiān)韌，④果斷
（二）塑造適合于秘書工作的性格
1．性格：一個(gè)人對(duì)現(xiàn)實(shí)的穩(wěn)定的態(tài)度、行為方式。
2．性格的特點(diǎn)：既有穩(wěn)定性，又有可塑性。
3．比較適合于秘書工作的性格“模式”：順從與獨(dú)立相結(jié)合，外向與內(nèi)向相結(jié)合。
（三）維護(hù)心理健康
1．心理健康的表現(xiàn)：①智力正常，②情緒成熟，③行為協(xié)調(diào)，④工作專注，⑤關(guān)系和諧
2．秘書工作容易滋生的不良心理：①唯上，②恃勢(shì)，③驕傲，④自卑
3．培養(yǎng)正常的情感情緒，時(shí)常調(diào)節(jié)個(gè)體行為，隨時(shí)矯正異常心理。
八、秘書的培養(yǎng)目標(biāo)和培養(yǎng)途徑
（一）培養(yǎng)目標(biāo)：
1．秘書人員應(yīng)是具有比較廣博的基礎(chǔ)知識(shí)、掌握系統(tǒng)的專業(yè)知識(shí)、熟悉了解行業(yè)知識(shí)的通才—專才型人才。
2．通才與專才之辨
（二）培養(yǎng)途徑：自我培養(yǎng)＋外界培養(yǎng)
（三）秘書人員與優(yōu)化群體
1．優(yōu)化群體：按照異質(zhì)結(jié)合的原則，由不同專長(zhǎng)、學(xué)歷、年齡、性格、性別、籍貫的人科學(xué)組合起來的工作群體。
2．優(yōu)化群體的特點(diǎn)：①各有所長(zhǎng)，②各得其所，③各司其職，④比例適中，⑤動(dòng)態(tài)平衡
3．秘書部門及秘書人員在優(yōu)化群體中可以發(fā)揮的作用：
①根據(jù)因事設(shè)人的原則，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)組建工作群體；②協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)了解組成成員的各自情況，因人制宜，做好分工；③協(xié)調(diào)上下左右的關(guān)系，增強(qiáng)內(nèi)部凝聚力；④時(shí)刻注意工作動(dòng)態(tài)，根據(jù)需要，及時(shí)加以調(diào)整。
九、秘書機(jī)構(gòu)的定義及特點(diǎn)
（一）秘書機(jī)構(gòu)的定義：黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)及處理綜合事務(wù)的輔助性機(jī)構(gòu)。（提示：與秘書的定義相對(duì)照）
（二）秘書機(jī)構(gòu)的性質(zhì)
1．秘書機(jī)構(gòu)屬于綜合性機(jī)構(gòu)，既非決策性機(jī)構(gòu)，也非職能性機(jī)構(gòu)（或稱“業(yè)務(wù)性機(jī)構(gòu)”、“職能部門”、“業(yè)務(wù)部門”）
2．比較兩類機(jī)構(gòu)：
（1）職能性機(jī)構(gòu)：承擔(dān)具體業(yè)務(wù)工作，專業(yè)性強(qiáng)，分工明確，職能界線清晰；
（2）綜合性機(jī)構(gòu)：不承擔(dān)具體業(yè)務(wù)工作，處理綜合事務(wù)，全面協(xié)調(diào)，拾遺補(bǔ)缺。
（三）秘書機(jī)構(gòu)的特點(diǎn)
1．附屬性：直接隸屬于領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)
2．綜合性：活動(dòng)內(nèi)容綜合性強(qiáng)
3．輔助性：活動(dòng)形式是向上輔助，而非向下指揮或執(zhí)行監(jiān)督
（四）秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)置原則和具體要求
＊總原則：秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)置，要適應(yīng)機(jī)關(guān)或單位管理工作的實(shí)際需要。
＊具體要求：
1．凡獨(dú)立單位必須設(shè)置秘書機(jī)構(gòu)（從獨(dú)立行文角度把握）。
2．秘書機(jī)構(gòu)的組織形式、人員配備必須符合精簡(jiǎn)、合理、高效的要求。
3．秘書機(jī)構(gòu)與所屬機(jī)關(guān)、單位在工作性質(zhì)上必須相適應(yīng)。