在我國，董事會秘書從它誕生那一日起，就應把公司規(guī)范化運作作為首要責任。
一、董事會秘書的設立是規(guī)范化運作的需要
回顧我國董事會秘書的發(fā)展過程，無不都與內(nèi)地證券市場發(fā)展、深化規(guī)范化運作有關(guān)。從1993年起，為規(guī)范境外上市需要，境外上市公司由董事會委任了董事會秘書。1994年7月1日，中國實施了《公司法》之后，國務院根據(jù)《公司法》第89條及155條，又頒布了《關(guān)于股份有限公司境外募集股份及上市的特別規(guī)定》，該規(guī)定第15條明確了董事會秘書為公司的高級管理人員，從法規(guī)上第確立了董事會秘書的地位。而后國務院證券委、國家體改委頒布的《到境外上市公司章程必備條款》以及中國證監(jiān)會1997年12月發(fā)布的《上市公司章程指引》中有關(guān)章節(jié)都確定了董事會秘書這一職位。與此同時，內(nèi)地的上市公司全部都設立了董事會秘書這一職位，經(jīng)過上海、深圳兩個交易所培訓頒發(fā)合格上崗證書的超過千人。
幾年前，有人曾經(jīng)這樣表述董事會秘書的工作：“董事會秘書的工作就是一家非上市公司轉(zhuǎn)換為上市公司后所新增加的工作”。這符合中國的國情，上市公司是一個全新的形象，它是公開、透明的，要求它在證券市場上遵守“游戲規(guī)則”，運作規(guī)范，這個工作責無旁貸也屬于董事會秘書。
二、行使董事會秘書的職責。是規(guī)范化運作的保證
眾所周知，中國證監(jiān)會發(fā)布的《上市公司章程指引》及上海、深圳證券交易所上市規(guī)則中，對董事會秘書的職責作了原則規(guī)定。
主要職責包括：準備和遞交國家有關(guān)部門要求的董事會和股東大會出具的報告和文件，籌備董事會會議和股東大會，并負責會議的記錄和會議文件、記錄的保管；負責公司的信息披露事務，保證公司信息披露的及時、準確、合法、真實和完整；保證有權(quán)得到公司有關(guān)記錄和文件的人及時得到有關(guān)文件和記錄。
事實上，董事會秘書在行使上述法定職責外，還承擔很多其他方面的職責，如負責有關(guān)財務、法律、工程等方面的工作，這與個人的事業(yè)知識、業(yè)務能力以及公司的規(guī)模、管理結(jié)構(gòu)有關(guān)。這種現(xiàn)象與香港公司秘書所擔負的職責有些相似。
規(guī)范上市公司運作是我國證券市場發(fā)展的基礎，董事會秘書的職責，是公司得以規(guī)范化運作的基本保證。中國證券監(jiān)督管理委員會主席周正慶1999年2月在倫敦提出了提高境外上市公司質(zhì)量的五項措施，為了落實這五項措施，國家經(jīng)濟貿(mào)易委員會、中國證券監(jiān)督管理委員會發(fā)布了《關(guān)于進一步促進境外上市公司規(guī)范化運作和深化改革的意見》，對境外上市公司規(guī)范運作提出了更為明確的要求。其目的是為了防范金融風險，轉(zhuǎn)換境外上市公司經(jīng)營機制，切實履行對投資者負責的持續(xù)責任。該意見共有十一條，第八條專題為充分發(fā)揮董事會秘書的作用，“公司董事會秘書由董事會委任，經(jīng)董事會授權(quán)負責協(xié)調(diào)和組織公司的信息工作，負責與投資者、證券監(jiān)管機構(gòu)、新聞媒體的聯(lián)絡工作。公司董事會及經(jīng)理層要注意增強公司透明度，積極支持董事會秘書履行職責，并在工作機構(gòu)及人員配備方面給予必要的保證?！北砻髦袊鴥?nèi)地重視董事會秘書工作，把支持董事會秘書工作放在促進公司規(guī)范化運作的高度，為董事會秘書行使其職權(quán)創(chuàng)造了良好的氛圍。
三、任重道遠，董事會秘書在規(guī)范化運作中的責任
我國證券市場的發(fā)展按照“法制、監(jiān)管、自律、規(guī)范”的方針走過了十多年歷程，在積極探索中堅持法規(guī)先行，及時建立和完善證券市場的法律法規(guī)體系。與此同時，董事會秘書外在與內(nèi)在的工作環(huán)境得到了改善和加強，董事會秘書以自身的工作責任及工作業(yè)績得到了越來越多的承認和尊重。
在我國證券市場未來的發(fā)展中，董事會秘書在保證公司規(guī)范化運作方面肩負著不可替代的責任。概括起來主要表現(xiàn)在以下幾個方面：
自律約束責任。這是由董事會秘書的職業(yè)特性所決定，董事會秘書由董事會任命，不僅對董事會負責，還要對公司、對股東負責。
提供專業(yè)意見責任。董事會秘書要對董事及公司要員提供專業(yè)意見及指引。為此，合格的董事會秘書必須具備一定的專業(yè)知識，不僅包括公司法、證券法等法律法規(guī)，也包括上市規(guī)則、公司章程等有關(guān)規(guī)定。只有這樣，董事會秘書才能行使向董事會提供全面的法律及行政程序的意見，督促他們明確自身的職責與責任，使他們的行為符合公司的整體利益。特別是由國有企業(yè)轉(zhuǎn)制為上市公司的股份有限公司，對董事會秘書的這條要求尤為重要。
監(jiān)督規(guī)范責任。一方面，董事會秘書應保證公司運作符合國家有關(guān)法律法規(guī)，另一方面，董事會秘書也應監(jiān)督公司的活動，包括個人的權(quán)力、會議和程序等方面按照公司章程規(guī)定執(zhí)行。
溝通協(xié)調(diào)責任。在公司內(nèi)部，溝通董事會與經(jīng)理層關(guān)系，協(xié)調(diào)不同意見；在公司外部，與外界人員建立公開而有效的溝通渠道，溝通董事會與股東之間、董事會與證券監(jiān)管部門之間、董事會與政府部門之間、董事會與傳播媒介之間的關(guān)系。
信息披露責任。信息披露是董事會秘書不可推卸的責任，要在符合有關(guān)法規(guī)的提下，通過多種途徑，采取積極開放的信息披露策略，真實公正地反映公司的狀況，增加公司的透明度，從而促進投資者對公司的了解，樹立公司良好的形象。
我國的證券市場將在依法治市、規(guī)范運作基礎上得到發(fā)展，董事會秘書也將在發(fā)展中履行應有的責任。
一、董事會秘書的設立是規(guī)范化運作的需要
回顧我國董事會秘書的發(fā)展過程，無不都與內(nèi)地證券市場發(fā)展、深化規(guī)范化運作有關(guān)。從1993年起，為規(guī)范境外上市需要，境外上市公司由董事會委任了董事會秘書。1994年7月1日，中國實施了《公司法》之后，國務院根據(jù)《公司法》第89條及155條，又頒布了《關(guān)于股份有限公司境外募集股份及上市的特別規(guī)定》，該規(guī)定第15條明確了董事會秘書為公司的高級管理人員，從法規(guī)上第確立了董事會秘書的地位。而后國務院證券委、國家體改委頒布的《到境外上市公司章程必備條款》以及中國證監(jiān)會1997年12月發(fā)布的《上市公司章程指引》中有關(guān)章節(jié)都確定了董事會秘書這一職位。與此同時，內(nèi)地的上市公司全部都設立了董事會秘書這一職位，經(jīng)過上海、深圳兩個交易所培訓頒發(fā)合格上崗證書的超過千人。
幾年前，有人曾經(jīng)這樣表述董事會秘書的工作：“董事會秘書的工作就是一家非上市公司轉(zhuǎn)換為上市公司后所新增加的工作”。這符合中國的國情，上市公司是一個全新的形象，它是公開、透明的，要求它在證券市場上遵守“游戲規(guī)則”，運作規(guī)范，這個工作責無旁貸也屬于董事會秘書。
二、行使董事會秘書的職責。是規(guī)范化運作的保證
眾所周知，中國證監(jiān)會發(fā)布的《上市公司章程指引》及上海、深圳證券交易所上市規(guī)則中，對董事會秘書的職責作了原則規(guī)定。
主要職責包括：準備和遞交國家有關(guān)部門要求的董事會和股東大會出具的報告和文件，籌備董事會會議和股東大會，并負責會議的記錄和會議文件、記錄的保管；負責公司的信息披露事務，保證公司信息披露的及時、準確、合法、真實和完整；保證有權(quán)得到公司有關(guān)記錄和文件的人及時得到有關(guān)文件和記錄。
事實上，董事會秘書在行使上述法定職責外，還承擔很多其他方面的職責，如負責有關(guān)財務、法律、工程等方面的工作，這與個人的事業(yè)知識、業(yè)務能力以及公司的規(guī)模、管理結(jié)構(gòu)有關(guān)。這種現(xiàn)象與香港公司秘書所擔負的職責有些相似。
規(guī)范上市公司運作是我國證券市場發(fā)展的基礎，董事會秘書的職責，是公司得以規(guī)范化運作的基本保證。中國證券監(jiān)督管理委員會主席周正慶1999年2月在倫敦提出了提高境外上市公司質(zhì)量的五項措施，為了落實這五項措施，國家經(jīng)濟貿(mào)易委員會、中國證券監(jiān)督管理委員會發(fā)布了《關(guān)于進一步促進境外上市公司規(guī)范化運作和深化改革的意見》，對境外上市公司規(guī)范運作提出了更為明確的要求。其目的是為了防范金融風險，轉(zhuǎn)換境外上市公司經(jīng)營機制，切實履行對投資者負責的持續(xù)責任。該意見共有十一條，第八條專題為充分發(fā)揮董事會秘書的作用，“公司董事會秘書由董事會委任，經(jīng)董事會授權(quán)負責協(xié)調(diào)和組織公司的信息工作，負責與投資者、證券監(jiān)管機構(gòu)、新聞媒體的聯(lián)絡工作。公司董事會及經(jīng)理層要注意增強公司透明度，積極支持董事會秘書履行職責，并在工作機構(gòu)及人員配備方面給予必要的保證?！北砻髦袊鴥?nèi)地重視董事會秘書工作，把支持董事會秘書工作放在促進公司規(guī)范化運作的高度，為董事會秘書行使其職權(quán)創(chuàng)造了良好的氛圍。
三、任重道遠，董事會秘書在規(guī)范化運作中的責任
我國證券市場的發(fā)展按照“法制、監(jiān)管、自律、規(guī)范”的方針走過了十多年歷程，在積極探索中堅持法規(guī)先行，及時建立和完善證券市場的法律法規(guī)體系。與此同時，董事會秘書外在與內(nèi)在的工作環(huán)境得到了改善和加強，董事會秘書以自身的工作責任及工作業(yè)績得到了越來越多的承認和尊重。
在我國證券市場未來的發(fā)展中，董事會秘書在保證公司規(guī)范化運作方面肩負著不可替代的責任。概括起來主要表現(xiàn)在以下幾個方面：
自律約束責任。這是由董事會秘書的職業(yè)特性所決定，董事會秘書由董事會任命，不僅對董事會負責，還要對公司、對股東負責。
提供專業(yè)意見責任。董事會秘書要對董事及公司要員提供專業(yè)意見及指引。為此，合格的董事會秘書必須具備一定的專業(yè)知識，不僅包括公司法、證券法等法律法規(guī)，也包括上市規(guī)則、公司章程等有關(guān)規(guī)定。只有這樣，董事會秘書才能行使向董事會提供全面的法律及行政程序的意見，督促他們明確自身的職責與責任，使他們的行為符合公司的整體利益。特別是由國有企業(yè)轉(zhuǎn)制為上市公司的股份有限公司，對董事會秘書的這條要求尤為重要。
監(jiān)督規(guī)范責任。一方面，董事會秘書應保證公司運作符合國家有關(guān)法律法規(guī)，另一方面，董事會秘書也應監(jiān)督公司的活動，包括個人的權(quán)力、會議和程序等方面按照公司章程規(guī)定執(zhí)行。
溝通協(xié)調(diào)責任。在公司內(nèi)部，溝通董事會與經(jīng)理層關(guān)系，協(xié)調(diào)不同意見；在公司外部，與外界人員建立公開而有效的溝通渠道，溝通董事會與股東之間、董事會與證券監(jiān)管部門之間、董事會與政府部門之間、董事會與傳播媒介之間的關(guān)系。
信息披露責任。信息披露是董事會秘書不可推卸的責任，要在符合有關(guān)法規(guī)的提下，通過多種途徑，采取積極開放的信息披露策略，真實公正地反映公司的狀況，增加公司的透明度，從而促進投資者對公司的了解，樹立公司良好的形象。
我國的證券市場將在依法治市、規(guī)范運作基礎上得到發(fā)展，董事會秘書也將在發(fā)展中履行應有的責任。