IT監(jiān)理:如何做好信息系統(tǒng)工程監(jiān)理

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信息化建設(shè),是不是用戶個個都得當(dāng)“大拿”?當(dāng)然不是。找個管家婆,既省心又省事,還事半功倍。
    花錢請個婆婆來,是不是事事都得聽你的?由著你的性子來?也不是,管家婆就是要監(jiān),就是要管:立下規(guī)矩,調(diào)解甲方和乙方。請來信息化監(jiān)理做項目的郝響就是其中的受益者之一。
    H市信息辦副主任郝響最近壓力特別大,一個光榮而艱巨的任務(wù)落到他頭上,這源于市委書記的一次“全國政府信息化示范城市巡訪”的考察。
    去年,市委書記看到現(xiàn)在好多城市都已經(jīng)完成了一站式辦公,深圳還成了全國典型,于是想到,H市也要為民服務(wù),解決實際問題,杜絕政府門難進、臉難看、事難辦的現(xiàn)象,也打算上一個“一站式辦公大廳”的信息化項目。
    作為一個普通地級城市的市信息辦副主任,郝響在任三年也算小有成績,當(dāng)年市政府最先上的OA系統(tǒng)他就參與過,到現(xiàn)在用得非常好。所以,這個任務(wù)就落在了信息辦身上。
    這個活兒大家都知道不好干,既得協(xié)調(diào)各個政府部門把審批項目拿出來—這明顯有“剝奪權(quán)利”之嫌;另外,又得考慮工期,還得節(jié)約—市里一共就給了170萬元,還包括內(nèi)部裝修。
    郝響也想往后撤,可是信息辦主任老王沒放過他,組織上又把他當(dāng)作主任的候選人來培養(yǎng),沒跑了。
    不管怎么樣,先招標(biāo)吧。根據(jù)以往經(jīng)驗,郝響找了幾家業(yè)內(nèi)小有名氣又比較熟悉的IT集成商,讓他們比畫比畫。還別說,邁力集成有限公司的方案做得還真不錯。經(jīng)過煩瑣的講標(biāo)、評標(biāo)、修改等等,邁力光榮中標(biāo),和郝響綁在了一條船上。
    自個當(dāng)家還是請管家婆——想明白了再說
    招標(biāo)結(jié)束后,郝響一點也沒敢閑著。
    早在項目招標(biāo)過程中,由于領(lǐng)導(dǎo)再三叮囑,郝響一直在琢磨怎么才能夠保證項目實施效果。盡管已經(jīng)在信息辦戰(zhàn)斗了三年,也算是個老兵了,但是每次項目實施,他心里還是有點發(fā)毛:信息化工程這玩意兒,真是有點拿不準(zhǔn),有些公司為了贏標(biāo),投標(biāo)時把價格壓得很低,但在實際建設(shè)中卻以各種借口搪塞或要求加錢;有的項目看著馬上就要完工的項目,一不小心有可能延期一年半年的,浪費了時間不說,各個部門意見都很大,更別說項目質(zhì)量難于保證了。這次項目價值100多萬元,不大也不小,無論如何也要確保萬無一失。
    郝響突然想起最近出去開會,跟同行交流的時候,大家總是有意無意地提起“信息系統(tǒng)工程監(jiān)理”,能對質(zhì)量保證有好處,似乎正是他們想要的。但是過去工作總是太忙,郝響對信息系統(tǒng)工程監(jiān)理知道的也只是皮毛。于是,好不容易項目招標(biāo)完以后,郝響開始天天貓在辦公室里上網(wǎng),搜索“信息系統(tǒng)工程監(jiān)理”,惡補相關(guān)知識。說起來郝響真有點慚愧了,原來早在2002年12月信息產(chǎn)業(yè)部就頒布了《信息系統(tǒng)工程監(jiān)理暫行規(guī)定》。
    “監(jiān)理單位在監(jiān)理合同約定的范圍內(nèi),依據(jù)監(jiān)理規(guī)劃和監(jiān)理細則,結(jié)合監(jiān)理對象的特點實施質(zhì)量控制、進度控制、投資控制、合同管理、信息管理和協(xié)調(diào),實現(xiàn)監(jiān)理目標(biāo)?!焙马懣赐赀@段,對過去沒有更多地關(guān)注監(jiān)理后悔莫及。
    總算是通過網(wǎng)上信息了解了信息系統(tǒng)工程監(jiān)理的理論知識,但是,總不能光有理論就實踐了吧。于是,郝響就琢磨著要找個比較有經(jīng)驗的人來學(xué)習(xí)學(xué)習(xí),再請教請教目前這個項目該不該引入監(jiān)理機制。
    于是,貓在家里沉寂了半個多月的郝響開始重新活躍在各種信息化建設(shè)交流會上,到處打聽誰對信息工程監(jiān)理有經(jīng)驗。經(jīng)過半個多月的“跑會”活動,郝響了解到同省A市的信息辦主任冼勁是這方面的專家。由于比較早就引入了信息工程監(jiān)理體制,冼勁所負(fù)責(zé)完成的幾個項目情況都非常好。
    就沖著這一點,郝響毫不猶豫就去跟冼勁約時間。郝響是認(rèn)真辦事之人,在同行中聲望很好。冼勁非常爽快地就答應(yīng)了郝響。約好時間以后,郝響帶著兩個得力干將取經(jīng)去了。
    冼勁認(rèn)真給郝響一行介紹起來。郝響聚精會神地一邊聽著一邊記筆記:“并不是所有的信息系統(tǒng)和用戶都需要引入監(jiān)理制度??偟膩碚f,引入監(jiān)理機制的情況主要有以下三種:其一,國家政策法規(guī)規(guī)定范圍內(nèi)的項目(各地對引入監(jiān)理機制的硬性標(biāo)準(zhǔn)并不一致,比如說,重慶規(guī)定政府在50萬元以上、企業(yè)在500萬元以上的項目必須引入監(jiān)理);其二,如果項目過于復(fù)雜,用戶需要引進監(jiān)理機制來判斷項目中存在哪些困難;其三,將企業(yè)戰(zhàn)略通過信息化手段來實現(xiàn)的,比如說,想根據(jù)信息化工程來強化管理,想確立工程建立和結(jié)束時候的標(biāo)準(zhǔn)是什么。”
    最后,冼勁分析說,像郝響馬上要做的一站式辦公項目,一方面,涉及的金額不小,已經(jīng)達到了大部分地方的法規(guī)規(guī)定的硬性指標(biāo);另一方面,一站式辦公這樣的項目涉及的部門太多,太復(fù)雜,引入監(jiān)理機制,是板上釘釘?shù)氖虑椤?BR>    不過,冼勁也提醒,人家大都是先招標(biāo)監(jiān)理,后招標(biāo)集成商。他這樣的順序可有點問題,將來協(xié)調(diào)起來可困難。
    “有困難也得上!”郝響吃了定心丸,決心更大,心滿意足地回到了市里。
    小貼士:
    并不是所有的信息系統(tǒng)都需要引入監(jiān)理,不過一旦引入,就得慎重行事。不要覺得自己掏了錢,監(jiān)理就會聽自己的。有時候找個婆婆,不只是管住了乙方,也給自己找了個規(guī)范。
    要讓婆婆做什么——家家有本難念的經(jīng)
    說干就干,郝響第二天一早就給領(lǐng)導(dǎo)發(fā)了個郵件,痛陳了一番此項目的重要性、復(fù)雜度以及引進IT監(jiān)理的現(xiàn)實和歷史意義:“信息化和蓋大樓一樣,現(xiàn)在舍不得花小錢請監(jiān)理,未來就要費大錢搞修理,甚至是處理……”郝響一番話說得領(lǐng)導(dǎo)心服口服,立馬拍板:“好,為了給咱們的項目保駕護航,請個公司來監(jiān)理吧!”
    錢拿到了,郝響也詢問了幾家監(jiān)理公司,但大家說法不一。
    郝響咨詢了冼勁,又惡補了冼勁推薦的大量資料和幾本大部頭監(jiān)理書,終于算是把怎么請監(jiān)理這個難題摸著了點門道:一個信息化項目要經(jīng)歷項目給誰做——工程招標(biāo)、項目怎么做——工程設(shè)計、具體項目操作——工程實施、檢查工作——工程驗收四個階段,由于這四個階段的信息化建設(shè)的工作內(nèi)容不一樣,因此對監(jiān)理的要求不一樣,深度不一樣,側(cè)重點也不一樣。而監(jiān)理介入的階段不同,它的職責(zé)和方法就不一樣,提供的服務(wù)也就不一樣,用戶要根據(jù)自己的不同情況,選擇不同的監(jiān)理方法。
    郝響想:既然找監(jiān)理也得量體裁衣,具體到這個項目,要在哪個環(huán)節(jié)找監(jiān)理呢?
    按圖索驥,“工程招標(biāo)階段的主要監(jiān)理目標(biāo)包括了幫助企業(yè)明確信息化工程需求,確定工程建設(shè)目標(biāo);促使用戶和廠商所簽訂的承建合同在技術(shù)、經(jīng)濟上都是合理有效的?!比绻粋€企業(yè)或單位的信息化基礎(chǔ)差,覺得自己找不準(zhǔn)自己的企業(yè)信息化需求,但又怕軟件公司加上一堆不需要的功能,造成成本浪費,這個階段找監(jiān)理公司當(dāng)然是必需。
    到了工程設(shè)計階段,主要監(jiān)理目標(biāo)就成了監(jiān)督這個工程的設(shè)計方案是不是規(guī)范的,是不是優(yōu)化的,是不是符合企業(yè)需求的,是不是合法的,是不是缺陷盡量少的……郝響一想,這個好像也蠻重要:企業(yè)上信息化項目,大多數(shù)時候還是被軟件企業(yè)的專家們牽著鼻子走。專家們說這個應(yīng)該這樣設(shè)計,就這樣設(shè)計,即使用戶心里對某一塊有點嘀咕,但沒辦法,說不出什么理由來,假如跟專家提提意見,人家一說專業(yè)術(shù)語自己就被嚇回來了。有了專業(yè)的IT監(jiān)理專家,可就沒有這個顧慮了,大家都是專家,誰怕誰?
    項目設(shè)計完畢,就該實施了。工程實施階段,監(jiān)理公司要干的事,就是保證工程實施方案是合法、合理的,與原先的設(shè)計方案是比較符合的;保證工程中所使用的產(chǎn)品和服務(wù)都是符合承建合同以及國家相關(guān)法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn);確保工程順利進行,不延期。
    可別小看這一點,大多數(shù)的信息化建設(shè)就在這一階段胎死腹中了,有些是因為實施時間太長,成了“爛尾樓”,弄不好把公司拖垮;還有一些信息化系統(tǒng)上是上了,可跟原來的預(yù)期相差十萬八千里。郝響可不愿意搞個“永不結(jié)束”的信息化工程,這一階段好像也要找監(jiān)理。
    實施完了就該進入工程驗收階段了,工程驗收階段的目標(biāo)包括:明確工程測試驗收方案的符合性(驗收目標(biāo)、責(zé)任雙方、驗收提交清單、驗收標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式、驗收環(huán)境等)及可行性;促使工程的最終功能和性能符合承建合同、法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)的要求;推動承建單位所提供的工程各階段形成的技術(shù)、管理文檔的內(nèi)容和種類符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。聽起來蠻重要,而且驗收更是監(jiān)理中必不可少的一部分——質(zhì)量控制,盡管是事后的。
    郝響已經(jīng)把信息化建設(shè)的四個過程都好好考慮了一遍。有監(jiān)理當(dāng)然好,但他心里很明白,這樣弄下去花錢太多,哎……又得伸手要錢了。
    小貼士:
    先想清楚每個階段讓監(jiān)理做什么,省得眉毛胡子一把抓,這樣才能事倍功半。
    個婆婆最能干——火眼金睛得煉成
    監(jiān)理要引入,究竟誰來作呢?
    自從上個月市主管領(lǐng)導(dǎo)及項目組召開“一站式辦公”項目會議,決定引入項目監(jiān)理以來,已經(jīng)有多家監(jiān)理公司關(guān)注。郝響桌上已經(jīng)堆了厚厚一摞的監(jiān)理公司的資料,也收到不少家人、朋友的“推薦”電話,還有的監(jiān)理公司直接打來電話,要請郝響“出來見個面聊聊”,或者到他們公司去“走訪一趟”。
    不過,此項目甚至關(guān)系到自己的“政治前途”,郝響可不敢徇私,大家都一視同仁—提交必備資料,等待結(jié)果。監(jiān)理公司在提交的資料中,要求包括監(jiān)理資質(zhì)證書、項目經(jīng)驗、報價等等。
    資質(zhì)是郝響首要的挑選條件,沒有信息產(chǎn)業(yè)部或地方政府頒發(fā)的甲、乙或丙級資質(zhì)證書的監(jiān)理企業(yè)首先被淘汰。郝響沒有限定必須是甲級資質(zhì),是希望除了在硬性指標(biāo)上的考核,監(jiān)理公司在價格、經(jīng)驗上能有些均衡。通過幾周時間的資料審核以及其他城市信息辦或咨詢專家的推薦,郝響最后鎖定了五家監(jiān)理公司,并給這五家公司下了繳標(biāo)書,約定進行最后一輪選拔。郝響的小算盤是,提出具體需求,看看這五家公司的響應(yīng)速度——真刀真槍見功夫。
    一般來講,挑選監(jiān)理服務(wù)提供商的基本原則是“基于能力的選擇”。監(jiān)理公司履行監(jiān)理合同的能力、監(jiān)理規(guī)劃及其擬派的監(jiān)理機構(gòu)人員的構(gòu)成應(yīng)該是選擇的重點,監(jiān)理公司的報價所占的權(quán)重很小,這也是監(jiān)理行業(yè)的特點所決定的。
    監(jiān)理能力如何考核?最直接的是監(jiān)理資質(zhì)。不過,也不能“唯學(xué)歷不唯能力”,“學(xué)歷證書”里面的學(xué)問也不小。