一、填空題:20%
狹義的秘書(shū)機(jī)構(gòu)是指擔(dān)負(fù)文牘工作,并直接為和領(lǐng)導(dǎo)中樞服務(wù)的辦事機(jī)構(gòu), 秘書(shū)機(jī)構(gòu)的功用:①是組合功用,即通過(guò)秘書(shū)機(jī)構(gòu)將各職能部門(mén)的功用組合起來(lái),形成合力,實(shí)現(xiàn)目標(biāo);②是管理功用,即運(yùn)用科學(xué)的管理原理、技術(shù)和方式,營(yíng)造良好的工作環(huán)境和人際關(guān)系,提高工作效率;③是樞紐功用,處于中心樞紐的地位,具有承上啟下、協(xié)調(diào)左右、內(nèi)處聯(lián)絡(luò)的功用;④是過(guò)濾功用,即區(qū)別輕重緩急、可直接代處理、或需請(qǐng)示后處理、或必須請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)親自處理。
秘書(shū)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)管理,應(yīng)從管理運(yùn)行的全過(guò)程協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)管理,即一是計(jì)劃安排;二是組織實(shí)施;三是協(xié)調(diào)控制;四是檢查總結(jié),具體而言,秘書(shū)應(yīng)做好如下幾點(diǎn)工作:①要強(qiáng)化服務(wù)意識(shí);②要服從領(lǐng)導(dǎo)工作的需要;③要上下精誠(chéng)合作;④既要有原則性,又要有靈活性;⑤要把質(zhì)量和效率放在首位;⑥要有一個(gè)好的作風(fēng)。
新時(shí)期保密工作的方針是:①積極防范:即以防為主,防患于未然,將防患工作做在前面;②突出重點(diǎn):在保密工作中,要在密級(jí)、部位和人員等方面,區(qū)別情況,確保重點(diǎn),帶動(dòng)一般。③既確保國(guó)家秘密又便利各項(xiàng)工作:指要正確處理保密工作與其他工作的關(guān)系,二者互相兼顧,融為一體。
二、名詞解釋?zhuān)?0%
私人秘書(shū):指為外國(guó)商社、三資企業(yè)、私營(yíng)企業(yè)主服務(wù),由它(他)們聘請(qǐng)并支付報(bào)酬,不屬?lài)?guó)家編制的文員。
管理:管理作為一種社會(huì)實(shí)踐活動(dòng),是管理體制運(yùn)用科學(xué)的管理思想,管理方法和管理藝術(shù),進(jìn)行理性化的計(jì)劃、組織、指揮、監(jiān)督、控制、協(xié)調(diào)和激勵(lì),有效地利用人力、物力、財(cái)力去實(shí)現(xiàn)既定目標(biāo)的過(guò)程。
信息:信息就是消息、情報(bào)、資料、知識(shí)。是指客觀存在的事物通過(guò)載體發(fā)出的信號(hào)、指令、數(shù)據(jù)、消息、情報(bào)等包含的所有可以傳遞和交換的資料或知識(shí)內(nèi)容的統(tǒng)稱(chēng)。
保密工作:是指對(duì)國(guó)家秘密加以管理和保衛(wèi),使其有效地控制在一定的范圍內(nèi),防止丟失、泄露和被竊的一系列工作。
秘書(shū)職能環(huán)境:是指從事秘書(shū)工作的秘書(shū)個(gè)人,在履行秘書(shū)職能時(shí)的有利于自身健康、成長(zhǎng)和提高工作效率的物質(zhì)生活環(huán)境和與之發(fā)生職能關(guān)系的相對(duì)穩(wěn)定的職能對(duì)象的總稱(chēng)。
三、簡(jiǎn)答題:10%
現(xiàn)代秘書(shū)工作的特點(diǎn):
(一)政治性:管理的政治性導(dǎo)致秘書(shū)工作也具有政治性。
(二)綜合性:部門(mén)綜合;領(lǐng)導(dǎo)工作廣泛;與社會(huì)聯(lián)系的廣泛。
(三)輔助性:為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù);沒(méi)有決策權(quán);按領(lǐng)導(dǎo)決策意圖執(zhí)行。
(四)被動(dòng)性:圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作需要而進(jìn)行。
(五)事務(wù)性:繁雜的事務(wù)處理。
(六)機(jī)密性:領(lǐng)導(dǎo)事務(wù)的保密。
特爾斐式調(diào)查法:
又稱(chēng)專(zhuān)家調(diào)查法,采取函詢(xún)的形式,向參與預(yù)測(cè)問(wèn)題的有關(guān)領(lǐng)域的專(zhuān)家分別提出問(wèn)題,然后將他們回答的意見(jiàn)進(jìn)行綜合、整理、歸納,又匿名給各專(zhuān)家,再次征求意見(jiàn),然后再加以綜合、整理、反饋,經(jīng)過(guò)多次反復(fù)征詢(xún),最后得出一個(gè)比較一致的意見(jiàn)。
四、辨析題:(下列各題是正確的在題后的括號(hào)內(nèi)打“√”,是錯(cuò)的則在題后括號(hào)內(nèi)打“×”)10%
1、素質(zhì)是先天成分所占比例高,修養(yǎng)則大都是后天養(yǎng)成的。( )
2、秘書(shū)信息工作的質(zhì)量與效率,直接左右秘書(shū)完成職能任務(wù)的質(zhì)量與效率。( )
3、將不同知識(shí)結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)專(zhuān)長(zhǎng)的秘書(shū)個(gè)體組合在一個(gè)秘書(shū)群體中,能形成互補(bǔ)的優(yōu)勢(shì)。( )
4、科學(xué)決策的起點(diǎn)和終點(diǎn)都離不開(kāi)符合客觀事物發(fā)展規(guī)律的經(jīng)驗(yàn)決策。( )
5、智力是人認(rèn)識(shí)客觀事物的能力,屬于認(rèn)識(shí)活動(dòng)的范疇。( )
6、能力是指人完成某種活動(dòng)的本領(lǐng),屬于認(rèn)識(shí)活動(dòng)的范疇。( )
7、秘密是保密的對(duì)象和客體,保密是秘密實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的手段和措施,保密工作則是條件和保證。( )
8、秘書(shū)輔佐決策就是說(shuō)他必須站在領(lǐng)導(dǎo)的高度上統(tǒng)覽全局并最終對(duì)決策方案拍板確定。( )
9、“硬管理”是指“以人為中心”,即以機(jī)關(guān)、單位的戰(zhàn)略、結(jié)構(gòu)、制度等管理要素為重點(diǎn)的管理方式,( )
10、秘書(shū)工作的被動(dòng)性使得其工作與信息毫無(wú)關(guān)系。( )
五、論述題:40%
(一)試述新時(shí)期秘書(shū)工作的改革方向
1、更新觀念,轉(zhuǎn)變作風(fēng),實(shí)現(xiàn)工作方式和方法上的“四個(gè)轉(zhuǎn)變”:從偏重于簡(jiǎn)單的辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事,又出謀獻(xiàn)策;從單純的收發(fā)傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榧仁瞻l(fā)傳遞,又綜合處理信息;從單純的憑老經(jīng)驗(yàn)辦事,轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)行科學(xué)化管理;從被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)榱?zhēng)主動(dòng)服務(wù)。
2、秘書(shū)工作上的拓展:改革開(kāi)放,體制改革,使秘書(shū)工作在職能上發(fā)生變化:工作的內(nèi)涵加深,工作的外延拓寬,工作的內(nèi)容發(fā)展。
3、管理模式上的革新:目前的弊端:機(jī)構(gòu)設(shè)置不合理、規(guī)章制度不完善、職責(zé)范圍不明確、人員不配套、管理不到位等。改革:從經(jīng)驗(yàn)型向科學(xué)型轉(zhuǎn)化,秘書(shū)工作的“三化”,即規(guī)范化、制度化和科學(xué)化,就是管理模式轉(zhuǎn)化的重要標(biāo)志。秘書(shū)工作的規(guī)范化就是各項(xiàng)工作都要符合統(tǒng)一規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn);秘書(shū)工作的制度化就是各項(xiàng)工作都要有共同遵守的明確規(guī)定;秘書(shū)工作的科學(xué)化就是各項(xiàng)工作都要按照客觀規(guī)律辦事。
4、辦公手段的更新,即實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化。即以電子計(jì)算機(jī)為主的現(xiàn)代化辦公手段進(jìn)入秘書(shū)部門(mén)。
(二)現(xiàn)代社會(huì)對(duì)秘書(shū)機(jī)構(gòu)的管理應(yīng)如何進(jìn)行
1、隊(duì)伍的建設(shè),保證秘書(shū)隊(duì)伍的穩(wěn)定;
2、秘書(shū)機(jī)構(gòu)的各項(xiàng)規(guī)章制度;3、秘書(shū)機(jī)構(gòu)的工作規(guī)范;
4、強(qiáng)對(duì)秘書(shū)機(jī)構(gòu)的目標(biāo)管理;5、有效的激勵(lì)機(jī)制。
狹義的秘書(shū)機(jī)構(gòu)是指擔(dān)負(fù)文牘工作,并直接為和領(lǐng)導(dǎo)中樞服務(wù)的辦事機(jī)構(gòu), 秘書(shū)機(jī)構(gòu)的功用:①是組合功用,即通過(guò)秘書(shū)機(jī)構(gòu)將各職能部門(mén)的功用組合起來(lái),形成合力,實(shí)現(xiàn)目標(biāo);②是管理功用,即運(yùn)用科學(xué)的管理原理、技術(shù)和方式,營(yíng)造良好的工作環(huán)境和人際關(guān)系,提高工作效率;③是樞紐功用,處于中心樞紐的地位,具有承上啟下、協(xié)調(diào)左右、內(nèi)處聯(lián)絡(luò)的功用;④是過(guò)濾功用,即區(qū)別輕重緩急、可直接代處理、或需請(qǐng)示后處理、或必須請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)親自處理。
秘書(shū)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)管理,應(yīng)從管理運(yùn)行的全過(guò)程協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)管理,即一是計(jì)劃安排;二是組織實(shí)施;三是協(xié)調(diào)控制;四是檢查總結(jié),具體而言,秘書(shū)應(yīng)做好如下幾點(diǎn)工作:①要強(qiáng)化服務(wù)意識(shí);②要服從領(lǐng)導(dǎo)工作的需要;③要上下精誠(chéng)合作;④既要有原則性,又要有靈活性;⑤要把質(zhì)量和效率放在首位;⑥要有一個(gè)好的作風(fēng)。
新時(shí)期保密工作的方針是:①積極防范:即以防為主,防患于未然,將防患工作做在前面;②突出重點(diǎn):在保密工作中,要在密級(jí)、部位和人員等方面,區(qū)別情況,確保重點(diǎn),帶動(dòng)一般。③既確保國(guó)家秘密又便利各項(xiàng)工作:指要正確處理保密工作與其他工作的關(guān)系,二者互相兼顧,融為一體。
二、名詞解釋?zhuān)?0%
私人秘書(shū):指為外國(guó)商社、三資企業(yè)、私營(yíng)企業(yè)主服務(wù),由它(他)們聘請(qǐng)并支付報(bào)酬,不屬?lài)?guó)家編制的文員。
管理:管理作為一種社會(huì)實(shí)踐活動(dòng),是管理體制運(yùn)用科學(xué)的管理思想,管理方法和管理藝術(shù),進(jìn)行理性化的計(jì)劃、組織、指揮、監(jiān)督、控制、協(xié)調(diào)和激勵(lì),有效地利用人力、物力、財(cái)力去實(shí)現(xiàn)既定目標(biāo)的過(guò)程。
信息:信息就是消息、情報(bào)、資料、知識(shí)。是指客觀存在的事物通過(guò)載體發(fā)出的信號(hào)、指令、數(shù)據(jù)、消息、情報(bào)等包含的所有可以傳遞和交換的資料或知識(shí)內(nèi)容的統(tǒng)稱(chēng)。
保密工作:是指對(duì)國(guó)家秘密加以管理和保衛(wèi),使其有效地控制在一定的范圍內(nèi),防止丟失、泄露和被竊的一系列工作。
秘書(shū)職能環(huán)境:是指從事秘書(shū)工作的秘書(shū)個(gè)人,在履行秘書(shū)職能時(shí)的有利于自身健康、成長(zhǎng)和提高工作效率的物質(zhì)生活環(huán)境和與之發(fā)生職能關(guān)系的相對(duì)穩(wěn)定的職能對(duì)象的總稱(chēng)。
三、簡(jiǎn)答題:10%
現(xiàn)代秘書(shū)工作的特點(diǎn):
(一)政治性:管理的政治性導(dǎo)致秘書(shū)工作也具有政治性。
(二)綜合性:部門(mén)綜合;領(lǐng)導(dǎo)工作廣泛;與社會(huì)聯(lián)系的廣泛。
(三)輔助性:為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù);沒(méi)有決策權(quán);按領(lǐng)導(dǎo)決策意圖執(zhí)行。
(四)被動(dòng)性:圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作需要而進(jìn)行。
(五)事務(wù)性:繁雜的事務(wù)處理。
(六)機(jī)密性:領(lǐng)導(dǎo)事務(wù)的保密。
特爾斐式調(diào)查法:
又稱(chēng)專(zhuān)家調(diào)查法,采取函詢(xún)的形式,向參與預(yù)測(cè)問(wèn)題的有關(guān)領(lǐng)域的專(zhuān)家分別提出問(wèn)題,然后將他們回答的意見(jiàn)進(jìn)行綜合、整理、歸納,又匿名給各專(zhuān)家,再次征求意見(jiàn),然后再加以綜合、整理、反饋,經(jīng)過(guò)多次反復(fù)征詢(xún),最后得出一個(gè)比較一致的意見(jiàn)。
四、辨析題:(下列各題是正確的在題后的括號(hào)內(nèi)打“√”,是錯(cuò)的則在題后括號(hào)內(nèi)打“×”)10%
1、素質(zhì)是先天成分所占比例高,修養(yǎng)則大都是后天養(yǎng)成的。( )
2、秘書(shū)信息工作的質(zhì)量與效率,直接左右秘書(shū)完成職能任務(wù)的質(zhì)量與效率。( )
3、將不同知識(shí)結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)專(zhuān)長(zhǎng)的秘書(shū)個(gè)體組合在一個(gè)秘書(shū)群體中,能形成互補(bǔ)的優(yōu)勢(shì)。( )
4、科學(xué)決策的起點(diǎn)和終點(diǎn)都離不開(kāi)符合客觀事物發(fā)展規(guī)律的經(jīng)驗(yàn)決策。( )
5、智力是人認(rèn)識(shí)客觀事物的能力,屬于認(rèn)識(shí)活動(dòng)的范疇。( )
6、能力是指人完成某種活動(dòng)的本領(lǐng),屬于認(rèn)識(shí)活動(dòng)的范疇。( )
7、秘密是保密的對(duì)象和客體,保密是秘密實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的手段和措施,保密工作則是條件和保證。( )
8、秘書(shū)輔佐決策就是說(shuō)他必須站在領(lǐng)導(dǎo)的高度上統(tǒng)覽全局并最終對(duì)決策方案拍板確定。( )
9、“硬管理”是指“以人為中心”,即以機(jī)關(guān)、單位的戰(zhàn)略、結(jié)構(gòu)、制度等管理要素為重點(diǎn)的管理方式,( )
10、秘書(shū)工作的被動(dòng)性使得其工作與信息毫無(wú)關(guān)系。( )
五、論述題:40%
(一)試述新時(shí)期秘書(shū)工作的改革方向
1、更新觀念,轉(zhuǎn)變作風(fēng),實(shí)現(xiàn)工作方式和方法上的“四個(gè)轉(zhuǎn)變”:從偏重于簡(jiǎn)單的辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事,又出謀獻(xiàn)策;從單純的收發(fā)傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榧仁瞻l(fā)傳遞,又綜合處理信息;從單純的憑老經(jīng)驗(yàn)辦事,轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)行科學(xué)化管理;從被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)榱?zhēng)主動(dòng)服務(wù)。
2、秘書(shū)工作上的拓展:改革開(kāi)放,體制改革,使秘書(shū)工作在職能上發(fā)生變化:工作的內(nèi)涵加深,工作的外延拓寬,工作的內(nèi)容發(fā)展。
3、管理模式上的革新:目前的弊端:機(jī)構(gòu)設(shè)置不合理、規(guī)章制度不完善、職責(zé)范圍不明確、人員不配套、管理不到位等。改革:從經(jīng)驗(yàn)型向科學(xué)型轉(zhuǎn)化,秘書(shū)工作的“三化”,即規(guī)范化、制度化和科學(xué)化,就是管理模式轉(zhuǎn)化的重要標(biāo)志。秘書(shū)工作的規(guī)范化就是各項(xiàng)工作都要符合統(tǒng)一規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn);秘書(shū)工作的制度化就是各項(xiàng)工作都要有共同遵守的明確規(guī)定;秘書(shū)工作的科學(xué)化就是各項(xiàng)工作都要按照客觀規(guī)律辦事。
4、辦公手段的更新,即實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化。即以電子計(jì)算機(jī)為主的現(xiàn)代化辦公手段進(jìn)入秘書(shū)部門(mén)。
(二)現(xiàn)代社會(huì)對(duì)秘書(shū)機(jī)構(gòu)的管理應(yīng)如何進(jìn)行
1、隊(duì)伍的建設(shè),保證秘書(shū)隊(duì)伍的穩(wěn)定;
2、秘書(shū)機(jī)構(gòu)的各項(xiàng)規(guī)章制度;3、秘書(shū)機(jī)構(gòu)的工作規(guī)范;
4、強(qiáng)對(duì)秘書(shū)機(jī)構(gòu)的目標(biāo)管理;5、有效的激勵(lì)機(jī)制。