照片檔案是國家機構、社會組織及個人在社會活動中直接形成的，對國家和社會具有保存價值、集中保管的一種信息載體。從其載體組成情況、制作過程和對記錄內容的表現(xiàn)形式來講，它又是攝影技術的產物，因此，照片檔案與攝影技術有著不可分割的緊密聯(lián)系。一直以來用傳統(tǒng)照相機和普通膠片，采用可見光使膠片感光的照片是照片檔案管理的主要對象。但隨著數(shù)碼相機在社會中的普及及傳統(tǒng)照片的數(shù)子化，社會各領域中的數(shù)碼照片也越來越多。數(shù)碼照片同樣是照片的一種，但由于所用設備和攝影技術與傳統(tǒng)照片存在很大的差異，因而原有的針對傳統(tǒng)照片歸檔管理的方法和規(guī)范顯然不能適合數(shù)碼照片的歸檔管理。如何做好數(shù)碼照片的歸檔管理成為目前照片檔案管理中急需研究和解決的問題。
數(shù)碼照片及其特點
數(shù)碼照片是指用掃描儀、數(shù)碼照相機等設備獲得的，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的靜態(tài)圖像文件。數(shù)碼照片與傳統(tǒng)照片相比，大致有以下特點：
1、成像快，處理快。不管是掃描儀還是數(shù)碼照相機，都擁有操作方便，不用沖洗，成像快捷的特點，瞬間影像便立拍立顯或立掃立顯。同時數(shù)碼照片存儲在相機上，或是存儲在計算機里，都是以數(shù)字文件形式來保存的，它不受藥物和溫度影響，也不經繁瑣的工藝過程，而是通過數(shù)字化程序進行處理，省事又省時。
2、連接快，傳輸快。數(shù)碼照片可以在自己的相機和計算機上顯示、測覽、處理，而且還可以與打印機、刻錄機、幻燈機、電視機等多種外連設備連接傳輸，更能與局域網中多臺電腦或各個網站互相聯(lián)體工作。只要擁有數(shù)碼相機和筆記本電腦，只要有通訊網絡，無論在城市還是農村，在內地還是海外，都可以將拍到的數(shù)碼照片迅速傳出。
3、可編輯，易修改。數(shù)碼照片從拍照到存儲，隨時可以修改調整和編輯處理。如果照片不理想，隨時可以刪除，沒有浪費膠卷的遺憾。
4、存儲久，查閱快。數(shù)碼照片只要經過整理、加工、編輯，暫存在計算機中，或刻錄成光盤作為存檔資料，就可以長期保存，不退色，不變形。一旦需要，檢索起來十分方便。只要按預設好的分類和編號，輕點鼠標，隨時都可以在顯示屏上找到所需的照片。
從這些特點可以看出，數(shù)碼照片與傳統(tǒng)照片相比存在不少的差異，這種差異必然會影響到其歸檔管理，數(shù)碼照片巴不可能完全按照傳統(tǒng)照片歸檔管理的方法進行歸檔管理。如何進行數(shù)碼照片的歸檔管理已成為很多檔案管理者關注的問題，在實踐中人們已開始著手研究其問題。
數(shù)碼照片的歸檔管理中需解決的幾個問題
（一）急需制訂新的管理規(guī)范，指導實踐中的數(shù)碼照片檔案管理
一直以來我國的照片檔案歸檔管理主要依據(jù)是，1989年10月25日國家技術監(jiān)督局批準1990年7月1日實施的《照片檔案管理規(guī)范》及各地依其為基礎制定的各種規(guī)范和1986年10月中共中央宣傳部、國家檔案局制定的《新聞宣傳報道檔案管理暫行辦法》等。這些規(guī)范都是針對傳統(tǒng)照片檔案制定的，已不能完全適用于數(shù)碼照片檔案的管理，這就難免使實踐管理者在管理包括傳統(tǒng)照片和數(shù)碼照片在內的照片檔案時產生一些困惑。如有人就在網上詢問"按《照片檔案管理規(guī)范》規(guī)定，照片、底片、說明應齊全，但現(xiàn)在基本上都是用數(shù)碼相機，無底片，甚至無照片，請教該如何處理?是否就刻在光盤上保存?還是仍需要沖洗出照片，翻拍底片?"應該說實踐中有類似困惑的人不在少數(shù)。這就要求在原有規(guī)范的基礎上制定一個能包括傳統(tǒng)照片檔案和數(shù)碼照片檔案都通行適用的新的照片管理規(guī)范來指導和規(guī)范實踐工作。
目前，很多地方和單位已意識到這一點，都在著手制定并出臺二些自己地區(qū)、自己單位和行業(yè)的管理規(guī)范。如北京市地稅局2003年度出臺的《北京市地方稅務局數(shù)碼照片檔案管理辦法》，紹興市2004年出臺的《紹興市數(shù)碼照片檔案管理暫行辦法》，以及一些報業(yè)集團內也出臺了一些內部管理規(guī)定。這些規(guī)范都有一定的可行性，許多做法都有相同、相似處，但也存在不一致處。如在歸檔范圍、歸檔方式、前端控制、存檔保存份數(shù)及保存方式等方面較一致，但在具體的數(shù)碼照片的分類整理、格式轉換、著錄項目、照片原始性的保證、是否生成底片打印紙質照片即與傳統(tǒng)照片檔案的管理銜接問題上有不少差異，而這些是數(shù)碼照片管理規(guī)范中非常關鍵的問題，解決不好必然會影響將來數(shù)碼照片的檢索利用，以及移交問題。因此，國家檔案主管部門有必要在普遍調研的基礎上，針對數(shù)碼照片檔案和傳統(tǒng)照片檔案的不同特點，盡早制定出普遍通行的具有指導性的照片管理規(guī)范，以指導目前的照片檔案的管理及地方、部門規(guī)范的制定，避免管理的混亂和不規(guī)范、不科學。當然，一些生成照片較多，有一定行業(yè)特殊性的部門，如新聞傳媒業(yè)，也可有針對性的制定本行業(yè)的普遍適用的管理規(guī)范。
（二）應探索一種較為科學的合理的通行的數(shù)碼照片管理方法
盡管目前國家的數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范還沒有出臺，但在實踐管理中，很多單位都意識到應將數(shù)碼照片予以歸檔，進行有序管理，都在嘗試探索有效的管理方法。如公安系統(tǒng)、報業(yè)傳媒、醫(yī)療系統(tǒng)等。各種數(shù)碼照片檔案管理的探討性文章在2003年后開始逐步出現(xiàn)，這些文章多是以自己所在單位的數(shù)碼照片管理實踐為依據(jù)，講述數(shù)碼照片管理的具體做法。如河南日報報業(yè)集團檔案室尹買娣的《數(shù)碼新聞照片的檔案管理及對策》，金華市公安局的《關于公安系統(tǒng)照片檔案電子化管理的思考與探索》，聊城市傳染病醫(yī)院蘇海英的《規(guī)范管理醫(yī)院數(shù)碼照片檔案》及中原油田分公司李海珍、張曉敏的《數(shù)碼照片檔案的整理要求》等。這些文章就數(shù)碼照片的收集（歸檔范圍、歸檔方式）、鑒定、分類整理、編目、檢索、保存等管理的各環(huán)節(jié)進行了探討。各種做法不盡相同，也不盡科學，但都是有益的嘗試，對實踐中的管理提供了很多的啟示和值得借鑒的東西。目前有必要針對實踐中的各種做法，并借鑒傳統(tǒng)照片檔案管理的做法，有針對性的對管理中一些較為關鍵的，在實踐中易使人困惑的環(huán)節(jié)，進行討論，尋求一種大家較認可的通行做法，從而進行推廣。如對數(shù)碼照片的分類整理編碼編目方法（如按什么標準分類，如何編碼編目），數(shù)碼照片的格式問題 （如應統(tǒng)一一下轉換的格式，以方便將來的移交和跨部門的檢索利用），與傳統(tǒng)照片檔案管理銜接問題（如二者可互為轉換，是否有必要互為轉換，是分開管理形成互為參見的兩體系還是統(tǒng)一管理構成一個體系）等等。只有就這些容易引起分歧，但又是數(shù)碼照片管理中的核心問題進行深入的探討，才能發(fā)現(xiàn)問題，并能互為啟發(fā)，最終逐步統(tǒng)一認識，探索出一種科學、合理并能全面推廣的管理方法，并將有助于管理規(guī)范的制定出臺。
（三）必須著手開發(fā)安全有效的數(shù)碼照片檔案的計算機管理應用程序
數(shù)碼照片一大特點就是可以在計算機上及網絡中顯示、測覽、編輯、整理加工、傳遞、保存、檢索利用，這就使得可以開發(fā)計算機管理應用程序來管理數(shù)碼照片檔案?？梢哉f這既是數(shù)碼照片管理的優(yōu)勢但也可能是麻煩。說優(yōu)勢，是因為計算機的高速有效的數(shù)字處理，使數(shù)碼照片的歸檔、整理、傳遞特別是檢索利用變得方便而快捷。說麻煩，是客為目前計算機及計算機網絡在安全性方面還有很大的隱患，同時計算機處理中復制修改的方便使檔案的原始性問題不易保證，以及不同管理系統(tǒng)不同格式的兼容問題。因而在開發(fā)數(shù)碼照片檔案的計算機管理應用程序時，在考慮其功能設置應符合檔案管理要求外，還應解決其安全性，照片原始性的保證及兼容通用性等問題。
目前，一些公司開發(fā)了一些數(shù)碼照片的管理應用軟件，但多針對一般的個人和家庭用戶的日常照片管理，沒有真正從照片檔案的管理角度考慮，因而在功能設置，檔案的安全保護，原始性保證等方面存在缺陷，不能針對單位的數(shù)碼照片檔案管理進行推廣。一些單位系統(tǒng)內開發(fā)使用的管理軟件有一定的針對性但卻不具有普遍推廣性。對此，由檔案主管部門統(tǒng)一開發(fā)數(shù)碼照片檔案管理程序是有必要的。這樣可以從檔案管理角度設置管理功能，并能規(guī)范數(shù)碼照片的數(shù)據(jù)結構，統(tǒng)一數(shù)碼照片數(shù)據(jù)管理的標準，有效避免因數(shù)據(jù)格式的不一致而造成管理上的麻煩，并為數(shù)碼照片將來的數(shù)據(jù)整合、跨部門行業(yè)的檢索利用打下良好的基礎。
數(shù)碼照片及其特點
數(shù)碼照片是指用掃描儀、數(shù)碼照相機等設備獲得的，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的靜態(tài)圖像文件。數(shù)碼照片與傳統(tǒng)照片相比，大致有以下特點：
1、成像快，處理快。不管是掃描儀還是數(shù)碼照相機，都擁有操作方便，不用沖洗，成像快捷的特點，瞬間影像便立拍立顯或立掃立顯。同時數(shù)碼照片存儲在相機上，或是存儲在計算機里，都是以數(shù)字文件形式來保存的，它不受藥物和溫度影響，也不經繁瑣的工藝過程，而是通過數(shù)字化程序進行處理，省事又省時。
2、連接快，傳輸快。數(shù)碼照片可以在自己的相機和計算機上顯示、測覽、處理，而且還可以與打印機、刻錄機、幻燈機、電視機等多種外連設備連接傳輸，更能與局域網中多臺電腦或各個網站互相聯(lián)體工作。只要擁有數(shù)碼相機和筆記本電腦，只要有通訊網絡，無論在城市還是農村，在內地還是海外，都可以將拍到的數(shù)碼照片迅速傳出。
3、可編輯，易修改。數(shù)碼照片從拍照到存儲，隨時可以修改調整和編輯處理。如果照片不理想，隨時可以刪除，沒有浪費膠卷的遺憾。
4、存儲久，查閱快。數(shù)碼照片只要經過整理、加工、編輯，暫存在計算機中，或刻錄成光盤作為存檔資料，就可以長期保存，不退色，不變形。一旦需要，檢索起來十分方便。只要按預設好的分類和編號，輕點鼠標，隨時都可以在顯示屏上找到所需的照片。
從這些特點可以看出，數(shù)碼照片與傳統(tǒng)照片相比存在不少的差異，這種差異必然會影響到其歸檔管理，數(shù)碼照片巴不可能完全按照傳統(tǒng)照片歸檔管理的方法進行歸檔管理。如何進行數(shù)碼照片的歸檔管理已成為很多檔案管理者關注的問題，在實踐中人們已開始著手研究其問題。
數(shù)碼照片的歸檔管理中需解決的幾個問題
（一）急需制訂新的管理規(guī)范，指導實踐中的數(shù)碼照片檔案管理
一直以來我國的照片檔案歸檔管理主要依據(jù)是，1989年10月25日國家技術監(jiān)督局批準1990年7月1日實施的《照片檔案管理規(guī)范》及各地依其為基礎制定的各種規(guī)范和1986年10月中共中央宣傳部、國家檔案局制定的《新聞宣傳報道檔案管理暫行辦法》等。這些規(guī)范都是針對傳統(tǒng)照片檔案制定的，已不能完全適用于數(shù)碼照片檔案的管理，這就難免使實踐管理者在管理包括傳統(tǒng)照片和數(shù)碼照片在內的照片檔案時產生一些困惑。如有人就在網上詢問"按《照片檔案管理規(guī)范》規(guī)定，照片、底片、說明應齊全，但現(xiàn)在基本上都是用數(shù)碼相機，無底片，甚至無照片，請教該如何處理?是否就刻在光盤上保存?還是仍需要沖洗出照片，翻拍底片?"應該說實踐中有類似困惑的人不在少數(shù)。這就要求在原有規(guī)范的基礎上制定一個能包括傳統(tǒng)照片檔案和數(shù)碼照片檔案都通行適用的新的照片管理規(guī)范來指導和規(guī)范實踐工作。
目前，很多地方和單位已意識到這一點，都在著手制定并出臺二些自己地區(qū)、自己單位和行業(yè)的管理規(guī)范。如北京市地稅局2003年度出臺的《北京市地方稅務局數(shù)碼照片檔案管理辦法》，紹興市2004年出臺的《紹興市數(shù)碼照片檔案管理暫行辦法》，以及一些報業(yè)集團內也出臺了一些內部管理規(guī)定。這些規(guī)范都有一定的可行性，許多做法都有相同、相似處，但也存在不一致處。如在歸檔范圍、歸檔方式、前端控制、存檔保存份數(shù)及保存方式等方面較一致，但在具體的數(shù)碼照片的分類整理、格式轉換、著錄項目、照片原始性的保證、是否生成底片打印紙質照片即與傳統(tǒng)照片檔案的管理銜接問題上有不少差異，而這些是數(shù)碼照片管理規(guī)范中非常關鍵的問題，解決不好必然會影響將來數(shù)碼照片的檢索利用，以及移交問題。因此，國家檔案主管部門有必要在普遍調研的基礎上，針對數(shù)碼照片檔案和傳統(tǒng)照片檔案的不同特點，盡早制定出普遍通行的具有指導性的照片管理規(guī)范，以指導目前的照片檔案的管理及地方、部門規(guī)范的制定，避免管理的混亂和不規(guī)范、不科學。當然，一些生成照片較多，有一定行業(yè)特殊性的部門，如新聞傳媒業(yè)，也可有針對性的制定本行業(yè)的普遍適用的管理規(guī)范。
（二）應探索一種較為科學的合理的通行的數(shù)碼照片管理方法
盡管目前國家的數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范還沒有出臺，但在實踐管理中，很多單位都意識到應將數(shù)碼照片予以歸檔，進行有序管理，都在嘗試探索有效的管理方法。如公安系統(tǒng)、報業(yè)傳媒、醫(yī)療系統(tǒng)等。各種數(shù)碼照片檔案管理的探討性文章在2003年后開始逐步出現(xiàn)，這些文章多是以自己所在單位的數(shù)碼照片管理實踐為依據(jù)，講述數(shù)碼照片管理的具體做法。如河南日報報業(yè)集團檔案室尹買娣的《數(shù)碼新聞照片的檔案管理及對策》，金華市公安局的《關于公安系統(tǒng)照片檔案電子化管理的思考與探索》，聊城市傳染病醫(yī)院蘇海英的《規(guī)范管理醫(yī)院數(shù)碼照片檔案》及中原油田分公司李海珍、張曉敏的《數(shù)碼照片檔案的整理要求》等。這些文章就數(shù)碼照片的收集（歸檔范圍、歸檔方式）、鑒定、分類整理、編目、檢索、保存等管理的各環(huán)節(jié)進行了探討。各種做法不盡相同，也不盡科學，但都是有益的嘗試，對實踐中的管理提供了很多的啟示和值得借鑒的東西。目前有必要針對實踐中的各種做法，并借鑒傳統(tǒng)照片檔案管理的做法，有針對性的對管理中一些較為關鍵的，在實踐中易使人困惑的環(huán)節(jié)，進行討論，尋求一種大家較認可的通行做法，從而進行推廣。如對數(shù)碼照片的分類整理編碼編目方法（如按什么標準分類，如何編碼編目），數(shù)碼照片的格式問題 （如應統(tǒng)一一下轉換的格式，以方便將來的移交和跨部門的檢索利用），與傳統(tǒng)照片檔案管理銜接問題（如二者可互為轉換，是否有必要互為轉換，是分開管理形成互為參見的兩體系還是統(tǒng)一管理構成一個體系）等等。只有就這些容易引起分歧，但又是數(shù)碼照片管理中的核心問題進行深入的探討，才能發(fā)現(xiàn)問題，并能互為啟發(fā)，最終逐步統(tǒng)一認識，探索出一種科學、合理并能全面推廣的管理方法，并將有助于管理規(guī)范的制定出臺。
（三）必須著手開發(fā)安全有效的數(shù)碼照片檔案的計算機管理應用程序
數(shù)碼照片一大特點就是可以在計算機上及網絡中顯示、測覽、編輯、整理加工、傳遞、保存、檢索利用，這就使得可以開發(fā)計算機管理應用程序來管理數(shù)碼照片檔案?？梢哉f這既是數(shù)碼照片管理的優(yōu)勢但也可能是麻煩。說優(yōu)勢，是因為計算機的高速有效的數(shù)字處理，使數(shù)碼照片的歸檔、整理、傳遞特別是檢索利用變得方便而快捷。說麻煩，是客為目前計算機及計算機網絡在安全性方面還有很大的隱患，同時計算機處理中復制修改的方便使檔案的原始性問題不易保證，以及不同管理系統(tǒng)不同格式的兼容問題。因而在開發(fā)數(shù)碼照片檔案的計算機管理應用程序時，在考慮其功能設置應符合檔案管理要求外，還應解決其安全性，照片原始性的保證及兼容通用性等問題。
目前，一些公司開發(fā)了一些數(shù)碼照片的管理應用軟件，但多針對一般的個人和家庭用戶的日常照片管理，沒有真正從照片檔案的管理角度考慮，因而在功能設置，檔案的安全保護，原始性保證等方面存在缺陷，不能針對單位的數(shù)碼照片檔案管理進行推廣。一些單位系統(tǒng)內開發(fā)使用的管理軟件有一定的針對性但卻不具有普遍推廣性。對此，由檔案主管部門統(tǒng)一開發(fā)數(shù)碼照片檔案管理程序是有必要的。這樣可以從檔案管理角度設置管理功能，并能規(guī)范數(shù)碼照片的數(shù)據(jù)結構，統(tǒng)一數(shù)碼照片數(shù)據(jù)管理的標準，有效避免因數(shù)據(jù)格式的不一致而造成管理上的麻煩，并為數(shù)碼照片將來的數(shù)據(jù)整合、跨部門行業(yè)的檢索利用打下良好的基礎。