一、填空題：20%
狹義的秘書機(jī)構(gòu)是指擔(dān)負(fù)文牘工作，并直接為和領(lǐng)導(dǎo)中樞服務(wù)的辦事機(jī)構(gòu)， 秘書機(jī)構(gòu)的功用：①是組合功用，即通過秘書機(jī)構(gòu)將各職能部門的功用組合起來，形成合力，實現(xiàn)目標(biāo)；②是管理功用，即運(yùn)用科學(xué)的管理原理、技術(shù)和方式，營造良好的工作環(huán)境和人際關(guān)系，提高工作效率；③是樞紐功用，處于中心樞紐的地位，具有承上啟下、協(xié)調(diào)左右、內(nèi)處聯(lián)絡(luò)的功用；④是過濾功用，即區(qū)別輕重緩急、可直接代處理、或需請示后處理、或必須請領(lǐng)導(dǎo)親自處理。
秘書協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)管理，應(yīng)從管理運(yùn)行的全過程協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)管理，即一是計劃安排；二是組織實施；三是協(xié)調(diào)控制；四是檢查總結(jié)，具體而言，秘書應(yīng)做好如下幾點工作：①要強(qiáng)化服務(wù)意識；②要服從領(lǐng)導(dǎo)工作的需要；③要上下精誠合作；④既要有原則性，又要有靈活性；⑤要把質(zhì)量和效率放在首位；⑥要有一個好的作風(fēng)。
新時期保密工作的方針是：①積極防范：即以防為主，防患于未然，將防患工作做在前面；②突出重點：在保密工作中，要在密級、部位和人員等方面，區(qū)別情況，確保重點，帶動一般。③既確保國家秘密又便利各項工作：指要正確處理保密工作與其他工作的關(guān)系，二者互相兼顧，融為一體。
二、名詞解釋：20%
私人秘書：指為外國商社、三資企業(yè)、私營企業(yè)主服務(wù)，由它（他）們聘請并支付報酬，不屬國家編制的文員。
管理：管理作為一種社會實踐活動，是管理體制運(yùn)用科學(xué)的管理思想，管理方法和管理藝術(shù)，進(jìn)行理性化的計劃、組織、指揮、監(jiān)督、控制、協(xié)調(diào)和激勵，有效地利用人力、物力、財力去實現(xiàn)既定目標(biāo)的過程。
信息：信息就是消息、情報、資料、知識。是指客觀存在的事物通過載體發(fā)出的信號、指令、數(shù)據(jù)、消息、情報等包含的所有可以傳遞和交換的資料或知識內(nèi)容的統(tǒng)稱。
保密工作：是指對國家秘密加以管理和保衛(wèi)，使其有效地控制在一定的范圍內(nèi)，防止丟失、泄露和被竊的一系列工作。
秘書職能環(huán)境：是指從事秘書工作的秘書個人，在履行秘書職能時的有利于自身健康、成長和提高工作效率的物質(zhì)生活環(huán)境和與之發(fā)生職能關(guān)系的相對穩(wěn)定的職能對象的總稱。
三、簡答題：10%
現(xiàn)代秘書工作的特點：
（一）政治性：管理的政治性導(dǎo)致秘書工作也具有政治性。
（二）綜合性：部門綜合；領(lǐng)導(dǎo)工作廣泛；與社會聯(lián)系的廣泛。
（三）輔助性：為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)；沒有決策權(quán)；按領(lǐng)導(dǎo)決策意圖執(zhí)行。
（四）被動性：圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作需要而進(jìn)行。
（五）事務(wù)性：繁雜的事務(wù)處理。
（六）機(jī)密性：領(lǐng)導(dǎo)事務(wù)的保密。
特爾斐式調(diào)查法：
又稱專家調(diào)查法，采取函詢的形式，向參與預(yù)測問題的有關(guān)領(lǐng)域的專家分別提出問題，然后將他們回答的意見進(jìn)行綜合、整理、歸納，又匿名給各專家，再次征求意見，然后再加以綜合、整理、反饋，經(jīng)過多次反復(fù)征詢，最后得出一個比較一致的意見。
四、辨析題：（下列各題是正確的在題后的括號內(nèi)打“√”，是錯的則在題后括號內(nèi)打“×”）10%
1、素質(zhì)是先天成分所占比例高，修養(yǎng)則大都是后天養(yǎng)成的。（ ）
2、秘書信息工作的質(zhì)量與效率，直接左右秘書完成職能任務(wù)的質(zhì)量與效率。（ ）
3、將不同知識結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)專長的秘書個體組合在一個秘書群體中，能形成互補(bǔ)的優(yōu)勢。（ ）
4、科學(xué)決策的起點和終點都離不開符合客觀事物發(fā)展規(guī)律的經(jīng)驗決策。（ ）
5、智力是人認(rèn)識客觀事物的能力，屬于認(rèn)識活動的范疇。（ ）
6、能力是指人完成某種活動的本領(lǐng)，屬于認(rèn)識活動的范疇。（ ）
7、秘密是保密的對象和客體，保密是秘密實現(xiàn)目標(biāo)的手段和措施，保密工作則是條件和保證。（ ）
8、秘書輔佐決策就是說他必須站在領(lǐng)導(dǎo)的高度上統(tǒng)覽全局并最終對決策方案拍板確定。（ ）
9、“硬管理”是指“以人為中心”，即以機(jī)關(guān)、單位的戰(zhàn)略、結(jié)構(gòu)、制度等管理要素為重點的管理方式，（ ）
10、秘書工作的被動性使得其工作與信息毫無關(guān)系。（ ）
五、論述題：40%
（一）試述新時期秘書工作的改革方向
1、更新觀念，轉(zhuǎn)變作風(fēng)，實現(xiàn)工作方式和方法上的“四個轉(zhuǎn)變”：從偏重于簡單的辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事，又出謀獻(xiàn)策；從單純的收發(fā)傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榧仁瞻l(fā)傳遞，又綜合處理信息；從單純的憑老經(jīng)驗辦事，轉(zhuǎn)變?yōu)閷嵭锌茖W(xué)化管理；從被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)榱幹鲃臃?wù)。
2、秘書工作上的拓展：改革開放，體制改革，使秘書工作在職能上發(fā)生變化：工作的內(nèi)涵加深，工作的外延拓寬，工作的內(nèi)容發(fā)展。
3、管理模式上的革新：目前的弊端：機(jī)構(gòu)設(shè)置不合理、規(guī)章制度不完善、職責(zé)范圍不明確、人員不配套、管理不到位等。改革：從經(jīng)驗型向科學(xué)型轉(zhuǎn)化，秘書工作的“三化”，即規(guī)范化、制度化和科學(xué)化，就是管理模式轉(zhuǎn)化的重要標(biāo)志。秘書工作的規(guī)范化就是各項工作都要符合統(tǒng)一規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)；秘書工作的制度化就是各項工作都要有共同遵守的明確規(guī)定；秘書工作的科學(xué)化就是各項工作都要按照客觀規(guī)律辦事。
4、辦公手段的更新，即實現(xiàn)辦公自動化。即以電子計算機(jī)為主的現(xiàn)代化辦公手段進(jìn)入秘書部門。
（二）現(xiàn)代社會對秘書機(jī)構(gòu)的管理應(yīng)如何進(jìn)行
1、隊伍的建設(shè)，保證秘書隊伍的穩(wěn)定；
2、秘書機(jī)構(gòu)的各項規(guī)章制度；3、秘書機(jī)構(gòu)的工作規(guī)范；
4、強(qiáng)對秘書機(jī)構(gòu)的目標(biāo)管理；5、有效的激勵機(jī)制。
狹義的秘書機(jī)構(gòu)是指擔(dān)負(fù)文牘工作，并直接為和領(lǐng)導(dǎo)中樞服務(wù)的辦事機(jī)構(gòu)， 秘書機(jī)構(gòu)的功用：①是組合功用，即通過秘書機(jī)構(gòu)將各職能部門的功用組合起來，形成合力，實現(xiàn)目標(biāo)；②是管理功用，即運(yùn)用科學(xué)的管理原理、技術(shù)和方式，營造良好的工作環(huán)境和人際關(guān)系，提高工作效率；③是樞紐功用，處于中心樞紐的地位，具有承上啟下、協(xié)調(diào)左右、內(nèi)處聯(lián)絡(luò)的功用；④是過濾功用，即區(qū)別輕重緩急、可直接代處理、或需請示后處理、或必須請領(lǐng)導(dǎo)親自處理。
秘書協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)管理，應(yīng)從管理運(yùn)行的全過程協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)管理，即一是計劃安排；二是組織實施；三是協(xié)調(diào)控制；四是檢查總結(jié)，具體而言，秘書應(yīng)做好如下幾點工作：①要強(qiáng)化服務(wù)意識；②要服從領(lǐng)導(dǎo)工作的需要；③要上下精誠合作；④既要有原則性，又要有靈活性；⑤要把質(zhì)量和效率放在首位；⑥要有一個好的作風(fēng)。
新時期保密工作的方針是：①積極防范：即以防為主，防患于未然，將防患工作做在前面；②突出重點：在保密工作中，要在密級、部位和人員等方面，區(qū)別情況，確保重點，帶動一般。③既確保國家秘密又便利各項工作：指要正確處理保密工作與其他工作的關(guān)系，二者互相兼顧，融為一體。
二、名詞解釋：20%
私人秘書：指為外國商社、三資企業(yè)、私營企業(yè)主服務(wù)，由它（他）們聘請并支付報酬，不屬國家編制的文員。
管理：管理作為一種社會實踐活動，是管理體制運(yùn)用科學(xué)的管理思想，管理方法和管理藝術(shù)，進(jìn)行理性化的計劃、組織、指揮、監(jiān)督、控制、協(xié)調(diào)和激勵，有效地利用人力、物力、財力去實現(xiàn)既定目標(biāo)的過程。
信息：信息就是消息、情報、資料、知識。是指客觀存在的事物通過載體發(fā)出的信號、指令、數(shù)據(jù)、消息、情報等包含的所有可以傳遞和交換的資料或知識內(nèi)容的統(tǒng)稱。
保密工作：是指對國家秘密加以管理和保衛(wèi)，使其有效地控制在一定的范圍內(nèi)，防止丟失、泄露和被竊的一系列工作。
秘書職能環(huán)境：是指從事秘書工作的秘書個人，在履行秘書職能時的有利于自身健康、成長和提高工作效率的物質(zhì)生活環(huán)境和與之發(fā)生職能關(guān)系的相對穩(wěn)定的職能對象的總稱。
三、簡答題：10%
現(xiàn)代秘書工作的特點：
（一）政治性：管理的政治性導(dǎo)致秘書工作也具有政治性。
（二）綜合性：部門綜合；領(lǐng)導(dǎo)工作廣泛；與社會聯(lián)系的廣泛。
（三）輔助性：為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)；沒有決策權(quán)；按領(lǐng)導(dǎo)決策意圖執(zhí)行。
（四）被動性：圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作需要而進(jìn)行。
（五）事務(wù)性：繁雜的事務(wù)處理。
（六）機(jī)密性：領(lǐng)導(dǎo)事務(wù)的保密。
特爾斐式調(diào)查法：
又稱專家調(diào)查法，采取函詢的形式，向參與預(yù)測問題的有關(guān)領(lǐng)域的專家分別提出問題，然后將他們回答的意見進(jìn)行綜合、整理、歸納，又匿名給各專家，再次征求意見，然后再加以綜合、整理、反饋，經(jīng)過多次反復(fù)征詢，最后得出一個比較一致的意見。
四、辨析題：（下列各題是正確的在題后的括號內(nèi)打“√”，是錯的則在題后括號內(nèi)打“×”）10%
1、素質(zhì)是先天成分所占比例高，修養(yǎng)則大都是后天養(yǎng)成的。（ ）
2、秘書信息工作的質(zhì)量與效率，直接左右秘書完成職能任務(wù)的質(zhì)量與效率。（ ）
3、將不同知識結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)專長的秘書個體組合在一個秘書群體中，能形成互補(bǔ)的優(yōu)勢。（ ）
4、科學(xué)決策的起點和終點都離不開符合客觀事物發(fā)展規(guī)律的經(jīng)驗決策。（ ）
5、智力是人認(rèn)識客觀事物的能力，屬于認(rèn)識活動的范疇。（ ）
6、能力是指人完成某種活動的本領(lǐng)，屬于認(rèn)識活動的范疇。（ ）
7、秘密是保密的對象和客體，保密是秘密實現(xiàn)目標(biāo)的手段和措施，保密工作則是條件和保證。（ ）
8、秘書輔佐決策就是說他必須站在領(lǐng)導(dǎo)的高度上統(tǒng)覽全局并最終對決策方案拍板確定。（ ）
9、“硬管理”是指“以人為中心”，即以機(jī)關(guān)、單位的戰(zhàn)略、結(jié)構(gòu)、制度等管理要素為重點的管理方式，（ ）
10、秘書工作的被動性使得其工作與信息毫無關(guān)系。（ ）
五、論述題：40%
（一）試述新時期秘書工作的改革方向
1、更新觀念，轉(zhuǎn)變作風(fēng)，實現(xiàn)工作方式和方法上的“四個轉(zhuǎn)變”：從偏重于簡單的辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事，又出謀獻(xiàn)策；從單純的收發(fā)傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榧仁瞻l(fā)傳遞，又綜合處理信息；從單純的憑老經(jīng)驗辦事，轉(zhuǎn)變?yōu)閷嵭锌茖W(xué)化管理；從被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)榱幹鲃臃?wù)。
2、秘書工作上的拓展：改革開放，體制改革，使秘書工作在職能上發(fā)生變化：工作的內(nèi)涵加深，工作的外延拓寬，工作的內(nèi)容發(fā)展。
3、管理模式上的革新：目前的弊端：機(jī)構(gòu)設(shè)置不合理、規(guī)章制度不完善、職責(zé)范圍不明確、人員不配套、管理不到位等。改革：從經(jīng)驗型向科學(xué)型轉(zhuǎn)化，秘書工作的“三化”，即規(guī)范化、制度化和科學(xué)化，就是管理模式轉(zhuǎn)化的重要標(biāo)志。秘書工作的規(guī)范化就是各項工作都要符合統(tǒng)一規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)；秘書工作的制度化就是各項工作都要有共同遵守的明確規(guī)定；秘書工作的科學(xué)化就是各項工作都要按照客觀規(guī)律辦事。
4、辦公手段的更新，即實現(xiàn)辦公自動化。即以電子計算機(jī)為主的現(xiàn)代化辦公手段進(jìn)入秘書部門。
（二）現(xiàn)代社會對秘書機(jī)構(gòu)的管理應(yīng)如何進(jìn)行
1、隊伍的建設(shè)，保證秘書隊伍的穩(wěn)定；
2、秘書機(jī)構(gòu)的各項規(guī)章制度；3、秘書機(jī)構(gòu)的工作規(guī)范；
4、強(qiáng)對秘書機(jī)構(gòu)的目標(biāo)管理；5、有效的激勵機(jī)制。